Till en början kan det tyckas svårt att skriva en jobbrapport, men det är faktiskt lättare än du tror. Arbetsrapporter används vanligtvis för att förklara framstegen för ett visst projekt eller för att ge slutsatser och rekommendationer om vissa frågor på arbetsplatsen. För att enkelt skriva en effektiv arbetsrapport, börja med att överväga ditt syfte, målgrupp, forskning och budskap. Utarbeta en rapport med affärsrapportformatet. Gör omarbetningar så att rapporten blir effektiv.
Steg
Del 1 av 3: Planera en arbetsrapport
Steg 1. Identifiera syftet och ämnet för rapporten
Ibland kan du bli ombedd att göra en rapport. Syftet eller ämnet för rapporten kommer sannolikt att anges i begäran. Om du inte är säker på ett mål eller ett ämne, överväg det budskap du vill förmedla till dina läsare. Du kan också förtydliga med din handledare eller chef.
Till exempel kan ditt mål vara att analysera en affärsfråga, förklara resultaten av ett projekt du arbetar med eller ge en handledare en översikt över hur ditt arbete fortskrider
Steg 2. Välj en ton och ett språk som passar läsaren
Tänk på läsarens kunskap och de jargonger de känner till. När du skriver en rapport kan du använda jargong och ett mer professionellt språk än när du skriver för allmänheten.
- Vem ska läsa rapporten? Tänk på alla läsare som sannolikt kommer att använda din rapport.
- Om din läsekrets är heterogen, skriv ner hela informationen för läsaren som har minst kunskap om vad du skriver. Använd dock rubriker för varje avsnitt så att mer utbildade läsare kan hoppa över information som de inte tycker är nödvändig. Du kan också skriva specifika avsnitt för att adressera specifika grupper av läsare.
Steg 3. Samla in data och eventuellt stödmaterial
Inkludera det material du använde som grund för dina slutsatser eller rekommendationer. Du kommer att hänvisa till dessa material när du förbereder rapporten. Du kan också behöva inkludera detta material i bilagan till rapporten. Nedan följer de typer av material du kan inkludera när du förbereder en rapport:
- Finansiell information
- Diagram
- Diagram
- Statistisk information
- Undersökning
- Frågeformulär
- Resultat av intervjuer med experter, kollegor, kunder etc.
Steg 4. Granska dina framsteg om du skriver en lägesrapport
Ge istället en översikt över det arbete du har utfört, det arbete du kommer att utföra och om arbetet har varit i överensstämmelse med det ursprungliga målet. Tänk på rapporten som ett svar på de frågor människor kan ha om ditt projekt. Nedan följer de frågor du ska svara på i rapporten:
- Har arbetsomfattningen förändrats?
- Vilket arbete har du slutfört sedan den senaste rapporten?
- Vilket arbete kommer du att göra?
- Kommer ditt projekt att slutföras i tid? Om inte, varför?
- Vilket problem mötte du och hur löste du det?
- Vilka lärdomar fick du den här månaden?
Steg 5. Beskriv informationen du bör inkludera i rapporten
Skriv en översikt över din idé som en guide. När du skisserar, utveckla rapporthuvuden för att hjälpa till att organisera vad du ska säga. Denna kontur behöver inte vara snygg eller välskriven eftersom bara du kommer att använda den.
- Generellt börjar rapporten med en förklaring av resultaten, slutsatserna eller rekommendationerna. Efter det, förklara hur du kom fram till den slutsatsen och ditt sätt att tänka om möjligt.
- Om du ska göra en kontroversiell slutsats eller rekommendation, förklara din process och resonemang så att läsaren förstår orsakerna bakom dina slutsatser och rekommendationer.
Del 2 av 3: Utarbeta en arbetsrapport
Steg 1. Använd en omslagssida eller titelsida
Titelsidan bör innehålla rapportens namn följt av datum för inlämning på en separat rad. På den tredje raden skriver du namnen på alla rapportförfattare. Skriv sedan namnet på organisationen på den fjärde raden.
- I vissa fall kan du inkludera ett personligt brev som förklarar varför du skriver rapporten, vad den innehåller och vad du ska göra härnäst. Denna typ av brev används ofta när processen med att skriva en rapport tar lång tid eller författaren känner att läsaren behöver ytterligare förklaring innan han gräver i rapporten.
- För lägesrapporter, skriv ditt namn, projektnamn, datum och rapportperiod på titelsidan. Skriv dem på olika rader. Du kan märka varje rad med ord, till exempel "namn", "projektnamn", "datum" och "rapportperiod". Du kan också skriva information om dessa saker utan etiketter.
- Fråga din chef om det finns några specifika rekommendationer om arbetsrapporten. Dessa rekommendationer är den bästa materialkällan för att förbereda rapporter.
