Access är ett databashanteringsgränssnitt som tillåter användare att importera en eller flera delar av en Excel -databas till systemet så att de kan hitta matchningar mellan eller inom sina fält (fält). Eftersom en enda Access -fil kan innehålla flera Excel -kalkylblad är detta program också bra för att samla eller analysera stora mängder Excel -kalkylbladinformation i Access. Du behöver bara göra några viktiga steg.
Steg
Del 1 av 3: Förberedelser för att importera Excel till Access
Steg 1. Öppna båda programmen till datorn
Du måste köpa och ladda ner en Microsoft Office -plan som innehåller Excel och Access. Du kan bara göra detta via Microsofts webbplats.
- När programmet har laddats ner klickar du på "Start" i Windows och väljer "Alla program".
- Klicka på "Microsoft Office" och välj "Access" (eller "Excel") från rullgardinsmenyn. Kanske Excel -kalkylbladet e -postades eller laddades ner från en webbplats. Filen öppnar ett Office -program på din dator.
Steg 2. Rensa Excel -kalkylbladet innan du importerar det till Access
För att underlätta för dig rekommenderar vi att du gör några enkla steg innan du importerar Excel -filen till Access. Nyckeln är att data mellan de kalkylblad som ska importeras måste vara konsekventa.
- Det är en bra idé att se till att den första raden i Excel -kalkylbladet innehåller kolumnrubrikerna (eller cellnamnen) och kan förstås tydligt och enkelt. Till exempel, för en kolumn som innehåller människors efternamn, rekommenderar vi att du anger kolumnrubriken "Efternamn". Ge tydliga och exakta rubriker för att göra det lättare att matcha kolumnrubrikerna i ett Excel -ark till ett annat.
- Med Access kan du länka två eller flera fält mellan flera kalkylblad. Säg att du har ett Excel -kalkylblad som innehåller löneinformation. Detta kalkylblad innehåller personens för- och efternamn, adress och lönesumma. Säg att du vill matcha ett blad i Access till ett andra Excel -blad som innehåller information om en kampanj för ekonomiskt bidrag. Detta andra blad innehåller personens namn, adress och donation. Med Access kan du matcha en kolumnrubrik till en annan. Till exempel kan du länka namntitlar för att se personer med samma namn som visas i båda databaserna.
- Skanna Excel -arket för att se till att varje typ av data hanteras på samma sätt och städa upp det innan du importerar det till Access. Detta är vad som kallas en "relationell" i Access. Till exempel, om ditt lönearkblad innehåller första, sista och mellersta initialnamn i en kolumn, men det andra kalkylarket bara innehåller förnamn i separata kolumner, kommer Access inte att visa matchningar. Kolumn-/fältrubriker måste matcha exakt.
Steg 3. Dela informationen i kolumner i Excel
För att undvika detta problem måste informationen delas upp i kolumner i Excel så att det inte resulterar i "ingen matchning" i Access.
- Till exempel kan du dela förnamn, mellaninitial och efternamn så att de har sin egen kolumn. Om det andra kalkylbladet har strukturerats på samma sätt, när du länkar, säg, efternamn med efternamn i Access, visas matchresultat för samma namn.
- Om du vill dela en kolumn i Excel markerar du den kolumn som innehåller informationen du vill dela. Klicka på "data" -datan i verktygsfältet i Excel -programmet. Klicka på "text till kolumner". Vanligtvis väljer du alternativet "avgränsat". Klicka på nästa (nästa).
Steg 4. Fortsätt använda guiden för att dela de konvergerande kolumnerna
Nu är du redo att utföra processen att dela informationen som är sammanfogad i en kolumn i flera kolumner.
- Välj hur du "avgränsar" data i kolumnen. Det vill säga att varje del av informationen i en kolumn separeras av något. Vanligtvis är denna separator ett mellanslag, komma eller semikolon. Ofta är denna information helt enkelt mellanrum. Till exempel i följande exempel, säg namnet "Budi A. Dodo" visas i en kolumn. Förnamn (Budi) och initialerna A. separeras med mellanslag. Dodos efternamn och initialer A. är också mellanrum. Så välj ett mellanslag i den avgränsade guiden.
