Eventhantering är en fantastisk upplevelse, oavsett om det är en privat fest, ett företagsevenemang, för familj och vänner, eller ett bröllop och andra formella evenemang. Det här jobbet är mycket svårt att göra, men också mycket tillfredsställande. Du kan verkligen göra skillnad för de inblandade, som kommer att uppskatta din gästfrihet och ansträngning att organisera en födelsedagsfest, årsdagar, själva bröllopet eller någon annan fest. Stegen nedan lär dig hur du är en bra evenemangshanterare, ger förslag på felsökning och undviker alla problem genom noggrann planering.
Steg
Del 1 av 5: Mastering the Basics
Steg 1. Bestäm de mål och mål du vill uppnå
Allt detta verkar för logiskt, men du måste skriva ner det för att ta reda på vilken plats som fungerar bäst, budgeten rätt, evenemangets syfte, antalet (eller typ) gäster och vilka strategier du ska följa för din specifika händelse. Vad är det perfekta slutresultatet? Vad vill du uppnå?
- När du har bestämt vilken händelse du ska köra (firande, insamling, utbildning, försäljning, förslag, etc.), fundera på varför du gör det. Att känna din motivation kan hjälpa dig att hålla dig fokuserad och energisk.
- Att sätta några mål kan också hjälpa dig att komma till rätt mål. Du kan inte fortsätta försöka slå ett obestämt mål! När du bara har IDR 40.000.000, 00 och vill nå IDR 50.000.000, 00, rikta in den summan och du kommer att få hjälp att nå mållinjen.
Steg 2. Välj datum och tid
Dessa två är de viktigaste faktorerna vid evenemangsplanering. Välj inte ett datum och en tid som kommer att hindra många från att delta, annars kommer alla dina evenemangsplaneringsinsatser att vara förgäves. Undvik också att ställa in dessa två element för långt från nuet - eller till och med för nära - annars kommer dina gäster att glömma ditt evenemang och göra andra planer. Låt dig inte drabbas av Goldilocks syndrom när du hanterar evenemang!
Meddela helst gästerna två veckor i förväg. På så sätt har de tid att göra planer och du kan påminna dem en eller två gånger till innan tiden kommer. Skicka ut eventinbjudningar några veckor i förväg om möjligt
Steg 3. Välj en plats
Efter att ha bestämt händelsens typ och tid, tänk på platsen. Närma dig potentiella platser genom att förbereda datum och vad du behöver. Vilken typ av byggnad skulle du vilja använda och hur skulle utrymmet ordnas? Kommer gästerna sitta på bänkar i rader, vanliga bänkar, med ett matbord eller picknickmattor utomhus? Kommer väderförhållandena att påverka? Kommer det att finnas plats för dans, talarpall eller scen? Gör i så fall en plan för att se till att den plats du vill ha är tillräckligt stor.
- Besök alltid potentiella arenor i förväg och rita en karta. Den här kartan kan användas som en "krigsplan" och låter dig skissa och tilldela bord, servicevägar för mat, åtkomst för funktionshindrade (om det behövs) och bygga utfartsvägar, samt hur du kommer att ladda den olika nödvändiga utrustningen. Du bör också markera platsen för kraftgeneratorer, extern utrustning som kylskåp, ismaskiner, grillar eller spisar etc. Studera också platsen för eluttag och kablar (du kan täcka dem under en matta) och allt annat som kan utgöra en säkerhetsrisk.
- Kommer du lagligt att behöva ett kommunalt tillstånd? I de flesta fall krävs detta tillstånd för att öppna barer, men ibland även för buller, tillgång till fordon och parkering, stora konstruktioner som paviljonger, folkmassor och andra ändamål.
Steg 4. Bestäm antalet personer som ska bjudas in
Hur många personer kan du bjuda in baserat på budget och plats? Vissa evenemang är strikt begränsade till att endast inbjudna kan delta, vilket gör det enklare att planera, men många andra kan tillåta ytterligare personer, till exempel barn, makar eller vänner. Vet också att ju fler gäster du har, desto fler besättningsmedlemmar behöver du.
- För att undvika logistiska problem, se till att det alltid finns tillräckligt med utrymme för människor att röra sig i inbjuden.
- På äldre anläggningar brukar de hänvisa till antalet gäster som "pax", så om du ser orden "150 Pax" på en flerfunktionsbyggnad betyder det att kapaciteten är 150 gäster.
