Arbetsmarknaden blir mer konkurrenskraftig för varje dag. För att kunna tävla om nya jobb kommer positiva och prisvärda rekommendationer från tidigare arbetsgivare/arbetsgivare att vara det mest värdefulla stödet. Om du vill ge en positiv referens för en anställd bör du tänka noga över hur du kommer att representera den personen. Genom att överväga vad du ska säga eller skriva till den personen och representera det på det mest positiva och professionella sättet kan du hjälpa en anställd eller någon annan att få sitt drömjobb.
Steg
Metod 1 av 2: Skriva
Steg 1. Ge ett positivt referensbrev
Om en anställd kommer till dig och ber om ett referensbrev är det första du bör göra att överväga begäran. Om du har en bra erfarenhet av medarbetaren och kan ge positivt stöd för att öka hans eller hennes chanser att få ett jobb, ge ett positivt referensbrev.
- Erbjud inte att ge en referens om du inte kan skriva något positivt. Låt det inte döda dina chanser att få ett jobb.
- Acceptera förfrågningar om att skriva referenser endast om du har arbetat med medarbetaren under en längre tid. Det blir svårt för dig att bedöma en persons förmågor och arbete på bara några månader.
- Se till att du är rätt person att ge en referens. Du kan behöva kontrollera företagets policy för hänvisningar igen.
Steg 2. Samla in information som du kan skriva ner för ett referensbrev
Be den anställde om information om jobbet han söker och andra relevanta uppgifter du bör känna till, inklusive hans CV. Du bör också samla in information om anställdas arbete, till exempel prestationsutvärderingar.
- Om du bestämmer dig för att skriva ett referensbrev för någon, be om information om jobbet han söker, hans senaste CV och annan information om vad han tycker att bidraget han har gjort till ett visst företag eller projekt och hur han kommer att gynna hans nya jobb.
- Överväg att läsa korrespondensen mellan dig och medarbetaren för att kunna bedöma professionalismen och hur den fungerar. Du kan också använda prestandautvärdering för detta ändamål.
Steg 3. Utkast till den första bokstaven
Innan du ger en positiv hänvisning till en tidigare anställd eller kollega, använd informationen du samlat för att utarbeta det första brevet. Detta steg hjälper dig att se till att referensbrevet du skriver är positivt och omfattande.
- Referensbokstäver ska vara en eller två sidor långa. Om du skriver längre kanske potentiella arbetsgivare inte läser hela och kan missa viktig information om kandidaten.
- Introduktionen ska vara kort och innehålla namnet på den anställde, det jobb han söker och om du skulle rekommendera honom för jobbet. Du kan till exempel skriva”Jag rekommenderar gärna Amir Priambodo för positionen som varumärkesansvarig. Amir Priambodo har gjort ett stort bidrag till vårt företag, och jag tror att han kommer att vara en värdefull tillgång för ditt team”.
- Brödteksten kan vara 1-3 stycken och bör beskriva hur länge du har känt medarbetaren, i vilken egenskap du arbetat med, beskriva och lyfta fram hans eller hennes kompetens och förklara hur han eller hon kommer att bidra till en potentiell arbetsgivare. Du måste tillhandahålla handlingar som kan genomföras och orsaker till att den anställde är den bästa kandidaten för jobbet.
- Du kan också beskriva den anställdes karaktär i brevkroppen, men du måste vara försiktig så att du inte tar med personlig information, som inte bara är misstänksam mot potentiella arbetsgivare, utan också olaglig.
- Du bör stänga brevet med ett kort, kortfattat stycke som du starkt rekommenderar personen och erbjuda dig att hjälpa om den potentiella arbetsgivaren har några frågor. Till exempel,”Baserat på min erfarenhet av att arbeta med Amir Priambodo, skulle jag rekommendera honom för varumärkeschefspositionen på Brand Management, Inc. Om du har några frågor eller funderingar, vänligen kontakta mig via e -post eller telefon.”
Steg 4. Använd positiva, användbara ord
Se till att du använder ett positivt, användbart språk när du beskriver kandidater när du skriver och reviderar. Denna åtgärd kan hjälpa potentiella arbetsgivare att få en uppfattning om kandidaten och kan också representera en mer positiv självbild.