Steg 2. Skapa en sammanfattning med viktig information
Inkludera dina slutsatser, motiveringar och rekommendationer. Läsaren kommer att förstå de viktigaste punkterna i rapporten utan att behöva läsa den i sin helhet. Du behöver inte gå in för mycket i detalj, men läsaren bör förstå beskrivningen av din rapport. Sammanfattningen bör vara halv till en sida.
- Du behöver inte sammanfatta hela rapporten. Fokusera på de viktiga idéerna i rapporten, till exempel din huvudrekommendation eller slutsats.
- Om du skriver en lägesrapport, hoppa över det här avsnittet.
Steg 3. Skapa en innehållsförteckning
Lista alla avsnittrubriker i rapporten och deras sidnummer. Denna lista kommer att göra det lättare för läsare att använda din rapport och hitta den information de behöver.
- Använd rubriker och rubriker för varje avsnitt så att rapporten är lättläst.
- Om du skriver en lägesrapport behöver du vanligtvis inte skapa en innehållsförteckning om inte din chef ber dig om det. Inkludera dock en titel och rubrik för varje avsnitt för att göra rapporten lättläst.
Steg 4. Skriv en introduktion för att ge en uppfattning om din rapport
Berätta för läsaren varför du skrev rapporten. Sammanfatta sammanhanget bakom rapporten och förklara ditt syfte. Ange de frågor du kommer att svara på i rapporten eller de frågor du kommer att lösa. Beskriv rapportens omfattning och organisation.
- Introduktionen behöver inte vara lång. Skriv tydligt och specifikt så att läsarna känner till sammanhanget och syftet utan att behöva läsa en för lång förklaring.
- Skriv 2-4 stycken för inledningen.
- För en lägesrapport räcker det med ett inledande avsnitt med 1-2 stycken. Inledningen bör sammanfatta ditt projekt och dina mål. Du kan också nämna det arbete du har slutfört och dina nästa planer.
Steg 5. Förklara resultaten eller slutsatserna du har nämnt
Beskriv all forskning eller utvärdering du har slutfört angående projektet. Skriv en diskussion och tolkning av resultaten och deras relation till ämnet i rapporten.
- I allmänhet består detta avsnitt av ett inledande stycke och en lista över dina slutsatser.
- Slutsatsen kan skrivas så här,”1. Befolkningen åldras så våra kunders hälsorisker ökar.”
- Om du skriver en lägesrapport har du inga resultat eller slutsatser. Skriv ner prestationer eller arbete som du har slutfört efter introduktionen. Du kan skriva 2-4 stycken för det här avsnittet. Vanligtvis räcker dock en lista. Skriv "Höjt 200 000 000 IDR för att hyra festivaltält", "Skrivit kontrakt med Party Planning Company för att planera festivalen" och "Gjorde en undersökning bland 1500 invånare för att samla opinion."
Steg 6. Ge rekommendationer för framtida steg
Rekommendationer bör förklara vad som kommer att hända i framtiden. Beskriv vilket problem som kan lösas med din lösning och hur det relaterar till slutsatsen du drog. Efter att ha skrivit förklaringen, lista rekommendationerna efter nummer. Börja varje mening med ett verb. Gör en lista med rekommendationer och börja med det viktigaste.
- Du kan till exempel skriva”1. Ge utbildning för hjärt -lungräddning till anställda.”
- Om du skriver en lägesrapport bör du göra en lista över jobb eller mål som du kommer att arbeta med/uppnå under nästa period. Du kan till exempel skriva "Hitta en leverantör för festivalen", "Bestäm festivalens design" och "Beställ en reklamaffisch".
Steg 7. Diskutera processen och ramverket som ligger till grund för slutsatsen
Beskriv hur du använde dig för att analysera ämnet, frågan eller problemet. Granska dina resultat och förklara sedan hur de användes som grund för rekommendationer. Dela diskussionen i avsnitt. Titelavsnitten enligt deras innehåll.
- Detta avsnitt innehåller också en längre diskussion om forskning och utvärdering.
- Detta bör vara det längsta avsnittet i din rapport.
- Om du skriver en lägesrapport kan du hoppa över det här avsnittet. Du kan ersätta den med ett avsnitt om flaskhalsar när du arbetar med ett projekt och hur du kan övervinna dem. Du kanske skriver,”Många invånare skickar inte tillbaka undersökningar eftersom de inte kommer med förbetalt porto. Efter detta kommer vi att inkludera förbetalt porto eller tillhandahålla ett digitalt undersökningsalternativ.”
Steg 8. Lista de referenser du använde för att förbereda rapporten
Referenser kan vara i form av tidningsartiklar, nyheter, intervjuer, undersökningar, enkäter, statistiska fynd och annan relaterad information. Citera dessa referenser i slutet av rapporten. Titel "Bibliografi".
- Om du inte blir ombedd att använda en specifik citatstil använder du APA -formatet i affärsrapporter.
