Behöver du skriva ett bra, felfritt professionellt brev? De flesta företagsbrev följer ett fast, lättläst format som du kan använda för alla typer av innehåll. Affärsbrev bör alltid innehålla datum, avsändar- och mottagarinformation och några stycken stycken. Följ stegen nedan och gör ändringar enligt ditt företags standarder.
Steg
Del 1 av 4: Starta ett brev
Steg 1. Känn formatet
Oavsett innehållet i ditt brev finns det några vanliga företagsbrevspresentationer att följa. Företagsbokstäver ska skrivas och ritas med ett vanligt teckensnitt, till exempel Arial eller Times New Roman. Använd blockstycken. Det vill säga att du börjar ett nytt stycke genom att trycka på Enter två gånger. I blockstycken, gör inte första raden indrag.
- Använd en marginal på 2,54 cm på alla sidor.
- Affärsbrev som skickas via e -post bör också skrivas in med ett vanligt teckensnitt. Använd inte andra skript eller färger än svartvitt i affärsmail.
Steg 2. Välj rätt papperstyp
Bokstäver måste skrivas ut på A4 -papper som mäter 21 x 29,7 cm eller A4 -storlekar på 21,5 x 29,7 cm. Flera långa bokstäver eller kontrakt kan skrivas ut på F4 -papper eller 21 x 33 cm Folio.
Om brevet kommer att skickas med post, överväg att skriva ut det på företagets brevpapper. Användningen av brevpapper förstärker ett professionellt intryck och ger företagets logotyp och kontaktinformation
Steg 3. Inkludera information om ditt företag
Skriv företagets namn och adress och använd en ny rad för att markera varje del av adressen. Om du är egenföretagare eller oberoende entreprenör ska du ange ditt namn i stället för företagsnamnet eller över ditt företagsnamn
- Om ditt företag redan har brevpapper kan du använda det istället för att behöva skriva in företagets namn och adress.
- Om adressen behöver skrivas in bör den justeras till höger eller vänster på toppen av sidan, beroende på dina preferenser och företagets.
- Om brevet skickas utomlands skriver du namnet på ditt land med versaler.
Steg 4. Ange datum
Att skriva ner hela datumet är det mest professionella alternativet. Skriv till exempel "1 april 2012". Datumet bör lämnas inriktat, några rader ovanför mottagarinformationen.
Om du skriver brevet över flera dagar, använd datumet när du slutförde det
Steg 5. Lägg till mottagarinformation
Skriv mottagarinformationen i följande ordning: fullständigt namn, titel (om sådan finns), företagsnamn och adress. Använd en ny rad för varje del av informationen. Om det behövs, inkludera ett referensnummer. Mottagarinformation bör lämnas i linje, några rader under datumet.
Vi rekommenderar att du riktar brevet till en specifik person. På så sätt kommer den berörda personen att kunna svara på ditt brev. Om du inte vet namnet på personen du vänder dig till, gör lite research. Ring mottagarföretagets telefonnummer för namn och titel
Steg 6. Välj en hälsning
En hälsning är en viktig indikator på respekt, och hälsningen du använder beror på vem som tar emot den, om du känner mottagaren väl och även hur formellt ditt förhållande till dem är. Tänk på följande alternativ:
- Använd "Till vem det kan gälla", bara om du inte vet exakt vem du vänder dig till.
- Om du inte känner mottagaren är "Dear Sir/Madam" ett säkert alternativ.
- Du kan också använda mottagarens fullständiga namn och titel, till exempel "Dear Dr. Dewi Sari".
- Om du känner mottagaren väl och har en informell relation med mottagaren kan du överväga att använda ett förnamn, till exempel "Kära Susan".
- Om du inte är säker på vad mottagarens kön är, skriv helt enkelt ner hela namnet, till exempel "Dear Kris Damanik"
- Glöm inte att sätta ett komma efter hälsningen eller ett semikolon om du använder "Till vem det kan gälla".
Del 2 av 4: Komponera brevet i brevet
Steg 1. Använd rätt skrivstil
Enligt ordspråket är tid pengar, och de flesta affärsmän gillar inte att slösa tid. Därför bör din skrivstil vara kortfattad och professionell. Ordna ditt brev så att det kan läsas snabbt, direkt till sak och bara innehåller korta personliga kommentarer i första stycket. Till exempel kan du börja med "Med avseende på …" och fortsätta därifrån.
- Tänk inte för mycket på vackra övergångar, svåra ord eller långa, krångliga meningar. Syftet med ditt brev är att kommunicera det som behöver sägas så snabbt och tydligt som möjligt.
- Använd en övertygande ton. Troligtvis är syftet med ditt brev att övertyga läsaren att göra något, som att ändra åsikt, åtgärda ett problem, skicka pengar eller vidta åtgärder. Så förmedla din begäran och skäl i rätt ton.