Steg 5. Bestäm budgeten
Helst har du flera personer du kan räkna med för att beräkna hur mycket pengar du behöver för detta evenemang. Kommer du att betala personalen? Hyr utrustning och mötesplatser? Mat och dryck? Skriv ut broschyrer eller vykort? Bestäm ett rimligt belopp och justera planen utifrån det beloppet. Låt dig inte överskrida din budget om du inte behöver.
Du kan befinna dig i en situation där det är möjligt att få sponsorer eller donationer, men de flesta av oss är oftast inte så lyckliga. Om du inte kan förutspå de extra pengarna som kommer, spara så mycket du kan. Istället för att hyra cateringtjänster, bilda en pot-luck-händelse (gäster tar med egen mat). Du kan fortfarande laga lite mat, men i allmänhet är det bara att skaffa ett matbord, köksredskap och ett kylskåp. Istället för att anställa en fotograf, skjut ditt eget evenemang. Var kreativ när det behövs
Steg 6. Sätt ihop ett team
Skapa ett serviceteam (även om det här teamet innehåller vänner och släktingar eller andra volontärer) för att hantera de olika relevanta sektionerna, även om du inte driver evenemanget professionellt och bara anordnar små familjeevenemang. Kärnan i en bra storskalig eventhantering är att få människor att leda specifika områden och se till att alla teammedlemmar känner till den stora planen.
Ditt besättning bör informeras om viktiga frågor så tidigt som möjligt, precis som alla andra lag du betalar för och alla gäster du bjuder in. Informera varje besättningsmedlem om uppgiften så snart som möjligt och ge dem alternativ när det är möjligt. Försök också att få några personer i beredskap - eftersom det alltid kommer att finnas några mindre hicka i alla aspekter av evenemanget
Steg 7. Skapa en evenemangsagenda
Bestäm vad som kommer att hända vid ditt evenemang. När börjar talarna tala? Kommer det att finnas spel, aktiviteter eller presentationer att schemalägga? Hur lång tid tar det för gästerna att äta? Definiera ett detaljerat schema för aktiviteter under dagen.
Lämna alltid lite utrymme för fel; det kommer inte att finnas en enda händelse i denna värld som kan gå exakt som planerat ner till minut. Folk kommer sent, tal kommer att pågå längre, matköerna går inte smidigt, eller en miljon andra problem kan komma i din väg. Så medan du behöver veta vad som händer, förstå att det bara är att hjälpa till med organisationen och ingenting är säkert
Del 2 av 5: Running Events
Steg 1. Skicka inbjudan
Om inte, hur ska folk annars veta att du är värd för ett event? Skicka en inbjudan! Ignorera inte detta. Inbjudningar är ditt evenemangs främsta ansikte. Första intrycket av vad människor kan förvänta sig och få dem att bestämma om de ska komma. Denna inbjudan måste vara bra.
-
Tänk på typiska inbjudningar - i form av vykort, broschyrer, etc. Men försök också att inte använda papper: skicka ut mejl, nyhetsbrev eller använd webbplatser som Facebook, Twitter och Eventbrite för att skicka inbjudningar, gästantal och kalendrar.
Korrigering: om du vill få in så många människor som möjligt, använd Facebook och Twitter. Om du försöker begränsa det till endast VIP -gäster, undvik dessa två tjänster, annars får du problem
Steg 2. Notera dem som har bekräftat sin närvaro
Du måste räkna i förväg för att ta reda på hur mycket och vad du behöver, så anteckna! Det är kanske inte siffrorna som visas, men du får fortfarande en överblick. Webbplatser som är utformade för att hantera evenemang kan hjälpa till med detta - även om du också kan använda Facebook- och Excel -kalkylblad.
Steg 3. Hantera det du har att hyra
Behöver du hitta, hyra, boka eller delegera uppgifter till fotografer, byggare, formgivare och dekoratörer, gästtalare, sponsorer, underhållare eller band, religiösa ledare eller tjänstemän, dansare eller demonstrationsevenemang? Ta hänsyn till alla dessa aspekter för sittplatser och catering så att du kan laga mat och bord för dem om det behövs.
- Kommer du att förbereda mat och dryck? Vilka gruppmedlemmar kommer i så fall att övervaka matlagning, servering och hygien av maten? Vilken typ av mat ska du servera? Är det möjligt för gäster att ha allergier, vegetariska behov, diabetes, religiösa behov som halal eller kosher, glutenfria, etc.? Kommer det att finnas spädbarn, små barn eller äldre/skadade som inte kan äta fast mat?
