En affärsprocess är ett system som ett företag använder för att uppnå sina mål. Denna process kan också tolkas som de steg som tagits för att skapa värde för kunderna. Chefer analyserar affärsprocesser för att bedöma hur bra de fungerar. Chefen analyserar först de för närvarande pågående processerna. Därefter kan ledningen bestämma förändringar för att förbättra befintliga processer. Processförbättringar kan hjälpa företag att spara tid, sänka kostnader eller skapa produkter som är mer lämpade för kunderna.
Steg
Del 1 av 2: Bestämma hur affärsprocesser skapas
Steg 1. Definiera affärsprocesser
Affärsprocesser avser de aktiviteter som anställda utför dagligen för att uppnå organisatoriska mål. Denna process återspeglar företagets åtgärder för att uppnå vissa mål. Affärsprocessen måste innehålla alla variationer eller undantag från processen. För att förstå hur man analyserar en affärsprocess måste du överväga hur en affärsprocess skapas.
- Tänk på omfattningen av uppgiften. Till exempel uppdaterar du processen som används för att skicka fakturor till klienter. Uppgiftens omfattning avser hur brett uppgiften blir. Anta i detta fall att omfattningen är alla fakturor som skickas till en klient. Du bestämmer att på en månad skickas i genomsnitt 200 fakturor till kunder..
- Ange önskat resultat. Tänk på vad denna process försöker åstadkomma. I det här fallet vill du att fakturor ska skickas exakt till varje kund så snart produkten skickas. Du skickar en fysisk kopia av fakturan när du skickar beställningen. Du kommer också att skicka en elektronisk faktura till varje kund.
- Lista de delprocesser som är i processen. Ju mer specifik en process är, desto lättare är det att analysera och förbättra.
- Dokumentera affärsprocesser. Du kan dokumentera processen som en lista med steg och överväga att avbilda dem i ett flödesschema. Processer korsar ofta flera avdelningar i stora organisationer. Fakturaskapningsprocessen, till exempel, skulle omfatta fakturerings- och redovisningsavdelningarna.
- Definiera de olika avdelningarna eller enhetsfunktionerna i processen tillsammans med alla in- och utdata. Till exempel kräver lönesedeln input från produktionsavdelningen för att ta reda på antalet arbetade arbetstimmar, HR -avdelningen för att ta reda på priser och lönesänkningar etc.
- Lista alla undantag från processen. Nästan alla affärsprocedurer kommer att ha undantag och variationer. Du kan till exempel få vissa kunder att få stora rabatter. Denna kund beställer produkter i stora mängder. Att ge en stor rabatt gör att faktureringspersonalen drar av det rabattbelopp som beräknats i faktureringsprogrammet. Stora rabatter måste anges manuellt för att skapa en korrekt faktura.
Steg 2. Dokumentera affärsprocessen och fundera över vilken typ av affärsprocess som ska skapas
Att separera flera affärsprocesser efter typ hjälper affärsprocessanalyser och processförbättringar. Om två processer är av samma typ kan processuppgraderingarna vara liknande. En särskild process kan vara en operativ, support- eller hanteringsprocess.
- Operativa processer avser de dagliga uppgifterna för att leverera produkter till kunder. Processen att skapa fakturor för kunder kan ingå i den operativa processen. Det är mycket viktigt att skicka korrekta fakturor till kunder så att betalningar kan samlas in så snabbt som möjligt.
- Supportprocesser avser ditt företags operativa supportaktiviteter. Personalavdelningen är ett exempel på ett företagsstödområde. Denna avdelning stöder avdelningschefer i intervjuer och rekrytering av nya medarbetare. Även om mänskliga resurser inte är direkt involverade i klienter, stöder de verksamhetsavdelningen.
- Varje organisation behöver ledning för att driva företagets övergripande affärsriktning. Processen att planera och genomföra budgeten är en hanteringsprocess. Alla företag bör ha en formell budgetprocess. Denna process bör innebära att ledningen diskuterar företagets budget med ekonomichefen.
