Vi vet alla att det är viktigt att vara organiserad på jobbet, men de flesta har svårt att göra det. Tro det eller ej, att få ordning är inte så svårt som det verkar. Några korrigeringar och lösningar gör det lättare för dig att bli en organiserad person än du kanske tror.
Steg
Metod 1 av 4: Ställ in plats och tid
Steg 1. Övervaka dina aktiviteter
Tillbringa några dagar med att journalföra eller hålla reda på dina dagliga aktiviteter. Genom att föra dagbok kan du se vilka saker du har gjort som du inte insåg tidigare. Dessutom kan journalföring också ge dig en liten uppfattning om dina brister i att organisera saker och vara produktiva. Denna övning bör göras med ett stort mål i åtanke. Genom aktivitetsloggar kan du se vilka aktiviteter som är slöseri med tid och vilka aktiviteter som kan hjälpa dig att uppnå dina mål.
Steg 2. Bestäm din produktiva tid
Några av oss är tidigt uppstigande, och andra inte. Du vet säkert redan när din produktiva tid är. Oavsett om du föredrar kvällar, morgnar, lunchtider, även före eller efter högtidstimmarna på arbetsdagen, dra nytta av dessa tider för att maximera din produktivitet.
Steg 3. Prioritera ditt arbete
Vi vet alla att vissa uppgifter är viktigare än andra, men vi prioriterar dem inte alltid rätt. Så utveckla ett rankningssystem genom att markera uppgifter som viktiga, och var ärlig och flexibel. Använd påminnelser, antingen med en digital kalender eller klisterlappar på din dator eller på ditt skrivbord. Avsätt mer tid och energi till de saker som har högsta prioritet på din lista. Exempel är tidskänsliga uppgifter som uppgifter som måste slutföras idag eller i morgon. Du bör också prioritera att svara kunder, chefer eller någon annan som betalar din lön. Om du är osäker på känsligheten och vikten av en uppgift är det bättre att fråga någon.
Steg 4. Utför små uppgifter omedelbart
Alla uppgifter behöver inte prioriteras och planeras att slutföras inom en viss tidsram. Vissa uppgifter kräver inte planering eller schemaläggning eftersom de kan slutföras direkt. Om så är fallet kan du snabbt slutföra uppgiften direkt. Så gör det nu! Genom att omedelbart utföra lätta uppgifter kommer du inte att skjuta upp.
Steg 5. Organisera verktyg och arbetsverktyg
Våra skrivbord kan enkelt gå från stökiga till trasiga båtar, och detta kan hålla dig från att vara en organiserad person. Vissa människor har till och med en "rent bord" -policy. Även om det inte är nödvändigt är det bättre att rengöra ditt arbetsområde.
- Städa bordet. Ta ut allt skräp och organisera de saker du behöver på ett systematiskt sätt. Rengör skrivbordet när det är möjligt: när det inte finns något arbete att göra på kontoret, under raster eller mellan uppgifterna.
- Rengör genast papperskorgen. På så sätt kommer du alltid ihåg att städa ditt skrivbord. Dessutom kan du undvika att bli irriterad på soporna som har samlats.
- Förvara de saker du behöver i ett lättillgängligt område. Naturligtvis är inte allt omkring dig skräp. Att behålla de verktyg du behöver i närheten kan också spara värdefull tid och arbetsyta.
Steg 6. Schemalägg aktiviteter och möten
Vissa människor schemalägger bara möten, men inte med aktiviteterna på sin att-göra-lista. Att planera viktiga uppgifter och möten kan vara till stor hjälp. Till exempel kan du gruppera dina dagar genom att bara hålla möten på tisdagar och torsdagar. Ge plats i ditt schema för “kreativ tid” eller för det oförutsägbara.
- Använd en schema- och kalenderhanterare. Du kan skapa din egen schemahanterare med papper och penna, eller så kan det vara programvara och appar, till exempel iCalendar eller Google Now.
