Många företag ber sina anställda att göra arbetsprestationsrapporter genom att utvärdera sig själva så att de kan rapportera vad de har gjort under en viss period. Om du arbetar som mötesanteckning kan du också bli ombedd att göra rapporten. Den här artikeln förklarar hur du förbereder en bra resultatrapport eftersom den spelar en viktig roll för att avgöra om din karriär är framgångsrik eller misslyckad.
Steg
Del 1 av 3: Förstå arbetsprestationsrapportformatet
Steg 1. Börja förbereda rapporten genom att skriva en kort sammanfattning av dina prestationer
Överst i rapporten presenterar du en sammanfattning av den information du lämnade in för att ge en övergripande bild av ditt arbetsprestation.
- Till exempel: Du arbetar för en ideell organisation och din chef ber dig att göra en resultatrapport. Rapportera kortfattat i ett stycke alla slutförda uppgifter, till exempel: du har organiserat aktiviteter som är fördelaktiga för ägaren av organisationen, lyckats få erkännande i branschen och byggt relationer med affärspartners.
- Inkludera inte specifika saker i sammanfattningen eftersom du bara behöver presentera viktig information för att ge en överblick över arbetsprestationer i allmänhet. Som en guide bör rapporter presenteras på 2 sidor, om inte arbetsgivaren anger ett annat format. Kontrollera först om du måste göra en rapport enligt ett visst format.
Steg 2. Ge detaljerade stödjande fakta
För att stödja varje information i sammanfattningen som presenteras i början av rapporten, skriv ner detaljerna enligt följande instruktioner:
- Använd ett listformat. Förbered rapporter för varje aktivitet separat. Inkludera aktiviteten som titel på rapporten följt av en beskrivning av aktiviteten under titeln. Till exempel: aktiviteten du gör är "Förberedelse och genomförande av evenemang".
- Under titeln gör du en lista med siffror eller bokstäver för att kortfattat och specifikt beskriva händelsen du organiserar, inklusive dess syfte och fördelar med att stödja uppnåendet av organisationens uppdrag.
Steg 3. Skapa en rapport i ett standardformat för att den ska se professionell ut
Presentera inte slumpmässiga rapporter. Förbered istället en välskrivet rapport i professionellt teckensnitt med papper i standardstorlek.
- Sätt rapportens titel mitt i papperet med fetstil så att informationen är ordentligt organiserad.
- Skriv det datum som rapporten slutfördes högst upp i rapporten. Inkludera också namn, titel och titel på personen som utarbetade rapporten.
Steg 4. Journalisera under rapporteringsperioden
Det blir lättare för dig att sammanställa rapporter om du omedelbart tar anteckningar när aktiviteter pågår.
- Förbered en anteckningsbok eller mapp för att spela in arbetsprestationer under en viss period. Detta kommer att göra det lättare för dig att förbereda rapporter om din chef ber dig om det.
- Om detta inte görs kan viktiga prestationer i början av rapporteringsperioden glömmas bort.
Del 2 av 3: Leverera kvalitetsinnehåll
Steg 1. Beskriv målet du vill uppnå och de jobbförväntningar du behöver uppfylla
Påminn läsarna att i början av rapporteringsperioden finns det ett mål du vill uppnå. Se till att du känner till målen för organisationen och det arbetsbidrag som förväntas av dig. Om du inte vet det ännu, fråga arbetsgivaren om dessa saker.
- Förklara sedan att du har uppnått ditt mål genom att tillhandahålla faktiska data. Gör en rapport som visar en jämförelse av data mellan målet och dess förverkligande.
- Till exempel: Du lyckades samla in mer medel än mål och denna prestation är en positiv sak för investerare och arbetsgivare. Resultaten av detta arbete kan dock inte betraktas som framgångar och det är svårt att avgöra hur hög din framgång är om det inte finns några jämförelsedata.
Steg 2. Inkludera visuell information i rapporten
Bifoga några tabeller eller grafer som gör det lättare för läsarna att visualisera data du presenterar.
- Tänk på att upptagen läsare vanligtvis bara skummar rapporter. Ibland kan visuella medel förmedla information mer effektivt.
- Presentera dock inte för mycket grafik. Välj 1-2 diagram som kan förklara viktig information.
Steg 3. Fokusera på “CAR”
CAR står för: Challenge (challenge), Action (action), Results (results). Du kan göra en systematisk arbetsprestationsrapport genom att diskutera dessa tre saker.
- Bestäm vilka utmaningar du står inför. Beskriv de åtgärder du vidtagit för att övervinna utmaningarna och vad resultaten blev. Till exempel: som restaurangchef skriver du i en rapport:”Utmaning: köerna blir längre under rusningstid vid middagen och klagande kunder har ökat med 10%. Åtgärd: be en servitör att börja arbeta 1 timme tidigare för att förbättra servicekvaliteten under högtider. Resultat: kunder som klagade minskade till 2 personer eller minskade med 80%”.
- Gör en rapport genom att tillhandahålla specifik information. Prestationer som inte är mätbara, till exempel: "Jag kan fungera bra i ett team" är värdelösa eftersom alla kan säga samma sak. Så du måste kunna visa sambandet mellan resultat och problem som ska hanteras och rapportera prestanda genom att tillhandahålla specifik data och information.
Steg 4. Beskriv den metod du använde
Om du behöver samla in data som grund för att skriva en rapport, beskriv kortfattat datainsamlingsmetoden du tillämpar.
- Informera läsaren om anledningarna till att välja undersökningsmetod, dess fördelar och resultat. Förklara också varför metoden anses trovärdig. Fortsätt restaurangscenariot i exemplet ovan och förklara varför du använder kundklagomål som en enkätmetod.
