Feedback är en av de viktigaste aspekterna som kan hjälpa anställda och studenter att förbättra sig själva. Förutom att det anses vara viktigt är feedback också en måste-ha-komponent i de flesta kontor och klassrum. Detta kan ses särskilt om du har anställda eller om du är ansvarig för att undervisa andra. Att skriva feedback via e-post blir allt viktigare eftersom fler arbetare kommunicerar och arbetar på distans. Om du är en medarbetares prestationsövervakare, skriv feedback på deras prestationer. Om du är lärare, skriv feedback för dina elever.
Steg
Metod 1 av 3: Skriva feedback för anställda via e -post
Steg 1. Berätta varför du skickar medarbetaren ett e-postmeddelande (e-post)
Du kan berätta för honom i ämnet för e -postmeddelandet eller i e -postmeddelandet. Det är dock en bra idé att lägga det i ämnet för e -postmeddelandet så att han vet vad e -postmeddelandet ska läsa.
Skriv till exempel”Feedback om projektförslag - bra start!” om ämnet i e -postmeddelandet
Steg 2. Starta mejlet med en vänlig mening
Detta visar anställda att du ger vänlig, inte kritisk, feedback. Dessutom ökar detta sannolikheten för att e -postläsare kommer att läsa och få konstruktiv feedback.
Skriv något liknande "Ha en bra dag!"
Steg 3. Uppskatta det arbete medarbetaren har utfört
Vanligtvis har personen som får feedback gjort ett uppdrag som du skulle betygsätta mycket, så komplimentera honom eller henne i början av e -postmeddelandet för att låta honom veta att du uppskattar hans ansträngningar.
Du kan säga,”Tack för att du arbetar så hårt med detta förslag. Förslaget är mycket bra.”
Steg 4. Ge medarbetarna positiv feedback först
Positiv feedback kommer att få hård kritik att låta mjukare. Var ärlig men glöm inte att komplimangera honom också. Du bör fokusera på hans nuvarande jobb eller på en tidigare genomförd uppgift.
Säg:”Det här förslaget är mycket bra. Du har skrivit ett mycket imponerande mål och jag kan också se att det har utvecklats mycket inom den metodik som används.”
Steg 5. Skriv ner negativ feedback som förslag
Faktum är att det är mer effektivt att skriva förslag på vilka punkter som behöver bytas ut, men läsaren kommer inte att kunna ta den här typen av råd särskilt bra. Till slut kunde han ha känt sig avskräckt. Skriv därför ner feedback från din synvinkel och hur du skulle ändra den om du skrev förslaget.
Du kanske skriver,”Jag ska byta del ett för del två och sedan förklara del tre igen så att budgetdelen också kan skrivas där. Dessutom kan du säga "Jag kommer att ta bort det andra stycket, men jag lägger till en översyn av det pågående projektet i slutet"
Steg 6. Förklara den negativa feedbacken som ges
Förklara problemet han har och var problemet är om det behövs. Om hans kritik rör en förändring i förväntningar eller riktning, låt honom veta. Inkludera också detaljerade anledningar till varför det ska bli en ändring i det avsnittet.
- Säg:”Vi gör stora förändringar i företaget, så vi måste skriva ett mer detaljerat förslag genom att utveckla det i flera delar. Jag har redan gett en översikt över vilka delar som behöver utvecklas ytterligare.
- Om du vill skriva feedback som relaterar till personens attityd, glöm inte att ge ett konkret exempel på vad du menar. Om du till exempel vill kritisera att du bär olämpliga kläder när du deltar i ett möte med en klient, bör du ge ett exempel på ett misstag han eller hon har gjort. Till exempel,”Förra gången vi såg en klient hade du flip-flops och innan dess hade du en t-shirt. Sådana kläder återspeglar inte företagets professionalism som vi alltid visar.”
Steg 7. Ge honom förslag på hur han kan förbättra sig
Din feedback kommer att vara värdelös om du inte ger en utväg för honom. Dessa förslag kan vara allt från en specifik inmatningslista till en allmän lista över prestationsförslag.
