Det finns många händelser i livet som kräver att du ber om en förlängning av tiden. Kanske behöver du tid att göra läxor eller har problem med att slutföra arbetsprojekt i tid. Vid sådana tillfällen bör du kunna skriva ett brev som begär en förlängning av tiden effektivt och lämpligt. Fundera över din begäran, till exempel hur mycket tid du behöver och varför? Skriv sedan brevet i formell stil och skicka det med en tracker för att hålla dig lugn.
Steg
Metod 1 av 3: Sammanställning av brevets innehåll
Steg 1. Skriv så snart som möjligt
När du vet att du behöver en förlängning, förbered ett brev omedelbart. Du bör ge mottagaren så mycket tid som möjligt att bestämma över din situation. Du måste också visas redo trots att du ber om en schemaläggning.
Steg 2. Bestäm hur mycket extra tid du behöver
Tänk på alla faktorer och gör en realistisk begäran. Om den begärda tiden är för kort kan du behöva be om förlängning senare. När det är möjligt bör tidsfrister inte missas. Så det är bäst om dina beräkningar är lite överdrivna.
- Beroende på situationen kan du överväga detta brev som en del av förhandlingarna. I det här fallet är det en bra idé att be om mer tid så att det fortfarande finns utrymme för kompromisser och hitta en medelväg.
- Mät din hastighet baserat på dina nuvarande framsteg och vilken del som ännu inte är klar. Om du till exempel har arbetat med ett konsultprojekt i tre månader bör du kunna uppskatta hur mycket arbete som fortfarande är oavslutat.
- Tänk på att mottagaren av brevet också kan ha en tidsgräns. Kanske har de också en deadline som nu borde skjutas tillbaka. Exempelvis måste föreläsare vanligtvis ge fakultetens betyg i mitten av terminen och måste schemalägga inlämningen av studentuppgifter enligt tidsfristen.
Steg 3. Känn till reglerna
Vet den exakta tidsfristen innan du ber om en justering. Ge inte intrycket att du inte kan hantera din tid genom att be om en förlängning utan att veta den nuvarande situationen. Till exempel kräver vissa myndigheter att du skickar in en förfrågan inom 24 timmar efter den första kontakten. Om du inte klarar det kan du säga att schemat är för snävt.
Steg 4. Inkludera en trolig förklaring
Du lägger tid på att skriva brevet och mottagaren tar sig också tid att läsa det. Så gör detta brev meningsfullt. Tänk på din verkliga anledning och förmedla det ärligt till mottagaren. Ljug eller överdriv inte orsakerna eftersom du kommer att förlora dig själv.
- En bra anledning kan framföras är viljan att arbeta noggrant och noggrant. Om du till exempel slutför ett projekt som påverkar säkerheten för ett stort antal människor kommer det att gynna dig att ange detta i din förklaring.
- Om det finns flera anledningar, välj den bästa. Till exempel, om du skjuter upp ett erbjudande, säg att du vill göra ytterligare undersökningar om flyttkostnader (om det är sant), säg inte att du också väntar på ett annat erbjudande.
Steg 5. Ange några utvalda detaljer
Detaljer ger en touch av äkthet och skicklighet i att skriva. Detta är särskilt viktigt om du skriver till regeringen eller en grupp människor som du aldrig personligen har träffat.
- Till exempel, om din farfar dog två dagar före college uppsatsens slutdatum, kanske du vill beskriva händelsen som en "familjenödsituation", inte bara en "nödsituation". Du måste också nämna din farfars avgång och lite information om din resa hem.
- Förbered dokument innan du skickar in en begäran. Du kan behöva beskriva din tidigare ansökan eller anställning, särskilt om du har att göra med regeringen eller andra officiella organ. Att visa att du har följt alla steg i processen fram till denna punkt kommer att gynna ditt ärende.
Steg 6. Välj en positiv stil och innehåll
Ingen vill läsa ett brev som innehåller ett klagomål. Beskriv istället den negativa händelsen snabbt och nivåer, gå sedan vidare till den positiva lösningen du bad om. Om du till exempel tycker att ditt startlönebud är för lågt kan du skriva "Jag behöver lite tid för att överväga ditt erbjudande. Jag känner dock att den högre lönen gör att jag kan arbeta mer effektivt."
Steg 7. Undersök brevet innan du skickar det
Ta några minuter att läsa om ditt brev innan du skickar det. Leta efter redaktionella och skrivfel. Kör ett grammatik- och stavningsprogram på datorn. Be din pålitliga vän att läsa den. Skynda dig inte eller hoppa över det här steget, för om du gör ett misstag kommer du att känna dig som slarvig och det kan påverka det slutliga resultatet.
Metod 2 av 3: Följ formella brevskrivningsregler
Steg 1. Förbered titelavsnittet
Datumet ska finnas i det övre högra hörnet på sidan. Hoppa över en rad under den, skriv sedan adressen, även högerinriktad. Hoppa sedan över en annan rad och skriv ner den fullständiga adressen till den vänsterinriktade mottagaren.
