Oavsett din ålder, eller vilken bakgrund du än har, är effektiv kommunikation en färdighet som kan läras. I allmänhet var de stora ledarna genom tiderna stora kommunikatörer och talare. Faktum är att kommunikation är en av de mest populära huvudämnena på högre utbildningsnivå, och förmågan att kommunicera effektivt är allmänt erkänd. Med lite självförtroende och grundläggande kunskaper i kommunikation kommer du att kunna komma med en åsikt på nolltid.
Steg
Del 1 av 5: Skapa rätt miljö
Steg 1. Välj rätt tid
Som uttrycket vi ofta hör: det finns en plats och tid för allt, liksom för kommunikation.
Undvik att starta diskussioner om tunga saker på natten. Få människor tycker om att prata om tuffa ämnen som ekonomi eller långsiktig planering när de är trötta. Skicka istället meddelandet eller för en diskussion om det på morgonen eller kvällen när människor är piggare, tillgängliga och i allmänhet bättre kan svara tydligt
Steg 2. Underlätta öppet och intimt samtal
Välj rätt plats som ger dig friheten att tala öppet, så att konversationen utvecklas och mognar. Om du måste ge dåliga nyheter (t.ex. dödsfall eller skilsmässa), gör det inte offentligt, bland medarbetare eller andra människor. Respektera människor genom att kommunicera med dem på en mer privat plats. Det kan också ge mer utrymme för att utveckla dialog, med förståelse och engagemang och se till att samtalet går åt båda hållen.
Om du presenterar inför en grupp människor, var noga med att kontrollera rumets akustik i förväg och försök öva din röst tydligt. Använd en mikrofon om det behövs för att se till att publiken kan höra dig
Steg 3. Undvik alla möjliga distraktioner
Stäng av "all" elektronik som kan avbryta konversationen. Om telefonen ringer stänger du av den på den första ringen, stänger sedan av telefonen helt och fortsätter konversationen. Låt inte yttre distraktioner distrahera dig. De kan irritera både dig och dina lyssnare och kan döda konversationen effektivt.
Ta bort distraktioner.
Del 2 av 5: Strukturera din kommunikation
Steg 1. Organisera och förtydliga idéer i ditt huvud
Detta bör göras "innan" du försöker kommunicera några idéer. Om du brinner för ett ämne kan dina idéer blandas ihop om du inte riktar in dig på några viktiga meddelanden när du kommunicerar. Dessa viktiga meddelanden kan fungera som ankare som sätter fokus och tydlighet på din kommunikation.
Tumregeln är att välja tre huvudpunkter och fokusera på alla tre. På det sättet, om ämnet kommer ur spår, kan du återgå till någon av de tre punkterna utan att bli förvirrad. Att skriva ner dessa punkter kan hjälpa
Steg 2. Var så tydlig som möjligt
Förklara vad du hoppas få ut av konversationen. Målet kan till exempel vara att tillhandahålla information, få information eller inleda åtgärder. Om alla visste vad de förväntade sig av denna kommunikation skulle det gå mycket smidigare.
Steg 3. Håll fokus på ämnet
När du har gjort dina tre huvudpunkter, se till att alla dina meddelanden förstärker dem. Om du har tänkt igenom dessa frågor och sammanfattat dem i några stora idéer, kommer dessa viktiga fraser troligen att fastna i ditt huvud. Var inte rädd för att använda det för att förstärka ditt budskap. Även de mest självsäkra och välkända talarna kommer att återanvända sina nyckelmeningar om och om igen för betoning och förstärkning. Kom ihåg att hålla det övergripande budskapet tydligt och direkt.
Steg 4. Tacka lyssnaren
Tacka personen eller gruppen för deras tid och svar. Oavsett resultat du får från denna kommunikation, även om den skiljer sig från din, avsluta den artigt och respektera all input och människors tid.
Del 3 av 5: Kommunicera i tal
Steg 1. Gör lyssnaren bekväm
Detta kan göras innan en diskussion eller presentation startas. Till exempel genom att berätta en favoritanekdot. Detta kan hjälpa lyssnare att identifiera dig som en av dem med samma vardagsproblem.
Steg 2. formulera dig själv
Det är viktigt att förmedla budskapet tydligt och entydigt så att budskapet tydligt tas emot av varje lyssnare. Alla dina ord kommer ihåg eftersom människor omedelbart förstår vad du menar. För detta bör du förmedla dina ord tydligt och använda ett språk som är enklare och mindre komplicerat.
