Memorandum är en typ av dokument som används för intern kommunikation mellan företagets anställda. Memor är en beprövad aspekt av näringslivet som, när de skrivs korrekt, kan hjälpa till att hålla saker och ting flytande.
Steg
Del 1 av 3: Välja språk och format
Steg 1. Undvik alltför tillfälligt språk
I allmänhet bör memoens språk vara tydligt och enkelt, men professionellt. Du bör undvika den avslappnade samtalstonen i memot.
- Skriv till exempel inte”Hej alla! Tack och lov är det fredag va? Jag vill prata om en viktig affärsfråga."
- Kom istället rakt på sak, "Jag vill dela en projekt Z -lägesrapport."
Steg 2. Undvik känslomässigt språk
Du bör också försöka använda en neutral ton och undvika känslomässigt språk. Försök att ange fakta och bevis för att stödja påståenden.
- Undvik till exempel påståenden som: "Jag tror att vi alla skulle bli mycket lyckligare om vi fick klä oss avslappnat på fredagar."
- Leta istället efter studieinformation om huruvida moralen ökar när anställda får välja kläder och nämn den informationen i memot.
Steg 3. Använd signalfraser
Om du vill ange bevis eller källor, se till att du använder ett språk som låter läsaren veta vad du gör.
Prova till exempel uttrycket "Enligt våra resultat …" eller "Forskning som slutförts av EPA indikerar att …"
Steg 4. Välj lämplig modell och teckenstorlek
Memor ska vara lättlästa. Så undvik att använda små teckensnitt, standardstorleken är 11 eller 12.
Du bör också välja ett enkelt teckensnitt, till exempel Times New Roman. Det här är inte tiden att prova "roliga" teckensnitt som Comic Sans (du kan bli skrattad åt att välja det här teckensnittet)
Steg 5. Använd standardmarginaler
Den vanliga marginalen för ett affärsmemo är 1 tum eller 2,54 cm, även om vissa ordbehandlingsprogram har utarbetat memomallar med något bredare marginaler (till exempel 1,25 tum eller 3,18 cm).
Steg 6. Välj ett enda utrymme
Affärsmemon använder vanligtvis inte dubbla mellanslag. För att hålla klippboksidan liten, överväg enkelavstånd, men lägg till utrymme mellan stycken eller avsnitt.
Styckeindrag krävs vanligtvis inte
Del 2 av 3: Förberedelser för att skriva ett affärsmemo
Steg 1. Bestäm om memot behöver skickas
Om du måste dela viktiga affärsfrågor med flera personer i ditt team är det en bra idé att skicka ett memo. Memoar kan också skickas även om du bara kommunicerar med en person, till exempel, eller om du vill föra en korrespondens.
- I vissa fall är det dock mer effektivt att prata direkt med den berörda personen.
- Dessutom kan viss information vara för känslig för att kunna skickas i ett memo.
Steg 2. Bestäm syftet med att skriva memot
Innehållet och inställningarna för memona varierar beroende på syftet. De flesta typer av memon skrivs av följande skäl:
- Att föreslå en idé eller lösning. Om du till exempel vet hur du löser ett problem med övertidsplaner, kan tanken skrivas ner i ett memo och skickas till din chef.
- Att ge order. Att skicka memon är till exempel också ett effektivt sätt att delegera ansvaret för en konferens som din avdelning är värd för.
- För rapporter. Du kan också skicka anteckningar för att informera kollegor om de senaste händelserna, rapportera uppdateringar om ett projekt, tillhandahålla lägesrapporter eller rapportera undersökningsresultat.
Steg 3. Begränsa ämnet
Du kan hantera flera projekt och bli frestad att skicka anteckningar till kollegor, chefer eller kunder om hur saker går. Kom dock ihåg att affärsnoteringar endast bör fokusera på en fråga.
Memo bör vara kortfattade, tydliga och enkla för upptagen människor att läsa snabbt. Så låt inte ignoreras viktig information. Fokuserade memon hjälper dig att se till att ditt meddelande tas emot och förstås
Steg 4. Tänk på publiken
Innehållet, stilen och tonen i affärsnotot bestäms av den avsedda publiken. Så tänk noga efter vem som kommer att få meddelandet.