-
Har underhållnings- och logistikaspekterna tagits hand om? Det här avsnittet kan handla om musikutrustning, paviljonger eller tält, samt dekorativa effekter från scenhantering som du behöver, till exempel mikrofoner och förstärkare, belysning, kraftledningar, projektorer och skärmar för bildspel, rökmaskiner eller andra magiska sceneffekter., såsom speglar, företagsbanderoller och skyltar, etc.
Om du anlitar en underleverantör för att driva underhållningen, rådfråga dem för att se till att de kan leverera och förbereda utrustningen själva, utöver serviceplatsen och scenen och schemat. På så sätt kan du veta vad du ska göra för att hjälpa dem
- Cateringtjänstleverantörer, blomsterhandlare, underhållning och andra viktiga personer behöver mycket tid att förbereda sig. Plötsliga förfrågningar brukar kosta mer. Dessutom, om de inte kan hålla sitt ord, har du fortfarande tid att leta efter alternativ.
Steg 4. Hitta någon som kommer att vara värd (MC)
MC behöver inte alltid organisera hela evenemanget, men han eller hon kommer att vägleda det. MC är vanligtvis en festmedlem, som kommer att komponera ett tal, tillkännage en rad händelser som en måltid, dans, viktiga gäster eller underhållning. Kommunicera ofta med den här personen och håll honom/henne uppdaterad.
Ibland kan du behöva vara MC. I så fall blir din uppgift mycket svårare eftersom du måste arbeta tills hela evenemanget är klart. Ställ in gruppledare för ditt serviceteam så att de flesta normala uppgifter kan delegeras till dem
Steg 5. Samla utrustning
När du anställer ett team, dubbelkolla och se till att de har de nödvändiga föremålen med sig. I vissa fall kan de bara förbereda sig själva eller vissa saker; Du kan behöva skaffa utrustningen de behöver separat. Du kan hyra, köpa eller till och med låna dessa verktyg från dina sociala nätverk. Kontrollera listan över nödvändigheter, från servetter till ett högtalarsystem och anslutningskablar.
Dekoration är en viktig del av alla evenemang. Bordsdukar, blommor, presenter, ljus, ballonger, banderoller eller fotobakgrunder, röda mattor etc. bör alltid vara välplanerad i förväg
Steg 6. Möt grundläggande behov
En av de saker som många nybörjare glömmer är överlägsenheten i faciliteterna på evenemangsplatsen. Har platsen tillräckligt med faciliteter? Exempel är toaletter och duschar, parkeringsplatser, enkel åtkomst för personer med funktionsnedsättning, omklädningsrum, förråd och kök, vattenavlopp, vinkylare, tillgång till el etc. Således kan du förutse de hinder som kan uppstå.
Tänk också utanför evenemanget: kommer du att behöva transport och boende för gäster utanför staden/utomlands eller hotelldelegater? Måste du boka en plats för deras transport till och från evenemanget?
Steg 7. Vet vem du ska träffa
Att förstå en händelses sociala hierarki - även om det inte är din händelse - är viktigt för att veta hur man hanterar alla situationer. Eftersom kunderna måste tro på dig, ta reda på följande:
- Vilka är nyckelgästerna - det är oftast lätt att upptäcka när evenemanget är en fest - till exempel brudparet på ett bröllop. Kunden är dock inte alltid nyckelgästen även om den fortfarande kan klassificeras som en av parterna i gruppen. Eller din klient kanske inte ens deltar alls.
- Vilka är gästerna som är värdgästtyp –– det här är människor som ofta fungerar som värdar vid sina respektive bord och tenderar att vara bra på att umgås och motivera andra gäster. De är användbara för att upprätthålla en trevlig atmosfär och samtala när det blir lugnt, uppmuntra människor att dansa eller introducera människor för andra gäster för nya vänskap. De är också vanligtvis pålitliga och användbara för att hålla dig uppdaterad om evenemang, eftersom de kan hjälpa eller till och med fungera som gästföreläsare/MC i en nödsituation. Sådana människor är det som håller ett evenemang igång smidigt i framkant.
