Vissa människor kan känna sig fast när de skriver ett e -postmeddelande för kundservice (kundservice). Hur skriver man ett brev i form av ett e -postmeddelande eftersom det vanligtvis sker korrespondens på ett papper? Vilka regler och protokoll finns för att kontakta kundtjänst? Medan du skriver ett e -postmeddelande för kundservice bör anpassas till branschen, regionen och kulturen i den affärsenhet du kontaktar, finns det några grundläggande riktlinjer för att skriva ett effektivt kundservicebrev.
Steg
Del 1 av 3: Granska företagets webbplats
Steg 1. Hitta svar
Innan du börjar skriva ett mejl till ett företags kundserviceavdelning är det en bra idé att ta reda på om svaret du vill ha redan finns på företagets webbplats. De enhetliga frågor som kunder ställer företag sammanfattas vanligtvis i vanliga frågor (vanliga frågor eller vanliga frågor) och hjälpsidor.
Vanligtvis kan denna sida nås via företagets webbplats. Prova att rulla till botten av företagets webbplats och klicka på länkarna som säger "Kontakta oss" eller "Hjälp" och "Kundservice"
Steg 2. Leta efter hjälpsidan för kunden
Om du inte hittar länken till kundtjänst längst ner på webbplatsen, försök använda sökrutan. Vanligtvis finns det på webbsidan en ruta som kan fyllas med text och har ett förstoringsglas. Skriv "kundtjänst" eller "kontakt" och tryck på enter.
-
Vanligtvis klistrar företag in en textruta på sidan "Kontakta oss" som kunder kan använda för att skriva sina klagomål eller kommentarer och sedan skicka dem till kundservice som ett e -postmeddelande.
Kontrollera den här sidan för att se till att en kopia av e -postmeddelandet kommer att skickas till dig. Om inte, leta upp företagets e -postadress på företagets webbplats och skicka den till ditt personliga e -postkonto. På så sätt kan du spara en kopia av e -postmeddelandet du skickar
Steg 3. Använd sökfältet
Försök att hitta svaret på din fråga först genom att ange nyckelord relaterade till din fråga i sökrutan (rutan du använder för att hitta företagets e -postadresser). På så sätt kan du lösa problemet utan att behöva skicka e -post till kundtjänst.
- Detta är viktigt så att du ser smart ut och bygger respekt när du äntligen måste skicka ett mejl. Om svaren på dina frågor redan förklaras på webbplatsen ser kundtjänstteamet dig som bortskämd och lat. Som ett resultat tas dina mejl inte på allvar.
- Se även avsnittet FAQ. Vanliga frågor besvaras vanligtvis i form av vanliga frågor. Det är därför många webbplatser har denna sida. Tack vare denna sida reduceras antalet e -postmeddelanden som går till kundservice drastiskt.
Steg 4. Granska företagets policyer
Om du inte hittar ett svar på din fråga på sök- eller FAQ -sidan rekommenderar vi att du besöker sidan "Om oss" eller sidan för returpolicy. Rulla hela vägen till botten av webbplatsen och kontrollera länkarna. Leta efter länkar som grovt svarar på dina frågor: Om oss, index, kreditkort, produkttillgänglighet, returpolicy, sekretesspolicy, användarvillkor och så vidare.
Även om du inte hittar svar på dessa sidor hittar du fortfarande information som kan vara användbar om du slutligen måste skicka e -post till kundtjänst
Del 2 av 3: Skriva ett e -postmeddelande
Steg 1. Bestäm om din e -post är ett klagomål eller en komplimang
E -postmeddelanden som skickas till kundtjänst är inte bara klagomål eller frågor. Kanske vill du tacka mig för en fantastisk service. De flesta företag älskar att få positiva mejl som detta.
Ibland kommer klagomål att besvaras snabbare och direkt om de skickas via telefon snarare än via e -post. E -postmeddelanden är bra för att visa tacksamhet eller ställa frågor som inte behöver besvaras direkt. Om ditt problem behöver lösas så snart som möjligt rekommenderar vi att du kontaktar kundtjänst per telefon
Steg 2. Skriv en tydlig titel på brevet
Se till att din titel är meningsfull och saklig. Ditt mål är att skapa en rubrik som lätt fångar uppmärksamheten hos kundserviceteamet så att det får ett snabbt svar. Skapa en kortfattad titel, innehåll kärnan i e -postmeddelandet och be om ett svar.
Till exempel, "Fyllning misslyckades-snälla svara"
Steg 3. Börja med en hälsning
När du har skrivit en solid e -posttitel, säg hej till en kundtjänstrepresentant. Hälsning är mycket viktigt i korrespondens för att upprätthålla artighet. Du kan helt enkelt skriva "Dear Customer Service Team."
- Prova att inkludera namnet i din hälsning. Små företag kan inkludera namnet på den person som fungerar som företagets kundtjänstombud. Utnyttja detta för att skapa ett personligt och vänligt mejl.
- Du kan avsluta hälsningen med ett komma eller kolon. Till exempel "Kära kundservicerepresentant", ELLER "Kära kundservicerepresentant:"
Steg 4. Tillämpa standard brevskrivning
Upprätthåll respekt för kundtjänstombud genom att använda vanliga brevskrivningsmetoder. Skriv inte bara med stora, stora bokstäver eller skript. Använd bara standard skiljetecken, stavning och versaler när du skriver bokstäver. På så sätt kommer din e -post att tas på allvar.
Steg 5. Behåll din artighet genom att skriva brev
Använd en artig ton, även om du uttrycker ett klagomål eller frustration. Din status som kund kommer att bli mer uppskattad och reagerad mer artigt.
