De flesta föräldrar måste kontakta sitt barns lärare minst en gång per läsår av olika skäl, från att be om ledighet på grund av sjukdom eller till och med diskutera ett barns problem. De flesta lärare använder e -post, vilket gör korrespondensprocessen enklare och snabbare, men du kan också skriva brev eller anteckningar. Med rätt brev eller e -post kan du skapa en öppen och stark kommunikation med ditt barns lärare.
Steg
Metod 1 av 2: Skicka ett e -postmeddelande
Steg 1. Vet när du ska skicka ett e -postmeddelande
Det finns flera anledningar till att du kanske vill kontakta ditt barns lärare, från introduktioner till att diskutera mer allvarliga frågor. Följande är några vanliga skäl att kontakta ditt barns lärare:
- Presentera dig själv när du flyttar, eller när ditt barn börjar studera på en ny skola.
- Diskutera problemet.
- Fråga barnets arbete eller framsteg.
- Be att få träffas.
- Informera läraren om ett speciellt problem, till exempel ett barns särskilda behov eller familjeproblem.
- Be om tillstånd när barnet är frånvarande på grund av sjukdom eller andra behov.
Steg 2. Samla den information du behöver för att skriva ett komplett och professionellt mejl till läraren
Komplett information kommer att göra kommunikationen mer effektiv och visar att du respekterar läraren och tar de frågor som diskuteras på allvar.
- Fråga ditt barn om lärarens namn, eller slå upp lärarens namn på skolans webbplats.
- Förbered kopior av nödvändiga dokument, till exempel doktors diagnos och barnplaceringsdokument om ditt barn har särskilda behov.
Steg 3. Skapa ett första utkast till e -postmeddelandet med hjälp av den information du har samlat in
Utkast låter dig beskriva ditt problem till fullo. När du är klar läser du om utkastet och redigerar det om det behövs.
- Undvik att skriva din e -postadress i fältet "Till", så att du inte av misstag skickar ett utkast till e -post.
- Håll utkastet så kort och koncist som möjligt.
- Skriv mejl i en personlig, artig och professionell ton.
- Introducera dig själv. Ange ditt barns namn och förklara varför du skrev e -postmeddelandet. Till exempel, "Kära fru Jasmin, jag heter Ros, och jag är förälder till Upin och Ipin. Jag skriver detta brev eftersom jag inser att Upin har svårt att följa matematik."
- Gör kärnan i e-postmeddelandet 1-3 stycken långa och ange det problem du vill lösa. Du kanske också vill fråga om sätt att stödja ditt barn konstruktivt.
- Stäng e -postmeddelandet genom att säga tack och inkludera dina kontaktuppgifter för vidare konsultation. Till exempel "Tack för din uppmärksamhet. Läraren kan kontakta mig via e -post eller +628123456789. Jag hoppas att Upins problem kan lösas snart med din hjälp."
Steg 4. Gör e -postmeddelandet positivt
När du skriver ett utkast ska du hålla tonen i ditt e -postmeddelande så positiv som möjligt. Du kan snabbt bli irriterad när du hanterar ditt barns problem, men att behålla en positiv och proaktiv ton i e -postmeddelanden kan öppna en öppen och produktiv dialog med ditt barns lärare.
- Undvik att använda anklagande språk hos ditt barns lärare.
- Använd ord som "få det", "samarbeta" och "prata".
- Använd adjektiv som "positiv" och "proaktiv".
- Anslut orden i fraser som "Enligt Upin har han svårt att lära sig matte. Vi vill veta hur vi kan ändra det och hur vi kan hjälpa läraren att förbättra Upins förmågor."
Steg 5. Var ärlig när du skriver e -post
Barn är ärliga varelser, och lögnerna i ditt brev kan komma ur ditt eget barns tunga. Skriv e -postmeddelandet så ärligt som möjligt, men behåll en professionell ton till e -postmeddelandet.
Gå direkt till sakens kärna. Till exempel, "Jag måste jobba på ett museum, och jag vill ta med min son för att plugga. Är det några läxor han måste göra klart innan han går tillbaka till skolan på fredag?"
Steg 6. Läs om och redigera din e -post
När du har skrivit ett grovt utkast till e -postmeddelandet, tänk på innehållet och tonen i e -postmeddelandet och redigera sedan e -postmeddelandet om det behövs. Genom att redigera ett e -postmeddelande kan du lägga till eller ta bort brödtexten i e -postmeddelandet samt hitta stav-, skiljetecken- och grammatikfel.
- Se till att det reviderade e -postmeddelandet har en ärlig och proaktiv hälsning, brev och stängning.
- Läs brevet högt för att upptäcka fel eller fraser som kan låta skyllande.
- Överväg att ta hjälp av en partner, vän eller utbildningsexpert för att läsa ditt brev. Personen du ber om hjälp kan kanske föreslå att du gör ditt brev starkare eller mer professionellt.
