En rapport är en typ av papper som skrivs för att diskutera ett ämne eller analysera ett problem. Någon gång kan du bli ombedd att skriva en rapport, antingen för skolarbete eller för arbete. Ibland kräver rapporter särskilda krav, och andra gånger får du skriva vad du vill. Oavsett om det finns särskilda krav för din rapport eller inte, bör alla bra rapporter vara korrekta, kortfattade, tydliga och välstrukturerade.
Steg
Del 1 av 4: Förberedelse för att skriva en rapport
Steg 1. Läs de krav som måste följas för att skriva en rapport
Om du skriver en rapport för en skoluppgift kanske du vill fråga din lärare om det finns vissa riktlinjer att följa när du skriver en rapport. Om du skriver en rapport för jobbet, prata med din chef om hans förväntningar på din rapport. Att bestämma vad som ska ingå i en rapport innan du börjar arbeta med den är ett viktigt första steg i att skriva en bra rapport.
- Du kan behöva fråga läraren eller chefen om kraven för ord (eller sida) för rapporten, om de ska innehålla tabeller, figurer, illustrationer och till och med prata om specifika detaljer, till exempel teckensnittstyp och teckenstorlek som ska användas..
- De flesta rapporter kommer att innehålla en titelsida, sammanfattning (eller abstrakt), introduktionsavsnitt, metodavsnitt (om tillämpligt), resultatavsnitt (om tillämpligt), diskussionsavsnitt och avslutning.
Steg 2. Välj ett ämne
Ibland uppmanas du att skriva en rapport om ett specifikt ämne, medan andra gånger får du välja ditt eget ämne. Det är en bra idé att välja ett ämne som intresserar dig, särskilt om du arbetar med ett långsiktigt projekt. Eller välj ett ämne som du inte känner till. Detta ger dig möjlighet att lära dig något nytt.
- Innan du börjar skriva en rapport bör du förstå ämnet och se till att du vet syftet med rapporten.
- Många vetenskaps- och ingenjörskurser kräver rapporter. Ibland kan du behöva skriva en bokrapport eller annan typ av rapport för ett humanioraämne.
- Om du har problem med att välja ett ämne, prova att läsa tidningar, populära tidskrifter eller online -nyhetskällor för inspiration. Du kanske vill skriva om aktuella händelser (t.ex. politiska händelser, sportevenemang eller den ekonomiska situationen) eftersom du kan få mycket information om ämnet "popkultur".
Steg 3. Förstå ämnet väl
Börja läsa information om ditt valda ämne. Du kan behöva använda böcker från campusbiblioteket eller det offentliga biblioteket, eller göra en Google -sökning efter information från internet. För att skriva en bra rapport måste du behärska ämnet du skriver om. Det är viktigt att inkludera aktuell information om ditt ämne, varför du bör göra en hel del research innan du skriver en rapport.
- Gör först en "allmän" recension av ditt ämne (i motsats till en "fördjupad" recension). Det betyder att du snabbt måste läsa olika uppgifter om ditt valda ämne, istället för att lägga mycket tid på att fokusera på ett litet antal artiklar.
- Om du skriver om ett ämne som är mångfacetterat (till exempel något som kan diskuteras, till exempel om Indonesien ska avskaffa dödsstraffet), kan du behöva förstå båda sidor av perspektivet för att diskutera fördelar och nackdelar med båda.
- Du kan hitta en referensbibliotekarie som hjälper dig att hitta litteratur som hjälper dig att skriva din rapport. Referensbibliotekarien hjälper dig att hitta trovärdiga källor som du kan använda för att samla information om ditt valda ämne. Dessutom kommer många referensbibliotekarier också att vägleda dig genom forskningsprocessen och kan också lära dig hur du använder onlinedatabaser.
Steg 4. Använd trovärdiga källor
Det kan finnas många källor som ger information om ditt ämne, men du måste se till att du hittar den mest trovärdiga och pålitliga källan. Tillförlitliga källor inkluderar författarens namn och är ofta kopplade till en välrenommerad institution (t.ex. ett universitet, en trovärdig mediepublikation eller ett regerings- eller avdelningsprogram).
Om du tvivlar på en källa, diskutera den med din lärare, chef eller bibliotekarie. Ibland publiceras dåliga källor eller slumpmässigt skrivna artiklar för att se ut som vetenskapligt granskat arbete, och du vill inte låta dig luras av sådana här artiklar
Steg 5. Definiera din målgrupp
Skriver du den här rapporten för en grupp experter på ett visst ämne eller för någon som inte har kunskap om ämnet i din rapport? Du bör försöka skriva så mycket som möjligt för dem som kommer att läsa din rapport.
-
Om du skriver en rapport för någon som inte känner till ämnet i rapporten, se till att du introducerar grunderna (t.ex. bakgrundsinformation, relevant information och nödvändig terminologi). Hoppa inte direkt in i en komplex beskrivning av ämnet utan att ge sammanhang först.
