Att skriva ett mejl är faktiskt ganska enkelt, men det finns ett generellt format som du bör vara uppmärksam på. Vet också skillnaden mellan officiella och informella e -postmeddelanden. Här är saker du bör veta.
Steg
Metod 1 av 5: Grundläggande steg för att skicka e -post
Steg 1. Skapa en e -postadress
Om du inte har en e -postadress än måste du registrera dig hos en e -postleverantör innan du fortsätter. Lyckligtvis tillåter många gratis webbaserade e-posttjänster dig en e-postadress utan att spendera några pengar. Några av de mest populära e -posttjänsterna på webben inkluderar:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
Steg 2. Klicka på "Skriv" eller "Ny
"Innan du skriver ett e -postmeddelande måste du öppna en ny, tom brevlåda för att skriva. Sättet att öppna brevlådan varierar beroende på vilken tjänst du använder, men det kommer vanligtvis att finnas en knapp högst upp på sidan med en etikett som "Skriv", "Nytt" eller "Nytt meddelande".
Om du inte vet hur du skapar ett nytt meddelande, kolla e -posttjänstens supportsida för att lära dig hur du gör det i detalj
Steg 3. Skriv ner mottagarens e -postadress
Du behöver inte skriva ner din e -postadress, men du bör skriva ner e -postadressen till personen som kommer att få ditt e -postmeddelande.
- Vanligtvis kan du helt enkelt använda ett mellanslag för att separera flera e -postadresser, men vissa tjänster kräver att du separerar flera e -postadresser med ett komma eller annat skiljetecken. Om tjänsten du använder kräver dessa skiljetecken bör tjänsteleverantören ha gett vägledning.
- Ange den primära mottagarens e -postadress i fältet "Till:". Den primära mottagaren är vanligtvis den person till vilken meddelandet är avsett eller som det hänvisas till i e -postmeddelandet.
- Skriv en annan e -postadress i fältet "CC:". Denna kolumn är kolumnen "kopiera". Mottagare skrivs vanligtvis in i kopieringsfältet om e -postmeddelandet inte är specifikt adresserat till mottagaren av kopian, men har saker han eller hon borde veta.
- Använd fältet "BCC:" för att dölja e -postadresser. Om du inte vill att mottagarna ska se vem ett e -postmeddelande är adresserat till skriver du mottagarens adress i fältet "blind kopia".
Steg 4. Skriv en informativ titel
Varje e -posttjänst låter dig skriva titeln/ämnet för din e -post i rutan "Ämne".
-
Titeln på ditt e -postmeddelande ska vara kort, men ge mottagaren en uppfattning om innehållet i e -postmeddelandet.
- Till exempel kan ett informellt e -postmeddelande till en vän ha rubriken "Hur mår du?", Men om du skickade ett uppdrag via e -post kan det hända att e -postmeddelandet heter "Matematisk uppgift".
- Frågor till föreläsare eller överordnade kan också betecknas "Frågor om …", följt av en kort etikett som innehåller en förklaring av ämnet du frågar.
- Tänk på att meddelanden utan namn kommer att visas i mottagarnas inkorgar märkta "(inget ämne)".
Steg 5. Skriv brödtexten i ditt mejl
E -postens brödtext ska skrivas i den stora textrutan under rubrikfältet.
- Ett e -postmeddelande bör i allmänhet innehålla en hälsning, ett meddelande och ett avslutande.
- Eftersom e -post är avsedd för snabb kommunikation bör du i allmänhet se till att din e -post inte är för lång.
Steg 6. Tryck på "Skicka" -knappen
När du har skrivit e -postmeddelandet läser du om e -postmeddelandet för att se till att du inte har gjort några grammatiska eller stavfel och att meddelandet tar upp ämnet du vill ta upp. När din e -post är klar att skickas klickar du på "Skicka" i meddelanderutan för att skicka e -postmeddelandet till mottagaren.
Metod 2 av 5: Skriva ett inofficiellt e -postmeddelande
Steg 1. Vet när du ska skicka informella e -postmeddelanden
Inofficiella mejl bör riktas till personer du bryr dig om, inklusive vänner, familj och partners. Om din e -post inte är officiell och du skickar den till någon du känner väl kan du skicka ett informellt mejl.
