Kanske måste du skriva en händelserapport för att bedöma framgången för ett evenemang genom att jämföra resultaten med dess mål. Denna rapport krävs av företaget eller den som håller evenemanget för att avgöra om ändringar behöver göras. Det finns flera sätt att se till att en framgångsrik händelserapport är välskriven. Du behöver det om du är värd för ett annat evenemang!
Steg
Del 1 av 3: Sammanställning av händelserapporter
Steg 1. Bestäm presentationsstil och format för varje publik
Händelserapporter kan häftas, häftas, i form av PDF -filer, PowerPoint -presentationer och så vidare.
- Se till att händelserapporten är organiserad i tydliga avsnitt. Du måste bestämma hur du jämför händelsens resultat med dess mål. Sammanfatta de viktigaste resultaten av de genomförda händelserna.
- Anpassa evenemangsrapporter till varje sponsors och publikens behov och intressen. Tänk på sponsornas mål. Till viss del är sponsorer den viktigaste publiken för evenemangsrapporter. De vill bedöma om det sponsrade evenemanget är berättigat. Så se till att du vet vad de vill och vad som intresserar dem mest.
- Anpassa evenemangsrapporter för att även möta specifika behov av unika evenemang och sponsorer. Skriv inte en rapport som om den var riktad mot en typ av publik. Högsta chefer och ekonomichefer är också en annan publik för din evenemangsrapport.
Steg 2. Skapa en process för att övervaka den information som behövs under hela evenemanget
Du kan inte bara lita på minnet.
- Övervaka viktig information före, under och efter evenemanget för att skapa mer specifika och framför allt mer effektiva rapporter. Denna metod låter dig också sammanställa rapporter enligt en tidslinje.
- Överväg att genomföra löpande datainsamling med hjälp av flera personer, om det behövs (inklusive praktikanter). I huvudsak ska rapporteringen inte vänta på att händelsen är klar.
Steg 3. Sammanfatta rapporten till huvudpunkterna
Ett av problemen med händelserapporter är att de tenderar att täcka lite av agendan eller fokusera på söta uttalanden. Gör inte det. Det är en bra idé att lyfta fram kärnpunkterna tydligt och analytiskt.
- Välj några viktiga delar av evenemanget som ska diskuteras mer detaljerat. Hitta de tre saker som hände mest framgångsrikt och de tre punkter som överraskade mest.
- Fyll inte i rapporten med oviktiga detaljer, till exempel lunchmenyn eller en detaljerad sammanfattning av hela huvudpresentationen. Du måste inkludera de saker som är viktiga.
Del 2 av 3: Lägga rätt innehåll i rapporten
Steg 1. Skriv en sammanfattning
Händelserapporten måste innehålla en översikt som är en förkortad version av hela rapporten. Tänk på sammanfattningen som en introduktion till evenemangsrapporten.
- Du kan skapa två rapporter, en sammanfattning skapad för personer som är intresserade av händelsens resultat och en mer detaljerad rapport för personer som är involverade i att förbereda, genomföra och sponsra evenemanget.
- I sammanfattningen bör du diskutera och fokusera på nyckelobjekten och resultaten. Sammanfattningen ska vara kort, bara en sida eller två. Rapporten bör sammanfatta de viktigaste elementen i händelsen och innehålla en kort tolkning av data
Steg 2. Inkludera djupa visuella hjälpmedel i dina rapporter
Ofta är rapporter mer effektiva när de innehåller grafer som illustrerar statistiska trender, snarare än att bara rapportera en massa siffror till läsaren.
- Om evenemanget innehåller en ny produkt rekommenderar vi att du tar med ett foto av den produkten. Bilder som visar ögonblicket under evenemanget kan hjälpa läsaren av rapporten att få en uppfattning om evenemanget som hålls. Försök att ta bilder som visar sponsorens engagemang vid evenemanget som ska dokumenteras i rapporten. Återigen kan den här uppgiften inte vänta på att händelsen är klar.
- Du kan också inkludera prover, reproduktioner och andra exempel som förekommer på plats. Rapportera antalet personer som fått sponsrade kuponger etc. Dokumentera exponeringen på plats och utanför webbplatsen som genereras av evenemanget, i media, för publik, för sponsorer.
Steg 3. Dokumentera all reklam- och medieexponering
Vi rekommenderar att du bedömer jämförelsen mellan de resulterande medierna med de angivna målen för evenemanget.
- Fokusera på tryckta annonser och artiklar som innehåller sponsorns namn och annons, förutom antalet dagstidningar och annonsbetyg.
- Dokumentera tv -reklam, offentliga tillkännagivanden, pris- och kreditkortvärden och nyhetsbevakning.
- Glöm inte radiodokumentation, betygsätt kortannonser, betyg för reklam och kampanjer, granskade rapporter och så vidare.
Steg 4. Inkludera ett meddelande om syftet med evenemanget
Du måste relatera händelsens mål till resultatet, så se till att du inkluderar en påminnelse om evenemangets ursprungliga uppdrag och mål.
