Det finns två typer av förändringshanteringsplaner. Den första typen av plan behandlar förändringens inverkan på organisationen, vilket underlättar övergången. Den andra typen av plan övervakar specifika projektförändringar, vilket resulterar i en tydlig registrering av ändringar av projektets omfattning. Båda planerna syftar till att tydligt och exakt kommunicera vad som behöver göras.
Steg
Metod 1 av 2: Skriva en plan för att hantera organisatoriska förändringar
Steg 1. Visa orsaken bakom ändringen
Lista de faktorer som drev beslutet att ändra, till exempel dåliga prestanda, ny teknik eller en förändring av organisationens uppdrag.
Ett tillvägagångssätt som kan användas är att beskriva den nuvarande situationen och den framtida situation som organisationen vill skapa
Steg 2. Definiera ändringens typ och omfattning
Beskriv i korthet förändringsprojektets karaktär. Avgör om denna ändring kommer att påverka befattningstiteln, affärsprocesser, policyändringar och/eller organisationsstruktur. Lista de avdelningar, arbetsgrupper, system eller andra komponenter som kommer att genomgå förändringar.
Steg 3. Beskriv intressentstöd
Lista alla parter som kommer att påverkas av den föreslagna ändringen, till exempel chefsledning, projektledare, projektsponsorer, slutanvändare och/eller anställda. Skriv för varje part om partiet stöder ändringen.
- Överväg att skapa ett diagram för att kommunicera detta tydligt och koncist. Ett exempel är att lista medvetenhet, stödnivå och inflytande för varje part som rankas med en hög/medel/låg skala.
- Gör om möjligt en personlig intervju för att mäta stöd.
Steg 4. Bilda en förändringsledning
Detta team ansvarar för att ge information till alla parter, lyssna på oro och se till att förändringsprocessen är så smidig som möjligt. Välj personer som har trovärdighet inom organisationen och goda kommunikationskunskaper.
Detta team bör också ha medlemmar från högre chefsnivå. Betona att de är ansvariga för att främja förändringar, inte bara att ge godkännande
Steg 5. Utveckla en strategi för ledning
Fullt stöd från viktiga personer i organisationen är mycket viktigt för förändringens framgång. Ge senioranställda möjlighet att ge feedback och arbeta med dem för att skapa en aktiv roll för att demonstrera och leda förändringar.
Steg 6. Skapa en plan för varje intresserad part
Utvärdera riskerna och bekymmerna för alla parter, inklusive de som stöder förändring. Tilldela ledningsgruppen att hantera problemen.
Steg 7. Skapa en kommunikationsplan
Kommunikation är den viktigaste komponenten i förändringshantering. Kommunicera regelbundet med de människor som påverkas av förändringen. Betona orsakerna bakom förändringen och de fördelar som kan uppnås med förändringen.
- Intresserade parter bör acceptera tvåsidig personlig kommunikation. Ansikte mot ansikte eller ansikte mot ansikte möten är mycket viktiga.
- Kommunikation bör komma från en högt uppsatt förändringssponsor, från din närmaste handledare och från andra som är betrodd av intresserade parter. All kommunikation måste förmedla ett konsekvent budskap.
Steg 8. Övervaka matchningen
Det finns alltid de som motstår förändring. Denna match är på individnivå. Så kommunicera med personen för att förstå deras resonemang. Övervaka klagomål så att förändringsledningsteamet kan ta itu med dem. Vanliga orsaker till motstånd inkluderar:
- Ingen motivation att förändra, ingen känsla av brådska
- Har ingen förståelse för den övergripande situationen eller varför förändring behövs
- Brist på input i processen
- Osäkerhet om jobbsäkerhet, framtida roller eller krav och kompetens som krävs för att utföra framtida jobb.
