Standard Operating Procedure (SOP) är ett dokument som består av information om stegen för att utföra en uppgift. En befintlig SOP kan bara behöva ändras och uppdateras, eller så kan du vara i ett scenario där du måste skriva från grunden. Det kan tyckas som mycket arbete, men det är egentligen bara en väldigt, väldigt, "väldigt" uttömmande lista. Se steg 1 för att komma igång.
Steg
Del 1 av 3: Skapa ditt SOP -format
Steg 1. Välj ditt format
Det finns inget rätt eller fel i att skriva SOP: er. Dock kan ditt företag ha ett antal SOP: er som du kan hänvisa till som en guide för formatering, som beskriver det föredragna sättet att utföra en uppgift. Om detta är ditt fall, använd en befintlig SOP som mall. Om så inte är fallet har du flera alternativ:
- Enkla stegformat. Detta är för en rutinmässig procedur som är kort, har flera möjliga resultat och är rakt på sak. Förutom nödvändig dokumentation och säkerhetsriktlinjer är detta dokument helt enkelt en lista över enkla meningar som innehåller exekveringsorder för läsaren.
- Steg-för-steg-format. Detta gäller i allmänhet för långa förfaranden - förfaranden som är mer än tio steg, vilket innebär en del beslutsfattande, förtydliganden och terminologi. Denna lista är i allmänhet huvudstegen med delsteg i en viss ordning.
- Flödesschema -format. Om proceduren mer liknar en karta med oändliga möjliga resultat kan ett flödesschema vara din bästa insats. Detta är det format du ska välja om resultaten inte alltid är förutsägbara.
Steg 2. Tänk på dina läsare
Det finns tre huvudfaktorer att tänka på innan du skriver din SOP:
- Dina läsares förkunskaper. Känner de till din organisation och dess rutiner? Känner de till terminologin? Ditt språk måste matcha läsarens kunskap och investering.
- Din läsares språkkunskaper. Finns det en chans att personer som inte förstår ditt språk kommer att "läsa" din SOP? Om detta är möjligt är det en bra idé att inkludera bilder och diagram med bildtexter.
- Din läsekrets. Om många läser din SOP på en gång (var och en med en annan roll) måste du formatera dokumentet som en konversation i en pjäs: användare 1 utför åtgärden, följt av användare 2 och så vidare. På detta sätt kan varje läsare se hur de blir en integrerad del av en smidigt affärsmotor.
Steg 3. Tänk på dina kunskaper
Slutsatsen är: Är du rätt person att skriva detta? Vet du vad denna process innebär? Finns det en risk för fel? Hur gör man det säkert? Om inte, kan det vara bättre att ge det till någon annan. Dåligt skrivna SOP - eller till och med felaktiga - kommer inte bara att minska produktiviteten och kan leda till organisatoriskt misslyckande, men de kan också vara osäkra och ha en negativ inverkan på allt från ditt team till miljön. Kort sagt, det här är ingen risk du bör ta.
Om detta är ett projekt som du fått och du känner att du måste (eller är skyldig) att slutföra det, var inte blyg med att be dem som slutför de dagliga förfarandena om hjälp. Att genomföra intervjuer är en vanlig del av SOP -skapandeprocessen
Steg 4. Bestäm mellan korta eller långa SOP: er
Om du skriver eller uppdaterar en SOP för en grupp individer som är bekanta med protokoll, terminologi etc., och skulle ha nytta av en kort, kortfattad SOP som är mer en checklista, kan du skriva den i förkortad form.
Förutom de grundläggande målen och relevant information (datum, författare, ID -nummer, etc.) är detta bara en kort lista över steg. Om detaljer eller förtydliganden inte behövs, så här ska du göra det
Steg 5. Kom ihåg syftet med din SOP
Det som är klart är att du har rutiner i din organisation som upprepas om och om igen. Men finns det en specifik anledning till varför denna SOP är användbar? Ska det läggas vikt vid säkerhet? Efterlevnadsåtgärder? Används denna SOP för träning eller dagliga aktiviteter? Här är några skäl till varför dina SOP är viktiga för ditt teams framgång:
- För att säkerställa att överensstämmelsestandarder uppfylls
- För att maximera produktionskraven
- För att säkerställa att proceduren inte har ett dåligt inflytande på miljön
- För att säkerställa säkerheten
- För att se till att allt går enligt schemat
- För att förhindra fel i tillverkningen
-
Används som utbildningsdokument
Om du vet vad din SOP behöver betona kommer det att bli lättare att bygga ditt skrivande kring dessa punkter. Det blir också lättare att se hur viktig din SOP är
Del 2 av 3: Skriva din SOP
Steg 1. Täck över nödvändigt material
I allmänhet består tekniska SOP: er av fyra element som är "separata" från själva proceduren:
- Titelsida. Detta inkluderar 1) procedurens titel, 2) SOP: s identifieringsnummer, 3) datum då det utfärdades eller reviderades, 4) namnet på byrån/avdelningen/filialen där SOP tillämpades, och 5) underskrift av dem som utarbetade och godkände SOP. Detta avsnitt kan använda valfritt format, så länge informationen som överförs är tydlig.
