Hanteringsplanen är en beskrivning av hur organisationen eller verksamheten kommer att fungera. Med en förvaltningsplan kan du formulera ledningsstrukturer och verksamheter. Planen säkerställer också att alla medlemmar delar samma uppfattning och att målen uppnås. Du kan enkelt utarbeta en förvaltningsplan genom några enkla steg.
Steg
Del 1 av 4: Starta en förvaltningsplan
Steg 1. Bestäm behovet av en förvaltningsplan
Förvaltningsplanen tjänar till att formulera de rutiner och policyer som är viktiga för organisationen, samt ansvar och myndigheter för alla inblandade. Utan en plan kan verksamheten vara inkonsekvent, ansvaret är oklart och organisationen är oförberedd för vissa händelser.
- Affärsplanen gör det möjligt för alla medlemmar i organisationen att tydligt veta sin position, inklusive vem de ska rapportera till, vilka som rapporterar till dem och deras ansvar.
- Rollhävdandet skapar också en känsla av ansvar eftersom det kommer att framgå vem som har fel om något händer eller inte händer.
Steg 2. Beskriv planen
Förvaltningsplanen bör innehålla ett antal nyckelelement. Rita en enkel kontur på en whiteboard- eller datordokument som visar avsnittet i hanteringsplanen så att du och ditt team kan diskutera dem. Förvaltningsplanen bör innehålla följande avsnitt:
- Beskrivning av ledningsstrukturen.
- Ett avsnitt som beskriver varje medlem och deras ansvar och myndigheter.
- Ett diagram som visar interaktioner och ansvar mellan varje nivå i organisationen.
- Avsnitt som beskriver olika aspekter av organisationen som hanteras samt förvaltningspolicyer och rutiner.
- Schema för uppdatering, förstoring och utveckling av förvaltnings- och förvaltningsplaner.
Steg 3. Beskriv din ledningsstruktur
Varje organisation eller företag har en något annorlunda ledningsstruktur. I början av planen, beskriv ledningsstrukturen i ord eller diagram. Gör det klart vem som fattar de slutliga besluten, oavsett om det är ledningen, styrelsen eller en enda person. Inkludera externa och interna beslutsfattare, liksom konsulter. Förklara vid behov hur fördelningen av beslutsfattande baseras på organisationshierarkin.
Steg 4. Lista de olika aspekterna av organisationen som ska hanteras enligt planen
Dela in alla processer och funktioner i kategorier. Kategorier kan definieras efter avdelning i ett stort företag, eller efter affärsprocess i ett litet företag. Aspekter av verksamheten som i allmänhet ingår är medarbetarhantering, finansiell kontroll, lager- eller leveranskontroll, marknadsföring eller PR, och verksamhet (såsom tillverkning eller försäljning). Dela upp alla aspekter av organisationen så att du kan definiera deras respektive roller och procedurer.
Del 2 av 4: Beskrivning av ägande och förvaltning
Steg 1. Var uppmärksam på ägartypen av organisationen
Beskriv företagets ägande i tydliga termer. Ange om organisationen är offentlig, privat eller ideell. Dessutom, om det finns flera ägare eller investerare måste du förklara fördelningen av befogenheter, skulder och aktier. Till exempel kan ägandet av organisationen delas i ett partnerskap eller bolagsaktieägaravtal.
Steg 2. Lista namnen på styrelseledamöterna
Om ditt företag har en styrelse, lista medlemmarna. Skriv en sammanfattning av deras ledarskap, erfarenhet, styrkor och svagheter. Privata företag får inte ha en styrelse. Om det inte finns någon tavla behöver du inte gå in i det här avsnittet.
Inkludera en kopia av styrelsens policyer, inklusive valvillkor, mandatperiod, ansvar, befogenheter och konfliktlösning. Denna information måste anges i affärsavtalet eller i ett annat dokument
Steg 3. Presentera viktiga ledningsmedlemmar
Skriv ner varje medlems kvalifikationer och erfarenhet. Förutom ägare och styrelseledamöter innehåller detta avsnitt investerare, chefer, chefer, nyckelpersoner och personal och entreprenörer. Beskriv medlemmarnas bakgrund, tillsammans med deras egenskaper och bidrag till företagets framgång.
Steg 4. Presentera varje individs styrkor i ledningsgruppen
Förklara hur värdefulla dessa egenskaper är för den position som varje medlem innehar. Inkludera attribut som motivationsförmåga, ekonomisk förmåga och affärsförmåga.
- Lista varje medlems tidigare positioner och arbetsuppgifter, som gäller för deras nuvarande skyldigheter. Förklara hur skyldigheten utnyttjar kapacitet och stärker ledningens ställning.
- Ange utbildningsbakgrunden för varje chef. Förklara hur deras utbildning är till nytta för företaget. Inkludera utbildning som bara är relevant för deras nuvarande position.
- Om du är den enda medarbetaren, inkludera din egen erfarenhet och styrkor.
Steg 5. Beskriv anställningsförfarandet
Förklara grunderna för att rekrytera nya medarbetare. Ange de kvalifikationer och erfarenheter som krävs för varje tjänst. Detta är särskilt viktigt om du inte har anställt en chef. Inkludera utbildningsprocessen och eventuella incitament eller belöningsprogram som implementeras. En beskrivning av fördelarna kan också inkluderas här.