- Använd ord som samarbeta, samarbeta och uppmuntra.
- Använd substantiv som lagspelare, tillgång och ansvar.
- Använd adjektiv som tillförlitlig, intelligent, vänlig och bestämd.
- Du kan sammanfoga dessa ord till meningar som”Amir och jag samarbetar i ett marknadsföringsprojekt och han är en viktig tillgång för att få nya kunder. Han är en mycket ansvarsfull och vänlig lagspelare och kommer att ha en positiv inverkan på ditt företag”.
Steg 5. Var ärlig och överdriv inte
Du vill marknadsföra den bästa möjliga kandidaten samtidigt som du är ärlig om hans eller hennes kvalifikationer. Det finns en fin gräns mellan ärlighet och överdrift och du bör undvika det så att potentiella arbetsgivare inte misstänker att ditt brev är oärligt skrivet.
Du behöver inte säga att personen är bäst eller störst, såvida de inte är det. Överväg istället att skriva något som”Amir är en av de mest ansvarsfulla och vänliga medarbetarna, och jag trivdes med att arbeta med honom.” När du bedömer någons tekniska färdigheter och förmågor kan du skriva något i stil med "Amir är bland de 5% av de varumärkeschefer jag har arbetat med"
Steg 6. Revidera och redigera referensbrevet
Efter att ha slutfört det första utkastet till brevet, gör ändringar i texten för att stärka den och undersöka områden som kräver ytterligare utveckling. Detta steg låter dig redigera bokstaven för att hitta stav-, skiljetecken- eller grammatikfel.
- Se till att det reviderade utkastet har en korrekt inledande komponent, en kropp och en ärlig avslutning, innehåller ett positivt ordförråd och ger den bästa bilden av kandidaten.
- Överväg att läsa brevet högt för att höra eventuella misstag och se till att det låter professionellt.
- Se till att informationen du anger i brevet är lämplig för det nya jobbet.
Steg 7. Formatera ditt brev
Innan du skickar ett referensbrev måste du använda rätt format. Detta steg kan hjälpa till att säkerställa att potentiella arbetsgivare tar ditt referensbrev på allvar.
- Se till att brevet är tryckt på papper med företagets brevpapper.
- Skriv datumet på första raden.
- Under datumet, skriv ner adressen till den potentiella arbetsgivaren. Rikta brevet till kandidatens handledare eller personalavdelningen.
- Inkludera din kontaktadress nedan informationen om den potentiella arbetsgivaren.
- Efter hälsningen, se till att du signerar bokstaven med svart bläck och skriver ut ditt namn under. Du kan ange din jobbtitel, e -postadress och telefonnummer om du vill.
Steg 8. Utför teckenkontroll igen
Läs texten en sista gång innan du skickar ett referensbrev. Detta steg säkerställer att du inte gör några misstag eller missar viktig information.
Metod 2 av 2: tillhandahålla verbal referens
Steg 1. Kontrollera företagets policy angående verbala referenser
Vissa företag tillåter endast anställda att tillhandahålla grundläggande information, till exempel år av tjänst. Vissa kan tillåta dig att tillhandahålla skriftliga referenser. Att se till att du följer företagets policy för referenser kan hjälpa dig att tillhandahålla de bästa verbala referenserna.
Steg 2. Godkänn förfrågningar om verbala referenser
Om en anställd eller kollega ber dig att ange en referens, se till att du tar förfrågan positivt. Om du har en bra erfarenhet av den anställde, gå med på hans begäran om att tillhandahålla referenser till potentiella arbetsgivare.
- Ge inte en referens om du inte kan säga något positivt om den anställde. Låt det inte förstöra dina chanser att få jobbet.
- Ge samtycke till att tala med en potentiell arbetsgivare om du har arbetat med personen under en tid. Du kan ha problem med att svara på frågor om den anställde eller förklara hans kompetens om du bara har känt honom i några månader.
- Se till att du är rätt person att ge en referens. Du kan behöva kontakta din chef eller företagspolicy om hänvisningar.