Steg 2. Använd personliga pronomen
Att använda pronomen "jag", "vi" och "du" i företagsbokstäver är helt acceptabelt. Uttryck dig själv som "jag" och läsaren som "du".
Var försiktig om du skriver ett brev på uppdrag av en organisation. Om du försöker förmedla företagets åsikter bör du använda”vi” så att läsarna vet att företaget ligger bakom ditt uttalande. Om du uttrycker en personlig åsikt, använd "jag"
Steg 3. Skriv tydligt och koncist
Se till att läsaren verkligen förstår vad du skriver. Läsarna svarar bara snabbt om avsikten med ditt brev är tydlig. Framför allt om det finns ett resultat eller en åtgärd som du vill att läsaren ska vidta efter att ha fått brevet. Beskriv din position med så få ord som möjligt.
Steg 4. Använd aktiva meningar
När du beskriver en situation eller gör en begäran, se till att du väljer den aktiva rösten, inte den passiva rösten. Den passiva rösten gör ditt skrivande tvetydigt eller allmänt. Dessutom är aktiva meningar mer effektiva och direkt till problemets kärna. Till exempel:
- Passiv: Solglasögonen är inte designade eller tillverkade med tanke på hållbarhet.
- Aktiv: Ditt företag designar och tillverkar solglasögon oavsett hållbarhet,
Steg 5. Använd samtalsspråk om det känns lämpligt
Brev skrivs av och för människor. Undvik att kopiera bokstäver när det är möjligt. Du kan inte bygga relationer genom att kopiera vanliga bokstäver. Använd dock inte icke-standardiserat språk eller slang, till exempel "du vet", "jag menar" eller "vill". Tillämpa stilen att skriva ett affärsbrev, men skriv ord som är vänliga och artiga.
- Om du känner mottagaren väl kan du lägga till en enlinjehälsning.
- Använd din intuition för att bedöma hur mycket personlighet brevet kommer att få fram. Ibland kan lite humor hjälpa på affärsnivå, men tänk noga innan du använder den.
Steg 6. Var artig
Även om du skickar ett klagomål eller klagomål kan du fortfarande vara artig. Tänk på mottagarens position och erbjud så mycket hjälp du kan för att tillgodose situationen.
Ett exempel på ett oartigt klagomål: "Jag tycker att dina solglasögon är suga och jag kommer aldrig att köpa din produkt igen". Ett exempel på ett artigt klagomål skulle vara:”Jag är besviken på konstruktionen av dina solglasögon, i framtiden tänker jag köpa ett annat märke solglasögon”
Steg 7. Använd ett "andra" brevpapper för ytterligare sidor
De flesta företagsbrev är tillräckligt kortfattade för att passa på en sida. Men om du måste skriva ett längre brev, till exempel ett kontrakt eller ett juridiskt beslut, kan ytterligare sidor behövas. Använd ett "andra" brevhuvud, som vanligtvis innehåller en kort adress och är gjord av samma typ av papper som huvudbrevet.
Inkludera sidnumret på den andra och efterföljande sidorna högst upp på sidan. Du måste också ange mottagarens namn och datum
Steg 8. Avsluta ditt brev
I det sista stycket sammanfattar du dina poäng och understryker den åtgärd du kommer att vidta eller vad du förväntar dig av mottagaren. Tänk på att mottagaren kan kontakta dig med frågor eller funderingar angående brevet och tacka sedan för uppmärksamheten på brevet du skickade.
Del 3 av 4: Stängning av brevet
Steg 1. Välj en avslutande hälsning
En avslutande hälsning, liksom en inledande hälsning, är en indikator på respekt och formalitet. "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" är de säkraste avslutande hälsningarna. Du kan också överväga "Med vänlig hälsning" eller "Hälsningar". Hälsningar som inte är för formella men ändå har en professionell ton är "Hälsningar för framgång", "Hälsningar" och "Tack". Använd ett komma efter den avslutande hälsningen.
Steg 2. Lägg din signatur
Lämna fyra rader tomma för din signatur. Logga efter att brevet har skrivits ut, eller om du skickade det via e -post, skanna bilden av din signatur och klistra in den i signaturavsnittet. Valet av bläck för signaturen är blått eller svart.
Om du undertecknar ett brev för någons räkning, skriv "pp:" före din signatur. "pp" står för per procurationem, vilket betyder "representant" eller "för"
Steg 3. Ange ditt namn och kontaktinformation genom att skriva
Nedanför din signatur, inkludera din information inklusive ditt namn, titel, telefonnummer, e -postadress och andra lämpliga kontaktmedel. Använd en ny rad för varje typ av information.
