Med Out of Office eller “Outdoors” Assistant i Microsoft Outlook kan du ställa in automatiska svar som skickas till personer som kontaktar dig medan du är inaktiv eller är utanför kontoret. Out of Office -funktionen är endast tillgänglig för Microsoft Exchange -kontoanvändare. Men även hemanvändare utan ett Exchange -konto kan fortfarande skapa "out of office" -mallar och skapa regler för programmet så att Outlook kan skicka svar automatiskt.
Steg
Metod 1 av 4: Outlook 2013 och 2010
Steg 1. Klicka på "Arkiv" -menyn och välj sedan "Info" från menyn till vänster i sidofältet
Steg 2. Välj”Automatiska svar (ute av tjänst)”
Dialogrutan "Automatiska svar" öppnas efter det.
Om det här alternativet inte är tillgängligt kan du använda ett konto utanför Exchange. Följ stegen som beskrivs i den fjärde metoden i den här artikeln för att ställa in automatiska svar på icke-Exchange-konton
Steg 3. Markera alternativet "Skicka automatiska svar"
Steg 4. Markera alternativet "Skicka endast under detta tidsintervall", välj sedan önskad starttid ("Starttid") och sluttid ("Sluttid")
Till exempel, om du planerar att ta en två veckors semester, välj längden på din semester.
Steg 5. Klicka på fliken "Inuti min organisation" och skriv sedan in ett automatiskt meddelande som kommer att skickas till medarbetare (på samma kontor eller företag) som vill kontakta dig
Steg 6. Klicka på fliken "Utanför min organisation" och skriv sedan ett automatiskt meddelande som skickas till personer utanför din organisation eller kontor som vill kontakta dig
Skriv till exempel ett meddelande som förklarar att du är upptagen, och be avsändaren av meddelandet ställa frågor och diskutera frågor med andra kontakter på kontoret.
Steg 7. Klicka på”OK”
Personer som skickar dig e -post när du inte är på kontoret får ett automatiskt meddelande som du skapar.
Metod 2 av 4: Outlook 2007
Steg 1. Klicka på "Verktyg" -menyn och välj sedan "Out of Office Assistant"
Dialogrutan "Out of Office Assistant" öppnas.
Om det här alternativet inte är tillgängligt kan du använda ett konto utanför Exchange. Följ stegen som beskrivs i den fjärde metoden i den här artikeln för att ställa in automatiska svar på icke-Exchange-konton
Steg 2. Markera alternativet "Skicka från kontoret automatiska svar"
Steg 3. Markera alternativet "Skicka endast under detta tidsintervall", välj sedan önskad starttid ("Starttid") och sluttid ("Sluttid")
Till exempel, om du planerar att vara från kontoret för en dag, välj ett lämpligt datum (till exempel ditt ledighetsdatum eller datum för utebliven ankomst).
Steg 4. Klicka på fliken "Inuti min organisation" och skriv sedan in det automatiska svaret du vill skicka till medarbetare (på samma kontor eller företag) som vill kontakta dig
Till exempel, förklara att du inte är på kontoret för en dag, och chefen kommer att ansvara för ditt arbete medan du är borta.
Steg 5. Klicka på fliken "Utanför min organisation" och skriv sedan in ett automatiskt meddelande som du vill skicka till personer utanför din organisation eller kontor som vill kontakta dig
Steg 6. Klicka på”OK”
Personer som skickar dig e -post när du inte är på kontoret får ett automatiskt meddelande som du skapar.
Metod 3 av 4: Outlook 2003
Steg 1. Klicka på "Verktyg" -menyn och välj sedan "Out of Office Assistant"
Dialogrutan "Out of Office Assistant" öppnas.
Om det här alternativet inte är tillgängligt kan du använda ett konto utanför Exchange. Följ stegen som beskrivs i den fjärde metoden i den här artikeln för att ställa in automatiska svar på icke-Exchange-konton
Steg 2. Markera alternativet "Jag är för närvarande ute av kontoret"
Steg 3. Skriv meddelandet som du vill ska skickas automatiskt till personer som kontaktar dig i fältet "Autosvar endast en gång till varje avsändare med följande text" på skärmen
Personer som mailar dig får automatiska svar tills du kommer tillbaka till jobbet.
Steg 4. Klicka på”OK”
Alla parter som kontaktar dig via e -post får ett automatiskt "Out of Office" -meddelande på obestämd tid, eller tills du upprepar det första steget i denna metod och väljer "Jag är för närvarande på kontoret".
Metod 4 av 4: Icke-Exchange-konto
Steg 1. Kör Microsoft Outlook på persondatorn
Steg 2. Klicka på "Hem" -menyn och välj "Ny e -post"
Steg 3. Skriv det svar du vill ska automatiskt skickas till personer som kontaktar dig i meddelandets brödtext
Senare används detta meddelande som din "out of office" -mall.
Steg 4. Klicka på "Arkiv" -menyn och välj "Spara som"
Dialogrutan "Spara som" öppnas efteråt.
Steg 5. Välj "Outlook-mall" från rullgardinsmenyn "Spara som typ"
Steg 6. Skriv in namnet på meddelandemallen och klicka sedan på "Spara"
Den här mallen kan nu användas när du inte kan kontaktas via e -post på ditt personliga Outlook -konto.
Steg 7. Klicka på "Hem", välj "Regler" och välj "Hantera regler och varningar"
För att mallen automatiskt ska skickas till meddelandesändare när du inte har kontakt, måste du skapa en regel som instruerar Outlook att automatiskt svara på brev som tas emot med hjälp av mallen.
Steg 8. Välj “Ny regel” och välj sedan “Tillämpa regler för meddelanden jag får” under avsnittet”Starta från en tom regel”
Steg 9. Klicka på "Nästa" och välj sedan "Nästa" igen för att skapa en regel
Steg 10. Markera alternativet "svara med en specifik mall" under "Vad vill du göra med meddelandet? ”.
Steg 11. Markera alternativet”en specifik mall” under avsnittet”Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understrykt värde)”
Steg 12. Välj "Användarmallar i filsystemet" från rullgardinsmenyn "Leta in"
Steg 13. Välj en färdig mall som du vill använda som ett automatiskt "out of office" -svar och välj sedan "Open"
Steg 14. Klicka på “Nästa”, lägg sedan till undantag om det behövs
Du kan till exempel vidarebefordra e -post från en viss avsändare till ett annat e -postkonto.
Steg 15. Klicka på “Nästa” och skriv in namnet på autosvarregeln som skapades
Steg 16. Klicka på”Slutför”
Alla som skickar ett e -postmeddelande får ett automatiskt meddelande från mallen du skapar.