- Hoppa över det här steget om du förbereder en lägesrapport.
Steg 9. Bifoga bilagor till material som undersökningar, frågeformulär eller mejl
Inte varje rapport kräver en bilaga. Du kan dock inkludera dem om du vill tillhandahålla material du citerade eller ytterligare information som kan hjälpa dem att lättare förstå ditt ämne eller dina fynd. Märk varje bilaga med en annan bokstav.
- Till exempel kan du ha "Bilaga A", "Bilaga B" och "Bilaga C".
- Om du skriver en lägesrapport behöver du inte inkludera det här avsnittet.
Steg 10. Skriv en kort slutsats som sammanfattar alla dina resultat eller framsteg
Du kanske inte behöver skriva en slutsats, men en slutsats kan belysa de ansträngningar du har gjort. Gör en slutsats på 3-4 meningar för att sammanfatta all information du har presenterat i rapporten.
Du kanske skriver,”Konstfestivalplaneringsprojektet har genomförts enligt schemat. Vi har slutfört 90% av planeringsaktiviteterna och har gått in i materialinköpsprocessen. För närvarande står projektet inte inför några hinder, men vi kommer att ta itu med eventuella problem som kan uppstå i framtiden.”
Del 3 av 3: Skriva effektiva rapporter
Steg 1. Använd en tydlig titel för att göra rapporten lätt att använda
Gör titeln tydlig och inte ordenlig. Genom att titta på titeln bör läsaren genast förstå vad din rapport handlar om.
- Titlarna du kan behöva inkluderar: Introduktion, arbete slutfört, mål för nästa period, hinder och lösningar och slutsats.
- Skapa en titel som matchar informationen i rapporten.
- För lägesrapporter kommer dina läsare sannolikt att vara handledare, team eller kunder.
Steg 2. Använd enkelt, enkelt språk för att förmedla idéer
Arbetsrapporter kräver inte komplicerade ord och blommiga meningar. Du behöver bara förmedla de viktiga punkterna till läsaren. Förmedla idéer med de enklaste möjliga orden och kom till idékärnan.
Skriv "Intäkterna ökade med 50% under fjärde kvartalet", snarare än "Intäkterna ökade med 50% och gjorde resultatet för fjärde kvartalet lysande."
Steg 3. Använd kortfattad skrift för att hålla din rapport kort
Att skriva för långt är bara slöseri med tid för dig och läsaren. Ta bort onödiga ord och kom direkt till punkten i ditt uttalande.
- Vissa arbetsrapporter är naturligtvis långa eftersom de innehåller mycket information. Sättet du skriver det bör dock förbli kortfattat.
- Det är bättre att skriva, "Försäljningen ökade under det senaste kvartalet efter att personalen gjorde telefonmarknadsföring", snarare än, "Intäkterna ökade kraftigt under det senaste kvartalet när vår begåvade och engagerade säljare marknadsförde potentiella kunder via telefon för att få dem att köpa. Mer Produkter."
Steg 4. Presentera idéer med objektivt och känslolöst språk
Skriv ner fakta och låt läsarna bygga sina egna slutsatser utifrån en objektiv synvinkel. Du kan komma med rekommendationer om hur du hanterar en viss fråga, men försök inte provocera läsarens känslor att övertyga dem. Låt läsarna bygga idéer och beslut utifrån ett objektivt perspektiv.
Istället för att skriva, "Olycklig personal saknar vanligtvis moral så att kontoret känns som en själlös maskin", kan du skriva, "Personal med relativt låg produktivitet säger att de känner sig olyckliga."
Steg 5. Använd inte informellt språk och orden”jag” eller”jag
”Du kanske kan använda ordet” jag”i en lägesrapport om du bara arbetar med projektet. Använd annars inte ordet”jag” eller mycket informella ord i jobbrapporter. Du kan dock använda ordet "du" när du riktar vissa meningar till din målgrupp.
Använd professionellt språk i rapporter
Steg 6. Läs om rapporten för att se till att det inte finns några fel
Grammatik och stavfel kommer att sänka ryktet om rapportens professionalism. Läs den igen för att se till att det inte finns några stavfel, dåliga fraser eller felaktiga ordval. Det vore bättre om du kunde läsa om rapporten två gånger.
- Om möjligt, be någon annan att läsa rapporten eftersom det ibland kan vara svårt att hitta fel med dig själv.
- Om du har tid, lämna rapporten i 24 timmar innan du läser den igen.
Tips
- När du har skrivit den första arbetsrapporten kan du använda den som en mall för efterföljande rapporter.
- Din arbetsplats kan ha en arbetsrapportmall. Fråga din handledare om du kan använda kontorsmallen.
- Om du kan göra detta använder du det befintliga jobbrapportformatet för organisationen du arbetar för. Kontrollera filer på kontoret eller be en arbetsledare eller kollega om en kopia av rapporten.