- Klicka på nästa och avsluta (klar). Programmet kommer att dela upp Budi, A. och Dodo i tre kolumner. Du kan sedan ge dessa nya kolumner nya titlar för att ange vilken typ av information de innehåller (Efternamn, Förnamn, etc.) Det är bäst att först skapa några tomma kolumner till höger om delade data så att data skjuts till en ny tom kolumn (istället för -i stället för att skriva över kolumner som redan innehåller information).
Del 2 av 3: Importera Excel till Access
Steg 1. Öppna Access -programmet på din dator
Gå till datorprogrammenyn. gå till Start -menyn, välj Microsoft Office och klicka på Microsoft Access. Du måste öppna en ny tom Access -databas för att kunna importera Excel.
- Välj "tom skrivbordsdatabas" för att skapa en ny databas i Access -programmet.
- Ge det ett nytt namn om du vill. Klicka på "skapa" (skapa).
Steg 2. Importera Excel -kalkylbladet i Access
Nästa steg är att dra Excel -kalkylbladet (ett eller flera) till Access -databasen.
- Klicka på "Externa data" i verktygsfältet en gång i Access -databashanteraren. Välj "Excel". I vissa versioner av Access kan du hitta den här funktionen genom att klicka på "fil" i verktygsfältet och "Hämta externa data".
- När "filnamn" visas klickar du på "bläddra" för att hitta Excel -arket på din dator.
- Håll rutan som säger "importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen" avmarkerad. Denna inställning är förinställd som standard.
- Klicka på det när du hittar kalkylbladet som du vill importera till din dator. Klicka på "OK". Detta steg tar dig till guiden för att importera Excel till Access.
Del 3 av 3: Använd guiden för att slutföra importprocessen
Steg 1. Gå igenom stegen i guiden som visas i Access
För att slutföra kalkylarkets importprocess, slutför stegen i guiden.
- Välj kalkylbladet i Excel -kalkylbladet som du vill importera. Men ibland skapar människor flera sidor i ett Excel -kalkylblad, som kan ses genom att klicka på etiketterna längst ner i kalkylarket. Om så är fallet måste du berätta åtkomstguiden det valda kalkylbladet. Klicka på nästa.
- Nästa sida har en ruta som frågar om den första raden i Excel -arket har kolumnrubriker. Det betyder att raderna i kalkylarket som representerar data i varje kolumn (t.ex. efternamn, adress, lön, etc.) bör rengöras först för att se till att den första raden är kolumnrubriken. Kontrollera sedan”ja att den första raden innehåller kolumnrubriker” (ja, den första raden innehåller kolumnrubriker). Detta är det enklaste sättet. Klicka på nästa.
- Om din första rad inte innehåller några kolumnrubriker kommer nästa sida att fråga om du vill namnge det som kallas "fält" i Access (det här är kolumnrubriker). Om du inte fyllde vart och ett av dessa fält med tydliga och lätt att komma ihåg namn innan du importerade (rekommenderas) gör du det här.
Steg 2. Slutför importprocessen
Det finns några steg kvar i importprocessen. Nästa sida i guiden frågar om du vill identifiera huvudnyckeln.
- Detta steg är inte obligatoriskt, men kan göras. Huvudnyckeln innebär att datorprogrammet kommer att tilldela ett unikt nummer till varje informationsrad. Detta steg kan vara till hjälp senare när du sorterar data. Klicka på nästa.
- Slutskärmen i guiden har ett mellanslag som innehåller det ursprungliga namnet. Du kan byta namn på det importerade Excel -arket (filen blir en "tabell" i Access på vänster sida av sidan när importen är klar).
- Klicka på "import" och sedan på "stäng". Du kommer att se en tabell på vänster sida av skärmen. Arket importeras nu till Access.
- Om du vill länka mer än en datamängd, upprepa denna process med ett eller flera andra kalkylblad. Nu är du redo att matcha data på arket i Access.
Varning
- Om Excel -filen är från en annan version av Office än Access kan importprocessen vara lite svår.
- Återigen betonar vi att du måste städa upp kalkylarket innan du importerar det. En av anledningarna är att analysera förekomsten av problem i data.
- Spara alltid en kopia av det ursprungliga kalkylarket så att denna process inte behöver upprepas om du gör ett misstag.
- Du kan inte importera mer än 255 celler/rutor till Access.