- Ledningens misslyckande att uppfylla förväntningarna gällande förändringsimplementering eller kommunikation
Steg 9. Övervinna hinder
Många klagomål bör lösas genom att förbättra kommunikationen eller ändra kommunikationsstrategier för att ta itu med specifika frågor. Vissa klagomål kräver ett ytterligare tillvägagångssätt som du kanske kan inkludera som en del av planen eller du kan delegera till ledningsgruppen så att de kan göra vad som behövs. Fundera över vilka steg som är lämpliga i din organisation:
- För att ändra roller eller arbetsprocesser, prioritera medarbetarutbildning.
- Om du förutspår låg moral eller en stressig övergångsperiod, ta itu med företagsevenemang eller personalförmåner.
- Om intresserade parter inte är motiverade att ändra, motivera.
- Om intresserade parter inte känner sig delaktiga i förändringsprocessen, sammankalla ett möte för att samla feedback och överväga att ändra planer.
Metod 2 av 2: Övervakning av projektändringar
Steg 1. Definiera rollen för förändringshantering
Gör en lista över befattningar som ska utses för detta projekt. Beskriv det ansvar och den kompetens som krävs för varje position. Inkludera minst en projektledare för att göra dagliga förändringar och en projektsponsor för att övervaka allmänna framsteg och fatta stora förändringsbeslut.
För ett brett projekt i en stor organisation, dela upp projektledarrollen i flera personer med specialkunskaper
Steg 2. Överväg att skapa en ändringskort
Programvaruutvecklingsprojekt har i allmänhet en Change Control Board som består av representanter från var och en av de intresserade grupperna. Det är denna styrelse som godkänner ändringsförfrågningar, inte projektledaren och kommunicerar beslut till intresserade parter. Detta tillvägagångssätt fungerar bra för projekt som involverar flera grupper och projekt vars minsta omfattning och mål ofta kräver omvärdering.
Steg 3. Skapa en process för att förverkliga ändringsbegäranden
När någon i förändringsteamet har kommit fram till nästa steg, hur förvandlar du en idé till verklighet? Beskriv denna process med teamets överenskommelse. Exempel:
- Teammedlemmar fyller i ett formulär för begäran om ändring och skickar det till projektledaren.
- Projektledaren skriver in formuläret i ändringsförfrågningsposten och justerar posten när ändringar genomförs eller avvisas.
- Chefen ber teammedlemmarna att skriva en specifik plan och uppskatta hur mycket ansträngning som kommer att krävas.
- Projektledaren skickar planen till projektsponsorn för godkännande eller avslag.
- Genomföra förändringar. Intresserade parter informeras regelbundet om utvecklingen.
Steg 4. Skapa ett formulär för ändringsbegäran
Nedanstående data bör inkluderas varje gång en ändringsbegäran görs och skrivs in i ändringsloggen:
- Ändra datum för begäran
- Ändra förfrågningsnummer tilldelat av projektledare
- Titel och förklaring
- Sökandens namn, e -postadress och telefonnummer
- Prioritet (hög, medel eller låg). Planer för hantering av nödsituationer kan kräva specifika tidsfrister.
- Produkt- och versionsnummer (för mjukvaruprojekt)
Steg 5. Ange ytterligare information i ändringsanteckningarna
Ändringsposter bör registrera beslut och genomförande. Förutom informationen som kopieras från formuläret för ändringsbegäran måste du förbereda en plats för att skriva följande:
- Tecken på godkännande eller avslag
- Underskrift av den person som godkänner eller avslår begäran
- Ändra genomförandefrist
- Ändra slutdatum
Steg 6. Övervaka viktiga beslut
Förutom dagliga anteckningar kommer det att vara fördelaktigt för projektet att hålla reda på viktiga beslut. Dessa poster kommer att göra det lättare för dig att övervaka långsiktiga projekt eller projekt som genomgår en förändring i ledarskapet. Dessa poster kan också vägleda kommunikation med kunder eller högsta ledningen. För eventuella ändringar av deadlines, projektets omfattning eller krav, prioritetsnivå eller strategi, inkludera följande information:
- Människor som fattar beslut
- Beslutsdatum
- Sammanfattning av orsakerna bakom beslutet och beslutsprocessen. Inkludera dokument som är relaterade till denna process.