- Vilka är fredsmakarnas typgäster? Du bör alltid ha dessa människor i åtanke, eftersom det är dem du kommer att leta efter för att rådfråga om problem. Du kommer också att involvera dem i hantering och debattering om det behövs. Gäster i denna grupp är vanligtvis familjens överordnade, vårdnadshavare eller säkerhetschef.
- Vem är beslutsfattaren. I de flesta fall är beslutsfattaren dig själv som chef, men när du behöver rådgöra med gäster utan att involvera en nyckelgrupp (eftersom de vanligtvis är inriktade på att vara bra värdar), ta reda på vem du bör se i en nödsituation. Enkelt uttryckt kommer denna person att betala räkningen för dina tjänster, eller vem du än kallar en "klient".
Del 3 av 5: Närmar sig mållinjen
Steg 1. Lär känna lokalen
Innan evenemanget startar, kolla lokalen och bestäm hur du ska sätta ihop saker. Du kan behöva ange ytterligare arrangemang för att rymma planlösningen - till exempel när det gäller ledningar, belysning etc. Och om dessa saker är svåra för dig att hitta kan gästerna också uppleva samma sak, så överväg den praktiska aspekten!
Gör en distributionsplan och tidpunkter när det är möjligt. Om något inte passar, bli av med det. Tala med platschefen och ta reda på vad han eller hon kan göra för att hjälpa till, och om det finns några zonregler du måste följa, särskilt i en nödsituation
Steg 2. Överväg att förbereda presenter till ditt team
Besättningsmedlemmarna i det kommer att arbeta hårt. För att visa uppskattning och bibehålla prestanda, förbered en liten gåva att ge när evenemanget är slut. Flaskdrycker, granola barer, choklad, andra små föremål, vad som passar dig, hjälper till att hålla dem moral.
Överväg också att ge dem en brosch eller en liten festmarkör så att de känner sig som en del av evenemanget och kommer ihåg det. Se också till att de hålls utfodrade och vattnas! Teamet är en resurs som du bör kunna fortsätta använda i framtiden
Steg 3. Kontrollera alla lag och utomstående
Innan evenemanget, se till att alla håller med. Ge besättningen tydliga instruktioner om hur du kommer till platsen och ange ditt kontaktnummer eller visitkort så att de kan ringa för vägbeskrivning. Avsluta med att se till att allt inte har några frågor.
Se till att alla trivs med uppgiften. Vissa människor kanske inte vill säga detta, så försök läsa dem. Ser de självsäkra och självsäkra ut? Om inte, lugna dem, granska uppdragen och ställ några grundläggande frågor. Om du är osäker, para tvivlaren med en mer kapabel partner
Steg 4. Förbered din kontaktlista och andra filer om det behövs
Personliga inställningar är lika viktiga som evenemangsarrangemang. Om du alltid är städad, även om vissa saker blir trassliga, kommer allt att bli bra. Men annars skulle händelsens tillstånd vara helt förstört. Här är några sätt att förbereda dig själv:
- Skapa ett kontaktblad med telefonnummer och adresser. Konditoriet trodde att det var du som skulle komma för att ta ordern? Spelar ingen roll. Ring en medlem i ditt team som bor i närheten av butiken och be honom eller henne att hämta det på väg till evenemangsplatsen.
- Skapa en checklista. Du vet vilka föremål, utrustning och artiklar som fortfarande saknas baserat på teamrapporter.
- Förbered betalningsbevis och faktureringsbehov i enlighet därmed. Ju mer noggrann du är, desto mindre problem kommer du att ha i framtiden.
Steg 5. Undvik ändringar i sista minuten
Blir det regelbundna konstnärliga förändringar? Bröllop är vanligtvis så här, med klienten som vill ha en ändring av designen i sista minuten, så se till att du berättar slutdatumet för ändringen. Vanligtvis är denna tidsfrist 1 vecka före evenemanget för att hålla kunderna fria, men du är också skyddad från ändringar som är besvärliga och dyra att göra i sista minuten.
Om ändringarna är enkla, små eller grundläggande och kan använda de dekorationer som redan är installerade, försök att inte avslå kundens begäran så mycket som möjligt. Se till att du tillgodoser kundens behov så gott du kan i en händelse som kan vara mycket känslomässig
Del 4 av 5: Hantering av den verkliga händelsen
Steg 1. Förbered allt
Var den första som var på plats för att övervaka förberedelserna. Se till att alla rapporterar ordentligt och börja ringa om de inte gör det. Hjälp dem som behöver hjälp, peka på dem som behöver riktas och gå åt sidan när det behövs. Håll dig från att bli skadad tills händelsen slutar.
