Om du äger ett företag kan du behöva skriva brev till kunder. Du kan skriva något för att låta kunderna veta om nya evenemang eller specialerbjudanden, eller så kan du svara på kundklagomål på företagets vägnar. Oavsett anledning till brevet bör du alltid behålla en professionell stil.
Steg
Del 1 av 2: Formatera ett företagsbrev
Steg 1. Använd professionellt brevpapper
Affärsbrevet kommer att representera ditt företag. Så det måste se annorlunda ut och av hög kvalitet. Företagsbrevet bör också innehålla företagets logotyp eller varumärke.
Du kan skapa brevpapper med fördesignade färgpapper för brevpapper i Microsoft Word. Var noga med att använda logotypen eller märket som finns på brevpappret
Steg 2. Öppna ett ordbehandlingsprogram
Du bör alltid skriva företagsbokstäver på datorn.
- Skapa ett nytt dokument och ställ in en 2,5 cm kant på dokumentet.
- Använd en serif typsnitt som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Var noga med att alltid använda en teckenstorlek som inte är större än 12 poäng och inte mindre än 10 poäng. Ett företagsbrev bör vara lättläst på grund av val av teckensnitt eller teckenstorlek.
- Se till att dokumentet är inställt på ett enda utrymme.
Steg 3. Justera blockens form
Blockform är det vanligaste formatet som används i företagsbrev. Detta formulär är också det enklaste att installera och följa. Varje titel måste justeras och det måste finnas ett mellanslag mellan varje titel. Med början längst ner i dokumentet bör ditt företagsbrev ha följande rubriker:
- Dagens datum, eller det datum då du skickade brevet. Datumet är viktigt eftersom det kan användas som både din anteckning och mottagarens anteckning. Dessutom kan datum också ha laglig användning. Så se till att datumet är korrekt.
- Returadress. Det här avsnittet innehåller din adress formaterad i standardadressstil. Om din adress redan finns på brevpapper kan du hoppa över det här avsnittet.
- Adress på insidan. Detta avsnitt innehåller namnet och adressen till den person som fick brevet. Användningen av ordet Mr / Ms är valfri. Så, till exempel, om du skrev ett brev till Nina Marlina, kan du skriva Ms. på hans namn om du inte är säker på vad hans civilstånd är.
- Hälsningar. Hälsningar kan använda orden "Dear Ms. Marlina" eller "Dear Nina Marlina". Om du inte är säker på vem som kommer att läsa brevet, använd ordet”Med vänliga hälsningar”. Du kan också använda”Till intresserade parter”, men bara som en sista utväg om du inte vet vem din publik är.
- Brevkropp. Vi kommer att diskutera detta mer i nästa avsnitt av artikeln.
- Omslag, med signatur. Du kan använda orden "Med vänlig hälsning" eller "Hälsningar".
Del 2 av 2: Skriva ett företagsbrev
Steg 1. Identifiera din publik
Brevets stil ska alltid förbli professionell, oavsett vem publiken är. Du kan dock justera ditt språk eller ordval utifrån den person som kommer att få ditt brev. Om du skriver för personalavdelningen på ett annat företag kan du behöva använda ett mer formellt språk. Men om du skriver för en specifik kund kan du använda ett mer informellt eller avslappnat språk.
- Att identifiera din publik innebär också att du förhindrar förvirring hos din publik. Undvik att använda termer som dina läsare inte förstår. Kunderna kommer troligen inte att känna till förkortningarna som används för ditt företags rymdprogram, till exempel, så undvik att använda dem i bokstäver.
- Regeln nummer ett för att skriva ett bra affärsbrev är att det ska vara tydligt, koncist och artigt.
Steg 2. Förklara syftet med bokstaven på första raden
Tänk på syftet med brevet. Är det att låta kunderna veta om din nya plats i en ny stadsdel? Är det för att påminna kunder om obetalda räkningar eller saldon? Eller för att svara på kundklagomål? Med detta mål i åtanke, skriv en första rad som låter läsaren omedelbart veta vad brevet handlar om. Skriv inte syftet med brevet som inte är klart. Gå rakt på sak.
- Börja med att använda "jag" om du uttrycker din åsikt som företagare. Använd "vi" om du skriver på uppdrag av ett företag eller en organisation.
- Fokusera på direkta uttalanden som: "Med detta brev informerar vi dig" eller "Med detta brev ber vi." Du kan också använda ett "jag" -uttalande om du skriver ett brev som företagare. Till exempel: "Jag kontaktade dig för" eller "Jag hörde nyligen om … och vill veta mer om …"
- Till exempel, om du (företagaren) skrev till Nina Marlina om en obetald faktura sedan förra månaden, börja brevet med: "Jag kontaktade dig eftersom du har ett obetalt saldo på ditt konto sedan mars 2015."
