Medarbetare kommer inte om de blir inbjudna till ett möte utan ett tydligt syfte. Om du är ansvarig för att fastställa agendan för mötet, undvik detta genom att ange ämnen som ska diskuteras i mötet och hur lång tid det tar att täcka varje ämne. Genom att planera och genomföra det efter bästa förmåga kan du uppnå bättre resultat och dina mötesdeltagare känner sig inte missgynnade av förlorad tid.
Steg
Del 1 av 3: Förberedelser
Steg 1. Be kollegor om information
Mötesdeltagare kommer att känna sig mer delaktiga om de är med och sätter mötesagendan. Be dem föreslå ett ämne som de vill diskutera och lägg det sedan på dagordningen.
- Skicka ett mejl eller träffa en kollega som kommer att bjudas in några dagar före mötet.
- Gör detta steg minst 6-7 dagar i förväg så att de fortfarande har tid att bidra. Se till att mötesagendan är slutgiltig 3-4 dagar före mötesdatumet.
Steg 2. Bestäm huvudmålet eller flera mål som ska uppnås
Se till att mötet hålls med ett specifikt syfte, till exempel att fatta beslut, dela information, göra arbetsplaner eller rapportera om hur arbetet slutförts. Du behöver inte hålla ett möte om du inte har ett syfte.
Möten kan hållas för flera ändamål, till exempel för att rapportera om arbetets framsteg som grund för att fatta långsiktiga beslut
Steg 3. Fokusera på ämnen som berör många människor
Ämnen med tillräcklig diskussion med 2 personer bör inte tas med på dagordningen. Ta dig tid att hitta lösningar som kräver engagemang av många människor.
- Håll till exempel ett separat möte (utanför mötet) om du och en kollega vill diskutera ett nytt uppdrag.
- Om du håller ett möte för att diskutera ett problem som bara ett fåtal personer kan lösa, bör mötesdeltagare som inte är med och diskutera ämnet kunna fortsätta arbeta. Detta får dem att känna sig besvikna eftersom deras arbetstid är slösad. Utnyttja därför denna möjlighet så bra som möjligt eftersom det inte är lätt att hålla ett möte som involverar många människor.
Steg 4. Ordna mötesagendan genom att selektivt bestämma de ämnen du vill diskutera
Prioritera viktiga ämnen som måste diskuteras i mötet eftersom du inte kan sätta alla ämnen på dagordningen.
- Till exempel kanske du vill lista "projektfristförhandlingar", "framstegsrapportpresentationer", "nya projektplaner" och "förslag". På grund av tidsbegränsningar inkluderade du inte brainstorming på mötesagendan.
- Fundera på om du behöver hålla ett möte med flera personer för att diskutera huvudagendan som förberedelse för plenarmötet.
Steg 5. Lista först de viktigaste ämnena
När du planerar ett möte är det en bra policy att lägga de viktigaste ämnena i början av mötet. På så sätt kan alla deltagare diskutera viktiga ämnen medan deras sinnen är tydliga och fysiskt vältränade när mötet börjar.
- Schemalägg till exempel "beslutsfattande" sedan "presentation av lägesrapporter" (om inte en lägesrapport behövs för beslutsfattande).
- Dessutom har de viktigaste ämnena diskuterats om mötet behöver sluta tidigt eller om några mötesdeltagare måste lämna mötet innan mötet avslutas.
Steg 6. Uppskatta hur lång tid det tar att ta upp varje ämne
Även om du inte kan vara säker på hur lång tid det tar att täcka varje ämne, gör en uppskattning. Fundera över hur länge mötet kommer att pågå och hur många ämnen som kommer att behandlas. Avsätt mer tid till de viktigaste ämnena.
- Tilldela till exempel 30 minuter för lägesrapportering, 10 minuter för diskussion och 10 minuter för att fastställa nya tidsfrister.
- Ofta kan mötesagendor inte slutföras eftersom det inte finns någon tidstilldelning för varje ämne. Gör en tidsindelning innan mötet äger rum för att se till att alla ämnen på agendan kan diskuteras till slut.
- Tänk på antalet inbjudna mötesdeltagare när du beräknar extra tid. Om 15 personer deltar i mötet och du avsätter 15 minuter för varje ämne, betyder det att varje person får cirka 1 minuters taletid per ämne. Även om inte alla talade var den tilldelade tiden för kort.
Del 2 av 3: Förbereda mötesagendan
Steg 1. Skriv titeln på mötesagendan
Använd titeln på mötesagendan för att låta läsaren veta att han läser agendan som innehåller ämnet som ska diskuteras. När du har bestämt titeln lägger du den högst upp i det tomma dokumentet. Välj en titel som är enkel och okomplicerad.
- Exempel på mötesagendatitlar: "Juliagenda: Diskutera nya projektidéer" eller "Augusti 2018 -dagordning: förlängning av projektfrist".
- Skriv mötesagendan med ett företagsteckensnitt, till exempel Times New Roman eller Calibri.
Steg 2. Ta dig tid att hälsa och tacka deltagarna för att de deltog i mötet
Passa på att hälsa på deltagarna. För närvarande kan du eller en annan mötesordförande öppna mötet och förklara de viktigaste ämnena som ska diskuteras.
- Om många av mötesdeltagarna inte känner varandra, ta dig tid att lätta stämningen.
- Om du vill ordna en mötesagenda för ett viktigt möte, till exempel en konferens, är tiden som krävs för att öppna mötet vanligtvis längre. För vanliga kontorsmöten tar öppningssessionen vanligtvis bara några minuter.