Ett memo till en kollega om att planera en överraskningsfest för någon på kontoret skiljer sig till exempel från ett memo till en handledare om resultaten av en undersökning du gjort i månader
Del 3 av 3: Skapa ett affärsmemo
Steg 1. Märk den
Det finns många typer av företagskorrespondens. Det vanliga sättet för memon är att uttryckligen märka dokumentet.
- Skriv till exempel "Memo" eller "Memorandum" högst upp på sidan.
- Positionen kan centreras eller vänsterjusteras. För inspiration, granska affärsnoteringar du har fått och kopiera formatet.
Steg 2. Skriv en titel
Den första delen av anteckningen bör innehålla de viktiga punkterna. Detaljerad information om varje komponent kommer att beskrivas i nästa steg.
- TILL: skriva namnen och titlarna på personerna som fick memot.
- FRÅN: skriv fullständigt namn och titel.
- DATUM: skriv det fullständiga och exakta datumet, glöm inte året.
- ÄMNE: skriv en kort och specifik beskrivning av innehållet i memot.
- Observera att ämnet vanligtvis indikeras med antingen "Re:" eller "RE:" (båda står för).
Steg 3. Välj mottagarlistan noggrant
Se till att du inkluderar alla som behöver information eller utveckling. Begränsa distributionen av memon till personer som behöver veta.
- Affärsmässigt är det inte klokt att skicka anteckningar till alla på kontoret om bara några är oroliga eller inblandade.
- Människor kommer att bli överväldigade av många memoarer och tenderar att ignorera eller bara skumma igenom irrelevanta memon.
Steg 4. Använd rätt namn och titlar och titlar för personerna på mottagarlistan
Även om du och din chef är bekanta dagligen är det bäst att hålla skriftlig korrespondens formell. Till exempel kanske du hälsar din chef bara vid namn när du träffas på kontorshallen, men för memon hälsar du honom med "Mrs. Riana" eller "Dr. Riana ".
Kom ihåg att informationen du skriver är avsedd för alla på mottagarlistan. Så skriv ner hela namnet och titeln
Steg 5. Ta reda på titeln på personen du vänder dig till i det externa memot
Om du skickar ett memo till någon utanför kontoret är det viktigt att definiera rätt hälsning. Ta dig tid att leta efter profilen i fråga, personlig information brukar beskrivas på deras företags webbplats.
- Till exempel tvivlar du på om examen är en doktorsexamen. Om ja, i allmänhet är den korrekta hälsningen Dr. X
- Vad är hans ställning? Är det biträdande direktören eller dekanen? Om så är fallet, se till att du nämner det i memot.
Steg 6. Skriv ämnet noggrant
Se till att ämnet är kort, tydligt och inte för allmänt.
- Till exempel verkar ämnet "Nytt företag" vagt, och om någon letar efter filen veckor eller dagar framåt kan de ha svårt att bestämma vilket av dina memon.
- Ett bättre ämne skulle vara något liknande det här,”Kundbasens expansionsutredningsrapport”.
Steg 7. Överväg att hoppa över hälsningen
Du är fri att välja om du vill börja meddelandet med en hälsning, till exempel "Dear. Fru Wardani”eller” Dear. Kollegor. " Kom dock ihåg att hälsningar inte förväntas i ett affärsmemo.
Memor är ett snabbt och effektivt sätt att förmedla viktig information, och publiken vet tydligt vem som tog emot och skickade memot
Steg 8. Komponera inledningen
Förklara ditt syfte med att skriva och skicka memot.
Till exempel "Jag meddelar dig härmed att …". Inledningen bör ge en sammanfattning av innehållet i noten
Steg 9. Håll introduktionen kort
Det finns ingen anledning att tillhandahålla alla detaljer och/eller bevis i det första avsnittet.
Några meningar eller ett kort stycke räcker
Steg 10. Definiera memo -kroppsinställningarna
Efter introduktionen innehåller ett affärsmemo vanligtvis två till fyra ytterligare stycken före avslutningen. Innehållet och inställningarna beror på ämnet.
