Microsoft Access är ett databasbyggande program som gör att alla kan skapa och hantera databaser. Detta program är lämpligt för små projekt till stora företag och fungerar mycket visuellt. Detta gör den utmärkt för datainmatning, eftersom du inte behöver arbeta med tabeller eller kalkylblad. Kolla in de första stegen nedan för att komma igång med att få ut det mesta av Microsoft Access.
Steg
Del 1 av 6: Skapa en ny databas
Steg 1. Klicka på fliken Arkiv och välj "Ny"
En databas är en plats där dina data lagras i olika former. Du kan välja att skapa en tom databas eller välja från en befintlig mall.
- En tom databas är standard Access -databas och rekommenderas för lokalt bruk. Skapa en lokal databas kommer att innehålla en tabell.
- Webbdatabaser är utformade för att vara kompatibla med Access -webbenheter. Skapa en webbdatabas kommer att innehålla en tabell.
- Mallar är databaser som har utformats för olika användningsområden. Välj en mall om du inte vill lägga tid på att designa databasen.
Steg 2. Namnge databasen
När du har valt databastypen, ge den ett namn som återspeglar dess innehåll. Detta är särskilt användbart om du kommer att arbeta med många olika databaser. Ange namnet på din databas i rutan "Filnamn". Välj "Skapa" för att skapa en ny databasfil.
Del 2 av 6: Lägga till data i databasen
Steg 1. Bestäm den bästa strukturen för dina data
Om du skapar en tom databas måste du tänka på hur du organiserar dina data och lägger till korrekta datastrukturer. Det finns olika sätt att formatera och interagera med dina data i Access:
- Tabeller - Tabeller är det primära sättet att lagra data i din databas. Tabeller kan jämföras med kalkylblad i Excel: data är organiserade i kolumner och tabeller. Därför är import av data från Excel och andra nummerbehandlingsprogram en enkel process.
- Formulär - Formulär är ett sätt att lägga till data till din databas. Även om du kan lägga till data till databasen direkt i tabeller, kommer användning av formulär att påskynda visuell inmatning av data.
- Rapporter - Rapporter är användbara för att sammanfatta och visa data från din databas. Rapporter används för att analysera data och svara på specifika frågor, till exempel hur mycket vinst som gjorts eller var de flesta kunderna är. Rapporterna är utformade för att skrivas ut.
- Fråga - Fråga är det sätt du tar emot och sorterar data. Du kan använda den för att visa specifika poster från olika tabeller. Du kan också använda frågor för att lägga till och uppdatera data.
Steg 2. Skapa din första tabell
Om du startar en tom databas börjar du med en tom tabell. Du kan börja mata in data i denna tabell, antingen manuellt eller genom att kopiera den från en annan källa.
- Varje data måste lagras i sin egen kolumn (fält), medan data måste placeras i sin egen rad. Till exempel lagras varje kunds data i rad, medan de tillgängliga fälten är olika information om den konsumenten (förnamn, efternamn, e -postadress etc.)
- Du kan namnge kolumnetiketterna för att göra det lättare för dig att veta namnet på varje fält. Dubbelklicka på kolumnrubriken för att byta namn på den.
Steg 3. Importera data från andra källor
Om du vill importera från en fil eller plats som stöds kan du ställa in Access för att acceptera informationen och lägga till den i din databas. Detta är användbart för att ta emot data från webbservrar eller andra delade källor.
- Klicka på fliken Externa data
- Välj den filtyp du vill importera. I avsnittet "Importera och länka" ser du flera alternativ för datatyper. Du kan klicka på Mer för att se fler alternativ. ODBC står för Open Database Connectivity och innehåller databaser som SQL.
- Bläddra bland dataplatser. Om data finns på servern måste du ange serveradressen.
- I nästa fönster väljer du "Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen". Välj "OK". Följ stegen för att importera dina data.
Steg 4. Lägg till ytterligare en tabell
Du kommer att vilja lagra olika poster i olika databaser. Detta gör att din databas fungerar smidigt. Du kan till exempel ha en kundinformationstabell och en annan tabell för beställningsinformation. Du kan sedan länka tabellen med kundinformation till tabellen med orderinformation.