- Du kan ge ett exempel så att han kan lösa problemet. Detta är ett utmärkt alternativ om du har ett konkret förslag i åtanke. Säg till exempel”För din nästa presentation, använd neutrala färger och använd inte övergångar mellan bilder. Dessutom är det klienter som deltar i mötet, så använd inte företagsjargong heller.”
- Alternativt kan du fråga honom vilka lösningar han skulle vilja göra för att åtgärda problemet. Det här alternativet är ett utmärkt sätt att gå om du vill prata om ett problem som kan ha flera lösningsalternativ. Till exempel "Vilka sätt kan du förbättra din nästa presentation?" eller”Vilka förändringar skulle du vilja göra i din nästa presentation?”.
Steg 8. Påminn honom om de möjliga konsekvenserna
Vissa problem på arbetsplatsen kan skada företagets namn så anställda bör göras medvetna om detta. I vissa situationer är det inte mycket av en konsekvens om en anställd gör ett misstag. Men det finns också tillfällen då du har förlorat en klient eller inte kan tillhandahålla effektiv service på grund av brist på anställda. Ibland kan det också få konsekvenser för arbetstagare om de inte förbättrar situationen. Meddela dina anställda omedelbart om det uppstår problem.
- Låt honom till exempel veta att du är orolig att klienten kommer att lämna på grund av ett pappersfel.
- Alternativt kan du berätta för medarbetaren att han eller hon kanske inte kommer att ingå i nästa projekt om det inte finns någon förbättring av hans eller hennes förmåga att skriva dokument.
Steg 9. Avsluta e -postmeddelandet med ett erbjudande för att förtydliga och förklara feedbacken
Detta är ett bra sätt att avsluta e -postmeddelandet och visa honom att du stöder honom. Dessutom kommer detta också att få honom att känna sig bekväm när han vill be om förtydligande om saker han inte förstår.
Skriv till exempel en mening som "Meddela mig om du har några andra frågor eller behöver förtydliganden i denna fråga."
Metod 2 av 3: Skriva feedback på recensioner
Steg 1. Definiera prestationsgranskningsmål
Detta är anledningen till att det finns utvärdering. Medarbetaren kommer att veta vad han ska läsa om han vet vilka mål du har och hjälper dig att utforma feedback för honom.
- Till exempel, fokuserar du på att förbättra medarbetarnas prestanda? Gör du en företagsövergripande bedömning för att avgöra vilken yrkesutbildning som krävs? Gör du kvartalsvisa recensioner?
- Informera den anställde om detta mål när du ger feedback till honom eller henne. Du kanske säger,”Företaget planerar att erbjuda professionella utbildningar baserade på medarbetarnas behov. Därför tillhandahåller jag prestationsgranskningar för varje anställd.
Steg 2. Granska den tidigare feedbacken
Detta kan tas på grundval av tidigare tillhandahållna recensioner, samt informell feedback som ges under utvärderingsperioden. Du bör också kontrollera vad medarbetaren har gjort efter att feedbacken har getts. Använde han det för att förbättra sig själv? Går feedback bara in i höger öra och lämnar vänster öra?
- Om han gör ändringar baserat på tidigare feedback, införliva denna punkt i en positiv recension om honom.
- Om han ignorerar gammal feedback, diskutera tidigare frågor med honom och brist på initiativ för att följa förslag.
Steg 3. Beskriv positiv feedback och inkluder konkreta exempel
Börja alltid med en feedback -session genom att lämna en positiv kommentar. Beröm medarbetaren för det han eller hon har gjort bra och ge specifika kommentarer om prestationerna. Var ärlig och försök att ge samma mängd feedback som antalet negativa kommentarer du ger.
- Ge ett exempel som”Du visade initiativ när du frivilligt ledde ett projekt. Dessutom demonstrerar du också goda ledaregenskaper när du samordnar med teammedlemmar, lyssnar på förslag från andra och tilldelar människor sina respektive uppgifter.”