Till exempel kan du organisera information i viktordning. Eller, om du beskriver en process, dela upp memoens brödtext så att den matchar stadierna i processen
Steg 11. Bestäm om du vill inkludera undertexter
Affärsnoteringar bör bestå av tydliga avsnitt. Vanligtvis är affärsmemon klart uppdelade så att mottagaren enkelt kan läsa och smälta informationen. Du kan hjälpa dem att förstå punktpunkter genom att märka undersektionerna.
Steg 12. Skriv en specifik undertext
Se till att fokus för varje underavsnitt är tydligt för mottagaren.
Till exempel, inkludera följande underavsnitt när du skriver ett memo om ett planerat kontorsflytt: "Ny plats för vårt huvudkontor", "Viktiga anvisningar för kontorsmaterial" och "Schema för slutförande av flytt av kontor"
Steg 13. Inkludera ämnesmeningen i huvudstycket
Den första meningen i varje underavsnitt eller stycke bör förmedla avsnittets huvudpunkt.
Varje stycke eller avsnitt i memot bör endast fokusera på en idé
Steg 14. Överväg att använda punktpunkter
Om du vill markera viktiga punkter kan punktpunkter eller listor vara till stor hjälp. Detta format uppmuntrar läsare att uppmärksamma viktiga punkter och hjälper dem att läsa memon snabbare och effektivare.
Steg 15. Håll memot kort
Generellt är affärsnoteringar inte längre än en till två sidor.
Denna normala sidgräns gäller generellt för dokument med ett mellanrum utan extra rader mellan sektionerna
Steg 16. Bestäm om du behöver ett sammanfattande stycke
I allmänhet kräver memon inte en sammanfattning, särskilt om de är kortare än en sida.
Men om den beskrivna informationen är komplex eller om memot är längre än normalt är det bra att ha en sammanfattning av de viktigaste punkterna
Steg 17. Ange ett avslutande avsnitt eller stycke
Även om du inte behöver ett sammanfattande memo bör du ändå avsluta det med en avslutande mening. Tänk på följande:
- Vad är memoens kärnbudskap? Vill du att mottagaren ska göra något? Måste de svara senast någon dag? Om ja, ange tydligt.
- Om ingen åtgärd krävs, inkludera en enkel avslutande mening, till exempel "Jag kommer gärna att diskutera vidare" eller "Vänligen kontakta mig vid eventuella problem eller frågor".
Steg 18. Signera om du vill
I allmänhet behöver du inte lägga till ett namn eller en signatur i slutet av memot. Kom dock ihåg att det är säkrast att följa andra exempel på memon i ditt område.
- Om den andra slutar formellt (t.ex.”Med vänliga hälsningar, Dr Sari), följ exemplet.
- Även om det inte kräver en signatur kan du behöva inkludera dina initialer i slutet av dokumentet.
Steg 19. Ange om det finns några bilagor
Om memot också innehåller bilagor, till exempel tabeller, grafer eller rapporter, se till att du nämner bilagorna i slutet av memot. Till exempel "Bifogat: Tabell 1".
- Du bör också hänvisa till bilagan i meddelandets brödtext.
- Till exempel, för att memo meddela anställda om ett förestående kontorsflytt, kan du skriva information som följande:”Vi tänker slutföra flyttprocessen i slutet av detta kvartal. Se den bifogade tabellen 1 för ett mer detaljerat schema.”
Steg 20. Läs det noggrant skrivna memot igen
Innan du skickar, läs igen och korrigera. Se till att grammatiken i meningen är korrekt, att det inte finns några stavfel eller användning av skiljetecken och att innehållet är lätt att förstå.
- Överväg att skjuta upp leveransen efter den första korrigeringen om tidpunkten inte är ett problem. Om du läser memot igen en eller två timmar senare kan du hitta fel som ursprungligen förbises.
- Om memot innehåller känslig information, kontrollera företagets policyer för att se vem som kan granska memot åt dig och ge slutgiltigt godkännande av dess innehåll.