- Ge tid att förutse förändringar av agendan när mötet börjar.
Steg 3. Inkludera en mötesagenda i form av frågor för att väcka deltagarnas nyfikenhet
De kommer att undra om du formulerar en mötesagenda med bara några ord. Frågor kan avslöja sammanhanget som ska diskuteras så att mötesdeltagarna har möjlighet att tänka på det i god tid före mötet.
- Till exempel, istället för att skriva "Diskuterar projekttider", inkluderar "Måste projektfristerna förlängas när efterfrågan ökar?"
- Ge vid behov en kort förklaring under frågan.
Steg 4. Lista den beräknade tiden bredvid varje ämne
Även om tidsberäkningar kanske inte finns på agendan, hjälper denna information kollegor att förbereda eller begära ytterligare tid om det behövs.
De hade också fortfarande tid att förkorta rapporten som skulle lämnas in enligt den tilldelade tiden
Steg 5. Förbered ett diskussionsflöde för varje ämne på agendan
Diskussionsflödet är en metod för att diskutera varje ämne. Till exempel, när man diskuterar att förlänga en projekttid kommer alla att diskutera enligt ett förutbestämt flöde. Således kommer alla mötesdeltagare att ha samma perspektiv.
Till exempel kommer mötet att diskutera att förlänga projekttiden för att möta den ökande efterfrågan. För det, förbered ett diskussionsflöde bestående av "10 minuter för att diskutera arbetsframsteg hittills; 15 minuter för att bestämma hur produktiviteten ska öka; 10 minuter för att överväga positiva och negativa aspekter; 5 minuter för att avgöra om tidsfristen förlängs eller inte"
Steg 6. Bestäm vem som ska leda diskussionen om varje ämne
Lägg hans namn bredvid ämnet så att han kan förbereda sig. Bekräfta denna uppgift med personen i fråga några dagar före mötet och sätt den på dagordningen.
Om du kommer att leda mötet från början till slut, ange detta under rubriken för mötesagendan
Steg 7. Avsätt tid om det finns gästtalare i mötet
Om mötet kommer att ha flera gästföreläsare som diskuterar ett viktigt ämne, måste du tilldela dem en del av mötestiden. Sätt ett schema i agendan så att varje gäst har möjlighet att tala även om han vill diskutera flera ämnen. Således kan de förbereda materialet som ska levereras så bra som möjligt.
Några dagar före mötet, ring gästtalaren för att fråga om hur lång tid det tar att diskutera ämnet du vill ta upp. Detta hjälper dig att organisera ditt schema så att de inte krockar med varandra
Steg 8. Ta dig tid att diskutera andra frågor
Schemalägg denna session i slutet av mötet. Utnyttja denna session för att fråga alla deltagare om det är något annat de skulle vilja diskutera innan mötet avslutas. Dessutom kan de fortfarande förmedla saker som har missats eller inte diskuterats.
- Genom att ta med denna session på agendan vet inbjuden att han kan bidra även om det han vill förmedla inte ingår i mötesagendan.
- Ge tid för frågor och svar under denna session.
Del 3 av 3: Slutföra mötesagendan
Steg 1. Ange detaljer om mötet
Skriv tid, datum och plats för mötet på agendan tillsammans med namnen på de deltagare som kan delta i mötet. På så sätt vet de redan vem de kommer att träffa på mötet när de får inbjudan.
- Det är en bra idé att inkludera namnen på de deltagare som vanligtvis deltar i mötet, men som inte kan delta denna gång. Informera tydligt att namnet inte kan närvara vid mötet.
- Bifoga en platskarta för personer som inte vet var mötet hålls.
Steg 2. Berätta de saker som måste förberedas före mötet
Informera medarbetare som är inbjudna om det finns saker de behöver förbereda i förväg, till exempel att läsa rapporter, samla information för att avgöra lösningar eller identifiera problem.
Inkludera denna information längst ned på mötesagendan med fetstil eller färgade bokstäver för att göra den tydlig och lättläst för alla mötesdeltagare
Steg 3. Kontrollera mötesagendan noggrant innan du distribuerar den så att det inte uppstår några fel
Mötets dagordning är viktig för de inbjudna. Innan du distribuerar, kontrollera mötets agenda för att se till att informationen har skrivits fullständigt och korrekt och att det inte finns några stavfel. Förutom att visa en hög arbetsmoral, återspeglar detta sätt att du är uppmärksam på detaljer och värdesätter dem.
Steg 4. Fördela agendan 3-4 dagar före mötet
Kollegor som får inbjudan har fortfarande tid att förbereda sig om de har läst mötesagendan några dagar innan, men skicka inte den för tidigt eftersom det finns en möjlighet att den ignoreras.
Om du vill hålla ett viktigt möte under en konferens, förbered agendan flera månader i förväg
Tips
- Använd mötesagendans format som finns i Word -programmet. Många program för att skapa dokument, till exempel Microsoft Office, Pages för Mac, etc. som tillhandahåller personliga och professionella dokumentformat, till exempel för att snabbt och enkelt ordna mötesagendor.
- Om det finns ett standard mötesagendformat i ditt företag, använd det formatet.
- Se till att mötet går enligt ett förutbestämt schema, men var flexibel. Du måste hålla reda på mötet genom att kontrollera klockan ofta. Om diskussionen om den första agendan har slutförts, direkt deltagarna att fortsätta mötet genom att diskutera nästa dagordning. Du kan artigt säga, "Vi kommer att ta upp nästa ämne så att mötet slutar enligt schemat."
