Som namnet antyder är ett svarsbrev ett brev som görs för att svara på någons fråga eller förfrågan, som i allmänhet också levereras skriftligt per brev, och som vanligtvis används som ett medium för utbyte av information i näringslivet. För att få fram det perfekta svarsbrevet är det första du behöver göra att granska innehållet i brevet som innehåller frågan eller begäran du fått. Leta sedan efter ytterligare information som behövs för att besvara brevet. Efter att ha gjort båda, börja skriva ett svarsbrev med meningar som är artiga, raka, tydliga och kan svara på alla frågor eller förfrågningar som anges i originalbrevet. Se till att tonen i din mening också är vänlig och informativ för att säkerställa att brevet kan möta mottagarens tillfredsställelse.
Steg
Metod 1 av 3: Granska innehållet i originalbrevet
Steg 1. Identifiera den information som efterfrågas eller ifrågasätts av brevets avsändare
Eftersom svarsbrev finns där för att ge allt avsändaren behöver veta, ta dig alltid tid att noggrant granska innehållet i brevet. Förstå i synnerhet behovet av att avsändaren av brevet vet vilken information du kan ge honom.
- Ibland är det inte lika lätt att bestämma betydelsen av ett brev som att vända handflatan, särskilt om brevskrivarens stil inte är tydlig. Ta därför alltid tid att förstå brevsändarens behov innan du skriver ett svarsbrev.
- Anteckna vid behov några av de viktiga sakerna du hittar i brevet för att bättre förstå avsändarens avsikt. Sammanfatta särskilt vad avsändaren bad om och utforma ditt svar på varje fråga eller förfrågan.
Steg 2. Läs mer om informationen som begärs av brevets avsändare
Om avsändaren av brevet ber om information om något, är chansen stor att du redan vet det och kan svara på det direkt, eller tvärtom. Om du inte förstår den begärda informationen, ta så mycket tid som möjligt att samla information innan du svarar på brevet.
Till exempel kan avsändaren av brevet vilja bekräfta statusen för hans jobbansökan på ditt företag. Om att anställa en ny medarbetare inte är ditt expertområde, kontakta en medarbetare från HR -avdelningen för att kontrollera statusen för avsändarens ansökan innan du skickar in ett svar
Steg 3. Vidarebefordra brevet till en annan person som är mer kapabel att besvara frågan
Särskilt i näringslivet kommer kunder ibland att skicka ett brev till en företagsadress eller företagets kontaktnummer som de hittar på internet. Därför, om du får ett brev men känner att du inte är kvalificerad att svara på frågorna i det, vänligen vidarebefordra det till rätt person. Gör det för att säkerställa att avsändaren av brevet kan få det mest exakta och hjälpsamma svaret.
Om personen tar lång tid att svara, försök att meddela avsändaren att du har vidarebefordrat brevet till någon med mer kapacitet att svara på sina frågor. Åtminstone vet avsändaren av brevet att brevet han skickade har mottagits och behandlats
Metod 2 av 3: Sammanställning av svar
Steg 1. Rikta brevet till den som ber om information eller ställer frågor i originalbrevet
Börja alltid en bokstav med en artig hälsning, till exempel "Dear", följt av namnet på brevmottagaren, istället för att använda en alltför allmän inledande mening, till exempel "Till mottagaren av detta brev". Bortsett från att låta opersonligt förmedlar meningen intrycket att svarsbrevet var skrivet av en dator. Hälsa därför alltid mottagaren med namn för att visa att ditt svarsbrev skrevs med stor omsorg och uppskattning.
- Om du inte känner till avsändaren av brevet personligen, använd hälsningen Mr eller Mrs följt av hans efternamn. Men om avsändaren av brevet har en specifik titel, använd den titeln istället för Mr eller Mrs.
- Om du verkligen inte känner till avsändaren av brevet eller inte känner till könet, använd bara hans förnamn.
- I allmänhet kan du använda avsändarens namn som anges i originalbrevet. Till exempel, om avsändaren av brevet anger namnet "Dr. Johnson”i sitt brev, vänligen öppna ditt svarsbrev med hälsningen” Kära. Dr. Johnson."
Steg 2. Påpeka att detta brev skrevs som svar på ett originalbrev som han skickade
Glöm inte att i början av brevet förmedla syftet med ditt brev till läsaren, vilket är att besvara brevet. På så sätt kommer mottagaren av brevet att veta att brevet har lästs och bearbetats, liksom avsikten bakom brevet du skickade.
- En enkel mening, "Det här brevet är ett svar på brevet du skickade den 13 juni" är perfekt för att öppna ett svarsbrev.
