Att utveckla en effektiv riskhanteringsplan kan förhindra att små problem växer sig stora. Olika typer av riskhanteringsplaner kan hantera beräkningen av sannolikheten för en händelse, dess inverkan på dig, vilka risker som är spekulativa och hur man kan mildra problemen i samband med dessa risker. Planering hjälper dig att hantera och förebygga svåra situationer som har eller kommer att uppstå.
Steg
Steg 1. Förstå hur riskhantering fungerar
Risk är effekten (positiv eller negativ) på grund av en händelse eller serie händelser som inträffar på en eller flera platser. Risk beräknas utifrån sannolikheten för att en händelse blir ett problem och den resulterande påverkan (Risk = Beredskap X Impakt). Olika faktorer måste identifieras för att analysera risk, inklusive:
-
Förekomst: Vad kan hända?
Utveckla en riskhanteringsplan Steg 1Bullet1 -
Sannolikhet: Hur troligt är det att händelsen inträffar?
Utveckla en riskhanteringsplan Steg 1Bullet2 - Påverkan: Hur allvarlig blir påverkan om den inträffar?
- Begränsning: Hur (och hur mycket) du kan minska sannolikheten.
- Beredskap: Hur (och hur mycket) kan du minska påverkan?
- Reduktion = Begränsning X Beredskap
- Exponering = Risk - Minskning
- När du väl har identifierat ovanstående variabler är resultatet Exponering. Detta är riskmängden som inte kan undvikas. Exponering kan också kallas hot, ansvar eller allvar, men de hänvisar alla till samma sak. Exponeringen kommer att användas för att avgöra om den planerade aktiviteten behöver utföras.
- Detta är ofta en kostnad vs nytta formel. Du kan använda dessa element för att avgöra om risken för att genomföra en förändring är högre eller lägre än risken att inte genomföra ändringen.
- Antagen risk. Om du bestämmer dig för att fortsätta (ibland har du inget val, till exempel myndighetsföreskrifter) blir din exponering en antagen risk. I vissa miljöer översätts den antagna risken till rupiah -värden som sedan används för att beräkna slutproduktens lönsamhet.
Steg 2. Definiera ditt projekt
I den här artikeln, låt oss betrakta dig själv som ansvarig för ett datasystem som ger viktig (men inte kritisk) information till en stor befolkning. Huvuddatorn som innehåller detta system är gammal och måste bytas ut. Din uppgift är att utveckla en riskhanteringsplan för detta drag. Denna plan kommer att visas i en förenklad modell där Risk and Impact kommer att kategoriseras som Hög, Medium eller Låg (denna metod är mycket vanlig inom projektledning).
Steg 3. Få input från andra
Brainstorm -risker. Samla några personer som är mycket bekanta med projektet och be om input om vad som kommer att hända, hur man förhindrar det och vad som behöver göras om det händer. Ta många anteckningar! Du kommer att använda utdata från denna viktiga session flera gånger under följande steg. Var öppen för de givna idéerna. "Out of the box" -tänkande är bra, men behåll kontrollen över din session för att hålla den fokuserad på målet.
Steg 4. Identifiera konsekvenserna av varje risk
Från din brainstorming har olika information om vad som händer om risken blir verklighet samlats in. Förknippa varje risk med de konsekvenser som nämns under sessionen så specifikt som möjligt. "Projektuppskjutning" bör delas upp till t.ex. "Projektet försenas om 13 dagar." Om det finns ett rupiah -värde skulle det bara vara för allmänt att bara nämna "Över budget".
Steg 5. Eliminera irrelevanta problem
Om du till exempel flyttar en bilhandlares datorsystem kommer kärnkrig, pest eller dödande asteroider inte att störa ditt projekt. det finns inget du kan göra för att planera för eller minska påverkan. Tänk dock på att du inte inkluderar dessa händelser i din riskplanering.
Steg 6. Lista alla identifierade riskelement
Du behöver inte ordna dem i ordning. Registrera dem bara en efter en.