Klicka på "Tabell" -knappen i avsnittet "Skapa" på fliken Hem. En ny tabell visas i din databas. Du kan ange information på samma sätt som den första tabellen
Del 3 av 6: Hantera relationer mellan tabeller
Steg 1. Förstå hur lås fungerar
Varje tabell kommer att ha en unik primärnyckel för varje post. Initialt skapar Access en ID -kolumn vars antal ökar för varje post. Denna kolumn fungerar som "primärnyckeln". Tabeller kan också ha "främmande nyckelfält", som är länkade fält från andra tabeller i databasen. De länkade fälten kommer att ha samma data.
- I tabellen Beställningar kan du till exempel ha ett kund -ID -fält för att registrera vad kunden beställde. Du kan skapa en relation för det fältet med ID -fältet i tabellen Kunder.
- Att använda relationer mellan tabeller hjälper till med konsekvens, effektivitet och enkel åtkomst till dina data.
Steg 2. Klicka på fliken Databasverktyg och klicka sedan på knappen Relationer i avsnittet Relationer
Detta öppnar ett nytt fönster med en förhandsvisning av alla tabeller i databasen. Varje fält visas under namnet på varje tabell.
Du måste skapa ett fält för "främmande nyckel" innan du skapar en relation. Om du till exempel vill använda kund -ID i tabellen Beställningar skapar du ett fält med namnet Kund i tabellen och lämnar fältet tomt. Se till att formatet är detsamma som fältet du länkar till (t.ex. siffror)
Steg 3. Dra fältet du vill använda som främmande nyckel till fältet du skapade för den utländska nyckeln
Klicka på Skapa i fönstret som visas för att ställa in förhållandet mellan fälten. En rad visas mellan de två tabellerna som förbinder de två fälten.
Markera kryssrutan "Tillämpa referensintegritet" när du skapar en relation. Det betyder att om data ändras i ett fält, kommer data i andra fält också att ändras. Detta kommer att göra dina uppgifter mer exakta
Del 4 av 6: Skapa en fråga
Steg 1. Förstå frågornas roll
Frågor är åtgärder som gör att du snabbt kan se, lägga till och redigera data i en databas. Det finns många typer av frågor, allt från enkla sökningar till att skapa nya tabeller baserade på befintlig data. Frågor är viktiga vid rapportgenereringen.
Frågor är indelade i två huvudtyper: Välj och Åtgärd. Den första frågan hämtar data från tabellen och kan beräkna den, medan den andra kan lägga till, redigera och ta bort data från tabellen
Steg 2. Använd Frågeguiden för att skapa en grundläggande Select -fråga
Om du vill använda en grundläggande Select -fråga använder du guiden Frågor för att vägleda dig genom stegen. Du kan komma åt Frågeguiden från fliken Skapa. Detta gör att du kan visa specifika fält från en tabell.
Skapa en utvald fråga med kriterier
Steg 1. Öppna Frågedesign
Du kan använda kriterier för att minimera din Select -fråga och bara visa den information du behöver. För att komma igång, klicka på fliken Skapa och välj Frågedesign.
Steg 2. Välj ditt bord
Rutan Visa tabell öppnas. Dubbelklicka på tabellen du vill använda och klicka på Stäng.
Steg 3. Lägg till fälten som data ska extraheras till
Dubbelklicka på varje fält i tabellen som du vill lägga till i frågan. Fältet läggs till i designlistan.
Steg 4. Lägg till kriterier
Du kan använda olika typer av kriterier, till exempel text eller funktioner. Om du till exempel vill visa ett pris högre än $ 50 från fältet Pris anger du
=50
på kriterierna. Om du bara vill visa kunder från Storbritannien, skriv in
Storbritannien
i rutan Kriterier.
Du kan använda flera kriterier i varje fråga
Steg 5. Klicka på "Kör" för att se resultatet
Den här knappen finns på fliken Design. Resultaten av din fråga visas i fönstret. Tryck på Ctrl+S för att spara frågan..
Skapa en valfråga med parametrar
Steg 1. Öppna Frågedesign
Fråga med parametrar låter dig ställa in vilken data du vill ta emot varje gång du kör en fråga. Om du till exempel har en databas med kunder från olika städer kan du använda en fråga med parametrar för att fråga vilken stad du vill visa data för.
Steg 2. Skapa en Select -fråga och definiera tabellen
Lägg till fälten som du vill hämta data för i frågan genom att dubbelklicka på tabellförhandsgranskningen.