Du kommer att känna dig lite lugnare om du har en checklista. Förbered denna lista för besättning, externt besättning, dekoration och installation och utrustning. När allt är kontrollerat kan du andas ut
Steg 2. Delegera uppgifter
Var inte rädd för att göra det. Den viktigaste faktorn som orsakar stress i en händelse är tid. För att spara pengar, var beredd att dela upp arbetet. Om någon inte fungerar optimalt, ge en annan uppgift som är mer lämplig för honom. Du är inte en fixare eller överskrider gränser; Du gör bara det arbete som är din skyldighet.
Var bestämd men artig när du delegerar uppgifter. Säg, "John, jag behöver dig här nu för att hjälpa till med catering. Tack." Din besättning måste brinna för att hantera evenemanget. Se till att allt går smidigt genom att vara den nödvändiga ledarfiguren
Steg 3. Var flexibel
Det betyder att du måste se till att allt går enligt plan och hjälp eller köra en reservplan om något skulle gå fel - och kunna acceptera det. Om du börjar bli stressad kommer du inte att kunna tänka rakt. När sinnet inte är klart får du aldrig bra resultat. Så när högtalaren tar tio minuter för lång tid och ignorerar dina signaler eller försöker distrahera honom, slappna av. Justera bara dessertpasset, ingen kommer att märka det. Evenemanget kommer också att fortsätta smidigt.
Problem kommer alltid att hända. Du kan inte förutsäga allt, och ju tidigare du kan acceptera detta desto bättre. En lugn och stabil eventhanterare kan vara mycket användbar för alla evenemang; men om du är spänd och inte lugn kan händelser gå dåligt. Så slappna av och fortsätt med flödet - din show närmar sig sitt slut
Steg 4. Berätta för alla den senaste utvecklingen
Se till att antalet och behoven hos gästerna fortfarande är korrekta på evenemangsdagen och meddela serviceteamet om eventuella ändringar så tidigt som möjligt. Du måste vara det första paret för att märka om något är fel.
Rådfråga klienten för att se hur han känner; han kan vara upphetsad, nervös, orolig, uttråkad eller utmattad och ha problem. Du kan hjälpa honom genom att vara förstående, säga vänliga ord och hjälpa honom praktiskt taget. Ta dig tid att skapa entusiasm för gäster och team när det behövs
Steg 5. Gör ditt jobb
Lita på och respektera serviceteamet för att göra sina egna saker - när du har gett dem en solid grund kommer de att bli bra. Erbjud dig att hjälpa till om det behövs, men den här teammedlemmen bör vara tillräckligt erfaren för att inte behöva någon hjälp alls. Här är några saker du bör tänka på:
- Agera först som receptionist eller receptionist. Möt och häls (om det behövs) varje gäst när de anländer. Överför roller till MC när händelsen startar. Här blir din roll som chef mer aktiv genom att lösa problem och se till att allt arbete bakom kulisserna, till exempel matlagning och service, går enligt plan.
- Var uppmärksam på gästerna och håll kontakten med MC. Gör det i hemlighet bara om du behöver ändra dina planer.
- Håll avstånd till viktiga gäster - den här showen handlar om dem - men se till att du håller dig inom räckhåll genom att checka in vid vissa tillfällen. Fråga dem hur de tycker om föreställningen, samt eventuella frågor, önskemål eller förslag de har.
Steg 6. För marknadsföringsevenemang, förbered souvenirer
Se till att alla gäster kommer ihåg de goda stunder de haft. Du kanske till och med vill ha mer än glada minnen: till exempel besök på webbplatser, framtida donationer, aspekter av muntlig mun, etc. Dela souvenirer för att ditt evenemang ska träffa. Oavsett om det är en bild, en affisch eller en kulspetspenna, så att ge gästerna något att påminna om evenemanget är ett bra sätt att se till att du kommer ihåg dem.
Steg 7. Grattis själv efter att evenemanget är slut
De flesta händelser är fristående när de startar, men det hårda arbetet är under förberedelseperioden, som ingen inser. Så gratulera dig själv för du förtjänar att vara lycklig!