Steg 7. Inkludera sannolikheterna
För varje riskelement på din lista, avgör om sannolikheten för att dessa risker faktiskt inträffar är hög, medel eller låg nog? Om du måste använda siffror är sannolikheten för låg skala 0,01-0, 33, Medium = 0,34-0, 66 och High = 0,67-1,00.
-
Det bör noteras att om sannolikheten för att händelsen ska bli verklig är noll, betyder det att risken inte längre beaktas. Det är ingen idé att tänka på vad som inte kommer att hända (en arg T-Rex äter sin dator).
Steg 8. Definiera påverkan
I allmänhet betecknas Impact som High, Medium eller Low baserat på definierade riktlinjer. Om du måste använda siffror betyder det Impact -skalor från 0,01 till 1,00, dvs 0,01 till 0,33 = Låg, 0,34 - 0,66 = Medium, 0,67 - 1,00 = Hög.
-
Obs! Om effekten av en händelse är noll behöver risken inte registreras. Det finns ingen anledning att överväga irrelevanta saker, oavsett oddsen (min hund åt middag).
Steg 9. Bestäm elementets risk
Tabeller används ofta för detta. Om du använder höga, medelstora och låga värden rekommenderar vi att du använder den översta tabellen. Om du använder numeriska värden måste du överväga ett lite mer komplicerat poängsystem som liknar den andra tabellen här. Det är viktigt att notera att det inte finns någon universell formel för att kombinera Sannolikhet med Impact, och formeln varierar beroende på person och projekt. Formlerna i den här artikeln är bara ett exempel (även om de är baserade på en sann historia):
-
Var flexibel i analysen.
Ibland måste du gå fram och tillbaka mellan T-S-R-metoden och den numeriska metoden. Du kan använda en tabell som liknar tabellen nedan.
Steg 10. Sortera alla risker
Lista alla element som har identifierats från den högsta risken till den lägsta.
Steg 11. Beräkna den totala risken
Här hjälper siffrorna dig. i tabell 6 har du 7 risker med värdena T, T, S, S, S, R och R. Dessa värden kan ändras till 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 och 0, 2, från tabell 5. Den genomsnittliga totala risken är 0,5 eller måttlig.
Steg 12. Utveckla en begränsande strategi
Begränsning är utformad för att minska sannolikheten för att en risk kommer att bli uppenbar. Vanligtvis behöver du bara göra detta för höga och medelstora element. Du kan minska Low -elementet, men sätt de andra först. Om till exempel ett element av risk kan försena leveransen av kritiska delar kan du minska risken genom att beställa dem tidigt i projektet.
Steg 13. Utveckla en reservplan
Beredskap är vanligtvis utformade för att minska påverkan om risken inte blir uppenbar. Återigen, vanligtvis kommer du bara att utveckla händelser för höga och medelstora element. Till exempel, om en viktig del du behöver inte kommer i tid, kan du bli tvungen att använda de gamla delarna som finns tillgängliga medan du väntar på nya delar.
Steg 14. Analys av strategiens effektivitet
Hur mycket minskad sannolikhet och effekt? Utvärdera din strategi för beredskap och begränsning och omfördela effektiv bedömning till dina risker.
Steg 15. Beräkna din effektiva risk
Nu är dina sju risker S, S, S, R, R, R och R, vilket kan översättas till 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 och 0, 2. Således får du en genomsnittlig risk på 0,329. Se tabell 5 och vi finner att den totala risken kategoriseras som låg. Ursprungligen är din risk måttlig (0, 5). Efter genomförandet av hanteringsstrategin är din exponering låg (0,329). Detta innebär att du uppnår en riskminskning på 34,2% genom begränsning och beredskap. Säker!
Steg 16. Övervaka din risk
När du väl känner till riskens storlek måste du bestämma hur du vet om risken är verklig så att du vet när och om du behöver skapa en reservplan. Detta görs genom att identifiera risktecken. Gör det med hög och medellång risk. Efterhand som projektet fortskrider kommer du att kunna avgöra om riskelementet har blivit ett problem. Om du inte känner till tecknen finns det en god chans att risken kan bli verklig utan att någon märker det och påverkar projektet, även om du har en bra reservplan.