Steg 3. Lägg till parametrar i avsnittet Kriterier
Parametrar är markerade med "" tecken runt dem. Texten inom parentes visas på frågan som visas när frågan körs. Till exempel, om du vill begära stadsinmatning, klickar du på cellen Kriterier för fältet Stad och anger
[Vilken stad?]
Kan du avsluta parametrar med? eller:, men inte med! eller
Steg 4. Skapa en fråga med många parametrar
Du kan använda flera parametrar för att skapa anpassat avstånd i dina sökresultat. Till exempel, om ditt föredragna fält är Datum, kan du få resultat mellan specifika datum genom att skriva kod> Mellan [Startdatum:] Och [Slutdatum:]. Du får två uppmaningar när du kör frågan.
Skapa en tabellskapningsfråga
Steg 1. Klicka på fliken Skapa och välj Frågedesign
Du kan använda en fråga för att hämta specifik data från en befintlig tabell och skapa en ny tabell med den informationen. Detta är mycket användbart om du vill dela upp en specifik del av din databas eller skapa ett formulär för en specifik del av databasen. Du kommer att skapa en vanlig Select -fråga först.
Steg 2. Välj tabellen som du vill hämta data från
Dubbelklicka på tabellerna. Du kan välja flera tabeller samtidigt om det behövs.
Steg 3. Välj det fält du vill hämta data från
Dubbelklicka på varje fält du vill lägga till från tabellförhandsgranskningen. Detta fält läggs till i din frågelista.
Steg 4. Ange kriterier
Om du vill ange viss data i ett fält använder du avsnittet Kriterier för att ställa in den. Se avsnittet "Skapa en utvald fråga med kriterier" för mer information.
Steg 5. Testa din fråga för att se till att resultaten matchar dina behov
Innan du skapar din tabell, kör en fråga för att se till att den hämtar rätt data. Justera kriterierna och fälten tills du får rätt data.
Steg 6. Spara frågan genom att trycka på Ctrl+S
Frågan visas i navigeringsramen till vänster på skärmen. Klicka på frågan för att välja den igen och klicka på fliken Design.
Steg 7. Klicka på "Gör tabell" i avsnittet "Frågetyp"
Ett fönster dyker upp med ett nytt tabellnamn. Ange ett tabellnamn och klicka på OK.
Steg 8. Klicka på Kör
Din nya tabell skapas baserat på frågan du har byggt. Tabellen visas i navigeringsramen till vänster på skärmen.
Skapa tilläggsfråga
Steg 1. Öppna frågan som skapades tidigare
Du kan använda en tilläggsfråga för att lägga till data i en befintlig tabell från en annan tabell. Detta är användbart om du behöver lägga till data till en tabell som du har skapat genom en tabellskapningsfråga.
Steg 2. Klicka på knappen Lägg till på fliken Design
Detta öppnar fönstret Lägg till. Välj tabellen du vill lägga till data till.
Steg 3. Ändra dina frågekriterier efter önskemål
Om du till exempel skapar en tabell med kriterierna "2010" i fältet "År" ändrar du den till det år du vill lägga till, till exempel "2011".
Steg 4. Ange var du vill lägga till data
Se till att du anger rätt fält för varje kolumn du lägger till data till. Till exempel, med hjälp av ovanstående ändringar, bör data läggas till i rutan År i raden "Lägg till".
Steg 5. Kör frågan
Klicka på "Kör" på fliken Design. Frågan körs och data läggs till i tabellen. Du kan sedan lägga till en tabell för att kontrollera om data har matats in korrekt.
Del 5 av 6: Skapa och använda formulär
Steg 1. Välj tabellen du vill skapa formuläret för
Med formulär kan du se data i varje fält och flytta mellan poster och skapa nya poster snabbt och enkelt. Formulär är mycket viktiga om du anger data under en längre tid, eftersom många människor har lättare att använda än tabeller.
Steg 2. Klicka på formulärknappen på fliken Skapa
Detta skapar automatiskt ett formulär baserat på fälten i tabellen. Access skapar fält av tillräcklig storlek, men du kan ändra storlek på och flytta element på formuläret när du vill.
- Om du inte vill att vissa fält ska visas i formuläret kan du högerklicka och välja Ta bort.
- Om din tabell har en relation visas en rad data under varje post som visar länkad data. Detta gör att du lättare kan redigera länkade data. Till exempel kan varje säljare i din databas ha kunddata kopplade till sin post.