- Om du inte är mottagare av det första brevet, ange identiteten på personen som gav dig brevet. Du kan till exempel skriva "En av våra kundtjänstpersonal, Michelle Harris, har vidarebefordrat brevet du skickade till mig."
Steg 3. Besvara omedelbart avsändarens frågor
Efter att ha skrivit hälsningen, flytta omedelbart till hjärtat av brevet. I hjärtat av brevet, svara på alla frågor och/eller klagomål som anges i originalbrevet så fullständigt som möjligt. Se till att ingenting missas så att mottagaren av brevet kan känna sig nöjd när du läser det.
- I ditt svar, upprepa innehållet i originalbrevet kort. Du kan till exempel säga,”Som svar på din förfrågan angående personal på vårt företag som har direktkontakt med media, skulle vi vilja informera dig om att personalen heter Janet Walters. Här är hans e -postadress och telefonnummer."
- För att svara på längre frågor, använd ett numreringssystem för att besvara varje fråga mer specifikt. Förutom att vara lättare att läsa, kommer denna metod att göra läsaren mer nöjd eftersom de känner att alla frågor har besvarats i detalj.
- Ge så fullständig information som möjligt i meningar som inte är för långa. I allmänhet kan svaret på en fråga i några korta meningar sägas vara ett bra svar.
Steg 4. Var ärlig om alla förfrågningar du inte kan uppfylla
Ibland finns det frågor du inte kan svara på eller förfrågningar som du inte kan uppfylla. Ge alltid ett ärligt svar när du står inför en sådan situation. Med andra ord, använd inte invecklade meningar bara för att undertrycka de negativa synpunkterna på brevets avsändare. Lita på mig, avsändaren av brevet kommer mycket mer att uppskatta ett direkt och tydligt svar. Viktigast av allt, se till att informationen alltid förmedlas artigt och föregås av en ursäkt så att avsändaren av brevet inte känner sig kränkt.
- Använd alltid en fast, men förstående ton när du avslår en begäran från brevets avsändare. Du kan till exempel säga”Tyvärr kan vi inte bevilja din begäran. För närvarande har vi inte den information du behöver och kan inte berätta när den kommer att finnas tillgänglig."
- Om du känner att du kan ge mer detaljerad information, försök att säga,”Innan du svarar på din fråga är det några saker jag måste bekräfta först. Om tiden tillåter, ange datum för inlämning av din ansökan, tillsammans med namnet på den handläggare du kontaktade. När bekräftelsen är klar kommer jag att kontakta dig direkt.”
Steg 5. Tack för att du skickade brevet
Oavsett om du kan bevilja en begäran eller svara på ett brev, visa alltid din uppskattning genom att tacka honom eller henne. Ge intryck av att du uppskattar deras uppmärksamhet och vill behålla en positiv relation till dem.
Vissa människor föredrar att öppna sitt brev med ett tack. Placering av talet är egentligen inte viktigt. Viktigast av allt, se till att du uttalar det vid ett tillfälle
Steg 6. Avsluta bokstaven med att skriva ditt fullständiga namn och titel
Stäng brevet med en formell avslutande hälsning som "Med vänlig hälsning" följt av ditt fullständiga namn. Om brevet är avsett för affärsändamål, ange också din position under ditt fullständiga namn.
Oavsett om det är en maskinskriven eller manuellt skriven bokstav, lämna alltid utrymme för din signatur efter att ha inkluderat ditt fullständiga namn. Men om brevet skickas via e -post räcker det i allmänhet med ditt fullständiga namn utan underskrift
Steg 7. Läs om innehållet i ditt svarsbrev för att se till att alla frågor har besvarats
Kom ihåg att mottagaren av brevet kan bli irriterad eller frustrerad om han får ett svar som inte svarar på hans fråga. Dessutom riskerar missnöjet att skicka honom ett uppföljningsbrev och sluta lägga till ditt jobb! För att säkerställa läsarnas tillfredsställelse, se till att du svarar på alla frågor eller förfrågningar så fullständigt som möjligt. Läs ditt brev innan du skickar det för att se till att inga förfrågningar eller frågor har missats.
Ta vid behov hjälp av en vän eller kollega för att läsa brevet. Be dem i synnerhet sätta sig i mottagarens skor och mäta deras tillfredsställelse efter att ha läst ditt brev
Metod 3 av 3: Använda en professionell ton
Steg 1. Använd ett standardformat för företagsbrev
Förstå de olika typerna av svarsbrev som används som ett sätt att kommunicera affärer. Följ sedan det format du tycker är mest lämpligt för att skriva ett professionellt klingande svarsbrev.