- Kategorisera dina aktiviteter. Att kategorisera eller färgkoda dina aktiviteter kan vara din visuella påminnelse om vad som är viktigt. De kategorier du skapar kan till exempel vara: korrespondens, projekt, evenemang, möten, brainstorming, raster och övningstid.
- Använd teknik för att hantera ditt schema. Scheman och e-postplattformar online, till exempel Outlook, kan kombinera att-göra-listor, kalendrar och adresslistor. Denna schemahanterare förbättrar inte bara din effektivitet utan kan också förenkla ditt tänkande.
- Lämna in arbete när det är möjligt. På en hektisk arbetsdag tenderar du att glömma att du inte behöver göra allt ensam. Lämna ditt arbete till en assistent, eller om du verkligen är full av arbete, be dina kollegor att hjälpa dig med en specifik uppgift. Du kan återbetala förmånen för din kollegas hjälp när arbetet börjar avta.
Metod 2 av 4: Organisera e -post systematiskt
Steg 1. Kontrollera din e -post vid schemalagd tid
Du behöver inte alltid kolla din inkorg eftersom de flesta meddelanden inte är så viktiga som du kanske tror. Om du arbetar på ett jobb som inte kräver en snabb uppföljning, kontrollera din e-post med jämna mellanrum, cirka 3 till 4 gånger om dagen.
Steg 2. Organisera e -post
Dra nytta av mapparna och flaggfunktionen istället för att låta dina meddelanden staplas i din inkorg. Till exempel kan mappar och undermappar i Outlook eller flera etiketter och inkorgsfunktioner i Gmail vara lönsamma. Om du är journalist kan dina filer få namnet "Senaste nyheter", "Framtidsnyheter", "Gamla nyheter", "Intervjuer och resurser" och "Idéer".
Radera och arkivera dina e -postmeddelanden. Arkivera viktiga och gamla bokstäver och radera sedan resten. Liksom exemplet ovan är”Gamla nyheter” ett journalists arkiv. När du börjar ta bort gamla e -postmeddelanden ser du hur många e -postmeddelanden som är värda att slänga istället för att lämna in dem. Vissa människor bestämmer sig till och med för att ha en "nollinkorg", det vill säga inga olästa e -postmeddelanden eller inga e -postmeddelanden i din inkorg. Förutom att använda filer och etiketter kan du tömma din inkorg genom att använda arkiveringsverktyget, ta bort gamla e -postmeddelanden och använda en e -postrensningsapp
Steg 3. Använd andra, mer effektiva kommunikationsformer
Ibland motsvarar ett snabbt telefonsamtal 10 tecken som skickar och tar emot e -post. Ring i så fall! Om du vet att utbyte av e-postmeddelanden kan hindra diskussionen och måste göras fram och tillbaka, är det bäst att kommunicera via telefon. Du får mer information genom att ringa istället för att ha långa, generösa, tidskrävande e-postdiskussioner. Du kan skicka e -post till dina medarbetare och säga”Jag har många frågor om detta. Det kanske är lättare att prata i telefon? Får jag ringa dig vid 5?
Steg 4. Begränsa avbrott
Strategiska raster kan verkligen hjälpa, men avbrott under arbetstiden är motsatsen. Avbrott kan bromsa ditt arbete, bryta din rytm och få dig att tappa fokus. Så, försök att använda röstbrevlåda när du är upptagen. Dessa verktyg är inte bara för när du inte är på kontoret; dessa verktyg kan också användas när du är mycket upptagen. Många människor har en”öppen dörr” -policy, men du behöver inte hålla dörren öppen hela tiden. Du kan lämna ett meddelande på dörren där det står”Vid ett samtal” eller”Rummet används. Kom tillbaka igen eller skicka ett mejl.”
Steg 5. Dra nytta av molnet
Cloud computing är värt att överväga eftersom det är billigare, skalbar, effektivare och lättare att uppdatera. Innehållet i molnet är mycket användbart eftersom det kan nås på olika enheter: datorer, surfplattor, smartphones och andra. Molnlagring fungerar också som en primär och sekundär form av digital säkerhetskopiering. Diskutera med IKT -chefen eller med mjukvaruleverantören eftersom du kanske redan har lite ledigt lagringsutrymme i molnet eller så är det tillgängligt för en låg årlig avgift.