Steg 3. Rensa uttal
Tala på en röstnivå tillräckligt högt för att alla parter ska höra och inte verka för tysta eller tillbakadragna. Var noga med att uttala nyckelmeningarna väl för att undvika missförstånd. Om du är van att mumla när du är spänd, försök öva dig själv att uttrycka ditt budskap i en spegel. Ibland är den bästa tiden att diskutera dina kommunikationspunkter i en bekväm miljö. Detta kan hjälpa till att forma budskapet i ditt huvud. Kom ihåg att öva och förbättra ditt uttal kan hjälpa till att bygga självförtroende.
Steg 4. Lyssna noga och se till att dina ansiktsuttryck speglar intresse
Kom ihåg att kommunikation går åt båda hållen, och när du pratar lär du dig inte. Genom att aktivt lyssna kan du mäta hur mycket av ditt meddelande som nådde lyssnaren och om det togs emot väl eller borde förbättras. Om dina lyssnare verkar förvirrade, be dem upprepa det du sa på deras eget språk så att det kan hjälpa dem att förstå. Det kan också hjälpa dig att identifiera och korrigera eventuella missförstånd.
Steg 5. Intressant ljud
Monotona ljud är oattraktiva för örat, så bra kommunikatörer använder ton för att förbättra kommunikationen. Norma Michael rekommenderar att du:
- Höj din röst och höj volymen när du flyttar från ett ämne eller pekar på ett annat.
- Höj volymen och sakta ner leveransen av meddelanden när det finns ett speciellt eller avslutande meddelande.
- Tala snabbt, men pausa för att betona sökord när du uppmanar till handling.
Del 4 av 5: Kommunicera med kroppsspråk
Steg 1. Lär känna människor
Naturligtvis känner du inte alltid alla i publiken eller det finns några nya vänner i gruppen, men de nickar med dig och tittar bekant på dig. Det betyder att de är anslutna till dig. Så belöna dem genom att erkänna dem!
Steg 2. Ge tydligt och entydigt kroppsspråk
Justera ditt ansiktsuttryck medvetet. Försök att reflektera entusiasm och inspirera empati hos dina lyssnare genom att använda mjuka uttryck. Undvik att använda negativa ansiktsuttryck som att rynka pannan eller höja ögonbrynen. Huruvida ansiktsuttryck är negativa eller inte är relaterat till kontext, särskilt kulturellt sammanhang, så det beror på situationen du befinner dig i.
Identifiera snabbt oväntade kroppsstilar som orsakas av kulturella skillnader, till exempel knytande nävar, slunkande eller stillastående. Om du inte är bekant med kulturen, försök att fråga om kommunikationsutmaningar du kan möta “innan” du börjar prata med (eller till) människor som du inte känner till det kulturella sammanhanget för
Steg 3. Ögonkontakt i kommunikation
Ögonkontakt kan bygga upp en bra relation och kan övertyga människor om att du kan lita på och visa intresse. Under en konversation eller presentation är det viktigt att se den andra personen i ögonen om möjligt och behålla kontakten under en rimlig tid. Var försiktig så att du inte överdriver. Använd ögonkontakt sparsamt ca 2-4 sekunder åt gången.
- Glöm inte att prata med hela publiken. Om du talar framför en panel, se hela panelen i ögonen. Att ignorera någon kan kränka dem, det kan kosta dig affärer, bli avvisad eller vilken framgång du försöker uppnå.
- Om du talar till en stor publik, pausa och få ögonkontakt med en av publiken en sekund eller två innan du börjar igen. Detta kan få individerna i publiken att känna sig värderade.
- Inse att ögonkontakt är annorlunda i varje kultur. I vissa kulturer anses detta vara oroande och olämpligt. Försök fråga först eller undersök i förväg.
Steg 4. Använd andning och pauser till din fördel
Det finns ström i paus. Simon Reynolds säger att pauser kan locka lyssnare att lyssna. Detta hjälper dig att betona din poäng och ger lyssnaren tid att smälta det du just sa. Detta kan hjälpa din kommunikation att verka mer engagerande, lättare för ditt tal att smälta och mer bekvämt att höra.
- Ta några djupa andetag för att lugna ner dig innan du börjar kommunicera.
- Vänja dig vid att andas djupt och regelbundet när du pratar. Detta kan hålla din röst stadig och lugn och göra dig mer avslappnad.