Steg 6. Identifiera dig själv
Efter att ha hälsat kundtjänstombudet, presentera dig själv. Ge ditt namn och beskriv statusen för din kund (t.ex. en ny kund eller en återkommande kund). Kundtjänstombud vill behålla din lojalitet. I förekommande fall, avslöja din geografiska plats (t.ex. för utomhusprodukter eller tjänster).
Steg 7. Var specifik
Använd specifika termer i din e -post. Undvik att skriva "min produkt" och beskriv produkten eller tjänsten i detalj och varför du skickade e -postmeddelandet. Beskriv den relevanta händelsen så att kundtjänstombudet kan identifiera problemet. Att ge information tydligt i början av brevet kommer att förhindra långvariga mejlkonversationer.
- Använd produktens URL (om tillämpligt). Således kan kundtjänstombudet genast förstå den avsedda produkten.
- Inkludera ditt boknings -ID och kundtjänstrepresentanter brukar be om det. Genom detta ID -nummer spåras och hanteras din beställning i systemet.
Steg 8. Ställ frågor tydligt
Kom direkt till sak när du skriver din e -post. När du har sagt hej och presenterat dig själv, börja ett nytt stycke med att skriva ner ditt problem eller skäl för att skicka e -postmeddelandet med det specifika språket som beskrivs ovan.
Fråga bara vad du vill veta. Om du är generad att fråga, ta bort dessa känslor från e -postmeddelandet omedelbart. Om du vill få en ny produkt i stället för en defekt produkt, ange det tydligt
Steg 9. Skriv ett kort stycke
Se till att dina stycken inte är långa. Det är en bra idé att bara ha en, två eller högst tre meningar i ett stycke för enkel läsning. Det gör det också möjligt för kundservicerepresentanter att snabbt skanna e -postmeddelanden och bestämma deras prioritet. Om den innehåller mycket text kommer din e -postmeddelande att ges lägst prioritet eftersom kundtjänstrepresentanten inte har tid att läsa allt.
Steg 10. Stäng bokstaven med en signatur
Avsluta mejlet med en mening som sammanfattar din begäran eller komplimang, följt av en hälsning. Du kan stänga brevet med "Med vänliga hälsningar", men du kan helt enkelt lämna din hälsning och e -postsignatur. Du kan också uttrycka din brådska genom att säga "Förhoppningsvis kan jag snart återkomma till det här e -postmeddelandet" eller något liknande,
E -postsignaturen är en kort text som innehåller ditt namn, yrke och kontaktinformation. Du kan ange en e -postsignatur i alternativen för e -postinställningar så att den alltid visas när du skickar ett nytt meddelande
Steg 11. Inkludera inte bilagor
Försök att inte ladda upp bilagor i e -postmeddelanden som först skickas till någon. Många webbplatser har skräppostfilter som prioriterar bifogade mejl så att dina mejl skickas till skräpposten innan de kan läsas.
- Naturligtvis måste du bifoga en bilaga om du skickar in en ansökningsbrev och ombeds att bifoga ditt CV i ett Word -dokument.
- Inkludera inte användarnamn, lösenord eller kredit-/betalkortinformation.
Steg 12. Läs om och kontrollera innan du skickar e -post
Om e -postmeddelandet har skrivits, tryck inte omedelbart på skicka -knappen (skicka). Du bör granska ditt brev och se till att det inte finns några stavfel i det. Även om du skriver din e -post med en smartphone är raden "skickad från min iPhone" ingen ursäkt för grammatik- och skiljeteckenfel för att få ditt brev att se mer professionellt ut.
Steg 13. Uppföljning
Om du inte får ett e -postsvar på flera dagar är det mycket troligt att e -postmeddelandet gick igenom ett skräppostfilter eller fastnade längst ner i din inkorg. Skicka ett nytt e -postmeddelande som kränker ditt gamla och fråga om det har tagits emot.
Del 3 av 3: Upprätthålla artighet
Steg 1. Använd rätt grammatik och stavning
Utan att inse det är en del av att upprätthålla artighet i korrespondens användningen av god och korrekt grammatik och stavning. God kommunikation visar respekt för mottagaren av e -postmeddelandet och visar att du verkligen är en artig person.
Steg 2. Visa din utbildning och kunskap
Kom inte som en nörd, men visa upp dina smarta med ett bra ordförråd. Om du också har besökt företagets webbplats och studerat deras policyer, uttryck detta i brevet och säg också att du inte kunde hitta ett svar på ditt problem.
Steg 3. Skämta inte
Brev som skickas till kundtjänstteamet bör tas på allvar, åtminstone vid den första kontakten. Därför ska skämt och skämt inte ingå i brevet. Skämt kommer att betraktas som oförskämt och bör undvikas när du hanterar någon form av verksamhet.
Om du har haft ofta kontakt med kundtjänstrepresentanter via e -post kan du skämta lite eftersom ni redan känner varandra
Steg 4. Uttryck dig själv utan att vara hård
Även om du är arg på den produkt eller tjänst som tillhandahålls löser inte problemet att bli arg i ett mejl. Kommunicera dina bekymmer respektfullt och artigt så att de kan hanteras effektivt utan att skicka ett oförskämt mejl.
Glöm inte att du inte kan uttrycka känslor genom att skriva. Om du är mycket besviken och behöver omedelbar uppmärksamhet är det bäst att göra ett klagomål via telefon eftersom det är mer effektivt
Steg 5. Beskriv din lojalitet och uppskattning
Slutligen, förmedla hur lojal du är mot företaget och hur tacksam du är för tjänsten så att kundtjänstombudet uppskattar ditt mejl och svarar snabbare.