Steg 3. Bläddra till ditt formulär
Riktningsknapparna längst ner är användbara för att flytta mellan poster. Rutorna på formuläret kommer att fyllas med dina data när du flyttar mellan poster. Du kan använda knapparna i hörnet för att gå till den första eller sista posten.
Steg 4. Klicka på knappen Datablad för att använda tabellen
Denna knapp är uppe till vänster och låter dig börja ändra ditt datainnehåll med formuläret.
Steg 5. Ändra de poster du har gjort
Du kan redigera texten i hela rutan för varje post för att ändra befintliga data i tabellen. Ändringar som görs kommer att visas omedelbart på bordet och länkade data.
Steg 6. Lägg till en ny post
Klicka på knappen "Lägg till post" nära navigeringsknapparna för att skapa en ny post i slutet av raden. Du kan använda rutor för att ange data i tomma rutor i tabellen. Detta är ett enkelt sätt att lägga till information, istället för att använda en tabellvy.
Steg 7. Spara formuläret när du är klar
Se till att du sparar formuläret genom att trycka på Ctrl + S så att du kommer åt det senare. Formuläret visas i navigeringsramen till vänster på skärmen.
Del 6 av 6: Skapa en rapport
Steg 1. Välj en tabell eller fråga
Med rapporter kan du visa en sammanfattning av dina data. Rapporter används ofta för löne- och leveransrapporter och kan anpassas för alla användningsområden. Rapporter hämtar data från tabeller eller frågor som du har skapat.
Steg 2. Klicka på fliken Skapa
Välj den rapporttyp du vill skapa. Det finns flera sätt att göra rapporter som du kan göra. Access kan generera rapporter åt dig automatiskt, och du kan också skapa anpassade rapporter.
- Rapport - Detta genererar en automatisk rapport med all data från din källa. Det finns ingen gruppering av data här, men för små databaser kan den här typen av rapporter vara lämpliga för dina behov.
- Tom rapport - Detta skapar en tom rapport som du kan fylla i data efter behag. Du kan välja bland de tillgängliga fälten för att skapa en anpassad rapport.
- Rapportguide - Guiden för rapportskapande guidar dig genom processen för att skapa rapporter, så att du kan välja och gruppera data och formatera data.
Steg 3. Välj datakälla för din tomma rapport
Om du väljer att generera en tom rapport måste du välja datakällan. Klicka först på fliken Ordna och välj Egenskapsark. Eller du kan också trycka på Alt+Enter.
Klicka på nedåtpilen bredvid Spela in källa. En lista över dina tabeller och frågor visas. Välj en tabell eller fråga så väljs dina alternativ för rapporten
Steg 4. Lägg till fält i din rapport
När du har källorna kan du lägga till fält i din rapport. Klicka på fliken "Format" och klicka på "Lägg till befintligt fält". En lista med fält visas till höger.
- Klicka och dra de fält du vill lägga till i designramen. Posten visas i din rapport. När du lägger till ytterligare fält ställs de in automatiskt med de befintliga fälten.
- Du kan ändra storleken på ett fält genom att klicka på dess hörn och dra det med musen.
- Ta bort ett fält från rapporten genom att klicka på dess rubrik och trycka på Ta bort.
Steg 5. Gruppera dina rapporter
Genom gruppering kan du snabbt bearbeta information från rapporter, eftersom relaterad data redan är organiserad. Till exempel kanske du vill gruppera försäljning efter region eller säljare. Gruppering låter dig göra just det.
- Klicka på fliken Design och klicka på "Gruppera och sortera".
- Högerklicka var som helst i fältet du vill gruppera. Välj "Grupp på" på menyn.
- Ett huvud skapas för gruppen. Du kan anpassa rubrikrubriker till etikettgrupper.
Steg 6. Spara och dela rapporten
När din rapport är klar kan du spara och dela eller skriva ut den som alla andra dokument. Använd rapporter för att dela resultatrapporter med investerare, kontaktinformation om arbetstagare och mer.
Tips
Microsoft Access öppnas i "Backstage View" -läge, som ger menyalternativ som låter dig öppna en databas, skapa en ny databas eller komma åt kommandon för att redigera din databas
Varning
Vissa funktioner i Access är inte alltid tillgängliga, beroende på vilken typ av databas du skapar. Du kan till exempel inte dela en skrivbordsdatabas på webben och vissa skrivbordsfunktioner, t.ex. antal frågor, är inte tillgängliga i webbdatabasen
== Källa ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