- Inkludera datumet eller perioden för undersökningen och vad du vill få ut av undersökningen.
Steg 5. Fokusera på att rapportera arbetsprestationer
För att hålla informationen i rapporten fokuserad på arbetsprestationer, tänk på vad du var mest stolt över under rapporteringsperioden, till exempel: att du kan lugna en orolig gäst eller utbilda en underordnad. Ge inte för detaljerad information till läsaren.
- Ett annat sätt är att använda”STAR” -metoden, som står för: Situation (problem), Uppgift (uppgift), Åtgärd (åtgärd), Resultat (resultat). Beskriv kort den situation du befann dig i, den uppgift du var tvungen att utföra, de åtgärder du vidtagit för att slutföra uppgiften och resultaten du uppnådde. Precis som "CAR" -metoden är målet att visa sambandet mellan "problem" och "utfall" och förklara hur man uppnår det.
- Fokusera på att skapa rapporter som kan visa följande: svårigheter, privilegier, prioritet, hög synlighet, deadlines, innovation, arbetsbeskrivning och vilken inverkan ditt arbete har på organisationen.
- Till exempel: ange i rapporten att den årliga omsättningen för anställda var 35% när du blev befordrad till filialchef. Efter att du har genomfört undersökningar av medarbetarnöjdhet, mentoranställda och haft veckomöten med hela personalen minskar personalomsättningen till 15%. Detta exempel visar att prestationsrapporten inte behöver använda långa meningar så länge läsaren kan förstå förhållandet korrekt.
Steg 6. Förklara fördelarna med din handling
Leverera inte bara resultaten. Du måste också förklara varför prestationen är fördelaktig för organisationen.
- Till exempel: Du har ett möte med personalen. Förklara vad uppföljning är och dess fördelar för organisationen? Fundera noga över vad du vill rapportera. Om det inte är användbart bör du rapportera annat arbete.
- Om mötet med personalen kan öka arbetsmotivationen så att medarbetarnas frånvaro förbättras och sparar företagsägare pengar. Detta är resultatet av arbete som anses vara användbart.
Steg 7. Kontrollera rapporten innan du skickar den
Mål för rapportskrivning har inte uppnåtts om du skickar in en rapport som har många fel och oprofessionellt skrivformat.
- Kontrollera grammatik, skiljetecken och stavning av ord. Spara din rapport för 1 natt och läs den sedan igen på morgonen. Gör inga sista-minuten-rapporter.
- Skriv ut rapporten på papper och kontrollera om det är något annat som behöver korrigeras. Ibland är våra ögon så trötta av att stirra på en datorskärm för länge att misstag ignoreras.
Del 3 av 3: Använda rätt ord
Steg 1. Säg negativa saker på ett positivt sätt
Om det finns ett mål som inte uppnås är det bättre att inte rapportera det. Istället för att hålla läsaren fokuserad på detta, försök att informera det på ett annat sätt.
- Beskriv otillfredsställande arbetsresultat med positiva meningar, till exempel genom att fokusera förklaringen på konkreta steg du kommer att ta för att lösa problemet, istället för att skylla på andra människor eller ursäkta.
- Skyll inte på andra människor. Fokusera på att förklara de åtgärder du har vidtagit och visa att du är en positiv person. Dela saker som du eller ditt team har gjort bra. Fokusera rapporter om arbete att vara stolta över.
Steg 2. Presentera siffror och använd statistik i rapporter
Om du kan presentera mycket specifika data blir dina arbetsprestationer mer trovärdiga. Komplettera informationen du förmedlar med något mätbart som stödjande bevis.
- Överlägsna ord som används mycket, till exempel: "bästa" eller "pålitliga" är mindre användbara. Alla kan säga "Min arbetsprestation var mycket bra i år".
- Kom ihåg den här frasen: "Bevisa det, prata inte bara!" Istället för att berätta för andra människor att du i år kunde göra ett bra jobb, visa vad du gjorde bra i detalj med data och mätvärden. Säg inte bara att du kan bygga goda relationer med kunder. Citera istället resultaten av en kundnöjdhetsundersökning, bifoga ett brev som du fått från en kund och lämna uppgifter om minskningen av antalet klagande kunder.
- Nuvarande nummer. Att säga att du kan leda flera anställda är meningslöst om läsarna inte vet hur många personer du har i personalen. Presentera uppgifterna i numerisk form så att läsarna vet hur många människor du kallar”många” och förklarar en beskrivning av det arbete du har utfört.
Steg 3. Berätta sanningen i alla fall
Överdriv inte eller ljuga. Du kommer att ha stora problem om du fastnar.
- Även om det är helt oavsiktligt kommer du att ha stora problem om du ljuger. Du kommer att känna dig osäker och din karriärväg kommer att blockeras.
- Gör en ärlig självvärdering för att rapportera dina styrkor och svagheter som de är. Försök att övervinna brister på ett positivt sätt.
Steg 4. Erkänn andras arbete
Företags- och ingenjörsrapportkurser föreslår att du inte använder ordet "jag", men det kan användas i resultatrapporter i vissa fall.
- Till exempel: om du rapporterar:”Jag har anställt 100 anställda”, glöm inte att förklara att din framgång stöds av bidrag från andra personer eller av teamet.
- Du får extra värde om du inte är arrogant. Ordna olika meningar så att de inte alltid börjar med ordet "jag".
Tips
- Använd aldrig ord som uttrycker ilska i en prestationsrapport. Du kommer att göra ett gott intryck om du alltid är positiv.
- Använd professionella ord. Använd inte informell språkstil.