Efter evenemanget, ta dig tid att träffa och tacka kunden. Det rekommenderas att du erbjuder en lämplig och innerlig gåva för att komma ihåg din tid med dem, eftersom det är små detaljer som dessa som berikar upplevelsen och låter dem föreslå dina tjänster i framtiden. Om du ger gåvor vid ett evenemang, gåvor efter evenemang som blommor, foton av favoritstunder på deras evenemang (t.ex. bandklippning, showklimax, prisutdelning, bröllopskyss, blåsning av födelsedagsljus etc.) eller andra gåvor kan vara lämpligt
Steg 8. Städa upp platsen och gå hem
Som mammor säger, "Lämna det i samma skick som du kom till det", så är de principer som gäller för arenor. Saker bör lämnas i samma tillstånd som de var innan du kom till dem - evenemangshanteringsverksamheten är ett känsligt företag som inte har mycket utrymme för fel. Så låt dina besättningsmedlemmar veta att det är dags att städa upp platsen och låt dem inte gå hem förrän allt är klart. Du bör också ingripa!
Förutom att det är bra, förhindrar det dig också från att bli debiterad dyrare räkningar. Många platser tar extra betalt för städning om de har möjlighet att göra det. Så gör ditt bästa för att undvika dolda avgifter
Steg 9. Slutför ändringen, betalningen och tack till alla inblandade parter
Du kan behöva ordna återlämning av hyrd eller lånad utrustning och rådgöra med kunden om hans eller hennes erfarenhet. Även om du inte får betalt, ta dig tid att tacka dem och säga att du tyckte om att köra evenemanget med dem. Kan ni byta visitkort med varandra?
Tack också till besättningsmedlemmarna! Se till att alla parter har betalt (och har betalat), spara fakturor och få saker gjorda. Du måste vara en av de sista som lämnar platsen - se till att allt är i sin ordning
Del 5 av 5: Felsökning
Steg 1. Vet hur man hanterar gäster som kommer sent och har andra problem
Detta är en vanlig fråga, så du förbereder dig bättre. Senhet är oundvikligt (t.ex. på grund av oförutsedda trafikproblem) och kan vanligtvis tolereras av andra gäster som kommer i tid. Därför finns det flera saker du kan göra för att förhindra det:
- Se till att tidpunkten för evenemanget står tydligt på inbjudan. Om du använder ett RSVP -system, se också till att tiden är bekräftad. Kommunicera med (via ditt kontaktblad) MC, relevanta gäster (vanligtvis ledande partimedlem), underhållare och kökspersonal när du stöter på ett hinder som inte lätt kan lösas. Om försenade gäster är i fokus för evenemanget (t.ex. brudgummen och bruden), vanligtvis:
- Du måste kontakta den väntande gästen direkt för att kontrollera beräknad ankomsttid. Kontakta köket omedelbart om den senaste utvecklingen så att de kan justera tillagningshastigheten efter tiden.
- Undvik att meddela att evenemanget har skjutits upp på grund av vissa gäster (eftersom festen kommer att räkna ut det på egen hand), men låt huvudgästerna veta att du är medveten om situationen. Berätta för dem vad du planerar, men låt dem också komma med förslag eftersom de vanligtvis känner gästen och vet vad de ska göra i det sammanhanget.
- Var uppmärksam på tidpunkten för talet. Om nyckelgäster anländer sent, servera ytterligare aptitretare och/eller tidiga drinkar för att förhindra att andra gäster som kommer i tid blir uttråkade och ser till att de håller sig upptagna.
- Om gästerna kommer för sent (till exempel när de serverar mat som inte kan fördröjas, till exempel souffler), starta evenemanget som planerat. När de kommer, servera nästa portion (även om den här delen är dessert).
- Förbered dig på dans, spel, komedi eller någon annan typ av underhållning (särskilt musik) och se till att det blir extra störningar, till exempel gruppfoton. Denna backup -strategi borde ha startats dagen innan.
-
För gäster som avsiktligt anländer sent, ta inte detta som ditt fel som chef. Så det är ditt jobb att sätta de andra gästerna först och se till att deras behov tillgodoses. I huvudsak, agera som om ingenting är fel och gå vidare med händelsen.
Steg 2. Vet hur man hanterar matproblem
Problem i detta område är sällsynta, särskilt om du noggrant har planerat dina planer, men olyckor händer ibland (som att en gäst eller ett litet barn förstör middagsbordet eller en incident i köket). Du måste först vara medveten om vilka typer av gäster som kommer att delta, så att du kan överväga när och var maten ska visas (t.ex. för bufférätter) och sittplatser för gästerna.