Den enda goda tiden att skicka ett formellt mejl till vänner eller familj är när du skickar ett gruppmeddelande med en formell ton, till exempel en begäran om donationer eller en annons. Eftersom e -postmeddelandet också kommer att skickas till personer som inte är särskilt nära dig, måste du justera tonen för att behaga dessa människor
Steg 2. Skriv en informell titel
Du behöver inte skriva en titel, men du bör ge din e -post en titel. Skriv en titel som är kort, koncis och vänlig.
- Om du till exempel skriver ett mejl till en gammal vän kan du använda en titel som får dig att skratta, eller en enkel titel som "Long time no see!".
- Om du skriver ett e -postmeddelande med ett specifikt syfte, skriv ner ditt syfte. Till exempel, om du skriver ett e-postmeddelande om en sammankomst, rubricera din e-post med en titel som nämner händelsen.
Steg 3. Överväg att nämna mottagarens namn i e -postmeddelandet
För informella mejl är detta inte absolut nödvändigt, men det kan fortfarande vara ett artigt sätt att starta ett meddelande.
-
Din hälsning kan vara så enkel som mottagarens namn:
Guppa,
-
Du kan också inkludera en vänlig hälsning:
- "Hej Bob!"
- "Herr Bob"
- "Morgon, Bob!"
Steg 4. Skriv e -postmeddelandet tydligt, men använd informell språkstil
Innehållet i din e -post ska vara lätt att förstå, men i en informell samtalston.
- Läs mejlet och fråga dig själv, är det här e -postmeddelandet liknande det jag skulle säga om jag talade personligen? Om svaret är ja har du hittat rätt ton för informella mejl.
- Använd förkortningar. Förkortningar är inte en del av formellt skrivande. men vanligt förekommande i vardagliga samtal. Därför är förkortningen lämplig för informella mejl.
- Använd slang om så önskas. Du kan använda Internet -slang, till exempel: "thx" för "tack". "Titi DJ" för "var försiktig på vägen", "s7" för "håller med", etc.
- Använd också uttryckssymboler om det behövs:).
Steg 5. Överväg att skriva ditt namn i slutet av e -postmeddelandet
Precis som en hälsning, stängning eller signatur inte är nödvändigt för informella e -postmeddelanden, kan de vara ett bra sätt att stänga ett meddelande.
-
Din e -poststängning kan bara vara ett namn:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Du kan också bli lite kreativ med e -poststängningar:
- "Det är länge sedan! Jen."
- "Det här e -postmeddelandet raderas automatiskt. 3… 2… 1…"
Metod 3 av 5: Skriva ett officiellt mejl
Steg 1. Vet när det är dags att skicka ett officiellt mejl
Du bör använda ett formellt e -postmeddelande när du skriver meddelanden till personer du inte känner så bra, som chefer, arbetskamrater, klienter och kunder, instruktörer och samhälls-/politiska ledare.
-
Tänk på att du kan känna att ett formellt e -postmeddelande är onödigt när du skriver e -postmeddelanden till ovanstående personer, när du väl har en relation med den personen. När ett formellt e-postmeddelande känns för hårt, skriv ett "halvformellt" mejl.
- I halvformella e-postmeddelanden kan din stil vara lite mer avslappnad, men du får fortfarande inte använda internet-slang.
- Du bör fortfarande inkludera en signatur på halvformella e-postmeddelanden, men du behöver inte ange all din kontaktinformation under ditt namn.
Steg 2. Skriv en informativ titel
Din e -postrubrik ska vara kort men korrekt. Gå direkt till frågan du tar upp.
-
Till exempel:
- När du mailar din professor om en uppsatsuppgift skriver du "Essay -frågor".
- När du söker ett jobb du känner till från annonsen skriver du "Ansökan om ledningsposition (från annons)".
- Om du skriver ett e -postmeddelande som ber kundtjänst om hjälp eller rapporterar ett tekniskt problem, skriver du "Problem med artikelnummer 000000".
Steg 3. Skriv en formell hälsning
Den formella hälsningen måste innehålla "Dear/Dear", följt av mottagarens namn. Använd mottagarens efternamn och lämpliga titel, avsluta sedan hälsningen med en punkt.
-
Till exempel:
- "Kära Mr. Smith"
- "Kära fru Jones"
- "Kära Dr Evans"
Steg 4. Se till att innehållet i e -postmeddelandet är riktat och korrekt
Se till att det inte är mer än ett par stycken långt, och att innehållet verkligen är tänkt att täcka ämnet för e -postmeddelandet. Använd formellt språk och se till att din stavning och grammatik stämmer.
- Undvik att använda förkortningar.
