En arbetsplan är en uppsättning mål och processer som kan hjälpa ett team och/eller en person att uppnå det målet. Genom att läsa en arbetsplan kan du bättre förstå omfattningen av ett projekt. Oavsett om de används på arbetsplatsen eller i akademin, hjälper arbetsplaner dig att hålla projekten organiserade. Genom en arbetsplan bryter du ner processen i små, lätta uppgifter samtidigt som du vet vad du vill uppnå. Lär dig hur du skapar en arbetsplan så att du är bättre förberedd inför ditt nästa projekt.
Steg
Steg 1. Bestäm vad din arbetsplan är till för
Det finns många anledningar till att vi utvecklar en arbetsplan. Sätt det målet i förväg så att du kan förbereda dig för projektet väl. Kom ihåg att de flesta arbetsplaner gäller under en viss tid, till exempel 6 månader eller 1 år.
- På kontoret hjälper en arbetsplan din chef att veta vilka projekt du kommer att arbeta med under de närmaste månaderna. Din chef behöver den informationen vanligtvis efter en årlig prestationsgranskning eller när ditt team arbetar med ett stort projekt. En arbetsplan kan också vara resultatet av en strategisk planeringssession som företaget gör i början av en ny kalender eller ett räkenskapsår.
- I den akademiska världen är arbetsplaner lämpliga för studenter att arbeta med stora projekt, eller av föreläsare för att utforma en kursplan per termin.
- För personliga projekt ger en arbetsplan dig en uppfattning om vad du tänker göra, hur du kommer att göra det och när du planerar att slutföra det.
Steg 2. Skriv en introduktion och bakgrund
För en professionell arbetsplan bör du skriva en introduktion och bakgrund. Din chef eller chef kommer att få den information de behöver för att förstå arbetsplanen. Å andra sidan behöver akademiska arbetsplaner vanligtvis inte en introduktion och bakgrund.
- Inledningen ska vara kort och intressant. Påminn din chef varför du gjorde den arbetsplanen. Presentera honom för ett projekt som du kommer att arbeta med under en viss tid.
- Bakgrunden ska belysa varför du skapade arbetsplanen. Du kan till exempel göra detta genom att presentera detaljer eller statistik över den senaste rapporten, identifiera problem som måste åtgärdas eller andra skäl baserat på input och feedback som du har fått när du arbetar med tidigare projekt.
Steg 3. Definiera mål och mål
Mål och mål är två sammanhängande saker. I arbetsplanen leder båda till resultat. Skillnaden är att målen är generella medan målen är mer specifika.
- Mål är den övergripande bilden av ditt projekt. Skriv ner vilka slutresultat du vill ha från arbetsplanen. Se till att täckningen är bred. Säg till exempel att du vill slutföra ett forskningsarbete eller lära dig att skriva.
- Målen bör vara specifika och konkreta. Med andra ord bör du kunna stryka över stegen i din mållista när du har slutfört dem. Att hitta intervjubara källor till ditt forskningsarbete är ett bra exempel på ett mål.
- Om de befintliga målen är för olika kan du dela upp dem på lång sikt kort, period mediumoch term lång. Till exempel skiljer sig företagets kortsiktiga mål om att öka antalet publik med 30% på tre månader från det långsiktiga målet att stärka varumärkets synlighet på sociala medier under ett år.
- Mål skrivs vanligtvis i aktiva meningar med hjälp av handling verb med specifika betydelser. Till exempel "planera", "skriva", "förbättra" och "mäta". Undvik verb med vaga betydelser som "lära", "förstå" och "veta".
Steg 4. Utveckla en arbetsplan med "SMART" -mål
SMART är en förkortning som vanligtvis används för att leta efter mer konkreta och genomförbara resultat i arbetsplaner.
- Specifika betyder detaljerat. Vad exakt ska vi göra för vem? Beskriv befolkningen du ska betjäna och eventuella specifika åtgärder du kommer att använda för att hjälpa dem.
- Mätbar betyder mätbar. Är målet kvantitativt och mätbart? Kan du beräkna resultatet? Planerade du arbetet så att "hälsunivåerna i Sydafrika förbättras 2012"? Eller strukturerar du det så att "antalet fall av hiv/aids -infektion bland nyfödda i Sydafrika sjunker med 20% till 2020"?