Steg 4. Lägg till maskinskrivarens initialer
Om personen som skriver bokstaven och författaren är en annan person måste du lägga till skrivarens initialer under signaturblocket. Ibland ingår också initialerna till författaren av brevet. Så vem som arbetade med brevet kommer att vara tydlig.
- Om du bara inkluderar skrivarens initialer skriver du dem med små bokstäver, till exempel mj.
- Om du också inkluderar författarens initialer skriver du dem med versaler med skrivarens initialer med små bokstäver, till exempel RW: mj. Andra stilar lägger till en snedstreck mellan initialerna, till exempel RW/mj.
Steg 5. Inkludera bilagainformation
Om du bifogar ytterligare dokument för mottagarens granskning, anteckna några rader nedanför kontaktinformationen med angivande av antal och typ av bifogade dokument. Skriv till exempel: "Bilaga (2): CV, broschyr." Eller, i traditionell stil, skriv bilagan beskrivning högst upp i brevet, under datumet.
Du kan också förkorta "Attachment" med "Lampa"
Steg 6. Inkludera en kopia av informationen
Om du skickar en kopia av brevet till någon annan måste du inkludera detta i brevet. Detta anges genom att skriva "cc:" eller "Copy" under raden "Bilaga", tillsammans med namnet och titeln på mottagaren av kopian ("cc" står för artighetskopia, men tidigare betydde det kolkopia när bokstäver skrevs fortfarande på en skrivmaskin och kopierades med kolpapper).
- Skriv till exempel:”cc: Mari Santi, biträdande marknadsdirektör”
- Om du lägger till mer än ett namn, justera det andra namnet under det första, men utan "cc:"
Del 4 av 4: Slutföra bokstäver
Steg 1. Gör ändringar
Presentation är en viktig del av professionalism. Se till att mottagaren enkelt kan se dig som en skicklig och ansvarsfull person genom att redigera ditt brev och leta efter fel. Använd stavningskontrollen i din ordbehandlare, men glöm inte att läsa den noggrant innan du skickar.
- Fråga dig själv, är bokstaven tydlig och koncis? Finns det stycken längre än 3-4 meningar? Avgör i så fall om du kan ta bort onödiga uttalanden.
- Om brevet är mycket viktigt kan du behöva få en vän eller kollega att läsa det. Ibland kan andra människor hjälpa till att upptäcka språkfel eller besvär som du kanske inte är medveten om.
Steg 2. Håll inte sidorna tillsammans med en häftapparat
Om ditt brev består av flera sidor ska en häftapparat inte användas. Om du vill se till att sidorna är i ordning kan du klippa ihop dem med ett gem i det övre vänstra hörnet.
Steg 3. Skicka
Om du skickar brevet med posten, använd ett företagskuvert. Använd om möjligt ett kuvert med företagets logotyp. Skriv returadressen och mottagaradressen snyggt. Vik bokstaven i tredjedelar så att mottagaren viker ut toppen först innan du öppnar botten. Se till att du klistrar tillräckligt med frimärken och skicka det sedan.
- Om du känner att din handstil inte är bra och inte stämmer överens med din professionella person, skriver du in adressen i din ordbehandlare och skriver ut den på kuvertet.
- Om brevet är brådskande och/eller förhastat, överväg att skicka det med bud.
- Om du vill skicka det via e -post, konvertera det först till HTML eller spara det som en PDF så att formatet inte ändras. Det skulle dock vara trevligt om brevet skickades fysiskt.
Tips
- Använd en kvalitetspenna för att signera bokstäver.
- Svara snabbt på brev. Om du inte kan svara inom en vecka, skicka det vidare till mottagaren och berätta för honom när han kan vänta på ditt svar.
- Betona den positiva sidan. Prata om vad du kan göra, inte om vad du inte kan. Till exempel, om en produkt inte finns i lager, berätta inte för kunden att du inte kan fullfölja deras beställning. Säg istället att produkten är mycket populär och har sålt slut. Berätta sedan när du kan fullfölja deras order.
-
Om du skriver ett komplext brev, skriv först konturen.
- Skriv ner alla ämnen du vill täcka, du behöver inte tänka på beställningen.
- För varje ämne, gör en lista med sökord, exempel, argument och fakta.
- Notera relevansen för varje ämne på listan för syftet och mottagaren av brevet.
- Kassera de delar som inte behövs.
- Sortera informationen i den ordning som är bäst för läsaren.
Varning
- Använd inte smickrande språk. Uppriktigt beröm är acceptabelt, men för mycket beröm innebär att du på jobbet är beroende av beröm, inte kompetens.
- Använd inte trubbigt eller påträngande språk. Kom ihåg att du försöker reparera eller starta en affärsrelation genom detta brev.