- Använd pauser för att ta en paus från det du säger.
Steg 5. Var uppmärksam på hur dina gester kan bedömas av människor
Använd handrörelser med försiktighet. Var medveten om vad dina händer gör när du talar. Vissa handgester kan vara mycket effektiva för att understryka ditt budskap (öppna gester), medan andra kan vara distraherande eller stötande för lyssnaren, till och med tenderar att stänga konversationen (stängda gester). Du kan lära dig genom att titta på andra högtalares handrörelser och se hur de påverkar dig som lyssnare. Efterlikna drag som du tycker är effektiva och intressanta. Kom ihåg att de mest effektiva rörelserna är naturliga, långsamma och empatiska.
Steg 6. Kontrollera dina andra kroppstecken
Var försiktig så att dina ögon inte vandrar, dina händer inte verkar irriterade eller att du inte utför repetitiva rörelser som att gunga, blinka snabbt, vifta med fötterna och så vidare. Små gester som dessa minskar effektiviteten av ditt budskap.
Be någon att spela in dig medan du talar och se hur snabbt ditt meddelande levereras. Eventuella repetitiva rörelser eller omedvetna vanor blir mycket synliga och roliga. När du väl har hittat sådana gester blir det lättare att ändra det oönskade kroppsspråket och övervaka det för återkommande
Del 5 av 5: Effektiv kommunikation i konflikt
Steg 1. Stå på samma höjd
Sätt dig inte högre än den du pratar med. Detta kan skapa olika maktnivåer och kan faktiskt ta konflikten till en annan nivå. Om de sitter, sitt med dem.
Steg 2. Lyssna på den andra parten
Låt dem uttrycka sina känslor. Vänta på din tur att tala, avbryt inte dem.
Steg 3. Tala med en lugn röstnivå
Skrik inte eller anklagar om den andra parten eller deras handlingar.
Steg 4. Låt dem veta att du lyssnar på deras poäng och förstår deras sida
Ta dig tid att göra uttalanden som "Om jag förstår dig rätt säger du det …"
Steg 5. Tvinga inte slutet på argumentet
Om någon drar sig ur ett argument eller lämnar rummet, följ dem inte. Låt dem göra det och prata när de är lugnare och redo att prata. #Försök inte alltid få det sista ordet. Återigen kan detta faktiskt förvärra en konflikt som aldrig kommer att ta slut. Ibland måste man gå med på att vara oense och gå vidare.
Steg 6. Använd”mig” -meddelanden
Om du uttrycker oro, försök att börja meningar med "jag" och tydligt ange hur de kan få dig att "känna." Detta kan göra människor mer mottagliga för ditt klagomål och mer empatiska. Till exempel, istället för att säga "du är en sådan röra och det gör mig galen" försök "känner jag att den här röra skapar problem för oss. Kaoset kom in i mitt huvud och fick mig att känna mig begränsad. Ärligt talat stör denna röra mig mer än den borde."
Tips
- Var försiktig med humor. En liten humor som du glider in i diskussionen kan vara mycket effektiv, men inte dröja kvar och gömma dig bakom den för att dölja det som är svårt att säga. Om du ständigt fnissar och skämtar kommer din kommunikation inte att tas på allvar.
- Om du håller en presentation för en grupp eller publik, var beredd att ställa svåra frågor så att du kan hålla dig på rätt spår och inte bli förvirrad. För att alltid kommunicera effektivt rekommenderar Michael Brown den "gyllene regeln" för att hantera svåra frågor inom ramen för en grupp eller publik. Han föreslår att du hör och upprepar frågor och frågor som tas upp och talar för alla närvarande. Dela ditt svar med publiken genom att flytta dina ögon bort från frågeställaren och titta på hela gruppen eller publiken för att svara på frågan tillsammans. Understruken detta gemensamma svar, fortsätt konversationen genom att ändra riktning.
- Inte gnälla eller vädja. Detta kommer inte att väcka respekt eller intresse. Om du är mycket upprörd, ursäkta dig själv och återgå till diskussionen när du har lugnat ner dig.
- Babbla inte. Detta kan leda till att ditt meddelande missförstås eller inte tas på allvar.
- Leta efter några exempel på bra talare i aktion på nätet. Undersök några av de mest visade, till exempel Ted Talks. Det finns många förebilder som kan ses i onlinevideor. Tänk på dem som "din personliga kommunikationscoach"!