- Du kan inkludera en programlista med händelser. Du bör också diskutera vilka som kommer att vara de viktigaste deltagarna under evenemanget. Håll det dock kort.
- Se till att du lägger mycket tid på att registrera och diskutera de specifika nyckelresultaten för evenemanget och matcha dem med de resultat som registreras. Var realistisk och söt inte saker som inte fungerar som de ska.
Steg 5. Inkludera ekonomisk information från händelserapporten
Du bör ge en detaljerad diskussion om evenemangets löpande budget och faktiska utgifter. Se till att du inkluderar en jämförelse av din budget med faktiska utgifter, samt markerar några av de saker som gick bra och områden som behöver förbättras
- Du bör också specificera alla kostnader, inklusive kostnader för marknadsföring och marknadsföringsaktiviteter, personalkostnader och sponsringskostnader. Vi rekommenderar att du skapar en detaljerad budget. Ekonomichefer och ledande befattningshavare vill se bevis som stöder dina utgifter.
- Inkludera inkomstberäkningar, till exempel från biljetter, sponsorer och utställningar. Se dock till att du jämför faktiska intäkter med prognoser.
Steg 6. Inkludera statistik som är relevant för läsaren
Låt inte din rapport fyllas med söt information. Antalet personer som deltog i evenemanget är en av de data du måste inkludera. Vi rekommenderar att du anger mätbara data i rapporter.
- Statistik och annan relaterad data som kan inkluderas, till exempel antalet försäljningar och antalet besökare på en viss monter. Händelserapporten blir mer trovärdig om uppgifterna är fullständiga. Inkludera information om deltagare/besökare. Inkludera demografi, besöksantal och forskningsresultat för besökare (t.ex. köpvanor).
- Rapportera antalet personer som svarade på sponsrade kampanjer, samt donationer till ideella organisationer. Dokumentera den ekonomiska effekten och medarbetarnas deltagande.
Steg 7. Inkludera kvalitativa element som kontextualiserar data
Din rapport bör innehålla viss statistik, men du behöver också referenser från personer för att ge kontextrelaterad feedback.
- Samla feedback och feedback från deltagare och evenemangsteammedlemmar så att bedömningen av händelsens framgång inte bara kommer från händelserapportförfattare. Detta gör din rapport mer trovärdig.
- Överväg också att inkludera forskning från tredje part. Att sätta värde på medieexponering är ett exempel på vad tredje part kan undersöka.
- Utrymmesvärde och eventförberedelse. Du bör ta dig tid att utvärdera webbplatsens effektivitet och förberedelser ur en annan persons synvinkel. Diskutera hur du använder utrymmet för konferenser, evenemang etc.
Del 3 av 3: Slutföra evenemangsrapporten
Steg 1. Gör en händelserapport i tid
Försök att skriva och publicera rapporten så snart som möjligt efter evenemanget. Se till att du schemalägger detta i din kalender så att det är i tid. Vissa rekommenderar att publicera rapporten 30 dagar efter händelsen, men andra hävdar att rapporten ska publiceras bara några dagar efter händelsen.
- När deadline är, se till att du inte missar den. Kanske skriver du en händelserapport för en byrå som begärs av en viss kund. Var uppmärksam på alla förfrågningar.
- I huvudsak förväntar sig din publik en grundlig och aktuell rapport. Så, skapa rapporter som lever upp till förväntningarna och inte vänta för länge med att bli inaktuella.
Steg 2. Granska din evenemangsrapport
Se till att händelserapporten använder bra grammatik och är fri från felstavningar, skiljetecken och andra fel.
- Se till att dina svar inte är ytliga. Som huvudregel bör du använda "visa, berätta inte" -tekniken. Detta innebär att du bör ge några specifika exempel för att stödja de allmänna punkterna i rapporten.
- Glöm inte din publik och se till att skrivandet av rapporten ser formellt och professionellt ut. Händelserapporter är inte informella dokument; detta dokument är viktigt för att avgöra om det är möjligt att skaffa evenemanget så det måste låta auktoritativt.
Tips
- Ta fler foton än du behöver. Ju fler val desto bättre.
- När du samlar citat från ledare och planerare, gå inte direkt till dem. De är människor som fortfarande finns kvar långt efter att evenemanget är slut. Det är bäst att först ställa din fråga till folket i publiken eftersom de kommer att vara de första som lämnar. Stör inte heller talaren eller evenemangsledaren om han eller hon är upptagen. De kommer att kunna förhöras senare.
- När du samlar citat, håll samtalet normalt och fortsätt att ställa frågor naturligt tills den andra personen är beredd att säga sitt.
- Samla fler citat än du behöver. Desto mer desto bättre.
- Ett bra foto kan visa hur händelsen gick eller hur människor reagerade på händelsen.
- Prova att ta foton som visar helheten i händelsen som helhet, inklusive foton av publiken och högtalare i en bild för att visa läsarnas omfattning.