Steg 3. Analysera affärsprocesser för att hitta symptom på processineffektivitet
Affärsprocesser består av ingångar (ingångar) och utgångar (utgångar). Arbetskraft, energi, material och kapitalutrustning betraktas som insatsvaror. Ingångar är tillgångar som används för att generera intäkter och vinst. Å andra sidan är produktionen en fysisk produkt eller tjänst. Ingångar går in i processen och producerar utdata. Du måste göra en analys för att leta efter ineffektiviteten i denna process.
- Din process måste använda ingångar effektivt för att producera utdata. Till exempel hanterar du en filial på en verkstad. Din insats är arbete, utrustning och delar. Din produktion är kundtjänst för reparation av fordon.
- En lång reparationstid eller eftersläpning är en indikation på ineffektivitet i processen. Problemet kan bero på att reparationsschemat för vissa kunder är för nära.
- Indikationer på processineffektivitet kan också ses om kostnaden för att byta ut delar överstiger budgeten. I det här fallet kan problemet vara specifikt för inköpsavdelningen eller delar från leverantören.
- Bestäm vilka processer som behöver förbättras utifrån de identifierade problemen. Du måste prioritera flera affärsprocesser. Välj den process som har störst inverkan på ditt företag. Till exempel kanske du vill fixa körtiden först. Den långa handläggningstiden kommer att leda till att företaget tappar kunder. Prioritera att förbättra processen.
Del 2 av 2: Analysera affärsprocess
Steg 1. Prata med nyckelpersoner om processer inom företaget
När du har bestämt processen som ska förbättras, diskutera processen med de personer som är ansvariga för dess genomförande. Ta dig tid att intervjua viktiga deltagare och be om förbättringar som kan göras.
- Fråga om personalinsatser och varför.
- Bestäm vilken ingång som behövs för att utföra varje uppgift och var du får varje ingång. Om företaget producerar denimjeans måste du veta vem denimleverantören är och hur ofta råvarorna skickas till företaget.
- Identifiera resultatet av varje uppgift och vem som ska ta emot dem. Om du hanterar en verkstad ska verkstadspersonalen dokumentera sitt arbete. Reparationspersonalen måste vidarebefordra informationen till faktureringsavdelningen, som sedan genererar en faktura för kunden.
- Be om förslag på hur du kan hantera processineffektivitet som din personal finner.
Steg 2. Skapa ett flödesschema för varje process
Processflödesscheman kan hjälpa dig att beskriva affärsprocesser. Du kan använda dokumentationen från din processdiskussion för att skapa ett flödesschema. Detta flödesschema bör ha alla steg som krävs för att slutföra en viss affärsprocess.
- Det är viktigt att notera att ett flödesschema för en affärsprocess endast bör innehålla definierade procedurer som anställda måste följa.
- Flödesscheman kan ritas manuellt eller med programvara. Word- och kalkylprogram med mappningsfunktioner kan användas för att skapa flödesscheman. Du kan också hitta specialiserad programvara för att skapa flödesscheman.
- Flödesscheman är mycket användbara verktyg för att tydligt se affärsprocesserna framför dig. Detta verktyg kommer att göra det lättare att identifiera och korrigera ineffektivitet.
- När ändringar har gjorts i processen, granska resultaten igen och se om processen har förbättrats till dina förväntningar. Om inte, upprepa analysprocessen och försök identifiera områden som behöver förbättras. Affärsprocessanalys är en pågående aktivitet i ditt företag.
Steg 3. Genomför en brainstorming för att hitta processförbättringar
Många processer involverar mer än en avdelning inom ditt företag. Gruppmöten kommer att identifiera processineffektivitet som påverkar mer än en avdelning. Dessa sessioner kan också validera information som lämnats under personliga intervjuer med deltagare.
- Sammanfatta den mottagna informationen och dela den med processdeltagare. Detta inkluderar deltagare som har och inte har intervjuats tidigare. Be om feedback från alla. Denna feedback ger ytterligare vägledning för din analys.
- Information från deltagare i processen ska ge dig en klar uppfattning om hur processen fungerar och vad problemet är.
- Interpersonell diskussion blir grunden för att göra förändringar i en process. Ändringar kan vara kostnadsminskningar, tidsminskningar i processcykler, förenklingar av processer eller förbättringar av tjänster till kunder.