- Eller, om du är anställd på ett företag och skriver för att svara på ett kundklagomål om företagets rymdprogram, börja brevet med: "Vi har fått ditt klagomål om vårt Mars -rymdprogram."
- Om du skriver ett brev för att låta läsarna veta att de vann en tävling, eller att de har en plats i ett forskarutbildning, börja med en fras som: "Jag berättar gärna det …" eller "Vi skulle gärna vilja berätta att … ".
- Om du berättar dåliga nyheter, börja med en fras som: "Det är med ett tungt hjärta som vi säger att …". Eller, "Efter noggrant övervägande har jag bestämt mig för att inte …".
Steg 3. Använd aktiva meningar, inte passiva
Vi använder den passiva rösten hela tiden i vanligt tal. Men den passiva rösten kan få ditt skrivande att se tråkigt eller förvirrande ut. Aktiva meningar är mycket mer effektiva i affärsbrev eftersom de visar en mer självklar språkstil.
- Ett exempel på en passiv mening är: "Vilket klagomål kan jag hantera för dig?" Ämnet för meningen, nämligen kunden ("du"), visas i slutet av meningen, inte i början av meningen.
- Ett exempel på en aktiv mening skulle vara: "Vad kan jag göra för att hantera ditt klagomål?" Denna version av meningen, med den aktiva rösten, är mycket tydligare och lättare att förstå för läsaren.
- Att använda den passiva rösten kan vara ett bra sätt att få fram ditt budskap utan att uppmärksamma fel eller obehagliga punkter. Men använd den passiva rösten bara i detta fall. I allmänhet är den aktiva rösten mycket mer effektiv i ett affärsbrev.
Steg 4. Se tidigare händelser eller tidigare kommunikation med läsare, om sådana finns
Du kan ha kontaktat Nina Marlina tidigare under den senaste månaden med en varning om hennes obetalda faktura. Eller kanske har kunder uttryckt sin besvikelse över rymdprogrammet förra månaden vid en konferens. Om du har haft kontakt med läsare tidigare, säg det. Detta kommer att påminna läsaren om dina tidigare kontakter och göra affärsbrevet mer angeläget och viktigt.
Använd fraser som: "Enligt mitt tidigare brev om din obetalda faktura …" eller "Tack för din betalning i mars." Eller "Att höra om dina problem med rymdprogrammet vid en konferens i maj var mycket användbart."
Steg 5. Gör en begäran eller erbjud en hjälp
Visa en positiv språkstil för läsaren genom att göra en artig begäran eller erbjuda hjälp i form av ett arbetsförhållande.
- Låt oss säga att du är en företagare som försöker få kunder att betala räkningar. Använd fraser som: "Jag uppskattar din snabba uppmärksamhet på din obetalda faktura."
- Antag att du skriver för ditt företags räkning. Använd fraser som: "Vi vill ordna ett möte ansikte mot ansikte med dig och vår personalchef."
- Du bör också erbjuda dig att besvara alla frågor eller funderingar som läsare kan ha. Använd fraser som: "Jag svarar gärna på eventuella frågor eller funderingar om din fakturering" Eller "Vill du att vi ska ge dig mer information om det här programmet?"
Steg 6. Sammanfatta brevet
Lägg till en uppmaning till handling, från din sida eller från läsarens sida. Denna begäran kan vara en begäran om betalning till ett visst datum eller en anteckning om att inrätta ett formellt möte med läsaren.
- Lägg till en mening för att kontakta mottagaren av brevet i framtiden. "Jag ser fram emot att se dig på budgetmötet nästa vecka." Eller "Jag ser fram emot att diskutera detta ytterligare med dig under ditt besök i vårt huvudkontor."
- Anteckna alla dokument du har inkluderat i ditt brev. Lägg till fraser som "Bifogade obetalda räkningar" eller "Bifogade en kopia av vårt rymdförlängningsprogram."
- Avsluta bokstaven med en avslutande fras. Använd "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" för en kund eller kund.
- Använd "Hälsningar" för formella brev till personer du inte känner alls.
- Använd bara "Hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" om du skriver till någon du känner väl eller har ett samarbete med.
Steg 7. Korrigera bokstaven
All noggrann formatering och skrivning går till spillo om bokstaven är fylld med stavfel!
- Leta efter varje mening som använder den passiva rösten och försök att ändra meningen till en aktiv mening.
- Var uppmärksam på alla meningar som är för långa eller oklara och direkta. I företagsbrev är mindre vanligtvis bättre, så minska din strafflängd om möjligt.