- Alla spill ska rengöras omedelbart av säkerhetsskäl, även om det betyder att du måste bli av med röda mattan eller snygga dekorationer och möbler för att göra det. Att dölja en fläck utan att påverka utseendet eller integriteten hos ett föremål (som en antik möbel) är omöjligt, så bli av med det först. Om du har en säkerhetskopia, använd den; annars flytta objektet diskret så att gästerna inte märker det.
- Det rekommenderas att du använder rep, gardiner eller skärmar för att dölja områden med mat (t.ex. ett stökigt bord eller när du förbereder din nästa maträtt), eftersom vissa gäster kan uppfatta synlig mat som något som kan fritt konsumeras när som helst - även om detta inte nödvändigtvis är fallet enligt din avsikt.
- Blanda menyer. Om en maträtt inte kan serveras (till exempel för att den är bränd), bli av med allt eller hitta ett nytt alternativ. Minska portioner för att spara på mat, men öka delar av andra livsmedel för att hålla dem balanserade. Informera gästerna vid behov.
- Vegetarianer, kräsna ätare, allergiker eller specialkost/religiösa människor bör få sina behov omhändertagna - du bör kunna göra detta med god planering. Men ibland tar gästerna med sig en familjemedlem, make eller nära vän utan att berätta det, särskilt om inbjudan är gratis. När detta händer är lösningen enkel. Räkna de senaste gästerna och när de anländer till dörren, fråga om särskilda kostbehov och berätta omedelbart för service- och kökspersonal.
- För stora grupper som inte deltar i evenemanget som mörka gäster, skicka en teammedlem till köket och be honom räkna lagret. Om det behövs köper du extra mat. Köksdelen överdriver vanligtvis portioner för säkerhets skull, så avbokningar är vanligare än matbrist. Begränsade portioner kan också sparas om du tillhandahåller ytterligare fyllningar, till exempel bröd, sallader eller grönsaksrätter, ingredienser som enkelt kan fås från din lokala stormarknad.
Steg 3. Vet hur man hanterar små barn
Tänk på att många chefer ofta glömmer eller underskattar barnens intelligens och behov och önskemål vid ett evenemang. De är desamma som vuxna - vill ha kul och inte bli uttråkad. Kom ihåg att föräldrar också blir förolämpade om en händelse inte kan tillgodose deras barns behov. Det är en bra idé att be om bekräftelse på närvaro (RSVP) för alla barn som kan komma.
- Yngre barn (under 10 år) serveras bättre med mat eller snacks i förväg, eftersom middag kanske inte serveras förrän kl. 20.00. Denna serveringstid är vanligtvis för sent för de flesta barnens måltider. Maten du ger dina barn ska också vara rolig och hälsosam, men ändå speciell med en speciell touch för dem - detta hjälper föräldrar att bli hjälpta och kan njuta av evenemanget som gäst.
- Barn över 10 år kan vanligtvis ges vuxenmat och portioner, även om de inte avslutar det, men också erbjuda dem en barnmeny (med föräldrarnas tillstånd förstås) om de inte verkar gilla det. Vanligtvis ber tonåringar i åldrarna 13-18 ofta om samma mat som yngre barn, till exempel hamburgare och pommes frites, istället för mer formella restaurangmåltider. Mat för barn brukar skrivas med termen "Alternativ meny". Låt det vara säkert och diskutera med dina nyckelgäster dina planer på att fortsätta att lyckas tillfredsställa unga och gamla för länge sedan.
- Ge ett område för mödrar med små barn. Möt deras behov, till exempel pauser i toalettrummet, amningsbehov etc., och förbered en viloplats för mycket små barn så att de kan sova om de är trötta.
Steg 4. Vet hur du hanterar berusade eller oförskämda gäster, inkräktare och mer
Dessa gäster orsakar ibland problem, både vid familje- och företagsevenemang. De bär såväl politik som drama, och som en outsider kanske du inte inser det. Så var alltid vaken.