- innehållsförteckning. Detta är bara nödvändigt om din SOP är tillräckligt lång, för enkel referens. Vad du hittar här är en enkel standardram.
- Kvalitetssäkring/kvalitetskontroll. Ett förfarande är inte ett bra förfarande om det inte kan undersökas. Förbered nödvändigt material och detaljer så att läsarna kan se till att de får de resultat de vill ha. Detta material kan innehålla andra dokument, till exempel prestandautvärderingsprover.
-
Referens. Var noga med att skriva ner alla referenser som används eller är viktiga. Om du använder andra SOP -referenser, se till att bifoga den information som krävs i bilagan.
Din organisation kan ha ett annat protokoll än denna SOP. Om det finns en tidigare SOP som du kan använda, ignorera denna struktur och följ proceduren som har gjorts
Steg 2. För själva proceduren, se till att du inkluderar följande:
- Omfattning och tillämpning. Med andra ord beskriver den syftet med processen, dess begränsningar och hur processen används. Täcker standarder, myndighetskrav, roller och ansvar, samt input och output.
-
Metodik och procedurer.
Kärnan i saken - lista de steg i detalj som är viktiga, inklusive den utrustning som behövs. Inkludera sekventiella procedurer och beslutsfattande faktorer. Ange "förutsättningen" och eventuella störningar eller säkerhetshänsyn.
- Terminologi klargörande. Förklara akronymer, förkortningar och alla fraser som inte är vanliga termer.
- Hälso- och säkerhetsvarning. Skrives i ett separat avsnitt och tillsammans med stegen när ett problem uppstår. Hoppa inte över det här avsnittet.
-
Utrustning och tillbehör.
Komplett lista över saker som behövs och när och var man kan hitta utrustning, utrustningsstandarder etc.
-
Varningar och avbrott. I grund och botten felsökningsdelen. Lista eventuella problem som kan uppstå, vad du ska se upp för och vad som kan påverka den perfekta slutprodukten.
- Ge var och en av dessa ämnen ett eget avsnitt (vanligtvis markerat med siffror eller bokstäver) så att din SOP inte innehåller förvirrande långa meningar och för enkel referens.
- Detta är inte en fullständig lista, utan bara en liten del av procedurstegen. Din organisation kan nämna andra aspekter som kräver uppmärksamhet.
Steg 3. Håll ditt skrivande kortfattat och lättläst
Chansen är stor att dina läsare inte valde att läsa denna SOP för skojs skull. Du vill hålla detta dokument kort och tydligt - annars kommer deras uppmärksamhet att skifta och de kommer att tycka att dokumentet är läskigt och svårt att förstå. I allmänhet, håll dina meningar så korta som möjligt.
- Här är ett dåligt exempel: Se till att du rengör allt damm från luftutloppet innan du börjar använda det.
- Ett bra exempel är följande: Ta bort allt damm från luftutloppet före användning.
- Använd i allmänhet inte ordet "du". Detta ord bör vara underförstått. Tala med en aktiv röst och börja dina meningar med kommandorb.
Steg 4. Om det behövs, intervjua tjänstemän som deltar i processen för att slutföra en uppgift
Det sista du vill göra är att skriva en helt felaktig SOP. Du äventyrar lagets säkerhet, effektivitet, deras tid och du förklarar processen utan vederbörlig hänsyn - något dina lagkamrater kan tycka är kränkande. Ställ vid behov frågor! Du vill naturligtvis skriva den exakta proceduren.