Tips
- I situationer där projektledaren har för många riskhanteringsfunktioner kan analysen begränsas till projektets kritiska väg. I sådana fall är det lämpligt att beräkna flera kritiska vägar med kanske ytterligare fördröjningstid för att mer proaktivt identifiera uppgifter som sannolikt kommer att vara på den kritiska vägen. Detta är särskilt lämpligt när en projektledare styr flera projekt, men inte överskuggar andra planerings- och kontrollfunktioner (se Varningar).
- Minskning = risk - exponering. I det här exemplet (och förutsatt ett projekt på $ 1000000) är din risk 0,5 X $ 1000000 (500000000 IDR) och din exponering är 0,329 X 1 000 000 000 IDR (329 000 000 IDR) vilket betyder att det är värdet för minskning = 171 000 000 IDR. använda den som en indikation på mängden rimliga kostnader för att hantera risk, vilket bör ingå i den reviderade projektuppskattningen (t.ex. försäkring).
- Planändringar. Riskhantering är en osäker process eftersom risken alltid förändras. Idag kan du tilldela flera risker med stor sannolikhet och påverkan. Nästa dag kan sannolikheten eller påverkan förändras. Dessutom kan vissa risker försvinna helt medan andra dyker upp.
- Du kan använda Exponering för att bestämma projektets livskraft. Om det totala beräknade projektet är $ 1000000 och din exponering är 0,329, är den allmänna regeln att projektet har potential att överstiga uppskattningen med $ 329 000. Kan du budgetera för lite extra pengar, för säkerhets skull? Annars kanske ompröva omfattningen av ditt projekt.
- Använd arbetsdokument för att löpande övervaka riskplanering. Risker förändras alltid, gamla risker kan gå förlorade och nya risker kommer i fokus.
- Tidiga varningssignaler är en del av en bra backupplanering. om några testresultat indikerar att en reservplan är nödvändig, se till att påskynda testresultaten. Om det inte finns någon bra varningssignal, försök skapa din egen.
- Gör alltid en undersökning. Vad har du missat? Vad kan hända som du inte har funderat på? Detta är en av de svåraste och viktigaste sakerna att göra. Gör en lista och kontrollera upprepade gånger.
- Om du är en projektledare med minimal erfarenhet eller ett litet projekt, överväg att spara tid genom att hoppa över steg som inte fungerar eller har liten inverkan på projektet, hoppa över den formella sannolikhets- och konsekvensbedömningen, gör en”mental beräkning” och hoppa direkt in och titta på projektet. Exponering. Till exempel, om du behöver utföra underhåll av elektriska kretsar och den här aktiviteten kommer att "stänga av" servern, är risken att flytta servern till en ny krets större än att vänta på att underhållet ska slutföras för att återaktivera servern. I båda fallen stängs servern av, men du kan ange vilken åtgärd som är mindre riskfylld för projektet.
Varning
- Låt bli låt politiken störa ditt omdöme. detta händer ofta. Folk vill inte tro att det de har kontroll över kan vara problematiskt och kommer att argumentera mot din risknivå. Kanske, risken kanske inte händer, men det finns en möjlighet att personen följer sitt eget ego.
- Ignorera inte helt med risken, men slösa inte tid på dem heller. Höga, medelstora och låga mått anger hur mycket arbete som kommer att läggas på att övervaka varje risk.
- Fundera över vad som kan hända om två eller tre problem uppstår tillsammans. Sannolikheten är mycket låg, men effekten kommer att bli stor. Nästan alla större katastrofer innebär olika fel.
- Komprimera inte projektet. Riskhantering är en viktig del av projektet. Låt dock inte det verkliga arbetet med ditt projekt hämmas. Om du inte är försiktig kan du sluta jaga irrelevanta risker och överbelasta dina planer med värdelös information.
- Antag inte att alla risker har identifierats. Riskens natur är oförutsägbar.
