Vem säger att e -post är det enklaste sättet att kommunicera? Att skriva e -post har faktiskt också etik. Med andra ord måste språkstilen i e-post riktad till klasskamrater och för föreläsare förstås särskiljas, särskilt eftersom formell utbildning är porten till potentiella yrkeskarriärer. Därför måste alla interaktioner som förekommer i det göras professionellt, inklusive när du skickar e -post. Till exempel ska mejl alltid skickas med din akademiska e -postadress och alltid öppnas med en formell hälsning. Behandla interaktionen som ett formellt affärsbrev. Det vill säga få fram din poäng på ett tydligt, koncist och tydligt sätt och använd god grammatik!
Steg
Del 1 av 3: Skapa ett positivt intryck
Steg 1. Läs kursplanen för att få svar på dina frågor
I allmänhet har dina frågor besvarats i det material som föreläsaren gav i början av föreläsningen. Som ett resultat kommer en insats på att fråga din professor bara att få dig att se ut som en icke-seriös student, och det kan också irritera föreläsaren att innehållet i ditt mejl tar upp värdefull tid.
- Kursplanen innehåller i allmänhet information om uppdrag, tidsfrister för inlämning av uppgifter, klasspolicyer och uppgiftsformat.
- Om föreläsaren bara tillhandahåller en läslista är det inget fel med att skicka ett mejl för att be om material som inte förklaras i föreläsningsplanen.
Steg 2. Använd din akademiska e -postadress
Chansen är stor att din professor kommer att få dussintals till dussintals mejl varje dag. Det är därför du bör använda en akademisk e -postadress så att e -postmeddelanden inte automatiskt hamnar i skräpposten. Dessutom kommer att skicka ett e -postmeddelande med en akademisk e -postadress se mycket mer professionellt ut och kommer att hjälpa föreläsare att tydligt identifiera avsändarens namn, särskilt eftersom akademiska e -postadresser i allmänhet kommer att innehålla studentens fullständiga namn.
Steg 3. Inkludera ett representativt ämne
Med andra ord, se till att innehållet i ditt mejl är känt för föreläsaren, även om han bara läser ämnet. Att veta avsikten med ditt e -postmeddelande från början hjälper din föreläsare att avsätta rätt tid för att läsa och svara på det. Inkludera därför alltid ett tydligt och koncist e -postämne!
Du kan till exempel skriva”Frågor om senaste uppdrag” eller”Slutuppsatser”
Steg 4. Starta e -postmeddelandet genom att nämna föreläsarens namn och titel
Oavsett hur viktiga dina önskemål är, starta alltid din e -post med en formell hälsning, som du skulle göra när du skriver ett liknande formellt brev. Till exempel, starta e -postmeddelandet med att skriva”Dear. Dr. Jones”följt av ett kommatecken. Glöm inte att använda ett smeknamn som matchar föreläsarens preferenser, okej!
- Om du inte är säker på att den ifrågavarande föreläsaren har tagit en doktorsexamen kan du helt enkelt vända dig till honom som”Mr. Jones”.
- Om ni två har ofta personliga interaktioner är det inget fel med att använda en mer avslappnad hälsning, till exempel”Hej, herr/dr. Jones."
Del 2 av 3: Skapa e -postinnehåll
Steg 1. Identifiera dig själv tydligt
Eftersom föreläsaren i fråga inte bara lär dig, är det troligt att han eller hon måste påminnas om din identitet. Börja därför alltid mejlet med att ange ditt namn, samt namnet på kursen som förde dig samman och föreläsningstiderna, till exempel "Marknadsföringskurs på eftermiddagen."
Steg 2. Fokusera på din poäng
Kom ihåg att föreläsare är mycket upptagna människor. Se därför till att innehållet i ditt e -postmeddelande inte är krångligt för att inte ta för mycket tid på oviktiga saker. Få fram din poäng på ett kortfattat, enkelt och tydligt sätt och undvik oviktiga eller irrelevanta detaljer.
Om du till exempel har en fråga angående ett uppdrag, säg det tydligt: ”Det är något jag vill fråga dig angående det uppdrag du gav i torsdags. Uppgiften måste faktiskt utföras i grupper eller individuellt, eller hur?
Steg 3. Skriv i hela meningar
Kom ihåg att dessa e -postmeddelanden inte är Facebook -uppladdningar eller textmeddelanden till dina kamrater! Det vill säga, använd alltid fullständiga och formella meningar för att visa din professionalism.
- Skriv till exempel inte "Materialet i den senaste klassen var riktigt coolt, herr/fru!"
- Försök istället att skriva "Tack för det senaste materialet du lärde ut som upplyste min förståelse."