För att skapa sammanhang, se till att det du skriver svarar på frågor som "varför är detta ämne viktigt?", "Vem forskade kring detta ämne, vilken typ av forskning gjorde de och varför gjorde de det?" Och " har detta ämne större inverkan och effekt?”
- Om rapporten riktar sig till experter kan du använda mer komplext språk och jargong som är specifikt för ämnet. Men om du skriver för nybörjare eller personer som inte känner till ditt valda ämne, använd inte förvirrande språk, och om du inkluderar jargong, se till att du också tillhandahåller definitioner.
Del 2 av 4: Organisera rapporter
Steg 1. Börja med en abstrakt
Abstraktet beskriver kortfattat rapportens innehåll och svarar på frågan "Vad gjorde du, varför gjorde du det och vad lärde du dig?" Abstrakt längd bör inte överstiga en halv sida.
Det kan vara lättare för dig att skriva en abstrakt efter att du har fyllt i pappersdelen. Abstraktet kommer dock att placeras inför kroppen i slutrapporten
Steg 2. Skriv en introduktion
Detta avsnitt ger bakgrundsinformation om rapportens ämne. Om du måste inkludera en litteraturöversyn kommer den att finnas med här också.
- Beskriv inledningsvis problemet eller ämnet som ska undersökas i rapporten. Detta kan vara en vetenskaplig fråga, såsom tillväxttakten för larven i Hongkong (mjölmask), eller ett aktuellt ämne, till exempel ökad säkerhet på flygplatser.
- Sammanfatta forskning som är relevant för ämnet, men överväldiga inte introduktionen. Det mesta av rapportens innehåll ska vara resultatet av ditt arbete, inte en diskussion som någon annan har.
- Om du utför ett experiment och skriver en rapport om det, beskriv experimentet i inledningen.
Steg 3. Presentera metod eller fokus för din analys
I vetenskapligt skrivande presenteras detta ofta i ett avsnitt som heter "Metoder". I det här avsnittet beskriver du de procedurer, material och så vidare som du använde.
- Du kan ordna metoderna kronologiskt och börja med det du gjorde först. Eller du kan gruppera dem efter typ. Detta tillvägagångssätt kan vara bättre för humanistisk forskning.
- Använd grammatiskt korrekta meningar för att beskriva de åtgärder du vidtagit.
Steg 4. Visa de experimentella resultaten
I det här avsnittet presenterar du observationerna eller resultaten av de tillämpade metoderna. Du bör kort beskriva experimentet eller proceduren (använd mindre detaljer än du skrev i avsnittet Metoder) och rapportera de viktigaste resultaten.
- Du kan presentera experimentella resultat på ett antal olika sätt. Du kan organisera dem från viktigaste till minst viktiga, från enklaste till mer komplexa eller efter typ.
- Tolk inte resultaten du får här. Det gör du i nästa avsnitt.
Steg 5. Diskutera dina data
Detta är själva innehållet i rapporten. Här analyserar du resultaten du får och berättar för läsaren vad de betyder. Sammanfatta de viktigaste fynden i början av diskussionen. Du kan skriva mer om det i nästa stycke.
- Förklara sambandet mellan dina resultat och tidigare vetenskaplig litteratur.
- Se vilken ytterligare forskning som kan hjälpa till att fylla i luckor i din forskning eller lösa alla problem.
- Beskriv den bredare relevansen av dina experimentella resultat. Detta anses vara ett svar på frågan "Så hur?" Vad betyder din upptäckt? Varför upptäckt är användbart och viktigt
- I vissa rapporter kan du bli ombedd att avsluta med en separat slutsats som påminner läsaren om de viktigaste punkterna. För rapporter i allmänhet kan du avsluta rapporten i slutet av diskussionsdelen.
Del 3 av 4: Förbättra skrivkvaliteten
Steg 1. Dela vad du lärt dig
Ett bra sätt att tänka på att skriva en rapport är att tänka på det som ett sätt att berätta för läsarna "det här är vad jag gjorde, och det här är vad jag upptäckte" eller "här är vad jag vet om just det här ämnet." Skriv inte att imponera på andra, istället skriva istället för att kommunicera. På så sätt kommer du att imponera på andra även om du inte försöker.
Steg 2. Använd professionellt språk
Undvik att använda termen "slang". Till exempel, istället för att säga "resultaten är fantastiska", säg "resultaten är mycket viktiga och betydande". Använd inte ett språk som är för avslappnat (vardagligt och samtalande). Det betyder att läsaren inte behöver ge intryck av att du pratar med en vän, utan snarare att det ska låta professionellt.