Steg 6. Inkludera namnet på konsulten eller den externa rådgivaren du kommer att använda
Det finns människor du kan kontakta för marknadsföring, personlig rådgivning och ekonomisk rådgivning. Till exempel kan ditt företag behöva:
- Advokat
- Revisor
- Försäkringsförmedlare
- Konsult
Steg 7. Inkludera en sammanfattning av ledningsgruppens möjligheter
Skriv en kort beskrivning som förklarar varför ditt team är framgångsrikt. I slutet av förvaltningsplanen, ange specifikt varför ditt team kommer att avgöra företagets framgång. Förklara hur kombinationen av chefer i denna affärsmodell kommer att hjälpa företaget under de kommande åren. Detta avsnitt kombinerar de olika punkterna i planen.
Till exempel,”Vårt team av människor med olika förmågor har en kombination av 40 års erfarenhet inom detta område. Med en samordnad demokratisk struktur kan de samarbeta effektivt för att uppnå önskade resultat. Med detta team tror vi att verksamheten kommer att vara lönsam om två år.”
Steg 8. Beskriv förhållandet mellan ledning, ägare och anställda
En viktig aspekt av ledningsverksamheten är samspelet mellan ledningsnivåer och mellan ledning/ägare och anställda. Beskriv myndighet, ansvar och roll för varje nivå i aspekter av affärsverksamhet. Inkludera delade besluts- och samarbetsprocesser, samt nödvändiga möten eller kommunikationslinjer. Se till att alla är överens om hur man löser tvister och delar makt.
Del 3 av 4: Skriva policyer och procedurer
Steg 1. Tänk på behovet av en skriftlig policy
Skriftlig policy syftar till att definiera verksamheten i stora organisationer. Policys kommer att skapa konsekvens och se till att alla processer fungerar smidigt. Ett mycket litet företag eller en organisation kan dock inte behöva en policy. Faktum är att policyer ibland kan begränsa samarbete och långsamma små grupparbeten. Tänk på organisationens storlek och behov innan du utarbetar en policy.
Steg 2. Samla en grupp ledning och medarbetare
I varje övervägande av aspekter av verksamheten, samla ledningsmedlemmar och anställda som är direkt berörda eller ansvariga för processen eller området. Definiera policyer och procedurer med dem, acceptera input och förtydliga alla detaljer. Detta gör att planer kan implementeras i verklig verksamhet och ger medarbetarna en känsla av ägande.
Steg 3. Skriv ner policyer och rutiner för varje aspekt av verksamheten
Detta kommer att användas som en förklaring till ledningen och medarbetarna om hur man driver denna del av organisationen. Organisationspolitik, filosofier och regler är utformade för att uppnå mål och säkerställa att verksamheten överensstämmer med organisatoriska principer. Denna policy realiseras genom förfaranden, som är specifika metoder för att bedriva affärsverksamhet.
Till exempel en policy att endast använda och sälja miljövänliga material och produkter. Förfarandet för att stödja denna policy är att köpa varor från miljövänliga leverantörer eller kontrollera miljöpåverkan av de material eller produkter som används
Steg 4. Se till att policyn passar din kultur och filosofi
Policyer och förfaranden måste göras i linje med filosofin och målen. Kontrollera varje policypunkt för att se till att alla leder till samma slut. Om något inte stämmer eller är tveksamt, gör ändringar för att bättre passa uppdraget.
Del 4 av 4: Revidera planen
Steg 1. Läs planen noggrant igen
Förvaltningsplanen måste vara professionell. Dokumentet måste vara fritt från stavnings- och grammatiska fel. Skriv ut på rynkfritt, smetfritt vitt papper.
Steg 2. Välj ett tydligt format
Hanteringsplanens format bör vara detsamma som för alla andra affärsförslag. Du kan markera huvudavsnitt med fet rubrik. Använd ett lättläst typsnitt. Standardteckensnittet är Times New Roman, storlek 12. Du kan använda punktpunkter för att lista dina erfarenheter, förmågor och ansvar, eller presentera viktig information i korta stycken.
Steg 3. Överväg att be en företagskonsult granska planförslaget
Ju fler som läser den, desto bättre. En företagskonsult eller finansiell planerare kan ge bättre råd. Diskutera med en konsult. De kanske kan hitta luckor eller konflikter i den.
Steg 4. Skicka den till alla ägare
Alla ägare och chefer på hög nivå i företaget måste godkänna förvaltningsplanen. Se till att varje ägare har en kopia. De kan skicka dig korrigeringar och revideringar. Tänk noga på deras input. Om du inte håller med om en förändring, diskutera det med dem för att hitta en kompromiss.
När de är överens, låt alla ägare underteckna en förvaltningsplan innan du överlämnar den till investerare, banker eller finansieringsorgan
Steg 5. Gör ett åtagande att ändra planen om det behövs
Alla nyskapade förvaltningsplaner är otestade och kommer sannolikt att behöva revideras när de har implementerats. Därför bör du inkludera en bestämmelse om att planerna kan ändras och revideras när verksamheten reser. Börja med att göra ett bedömningsschema med en uppgift om när ett möte kommer att hållas för att diskutera planens effektivitet och hur framgångsrik eller misslyckad den är.
- Se till att det finns ett sätt för all ledning och anställda att lämna feedback relaterad till förvaltningsplanen.
- Skapa sedan godkännandemetoden och tillämpa ändringarna.