Steg 4. Använd rätt e -postton
När du kontaktar en lärare för första gången, kom ihåg att använda en professionell ton och grammatik. Det vill säga, använd inte uttryckssymboler av någon anledning! Om du har skickat ett meddelande till föreläsaren flera gånger bör du också skriva ditt mejl i en mer avslappnad ton, särskilt om föreläsaren är den första som agerar informellt (som att skicka emotikoner).
Steg 5. Framför din begäran artigt
Faktum är att ganska många studenter gillar att ställa krav på sina föreläsare. Gör inte det, för det hjälper dig inte att få något! Ange i stället dina avsikter i form av en begäran som din professor kanske accepterar eller inte.
Till exempel, om du vill be om förlängning av tidsfristen för att skicka in uppgifter, skriv inte: "Min mormor gick nyligen bort, så snälla förläng fristen för att skicka in uppgifter, okej?" Skriv istället en mer artig mening som, "Jag är ledsen herr/fru, Den här veckan har varit väldigt jobbig för mig eftersom min mormor just har gått bort. Om så är fallet, skulle du vara villig att ge mig en förlängning av tid angående inlämning av papper?"
Steg 6. Använd rätt skiljetecken
Om e -postmeddelandet riktar sig till kamrater, kommer naturligtvis inte mottagaren av e -postmeddelandet att ha problem med att placera en punkt eller komma fel. Men om e -postmeddelandet är till för en lärare, se till att varje skiljetecken är placerat på rätt plats.
Steg 7. Skriv varje ord med rätt stavning
Trots den utbredda användningen av textspråk på internet, använd det aldrig i ett professionellt mejl! Med andra ord, skriv varje ord i sin fulla form, till exempel "Mr" istället för "Mr". Använd rätt stavning för att få dina e -postmeddelanden att se mer professionella ut!
Glöm inte att kontrollera innehållet i e -postmeddelandet med hjälp av en applikation eller ett datorprogram för att kontrollera stavningen
Steg 8. Placera versalerna korrekt
I synnerhet måste ord som anges i början av meningar vara versaler, liksom vissa typer av substantiv (som smeknamn). Behandla inte e-postmeddelanden som sms-konversationer och se till att du alltid använder stora bokstäver.
Del 3 av 3: Avsluta e -postmeddelandet
Steg 1. Ange de åtgärder din lärare behöver vidta
Med andra ord, se till att din önskan eller förfrågan tydligt anges i slutet av e -postmeddelandet. Till exempel, om du vill ha ett svar från honom, glöm inte att säga det. Om du känner behov av att träffa honom, förmedla också det syftet.
Steg 2. Läs om grammatiken som används i e -postmeddelandet
Skanna e -postmeddelandet för att se till att inga grammatiska fel har gjorts. Ofta hjälper denna process dig att upptäcka ett eller två mindre fel som måste åtgärdas.
Steg 3. Läs om e -postmeddelandet ur lärarens perspektiv
Se till att din e -post inte låter som om du kräver något. Se också till att dina avsikter förmedlas på ett enkelt, tydligt och inte färgat av personlig information som är mindre viktig. Förutom att det är ineffektivt är detta beteende också oprofessionellt.
Steg 4. Avsluta e -postmeddelandet med en formell avslutande hälsning
Precis som när du startar din e -post med en professionell hälsning, gör samma sak för att avsluta e -postmeddelandet. Använd till exempel en formell avslutande hälsning som "Med vänlig hälsning" eller "Hälsningar", följt av ett kommatecken och slutar med ditt fullständiga namn.
Steg 5. Skicka ett e-postmeddelande igen efter en vecka
När e -postmeddelandet har skickats, fortsätt inte att terrorisera din professor för ett svar. Men om ditt e -postmeddelande inte har besvarats på en vecka eller mer är det en bra idé att försöka skicka tillbaka samma e -postmeddelande, om han missade ditt första mejl.
Steg 6. Svara på det e -postsvar du fick
Efter att ha fått ett e -postsvar från den aktuella föreläsaren, glöm inte att svara för att visa att du har fått e -postmeddelandet korrekt. Till exempel kan du helt enkelt skicka en kort tacklapp eller vid behov skicka ett längre svar med samma skrivregler för att det ska låta professionellt. Om ditt problem eller din fråga inte har besvarats via e -post, försök be honom att träffas personligen.
- Du kan till exempel skriva”Tack för svaret, herr/fru. Ses på lektionen."
- Om du känner behov av att träffa föreläsaren efteråt, prova att skriva,”Jag uppskattar verkligen dina åsikter om denna fråga. Om du vill, kan jag träffa dig direkt för att diskutera det mer detaljerat?”
