När du använder ett Microsoft Excel -kalkylblad med mycket data är det möjligt att du hittar samma poster. Funktionen "Villkorlig formatering" i Microsoft Excel kan visa dig var duplikatposterna finns, medan funktionen "Ta bort dubbletter" tar bort dubblettposterna. Genom att visa och ta bort dubbletter säkerställs noggrannheten i dina data och presentationer.
Steg
Metod 1 av 2: Använda villkorlig formatering
Steg 1. Öppna filen
Det första du bör göra är att välja all data som du vill hitta dubbletter av.
Steg 2. Klicka på cellen i det övre vänstra hörnet av datagruppen
Detta startar dataväljningsprocessen.
Steg 3. Håll ned Shift -tangenten och klicka sedan på den sista cellen i nedre högra hörnet av datagruppen
Detta kommer att välja all data du angav.
Du kan göra detta i en annan ordning (t.ex. klicka först i det nedre högra hörnet och markera sedan nästa data därifrån)
Steg 4. Leta efter avsnittet "Stilar" i verktygsfältet
Detta område har verktyg för att formatera dokument, inklusive funktionen "Villkorlig formatering".
Steg 5. Klicka på "Villkorlig formatering"
Detta visar en rullgardinsmeny.
Steg 6. Välj "Markera celleregler" och klicka sedan på "Dubbla värden"
Se till att dina data fortfarande är markerade när du gör det. Detta öppnar programfönstret med inställningsalternativen i en annan rullgardinsmeny.
Steg 7. Välj "Dubbla värden" från rullgardinsmenyn
Om du vill visa alla värden som saknar dubbletter väljer du "Unikt"
Steg 8. Välj önskad markeringsfärg
Markeringsfärgen visar dubbletterna. Den ursprungliga färgen är rosa med mörk röd bokstäver.
Steg 9. Klicka på "OK" för att se resultatet
Steg 10. Markera en duplikatruta och tryck sedan på knappen Radera för att radera den
Kanske vill du inte ta bort dessa dubblettvärden om varje data representerar något (till exempel en undersökning).
Efter att ha tagit bort en kopia tappar duplikatparet sin strålkastare
Steg 11. Klicka på "Villkorlig formatering" igen
Oavsett om du har tagit bort dubbletterna eller inte, måste du bli av med formateringshöjdpunkterna innan du stänger dokumentet.
Steg 12. Välj "Rensa regler", klicka sedan på "Rensa regler från hela bladet" för att bli av med formateringen
Detta kommer att ta bort markeringen på alla dubbletter som du inte har tagit bort.
Om det finns flera delar av kalkylarket som är formaterade kan du välja specifika områden och klicka på "Rensa regler från utvalda celler" för att ta bort höjdpunkterna
Steg 13. Spara dokumentändringarna
Om du är nöjd med ändringarna har du lyckats hitta och ta bort dubbletter i Excel!
Metod 2 av 2: Använda funktionen Ta bort dubbletter i Excel
Steg 1. Öppna filen
Det första du bör göra är att välja all data som du vill hitta dubbletter av.
Steg 2. Klicka på cellen i det övre vänstra hörnet av datagruppen
Detta startar dataväljningsprocessen.
Steg 3. Håll ned Shift -tangenten och klicka sedan på den sista cellen i nedre högra hörnet av datagruppen
Detta kommer att välja all data du angav.
Du kan göra detta i en annan ordning (t.ex. klicka först på det nedre högra hörnet och markera sedan nästa data därifrån)
Steg 4. Klicka på fliken "Data" högst upp på skärmen
Steg 5. Leta reda på avsnittet "Dataverktyg" i verktygsfältet
Det här avsnittet har verktyg för att ändra vald data, inklusive en "Ta bort dubbletter" -funktion.
Steg 6. Klicka på "Ta bort dubbletter"
Detta öppnar fönstret för programinställningar.
Steg 7. Klicka på "Markera alla" för att se till att alla kolumner är markerade
Steg 8. Markera den kolumn som du vill kontrollera med det här verktyget
Den första installationen har alla kolumner valda.
Steg 9. Klicka på alternativet "Min data har rubriker" om du använder rubriker
Detta kommer att berätta för programmet att den första posten i varje kolumn är en rubrik, så dessa poster kommer att hoppas över från raderingsprocessen.
Steg 10. Klicka "OK" när du är nöjd med ditt val
Detta tar automatiskt bort alla dubbletter som du har angett.
Om programmet berättar att dubbletter inte hittades, särskilt om du vet att det finns det, kontrollera fälten i "Ta bort dubbletter" -fönstret. Genom att kontrollera kolumnerna en efter en löses alla fel i det här avsnittet
Steg 11. Spara dokumentändringarna
Om du är nöjd med ändringarna har du tagit bort dubbletterna i Excel!
Tips
- Du kan också hitta dubbletter genom att installera ytterligare verktyg från tredje part. Några av dessa verktyg förbättrar Excel -funktionen "Villkorlig formatering" så att du kan använda olika färger för att identifiera dubbletter.
- Att ta bort dubbletter är lämpligt för att kontrollera gästlistor, adresser eller andra liknande dokument.