Steg 6. Använd onlinebokmärken
De flesta webbläsare har en bokmärkesfunktion för att spara och organisera dina favoritwebbadresser, eller de du besöker ofta så att de kan nås enkelt och snabbt. Dra nytta av den här funktionen så att du inte glömmer viktiga webbplatser för att kolla de senaste nyheterna.
Metod 3 av 4: Få ut det mesta av tiden
Steg 1. Undvik att göra flera saker samtidigt (multitask)
Alla experter tror detta. Även om det här kan se snabbt och coolt ut på TV, är det att göra många saker samtidigt ineffektivt och kan störa effektiviteten i dina ansträngningar att bli organiserade. Istället är det bättre att ägna din fulla uppmärksamhet åt en uppgift först, tackla den och gå vidare till andra saker på din lista.
Steg 2. Gör ett schema för dig själv
Lyckligtvis kräver de flesta jobb inte att du skapar ett dagligt schema baserat på minuter. Om du markerar ditt dagliga schema och dagens viktiga uppgifter eller händelser kan du dock fokusera på dina uppgifter.
- Ställ in tidsgränser för vissa aktiviteter. Vissa uppgifter kräver ingen tidsgräns, men andra bör parametreras för att öka din produktivitet. Tänk på några uppgifter som tar mer tid än nödvändigt och sätt en tidsgräns för dem vid ett senare tillfälle.
- Avsätt extra tid för andra aktiviteter. Vissa uppgifter, som du lär dig av erfarenhet, tar vanligtvis längre tid än de borde, men det är inte dåligt. För denna typ av aktivitet, och särskilt viktiga evenemang och möten, tilldela extra tid före och efter.
Steg 3. Använd en timer, stoppur eller väckarklocka
Dessa objekt kan vara effektiva när de används på rätt sätt. Vissa människor väljer att ställa in larmet 10, 15 eller 30 minuter före erforderlig tid för att ge dem tillräcklig varning innan de startar en aktivitet. Du kan också ställa in ett påminnelseverktyg (påminnelse).
Steg 4. Förhala inte
Fråga dig själv om du verkligen ska skjuta upp en aktivitet eller om du bara vill vara lat. Om du känner för att slacka, vänta inte - gör det! Men om det är oundvikligt att fördröja en aktivitet, se till att du antecknar och planerar om aktiviteten med en konkret plan. Eller så kan du tänka dig en improviserad plan. Om du till exempel måste avbryta ett personligt möte kanske du vill ringa ett konferenssamtal eller en webbkonferens istället.
Metod 4 av 4: Bibehålla fysisk och psykisk hälsa
Steg 1. Ta en paus
Att vila ditt sinne är viktigt för att upprätthålla din produktivitet och mentala hälsa. Vi är oftast för upptagna med att arbeta för att inte ha tid att vila. Att ta en paus ger oss en välbehövlig paus för att öka vår produktivitet. Men raster ger också en möjlighet att stanna upp och ifrågasätta om vi utnyttjar vår tid eller inte.
Steg 2. Sov bättre
Utan en god natts sömn kommer du att känna dig yr, trött eller slö nästa dag. Detta kan störa ditt schema och effektivitet på jobbet. Gör ett mål att få 7 till 8 timmars oavbruten sömn varje natt.
Steg 3. Jämför dig inte med dina medarbetare
De flesta av dina medarbetares arbete skiljer sig från det arbete du måste utföra, och alla har sin egen metod för att organisera sitt arbete. En metod som är vettig och effektiv för dina medarbetare kanske inte fungerar för dig, och vice versa.
Steg 4. Acceptera att organisering är en pågående process
Förvänta dig inte att vara perfekt. Ordning är en lång process som kräver ständig uppmärksamhet. Du kommer inte att vara optimalt organiserad varje dag, men att försöka vara en vanlig person kan öka din effektivitet.