- Beröm den goda inställningen och måste fortsätta.
Steg 4. Ge konstruktiv kritik och ge specifika exempel
Fokusera på den kritik som kan ge de flesta fördelar för företaget eller målmedarbetaren. Informera medarbetaren om vilka områden han tycker är svåra och varför detta är ett problem för honom.
Ge specifika exempel. Till exempel "Under de tre senaste presentationerna glömde du att presentera din beräknade budget och projektavmattning" eller "Det genomsnittliga antalet projekt du genomförde förra kvartalet var 6, men den här gången kan du bara slutföra 2. Jag tror att din prestation är under genomsnittet”
Steg 5. Definiera prestationsmål för nästa utvärderingsperiod
Detta hjälper medarbetarna att veta vilka områden som behöver förbättras. Dessutom kommer du också att förstå vad företaget behöver från sina anställda. Arbetaren kommer också att tycka att denna feedback är mer användbar eftersom han, baserat på utvärderingen, vet vad företaget vill ha av honom.
- Målen bör vara korta och specifika. Till exempel”Anställda ska sälja 4 artiklar per dag”,”Anställda bör förbättra kommunikationen med kunder” eller”Anställda bör ta ledarskapsutbildning”.
- Se till att du kommer att utföra dessa mål i nästa utvärdering eftersom det är vad anställda förväntar sig.
Steg 6. Ge möjligheter till professionell utvecklingsträning
Gör rekommendationer utifrån den konstruktiva kritik du har gett. Dessa rekommendationer kan baseras på befintliga källor som workshops, utbildningskurser, intern utbildning eller mentorskap mellan anställda. Dessutom kan du också föreslå gratis kurser tillgängliga online om du har ont om resurser.
- Var öppen om du måste ändra ett förslag efter att ha pratat med en anställd. Till exempel kan anställda be om professionell utbildning som du aldrig har tänkt på tidigare.
- Tänk på medarbetarens arbetsmål. Om dina anställda till exempel vill flytta in i chefspositioner kan du välja ledarskapsutbildning som ett professionellt utbildningsalternativ. Alternativt, om han är intresserad av grafisk design, låt honom gå en kurs så att han kan använda sina färdigheter för ditt företag.
Steg 7. Uppmuntra medarbetaren att avsluta feedback -sessionen
Oavsett hur briljant en medarbetares prestationsgranskning är, gillar ingen att få veta vad de saknar eller vad som behöver förbättras, så avsluta sessionen med att uppmuntra medarbetaren att få honom eller henne att känna sig mer bekväm och mindre avskräckt eller överväldigad.
Säg något liknande,”Förra kvartalet hade vi några oförutsägbara svårigheter, men du har gjort ett utmärkt jobb med att justera arbetsbelastningen. Vi älskar ditt arbete och vi ser fram emot att se mer av den här typen av arbete under det nuvarande kvartalet.”
Steg 8. Uppmuntra ett svar från lyssnaren
Det här svaret kan vara muntligt efter att du har diskuterat det med honom, eller så kan du lämna ett feedbackformulär för att fylla i. Du får ett bättre svar om anställda ges tid att tänka på sina prestationsrecensioner och skriva sina svar i din frånvaro.
Be personen om feedback på den recension du lämnade för honom. Till exempel,”Har du några förslag till mig, vad jag behöver förbättra när jag ger feedback? Och "Var min feedback tillräckligt tydlig och användbar?"
Metod 3 av 3: Ge feedback till studenter
Steg 1. Fokusera på elevernas inlärningsprestanda
Syftet med feedback är att hjälpa eleverna att lära sig. Så ge positiva kommentarer som leder honom att förbättra sina ansträngningar snarare än att kritisera hans misstag. Använd denna session för att ge instruktioner och inte för att kritisera dem.