Steg 3. Be om information om den anställde som ska användas som referensmaterial
Du kan också behöva grundläggande information från den anställde om jobbet han söker och andra relevanta uppgifter som du bör känna till.
- Be om information om jobbet kandidaten söker och ett uppdaterat CV. Du kan behöva ta reda på vad han tycker att det bidrag han har gjort till företaget och de projekt han arbetar med och hur han kommer att bidra till sin nya arbetsplats.
- Du måste samla in all information relaterad till medarbetarens arbete, till exempel en prestationsutvärdering.
- Överväg att läsa om din korrespondens med den anställde för att bedöma hans professionella nivå och arbetssätt. Du kan också använda prestandautvärdering för detta ändamål.
Steg 4. Schemalägg ett telefonsamtal
De flesta telefonreferenser ges per telefon och du måste schemalägga en lämplig tid för att tala med kandidatens potentiella arbetsgivare. Att avsätta en viss tid för att prata om kandidaten kan säkerställa att du kan ge en omfattande, professionell och positiv referens.
- Be kandidaten att lämna din kontaktinformation till den blivande arbetsgivaren eller be om relevant information om vem du ska kontakta på det nya företaget.
- Se till att du planerar samtalet när du känner dig avslappnad och inte har bråttom att delta i ett möte.
Steg 5. Anteckna telefonreferenser
När du har bestämt samtalsschemat och samlat relevant information gör du en liten anteckning om kandidaten. Detta steg kan hjälpa dig att inte glömma viktig information om kandidatens färdigheter eller beteende under konversationen.
Eftersom du inte känner till de frågor en potentiell arbetsgivare kan ställa, se till att du noterar olika aspekter av kandidaten, inklusive hur du lärde känna honom och hur länge, i vilken kapacitet du arbetade med och en utvärdering av hans färdigheter
Steg 6. Besvara alla frågor helt och ärligt
Verbala referenser kräver ofta att du svarar på frågor som potentiella arbetsgivare ställer. Att förbereda anteckningar och svara på detaljerade och ärliga frågor kan hjälpa kandidater att få jobbet.
- Se till att du inte överskattar personens kvalifikationer. Du behöver inte säga att han är världens största person”, men du kan objektivt säga” Han är en av de bästa kollegorna/medarbetarna vi någonsin haft.”
- Tänk på att alla tvivel i ditt svar ger intrycket av att du är oärlig.
Steg 7. Använd positiva, beskrivande ord och meningar
När du svarar på en potentiell arbetsgivares fråga, se till att du använder ord som får kandidaten att se attraktiv ut. Denna åtgärd får kandidaten att framstå som överlägsen andra kandidater.
- Du kan också använda en mängd olika verb, substantiv och adjektiv för att beskriva kandidaten. Ju tydligare din beskrivning, desto mer sannolikt är det att hjälpa potentiella arbetsgivare att fatta ett välgrundat beslut.
- Till exempel kan du säga saker som "Amir Priambodo har förmågan att lösa problem på ett mycket kreativt sätt" eller "Han kan kommunicera sina idéer tydligt."
- Se till att du ger information om de färdigheter kandidaten behöver i sitt nya jobb.
Steg 8. Undvik personliga ämnen
Prata bara om saker som relaterar till kandidatens prestationer, till exempel överlägsen ledarskapsförmåga eller förmågan att lösa konflikter mellan kollegor. Tala inte om ditt personliga liv eftersom det kommer att göra det, och du ser mindre professionell ut för potentiella arbetsgivare.
- Diskutera inte något personligt inklusive religion, civilstånd, ålder eller hälsa.
- Att lämna personlig information kan äventyra en kandidats chanser att få ett jobb. Detta kan vara olagligt, beroende på vilken typ av information du avslöjar.
Steg 9. Avsluta den muntliga referensen
Fyll i den muntliga referensen via telefon när du har svarat på alla potentiella arbetsgivares frågor. Du kan ställa frågor om du tycker att det är nödvändigt eller om du kan ge ytterligare förklaring om kandidaten. Se till att du tackar den potentiella arbetsgivaren och erbjuder att ge ytterligare information om det behövs.