- Fråga med klienten eller nyckelgästerna före evenemanget för att lära dig om möjliga problem som detta, eller med några få utvalda om nyckelgäster inte ska störas. På så sätt kan du se till att människor sitter på rätt plats och att det inte kommer att orsaka några problem. Förbered servicepersonal eller nyckelgäster för att fungera som informella handledare, var uppmärksam och hjälp vid behov. Ditt jobb är att se till att evenemanget går smidigt och hålla sig borta från personliga frågor, om det inte är absolut nödvändigt. Så, se till att du vet vem som deltar i evenemanget som klassas som en "fredsmakare" -gäst (de som kan hjälpa till att hålla evenemanget smidigt).
- Eftersom det kan vara svårt att vägra ge alkohol till berusade gäster eller hantera arga och oförskämda gäster, är det bäst att involvera en fredsmakande gäst. Kontakta juridisk personal endast vid behov och efter att du har konsulterat nyckelgäster. Du måste fortfarande vara vaksam, även när du kör små evenemang eller på bakgården.
- Oinbjudna gäster är en tuff affär. Om de kommer och gör ett tjafs, släng dem om det behövs - rådfråga nyckelgästerna för att verifiera att dessa personer inte är efterlysta. Om det finns många våldsamma upplopp, är ditt jobb att skydda andra gäster och kontakta säkerheten eller polisen om dessa upploppsmän vägrar lämna lokalen efter att ha blivit tillfrågade av dig som chef och/eller nyckelgäster.
- Gäster brukar gärna flytta visitkort runt bordet, så att de kan sitta bredvid personen de vill ha, eller vid bordet de vill ha. Rådgör med nyckelgäster om hur tillåtet detta är. Vanligtvis måste du ordna bordplaner i förväg och ha godkännande av nyckelgästerna. Om placeringen av detta bord ska vara rätt, är det bättre att hålla gästerna borta från matsalen innan tiden kommer. Vanligtvis kan barområdet, lobbyn eller väntrummet användas för att ta emot gäster. Om vissa grupperingar är särskilt viktiga på grund av familjens frågor, samla människor och vägled dem per grupp till separata bord och placera dem i rätt ordning.
Steg 5. Vet hur du hanterar dåligt väder
I världen kommer det ibland att bli oväntat dåligt väder, till exempel regn eller snö. Kall vind eller varm luft kan också orsaka problem. Även om vädret vanligtvis inte har någon större inverkan när evenemanget hålls inomhus, bör du vara beredd på utmaningarna att vara utomhus. Om du kan förutsäga dåligt väder, överväg att ändra platsen för händelsen. Om du inte kan, hyr ett tält eller en stor paviljong (priset kan vara dyrt, särskilt om det görs på ett infall). Att hålla koll på vädret är viktigt; om händelsen redan har blivit förstörd på grund av det är du nästan omöjlig att fixa händelsen, så få ut det mesta av det du redan vet och har.
Många delar av världen har nu försäkringar för dåligt väder eller andra problem. Om du befinner dig i ett område som är känt för plötsliga väderförändringar, be om bekräftelse om händelsen kan bokas om, så att kunderna åtminstone kan spara på kostnaden för att hyra utrustning, plats och servicepersonal
Tips
- Förbered ett litet utrymme fyllt med föremål som extra servetter för att torka upp spill, brandsläckare, första hjälpen -kit och andra tillfälliga kit. Du kommer inte behöva det om det går bra, men det är bättre att vara på jakt efter ett stort evenemang.
- Gäster och högtalare som är trötta eller upplever jetlag bör säkerställas sin kondition. Rådfråga vid behov direkt med dem eller deras assistenter för att beställa spa- och massagebehandlingar eller andra sätt att förnya kroppen. Du kan också skicka mat till dem om de inte har ätit på ett tag, eller medicin om de mår lite dåligt (som huvudvärk från flygning eller nervositet eller ont i magen). Kontakta läkare vid behov. Trötta gäster och talare kan förstöra ett evenemang, men alla andra utmaningar du kanske kan övervinna.
- Se till att alla kan se och höra scenen, musiken eller talet.
- Kom också ihåg att hantera andra människors händelser är en ära. Även om detta kan verka mycket stressande och svårt, kan ditt bidrag göra många människor glada, så de kommer att komma ihåg händelsen för resten av livet. Dessutom är du också van vid att ha förmågor som är användbara i vardagen.
- Som chef kan du behöva agera som en improviserad värd eller till och med en danspartner för att se till att evenemanget går smidigt. Utveckla tal- och dansförmåga, men delegera samtidigt ledningsroller till andra teammedlemmar som kan ta din plats tillfälligt. Målet här är att se till att ingen sitter stilla vid bordet.