Du kan ge skriftlig feedback om studentuppgifter inklusive skriftliga uppgifter, presentationer och projekt
Steg 2. Ge feedback på uppdragets innehåll och leveransmekanism
Båda dessa är viktiga för eleven eftersom han eller hon måste veta hur man kan förbättra dessa två komponenter. Dessutom finns det många elever som presterar bättre inom ett område än på ett annat. Till exempel kan en elev ha en ljus idé med god idéutveckling, men han kan inte stava korrekt, kan inte använda skiljetecken korrekt och har många ofullständiga och felaktiga meningar.
- Om du ger feedback för ett muntligt projekt eller en presentation, var noga med att ge feedback på varje del av uppgiften.
- Till exempel behöver muntliga presentationer feedback om innehåll och talarkunskaper. Samtidigt kräver projekt feedback när det gäller innehåll, kreativitet och leveransmetoder.
Steg 3. Ge specifik positiv och negativ feedback
Kommentarer som "bra jobbat", "förbättring" eller "förbättring" anses inte tillräckligt specifika; eleverna vet inte vilka delar som ska förbättras och vilka saker som är tillräckligt bra. Berätta för eleverna vilka områden som behöver förbättras och vilka som är tillräckligt bra.
- Skriv något i stil med”Avhandlingen är tydlig, välskriven och använder det format vi studerade. Inledningsmeningen måste dock korrigeras eftersom den inte är relaterad till din avhandling”.
- Föreslå, "Din idé är väl utvecklad, men jag rekommenderar att du tar ytterligare sessioner för att förbättra din användning av kommatecken och öva på att skriva perfekta meningar".
- Ge en kombination av positiva kommentarer och konstruktiv kritik.
Steg 4. Föreslå hur du förbättrar möjligheten istället för att åtgärda felet
Du kan flagga några misstag, men redigera inte för mycket av studentarbetet. Skriv ner eventuella problem du ser i studentarbete, till exempel överdriven användning av kommatecken. Föreslå sedan vad som kan förbättras med det.
Till exempel,”Du använde för många kommatecken i din uppsats. Kontrollera reglerna för kommatecken och hur man kombinerar meningar med kommatecken. Om du kommer till en extra session kan vi träna på hur man skriver ett bra stycke tillsammans
Steg 5. Prioritera ditt nästa utkast eller uppdrag
Att prioritera så här hjälper eleverna att fokusera på andra saker som måste uppnås. Du kan prioritera dina inlärningsmål eller studentbehov beroende på ditt arbete.
Säg: "Nu ska du fokusera på att använda aktiva meningar och inte använda ofullständiga meningar."
Steg 6. Begränsa återkopplingen till ett område eller en förmåga om detta är huvudproblemet
Fokusera på de nuvarande lärandemålen eller behoven hos eleverna du bedömer. Se till att eleven vet att du bara betygsätter vissa delar av hans uppsats så att han inte antar att resten av uppsatsen är perfekt.
- Markera de områden som kommer att vara i fokus för din feedback.
- Innan du återvänder studentarbete, informera dem om att du bara ger feedback på vissa delar av uppgiften.
- Du kan låta eleverna välja vilka färdigheter eller avsnitt de vill kommentera.
Steg 7. Överbelasta inte eleverna
Om det finns för många misstag, åtgärda inte dem alla i en återkopplingssession. Om du lämnar för många kommentarer på en session kan eleverna känna sig överväldigade och så småningom bli avskräckta. Så lämna en kommentar om det enklaste och mest grundläggande att korrigera.
- Till exempel kan du börja med sätt att undvika att skriva ofullkomliga meningar och slå upp ord i ordlistan om han inte vet hur man stavar dem.
- Dessutom kan du också fokusera på inlärningsmålen för uppgiften.
Steg 8. Motivera eleverna att fortsätta lära
Avsluta feedback -sessionen med positiva ord och uppmuntra honom att fortsätta försöka. Du kan också påminna honom om hans prestationer i andra uppdrag så att han kommer att försöka ännu mer.