Om förfrågan skickas via e -post kan du utelämna datum- och adressdelen och gå direkt till hälsningen. Se dock till att du använder ett effektivt och tydligt ämne. Om du till exempel skickar ett brev till en föreläsare, skriv ämnet "Begäran om förlängning av Andi Widodos javanesiska historiapapper"
Steg 2. Använd en formell och fullständig hälsning
Börja med "Dear". Följ sedan med titel och namn. Till exempel”Kära. Herr Baskoro "eller" Dear. Fru Darmawati ". Ibland måste du också använda en komplicerad titel, till exempel, "Kära. Professor Abdurrahman "eller" Dear. Raden Wiraningrat ".
- Även om du känner mottagaren informellt är detta brev fortfarande en formell begäran så stilen och innehållet bör vara formellt. Skriv inte "Hej Don" till exempel.
- Försök hitta en specifik person som kommer att få ditt brev. Annars kommer ditt brev att se ut som ett formatbrev. Till exempel”Kära. Raden Wiraningrat "är bättre än" Till de intresserade ".
Steg 3. Använd kort styckeformatering
Brödteksten bör endast bestå av 1-3 stycken. I de flesta fall kan du öppna med 1-2 rader, förklara begäran med 2-4 rader och avsluta med 1-2 rader. Om du måste utveckla upp till tre hela stycken, separera inledningen, kroppen och avslutningen.
För att öppna brevet kan du säga, "Jag är Andi Widodo, en student som går på din javanesiska historielektion varje måndag morgon i rum III-C." Detta kommer att väcka föreläsarens minne och han behöver inte leta efter vem du är
Steg 4. Var uppmärksam på avslutningsorden
Glöm inte vikten av fasta slutsatser. Använd den sista meningen för att göra om ditt ärende (i en rad) och tacka mottagaren för tiden. Du kan skriva "Tack för din tid och omtanke."
- Stäng brevet med en formell hälsning före ditt namn. Några av dem är "Med vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar" eller "Med all respekt".
- Om du behöver ett svar inom en viss tid, inkludera den informationen i slutet. Du kan sätta det i tackraden. Till exempel, "Tack för din omtanke och jag ser fram emot att höra från dig nästa vecka." När du skriver detta avsnitt, försök att inte ge intryck av att pressa eller jaga mottagaren.
Steg 5. Ange ditt fullständiga namn och signatur
Under hälsningen "Med vänliga hälsningar", lämna 3-4 rader tomma. Skriv sedan hela namnet vänsterjusterat. Använd den tomma raden för att lägga till originalsignaturen. Om detta brev kommer att skickas via e -post kan du radera den tomma raden och bara skriva in namnet.
Metod 3 av 3: Skicka brev till mottagare
Steg 1. Gör eller spara en kopia av ditt brev
Efter korrekturläsning av utkastet och innan du skickar det, ta ett foto av brevet, (överfört till PDF), spara utkastet online eller fotokopiera det. Du kan behöva notera leveransdatum om det inte är samma datum som brevet. Förvara denna kopia på en säker plats för personliga filer.
Steg 2. Skicka med standardfrakt
Ta brevet till posten, lämna det till kontoristen eller lägg det i brevlådan. Om du vill ha försäkran om att posten har tagits emot, be om en spårningstjänst.
Om brevet skickas med posten, se till att det skrivs ut på en högkvalitativ skrivare med bra bläck. Handskrivna ansökningsbrev accepteras i allmänhet inte
Steg 3. Skicka den via e -post
Detta är förmodligen det bästa sättet att skicka en förfrågan eftersom det inte tar mycket tid och är mycket tillförlitligt. Se till att mottagarens e -postadress är korrekt och inkludera ditt identifikationsnummer, om relevant, i ämnet.
- Mottagaren kan se dag och tid då du skickade e -postmeddelandet. Var medveten om detta om du ofta mailar sent på kvällen.
- Se till att din e -post är formell med den adress du använder. Skicka från ett professionellt utseende konto. Ett exempel på ett lämpligt e -postkonto för arbete är "[email protected]".
- Om du skickar ett brev via fax ska du vänta på bekräftelsessidan som anger att ditt brev skickades och mottogs.
Steg 4. Gör en begäran via telefon istället för ett brev
Om din begäran är brådskande eller närmar sig sista minuten kan det vara en bra idé att fråga personligen via telefon. Om så är fallet, håll dig till en formell attityd och ange ditt ärende konsekvent.
Tips
- Försök att skriva en bokstav på en sida eller mindre. Ett brev som det här ser komplett ut, men ändå lättläst.
- Vet om mottagaren kommer att skicka ett svar, till exempel ett bekräftelsebrev.
Varning
- Lova något realistiskt. Låt inte din extra tid läggas på ytterligare uppgifter.
- Få ut det mesta av denna förlängning. Låt dig inte be om förlängning igen.
- Se till att du har inkluderat alla nödvändiga format. Vissa organisationer kräver att du använder ett bokstavsformat som de har definierat.