Steg 7. Efter redigeringen av utkastet, skriv ett vänligt och professionellt avslutande meddelande och hälsning, för att göra ditt barns lärare mer mottaglig för brevet
Avslutande meddelanden och vänliga hälsningar banar också väg för ett konstruktivt svar.
- Skriv hälsningar med ditt barns lärares smeknamn. Till exempel "jasmin frun", följt av ett kommatecken.
- Undvik att använda lärarens förnamn, såvida inte läraren redan har träffats och erbjuder sig att kalla honom vid hans förnamn.
- Stäng med "Hälsningar" följt av ett kommatecken. Du kanske också vill skriva "Vi hoppas att detta brev får din uppmärksamhet fru, tack", för att förvänta dig ett svar från ditt barns lärare.
- Ange ditt namn och kontaktinformation.
Steg 8. Bifoga lämplig dokumentation, beroende på din e -post, för referens till ditt barns lärare
Referenser hjälper ditt barns lärare att förstå ditt problem.
Förbered en referensfil i ett lättöppnat format
Steg 9. Skriv ner lärarens e -postadress att skicka e -postmeddelandet till
Kontrollera ditt barns skola webbplats för att se till att e -postadressen är korrekt.
- Skicka e-post till andra intressenter, till exempel makar eller andra auktoriserade lärare.
- Överväg att inkludera dig själv på BCC för att se till att e -postmeddelandet levereras.
Steg 10. Redigera det slutliga utkastet till e -postmeddelandet genom att läsa utkastet en gång till innan du skickar det
Redigering undviker att glömma viss information eller fel i e -postmeddelandet.
Steg 11. Ge ditt barns lärare tid att svara
Lärare är upptagen varelser, så de kanske inte alltid kan svara eller uppmärksamma dina e -postmeddelanden direkt. Vänta en stund innan du ringer tillbaka till läraren.
- Skriv ner datumet om du behöver ett snabbt svar.
- Skicka om brevet eller e -postmeddelandet om ditt e -postmeddelande inte har besvarats efter en vecka.
Metod 2 av 2: Skicka skriftliga brev
Steg 1. Vet när du ska skicka ett skriftligt brev
Skriftliga brev är mer personliga än e -postmeddelanden och är nödvändiga i vissa fall. Du kanske vill skicka ett skriftligt brev när:
- Att säga tack.
- Presentera dig själv kort.
- Be om tillstånd när ditt barn är sjukt eller inte kan gå i skolan.
Steg 2. Skriv brevet så snyggt som möjligt för ditt barns lärare att läsa
Se till att din handstil är lättläst.
- Om ditt skrivande är dåligt, skriv långsamt, så att ditt skrivande blir tydligare.
- Undvik att skriva med pennor eller pennor som lätt bleknar. Använd helst en kulspetspenna.
- Överväg att skriva på en dator och sedan skriva ditt brev för hand. Utkast låter dig tänka på vad du vill skriva tydligare.
- Om du vill kan du skriva bokstaven på datorn, skriva ut den och sedan signera brevet.
Steg 3. Skriv ditt brev
Om du väljer att skriva brevet manuellt följer du samma process som att skriva e -postmeddelandet i föregående steg. Men om det du vill prata om inte är för allvarligt, som en tacknot, behöver du inte skriva ett utkast flera gånger.
- Använd bra brevpapper om du har en. Men om inte, använd papper som är rent och inte skrynkligt.
- Skriv datumet på brevet.
- Skriv en hälsning under datumet, till exempel "Miss Jasmin", följt av ett kommatecken.
- Använd samma element som e -postelementen i föregående steg och se till att ditt brev är kort och koncist. Till exempel, "Miss Jasmin, jag är Ros, förälder till Upin och Ipin. Tack för att du hjälpte Upin att förstå matematik. Efter skolan frågar hon ofta fru Jasmin om frågor hon inte förstår. Om det är något jag kan hjälpa Upin förstår bättre. Meddela mig. Tack. Ros."
- Signera ditt brev, skriv sedan ditt namn om det behövs.
Steg 4. Kontrollera ditt brev innan du skickar det för att förhindra fel, saknad information eller blekt bläck och oläsliga delar
Skriv om brevet om du upptäcker ett dödligt fel
Steg 5. Skicka brevet
Du kan skicka ett brev på flera sätt, beroende på brevets formalitet eller brådskande, till exempel:
- Med post. Se till att du nämner lärarens namn på brevet och inkludera skolans adress i ditt brev.
- Skickat själv. Skicka ditt eget brev till skolan. Skolpersonalen levererar det till ditt barns lärare.
- Genom ditt barn. Du kan också lämna ett brev till ditt barn, men han kan glömma att ge det. Om du vill kan du lägga bokstaven i ditt barns skoluniform.