Du kan fråga olika källor om du inte vet det för att täcka alla roller och ansvar. En gruppmedlem får inte följa vanliga driftsprocedurer eller så kan en annan medlem endast vara delaktig i en del av proceduren
Steg 5. Bryt lång text i diagram och flödesscheman
Om du inkluderar ett eller flera specifika steg som skrämmer dig, skapa ett diagram eller diagram för att göra det lättare för läsarna. Detta kommer att göra dokumentet lättare att läsa och ge sinnet en paus efter att ha försökt förstå allt. Dessutom blir dina dokument mer fullständiga och välskrivna.
Inkludera inte diagram eller diagram bara för att förstärka din SOP; gör det bara när det behövs eller om du försöker överbrygga språkbarriären
Steg 6. Se till att varje sida har en kontrolldokumentation
Din SOP är troligen en av många - därför har din organisation förmodligen någon form av stor databas som katalogiserar allt med ett specifikt referenssystem. Din SOP är en del av detta referenssystem och kräver därför att en viss typ av kod finns. Det är här du kommer att hitta notationen användbar.
Varje sida ska ha en kort titel eller ID -nummer, revisionsnummer, datum och "sida # av #" i det övre högra hörnet (i de flesta format). Du kan behöva en fotnot (eller skriva ovanstående notering i en fotnot), beroende på organisationens preferenser
Del 3 av 3: Säkerställa framgång och noggrannhet
Steg 1. Testa proceduren
Om du inte vill testa din procedur har du förmodligen inte skrivit det bra. Låt någon med begränsad kunskap om processen (eller en allmän läsrepresentant) använda din SOP för att vägleda dem. Vilka problem stötte de på? Lös i så fall problemet och gör nödvändiga reparationer.
- Det är bäst att ha flera personer som testar din SOP. Olika individer kommer att uppleva olika problem, vilket möjliggör olika typer av svar (som förväntas vara användbara)
- Var noga med att testa proceduren på någon som aldrig har gjort proceduren tidigare. Alla som har förkunskaper kommer att lita på sin kunskap för att utföra uppgiftsstegen och inte genom din SOP, så ditt mål uppnås inte.
Steg 2. Låt din SOP granskas av de personer som utför proceduren
I slutändan spelar din chefs uppfattning om SOP ingen roll. Denna SOP är viktig för dem som faktiskt utför det relaterade arbetet. Så innan du skickar SOP till chefen, visa jobbet för de människor som kommer att göra (eller ha gjort) det relaterade arbetet. Vad tycker de?
Att involvera dem och få dem att känna sig som en del av processen kommer att göra dem mer benägna att acceptera dina SOP: er. Och de kan till och med ha bra idéer
Steg 3. Be din rådgivare och kvalitetssäkringsteamet granska SOP
När teamet ger dig grönt ljus, skicka det till din rådgivare. Ingången de ger till det faktiska innehållet kan vara mindre, men de kommer att berätta om din SOP uppfyller formatkraven, om du missat något, liksom protokollet för att formalisera SOP och ange det i systemet.
- Direkt SOP för godkännande med hjälp av ett dokumenthanteringssystem för att säkerställa ett granskningsspår av dessa godkännanden. Denna process kan skilja sig från en organisation till en annan. I grund och botten vill du att saker ska uppfylla riktlinjer och regler.
- Godkända underskrifter krävs även om de flesta organisationer nu inte har något emot att acceptera elektroniska signaturer.
Steg 4. När du har godkänt börjar du köra din SOP
Detta kan vara formell utbildning för den aktuella medarbetaren (klassrumsutbildning, datorbaserad utbildning, etc.) eller det kan innebära att ditt SOP-papper hänger i badrummet. Vad det än är, sprid ditt arbete! Du arbetade hårt för att klara det. Det är dags att få komplimanger!
Se till att dina SOPs håller dig uppdaterad. Om denna SOP är inaktuell, uppdatera den, få uppdateringar igen godkända och dokumenterade och omfördela sedan SOP vid behov. Säkerheten, produktiviteten och framgången för ditt team beror på dessa SOP: er
Tips
- Kom ihåg att alltid involvera intressenter, så att den dokumenterade processen är själva processen.
- Kontrollera tydligheten. Se till att det inte finns dubbla tolkningar. Visa proceduren för någon som inte känner till processen och be dem säga vad de tycker om proceduren. Du kan bli förvånad.
- Använd flödesscheman och bildrepresentationer så att läsarna tydligt kan se processen.
- Använd enkla indonesiska för att förklara stegen.
- Be folk att granska ditt dokument innan de får godkännande.
- Se till att dokumenthistoriken registreras för varje versionändring.