- I det övre vänstra hörnet av brevet anger du ditt namn, titel, företagsnamn (om tillämpligt) och din företagsadress. Därunder, inkludera det datum brevet skrevs följt av hela namnet och adressen till mottagaren av brevet.
- Om du vill skriva ett svarsbrev använder du alltid 2,5 cm marginal på varje sida av papperet. Se också till att bokstaven är skriven med 1 mellanslag mellan raderna och 2 mellanslag mellan styckena.
- Om svarsbrevet skrivs i stället för manuellt skriven, använd alltid standard 12-pt teckensnitt och skrivformat. Men om brevet skrivs manuellt, se till att den handstil som används är snygg och lättläst.
Steg 2. Ge intryck av att begäran eller frågan som skickas gör dig glad
Denna metod är särskilt obligatorisk för affärsmän eller kundbaserade tjänsteleverantörer. Kom ihåg att kunden är kung. Det betyder att du måste visa uppskattning för den tid och trodde att de lade ner på att skriva brevet. Glöm därför inte att tacka dem för deras önskemål eller frågor och använd alltid varma och vänliga meningar i svarsbrevet.
- En enkel mening som”Tack för att du kontaktade oss. Vi uppskattar verkligen din feedback, "det kan avsevärt ändra tonen i brevet i en mer positiv riktning! Försök därför att göra det till en vana att alltid inkludera sådana fraser i dina svarsbrev.
- Ge inte intrycket av att hans begäran eller fråga irriterar och irriterar dig. Lita på mig, det är bättre att vara alltför vänlig än att få mottagaren att tro att du är arg eller upprörd över honom.
Steg 3. Det finns ingen anledning att skriva ett för långt brev för att mottagaren av brevet snabbt ska kunna läsa det
Uppskatta fritiden! Skicka inte ett brev på tre sidor om frågan eller begäran faktiskt kan besvaras i 1 stycke. Ge därför tillräckliga svar och skicka omedelbart brevet. Lägg inte till annan information som han egentligen inte behöver veta.
- Den här metoden är viktig att implementera, särskilt om svarsbrevet är avsett att svara på frågor från dina kunder eller affärspartners. Naturligtvis vill du inte frustrera kunden genom att behöva lägga timmar på att läsa ett svar som borde ha halverats, eller hur?
- Å andra sidan, skriv inte så kort att du inte kommer att kunna svara på förfrågan eller frågan som anges i originalbrevet. Om frågan behöver besvaras med en lång förklaring får du gärna ge den. Viktigast av allt, se till att all information som tillhandahålls verkligen är viktig för läsarna att veta.
Steg 4. Skriv så tydligt som möjligt så att mottagaren av brevet kan förstå ditt svar
Använd inte meningar som är för långa eller komplicerade! Skriv istället med en diktion som är enkel, tydlig och som inte har förvirring till läsaren. Ju kortare och tätare ditt skrivande, desto bättre resultat.
Tänk dig att mottagaren av brevet inte har tillräckligt med tid att läsa innehållet i ditt brev i detalj. Även om han bara skannade innehållet i brevet, skulle han kunna förstå vad du menar? Om inte, korrigera diktionen du använder för att göra din poäng tydlig
Steg 5. Undvik att använda jargong och tekniska termer som är svåra att förstå för läsare
Denna aspekt måste uppfyllas för att maximera läsbarheten och tydligheten i innehållet i ditt brev. Därför, om mottagaren av brevet inte är en professionell som kan förstå tekniska termer, använd det inte. Försök istället att ersätta jargong eller tekniska termer med andra diktioner som även lekmän kan förstå.
För att redigera ett brev, ställ följande fråga: "Kan någon som inte förstår mitt arbete förstå vad mitt brev handlar om?" Om inte, ändra språket som används i brevet så att de flesta kan förstå det. Det är faktiskt ett kraftfullt sätt att minska användningen av teknisk jargong i dina brev
Steg 6. Läs om texten i ditt brev
För att undvika skrivfel som kan få ditt brev att se mindre professionellt ut, glöm inte att läsa om brevet igen och rätta till stavnings-, grammatik-, formaterings- och flödesfel. Lita på mig, bara att ta några minuter för att kontrollera innehållet i brevet kan gå långt för att få brevet att se mer professionellt ut.
- Lita inte bara på ett datorprogram för att leta efter fel i din e -post. I allmänhet kan sådana program endast upptäcka stavnings- och skiljeteckenfel, inte grammatiska fel. Läs därför om varje ord som skrivs i ditt brev för att hitta fel som datorn inte kan upptäcka.
- Om innehållet i ditt brev är mycket viktigt, till exempel när ett brev riktas till en affärspartner, be någon annan att läsa det också. Ibland kan andra människor hitta fel som du inte var medveten om tidigare.
