En faktura är en lista över priser för sålda varor eller tjänster. Microsoft Word låter dig skapa fakturor med befintliga mallar eller med din egen design. Stegen nedan hjälper dig att skapa fakturor i Word 2003, 2007 och 2010.
Steg
Metod 1 av 1: Ladda ner färdiga mallar
Steg 1. Skapa ett nytt dokument
Även om en färdig mall inte är ett nytt dokument, börja fakturera som om du skulle skapa ett nytt dokument.
- I Word 2003 väljer du "Ny" på Arkiv -menyn.
- I Word 2007 klickar du på knappen Office i det övre vänstra hörnet av fönstret och väljer sedan "Ny" på Arkiv-menyn.
- I Word 2010 klickar du på fliken Arkiv och väljer sedan alternativet Nytt från listan med alternativ till vänster i fönstret.
- Klicka inte på Nytt verktygsfält i Word 2003 eller knappen Ny i verktygsfältet för snabbåtkomst i Word 2007/2010. Knappen låter dig bara skapa ett nytt dokument med mallen Normal.dot eller Normal.dotx. Använd den här metoden om du vill skapa en faktura från ett tomt dokument.
Steg 2. Hitta den mall du vill ha
- I Word 2003 och 2007 väljer du Fakturor från alternativet "Tillgängliga kontorsmallar" till vänster i rutan Nytt dokument. Välj en malltyp från listan i mittenfönstret och välj sedan en av faktureringsmallarna som visas.
- I Word 2010 väljer du Fakturor i avsnittet Tillgängliga kontorsmallar i Office.com -mallar. Dubbelklicka på den mallmapp du vill skapa och välj sedan en av faktureringsmallarna som visas.
Steg 3. Ladda ner mallen genom att klicka på knappen "Hämta" i mitten av skärmen
Sedan kan du göra ändringar i räkningen, med informationen tillgänglig längst ner i den här artikeln. Spara avgiften när du har gjort ändringar.
Du kan också komma åt faktureringsmallar för Word och Excel direkt från Microsofts webbplats på https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Se till att du väljer rätt faktura. med din version av Word
Steg 4. Andra vägen:
Skapa fakturor från tomma dokument
Steg 5. Skapa fakturahuvudet
Skriv ner ditt företagsnamn och inkludera lämplig "Fakturering" -beskrivning. Till exempel kan du ange "Erbjudanden" om dokumentet bara fungerar som en offert, inte en faktura.
- Du kan inkludera rubriken högst upp på sidan eller använda Words rubrikfunktion. Om du använder Words rubrikfunktion och förutspår att räkningen kommer att överstiga ett ark kan du använda alternativet Olika första sida för att lista fullständiga rubriker på den första sidan och sammanfattningsrubriker på efterföljande sidor.
- Företagsnamnet måste vara i samma typsnitt som ditt andra företagsmaterial.
- Faktureringsöversikten måste skrivas i en storlek som är tillräckligt stor för att mottagaren av dokumentet ska kunna identifiera det.
Steg 6. Skriv faktureringsdatum nära dokumentets överkant, till höger om fakturering
Du behöver dock inte inkludera ett datum så stort som beskrivningen.
Word har en automatisk datumfunktion som kan infoga dagens datum för dig. Även om det är ganska användbart, använd inte den här funktionen för fakturor som skickas elektroniskt eftersom datumet kommer att ändras när dokumentet öppnas. Medan lagringsdatumet inte ändras, kommer fakturering att titta på datumet på fakturan för att se när du fick betalt
Steg 7. Nummerera räkningen
Detta nummer bör också visas högst upp på notan. Räkningen numrerar kommer att göra det lättare för dig att hålla reda på dina räkningar om du har flera räkningar öppna. Du kan numrera din faktura på följande två sätt:
- Icke-klientrelaterad global numrering. Således kan du lagra alla faktureringsdokument i en mapp.
- Särskild numrering för varje klient. Använd den här numreringen om du vill skapa en separat mapp för varje klient. Du kanske vill inkludera en del av kundens namn i faktureringsnumret, till exempel "Swithin1".
Steg 8. Visa adressen till avsändaren och mottagaren
Inkludera din adress och ditt namn samt kundens adress på fakturan.
Dina kontaktuppgifter bör innehålla företagsnamn, mottagarens namn, kundadress och telefon-, fax- och e-postadress om det behövs
Steg 9. Skriv ner faktureringsinformationen
Tabellfunktionen i Microsoft Word gör det enkelt för dig att skapa rader och kolumner för faktureringsinformation, till exempel artikelkvantitet, artikel/tjänstbeskrivning, enhetspris/serviceavgift och totalpris för det köpta objektet.
Tabellfunktionen i Word låter dig också utföra beräkningar. Istället för att manuellt beräkna det totala priset på en köpt vara kan du helt enkelt multiplicera mängden med priset. Efter det kan du beräkna alla delsummor för att hitta den totala räkningen
Steg 10. Skriv den totala räkningen på höger sida av notan, strax under priset per vara
Du kan tjäna totalt fakturering för enklare visning.
Om du tar ut moms ska du visa en delsumma för alla varor/tjänster, sedan skriva ner den fakturerade skatten och inkludera skatteprocenten till vänster om skattevärdet. Efter det skriver du den totala räkningen under den
Steg 11. Inkludera betalningsregler
Du kan visa betalningsregler högst upp eller längst ner i faktureringsinformationen. En vanlig betalningsregel är "betala när räkningen kommer". "förfaller om 14 dagar", "förfaller inom 30 dagar" eller "förfaller inom 60 dagar".
Du kanske vill inkludera ett memo längst ner på räkningen som förklarar hur du betalar, allmän information eller en tackklient för att du använder din tjänst
Steg 12. Spara räkningen med ett namn som är lätt att förstå och beskriver fakturatypen
Du kan också inkludera företagsnamn, faktureringsnummer och kundnamn.
Tips
- När du har sparat fakturadokumentet kan du använda dokumentet som en mall för att skapa en annan faktura med funktionen "Nytt från befintligt" när du skapar en ny faktura. Du kan också spara fakturor i ett.dot eller.dotx mallformat för framtida bruk.
- Ett annat sätt att visa fakturor och annan information är att skapa en Microsoft Excel -arbetsbok och klistra in en länk till filen från fakturan i Word -format. När du uppdaterar arbetsboken högerklickar du på det klistrade kalkylbladet och väljer "Uppdatera länk" för att se ändringarna.