Kontrollera med läraren (eller den som kommer att läsa din rapport) om det är lämpligt att använda förstapersonspronominet (vilket innebär att den mening du ska använda använder”jag” som ämne). Ofta är första personers pronomen olämpliga i akademiskt skrivande eller rapporter. Ibland är emellertid användningen av förstapersons pronomen mer effektiv och övertygande. Istället för att gissa om det är lämpligt att använda förstapersons pronomen är det bäst att diskutera det med din lärare
Steg 3. Skriv i tydliga och kortfattade meningar
Meningarna du skriver ska inte vara för komplexa eller ordenliga. Försök att använda korta meningar med en tydlig meningsstruktur. Undvik om möjligt att använda kommatecken, semikolon och kolon för mycket. Användningen av korta, uttryckliga meningar är ett viktigt inslag i en bra rapport.
Gör direkta och aktiva meningar. Din meningsstruktur bör se ut ungefär så här: "Jag undersökte detta ämne, hittade dessa data och bestämde följande resultat". Försök att undvika att använda den passiva rösten, om möjligt, eftersom det gör din rapport mer förvirrande för läsaren
Steg 4. Ange avsnittet och titeln
Detta kommer att göra informationen i din rapport lätt att hitta och göra din rapport mer attraktiv för läsare eller granskare.
Du kan behöva skapa en annan titel för att skilja den från resten av texten genom att göra den fet, kursiv eller större. Om du följer en specifik stilguide, till exempel APA (American Psychological Association), se till att följa deras guide till titlar
Steg 5. Använd en mängd betrodda källor
Om du använder flera källor kommer du att bredda din kunskap om ditt specifika valda ämne, ge dig mer information att inkludera i rapporten och minska risken för att du plagierar oavsiktligt.
- Använd läroböcker och läroböcker, tidningar, akademiska och fackliga tidskrifter och statliga rapporter och juridiska dokument som tillförlitliga källor. Dessa resurser är allmänt tillgängliga i tryck och online.
- Om du har problem med att hitta information om ämnet i din rapport, be en bibliotekarie om hjälp! Bibliotekarier utbildas för att hjälpa till med den här typen av uppgifter.
- Du kanske vill undvika material från opinionsbildade källor. Med andra ord, sök material från källor som är sakliga, och, om tillgängligt, inkluderar data för att stödja uttalandena.
Steg 6. Förbered i god tid
Att skriva rapporter tar tid. Att skriva en bra rapport tar mer tid. Ta tillräckligt med tid att förbereda, skriva och revidera din rapport. Det betyder att du kan behöva börja flera veckor innan rapportens slutdatum, beroende på den hastighet du arbetar med och rapportens längd och andra krav.
Avsätt en viss tid för att helt enkelt undersöka ditt ämne utan att skriva. Ta dig tid att bli expert på ditt valda ämne genom att studera så mycket skriftligt material om ämnet som möjligt. När du är redo att gå vidare till skrivfasen har du en gedigen kunskapsbas att ta upp i din rapport
Del 4 av 4: Revidering av rapporten
Steg 1. Avsätt den tid som behövs för att revidera eller skriva om rapporten
Det första utkastet (utkastet) till din rapport bör endast fungera som ett första utkast. Du bör uppskatta behovet av att revidera och skriva om rapporten flera gånger innan du skickar den till läraren för bedömning eller till handledaren för utvärdering. Det är viktigt att avsätta tillräckligt med tid för att göra lämpliga och nödvändiga ändringar och ändringar om du vill skriva riktigt bra rapporter.
Steg 2. Kontrollera stavning och grammatik
Du bör läsa rapporten noggrant för att kontrollera stavning och grammatik. Tänk på att en stavningskontroll på din dator inte kommer att upptäcka alla fel. Till exempel kan du förvirra användningen av ordet "enter" med "input", så lita inte på den här funktionen ensam. Att uppmärksamma små detaljer i rapporten (som stavning och grammatik) kommer att förbättra rapportens övergripande kvalitet.
Steg 3. Kontrollera rapportformatet
Se till att du uppfyller alla specifika krav i ditt uppdrag eller din projektbeskrivning. Du kan behöva en titelsida, en specifik typ och storlek eller en anpassad marginalstorlek.
Steg 4. Undersök ditt arbete kritiskt
Revideringar bör vara mer än korrekturläsning. Istället bör revision vara en kritisk granskning av arbetet. I slutändan måste du leta efter fel som minskar den övergripande kvaliteten på din rapport, och det kan innebära att en stor del av din rapport tas bort eller skrivs om.
Fråga dig själv: Tjänade min rapport sitt syfte? Om inte, kan du behöva överväga en betydande översyn
Steg 5. Låt någon granska din rapport
Om möjligt, be en betrodd vän, kollega eller kollega att läsa din rapport. Förutom teckenkontroll för stavnings- och grammatiska fel kan han eller hon kunna ge kritisk och produktiv input. Detta kan hjälpa till att ta din rapport från bra till bra.