- Uppnåelig betyder uppnåelig. Kan du slutföra det inom den tilldelade tiden med de resurser som står till ditt förfogande? Med tanke på alla begränsningar som finns måste ditt mål vara realistiskt. Att öka försäljningen med 500% är meningsfullt om ditt företag är litet. Att öka försäljningen med 500% är ett nästan omöjligt mål för ett företag som har dominerat marknaden.
- Relevant är relaterat till intressen. Kommer målet att påverka ditt önskade mål eller din strategi? Även om det är viktigt för den allmänna hälsan, är det sant att mätning av gymnasieelevers höjd och vikt direkt kan leda till förändringar i mentalvårdsprocedurer? Se till att dina mål och arbetsmetoder har en tydlig och intuitiv koppling.
- Tidsbunden är tidsbunden. När nåddes målet, och/eller när visste du att du hade uppnått det? Bestäm projektets slutdatum. Nämn också, om någon, vilken typ av slutresultat som kunde ha fått ditt projekt att sluta tidigt, med alla uppnådda resultat.
Kom ihåg att ett basnummer måste anges för att beräkna förändringen. Om du inte vet hur många nyfödda i Sydafrika som är infekterade med hiv/aids, hur kan du se till att antalet fall minskas med 20%?
I vissa situationer kan du behöva rådgöra med en expert för att se till att målen i din arbetsplan är uppnåbara
Steg 5. Lista de resurser du har
I den här listan skriver du ner allt du behöver för att uppnå dina mål och mål. Resurser har olika former, beroende på vad din arbetsplan är till för.
- Resurser på kontoret inkluderar ekonomiska budgetar, anställda, konsulter, byggnader eller rum och böcker. Du kan bifoga en detaljerad budget om arbetsplanen är mer formell.
- Resurser i akademin inkluderar tillgång till bibliotek; forskningsmaterial som böcker, tidningar och tidskrifter; tillgång till dator och internet; liksom professorer eller andra människor som kan hjälpa dig när du har frågor.
Steg 6. Känn igen befintliga begränsningar
Gränser är hinder som kan komma i vägen för dina ansträngningar att nå dina mål och mål. Till exempel, när du gör forskningsuppgifter i skolan eller högskolan, visar ditt schema sig för stramt så att du inte kan forska och skriva bra. Därför är din gräns ett hektiskt schema. Försök att eliminera andra åtaganden under terminen så att du kan slutföra din arbetsplan effektivt.
Steg 7. Vem är ansvarig?
Ansvar är en viktig del av en bra plan. Vem är ansvarig för att slutföra varje uppgift? Även om det finns ett team som arbetar med en uppgift, måste en person vara ansvarig för att uppgiften slutförs i tid.
Steg 8. Skriv en strategi
Observera din arbetsplan och bestäm sedan hur du ska använda dina resurser samtidigt som du övervinner begränsningar för att uppnå dina mål och mål.
- Skriv en detaljerad lista över åtgärder. Identifiera vad som måste hända varje dag eller varje vecka för att nå dina mål. Ange också vilka åtgärder andra teammedlemmar bör vidta. Du kan använda projekthanteringsprogram eller en personlig kalender för att organisera denna information.
- Gör ett schema. Även om du kan göra ett preliminärt arbetsschema, kan oförutsedda händelser eller situationer uppstå då och då. Ge därför plats i ditt schema för att undvika förseningar.
Tips
- Definiera milstolpar om ditt projekt är stort. Milstolpar är punkter längs ett projekt som belyser uppnåendet av vissa mål. Du kan också betrakta det som en reflektionspunkt när du observerar hur långt processen har kommit och samtidigt ser till att den inte avviker från arbetsplanen.
- Skapa en arbetsplan som fungerar för dig. Det kan vara detaljerat, det kan vara omfattande, beroende på dina önskemål eller behov. Du kan skriva på ett papper eller med professionell programvara med hjälp av bilder och färger. Använd det som är mest naturligt och effektivt för dig.