- Använd inte internetslang eller uttryckssymboler.
Steg 5. Använd en lämplig avslutande hälsning
Den vanligaste avslutande hälsningen är "Hälsningar", men det finns flera andra avslutande hälsningar du kan använda också. Använd en artig avslutande hälsning och avsluta med ett komma.
-
Andra avslutande hälsningar du kan använda inkluderar:
- Vänliga hälsningar,
- Tack,
- Med vänliga hälsningar,
Steg 6. Ange kontaktinformation i din signatur om det behövs
Inkludera ditt fullständiga namn under e -postens avslutande hälsning. Under ditt namn kanske du vill inkludera din titel och kontaktinformation som kan krävas.
- Din position, om någon, måste innehålla positionen och namnet på företaget/institutionen där du arbetar.
- Inkludera minst ett telefonnummer, faxnummer och e -postadress. Du kanske också vill inkludera en postadress och webbplats.
Metod 4 av 5: Typer av inofficiell e -post
Steg 1. Skriv ett mejl till en vän som flyttade hem
Om dina vänner, familj eller partner nyligen har flyttat, skriv ett mejl för att fråga om deras tillstånd. Fråga hur deras migrationsprocess går, hur deras nya miljö är osv.
Steg 2. Maila en vän som aldrig gav dig en e -postadress
Om du får en väns e -postadress från någon annan är det mycket viktigt att du skriver e -postmeddelandet och ser till att din väns e -post är korrekt. Glöm inte att också förklara vem du är.
Steg 3. Lär dig att skriva e -post till män
Om du är en kvinna och det är första gången du skriver ett mejl till en kille kan du känna dig orolig, särskilt om killen är en kille du kanske gillar. Försök att skriva ett mejl som ser avslappnat ut men ändå smart och lugnt.
Även om det ser farligt ut kan du skriva ett mejl för att uttrycka din kärlek
Steg 4. Lär dig att skriva mejl till kvinnor
Om du är en kille som e -postar en kvinna för första gången kan du tycka att processen är för svår. Lugn ner dig själv och skriv ett meddelande som ser vardagligt men snyggt ut.
Steg 5. Skriv ett uppmaningsmejl
Om du vill verka rolig för mottagaren av e -postmeddelandet, använd samma språk som det förföriska språket du använder framför mottagaren. Du kan också använda uttryckssymboler eller uttryck som "kramar och kyssar".
Du kan också skriva förförelsemeddelanden till personer du känner på dejtingsajter. Om du skriver det här e -postmeddelandet måste du se både förförisk och informativ ut så att han vet vem du är
Steg 6. Skriv ett kärleksmejl
I denna digitala era är kärleksmejl lika viktiga som kärleksbrev. Om din partner är där ute och du vill uttrycka din kärlek är det snabbaste sättet att göra detta via e -post.
Metod 5 av 5: Typer av formella e -postmeddelanden
Steg 1. Skicka din jobbansökan via e -post
När du skickar din ansökan via e -post och återupptar bör du förklara vilken tjänst du söker, varför du vill ha jobbet och vilka kvalifikationer du har som gör att du passar bra för jobbet. Du bör också inkludera ditt CV som bilaga.
- Du kan också skriva ett mejl för att ansöka om praktik. Förklara vilken typ av praktik du vill ha och hur den kan hjälpa dig att nå dina karriärmål. Inkludera också anledningarna till att du ska väljas ut för praktiken.
- Skicka ett uppföljande e-postmeddelande om du inte får svar om den tjänst du söker.
Steg 2. Vet hur du skickar e -post till föreläsare
Att skicka e -post till professorer kan vara skrämmande, men det är fortfarande lika svårt som att skicka någon annan formell e -post. Din professor kan vara en upptagen person, så gör frågorna så tydliga som möjligt.
Om du är välkänd av föreläsaren kan du också skicka honom en begäran om ett rekommendationsbrev
Steg 3. Skicka en "fråga" e -post
Detta mejl är en förfrågan via e -post till redaktören om godkännande av ett verk för publicering. Du måste förklara ditt arbete så att din redaktör förstår arbetet.
Steg 4. Använd e -post för att kontakta personal
Om du känner att något är fel med ditt företags HR är det snabbaste sättet att lösa det att e -posta rätt person i personalen. Se till att din e -post beskriver problemet väl.
Varning
Ange inte lösenord, användarnamn eller personlig information som kreditkortsnummer och TIN i e -postmeddelanden.
