Att skriva vänliga påminnelser kan vara svårt. Du vill inte verka påträngande eller otålig, men ditt budskap måste komma fram. Använd en vänlig ton i e -postmeddelanden med milda hälsningar och uttryck. Inkludera anledningen till att du skickar påminnelsemeddelandet så att mottagarna vet vad du vill. Se till att det inte finns några misstag i e -postmeddelandet så att du inte bara ser vänlig ut utan också professionell.
Steg
Del 1 av 3: Använda en vänlig ton
Steg 1. Hälsa mottagaren
I en affärssituation kan du "borde" använda en formell hälsning, till exempel "Dear". Personlig e -post används dock allt oftare. Några e -hälsningar som kan hjälpa till att skapa en vänlig ton inkluderar:
- Hej!
- Hej vän
- Det var länge sedan
- Hallå!
Steg 2. Avsluta ditt förhållande till mottagaren
Om du bara fokuserar på påminnelsen, visas ditt meddelande kallt. Avsluta till en personlig relation med mottagaren genom att inkludera fraser som återspeglar vänskap och delade erfarenheter. Detta inkluderar:
- Hur är skolan?
- Hej, kompis, hur mår du?
- Förra helgen var så himla kul.
- När var det sista gången vi pratade, för en månad sedan?
- Vår sista resa var riktigt kul! Vi måste göra det igen.
Steg 3. Förfina ditt uttryck
Detta är särskilt viktigt för påminnelseavsnittet i e -postmeddelandet. Om du inte har varit i kontakt med mottagaren på länge är det bäst att be om ursäkt eller ge en ursäkt för att bara ringa dem för att påminna dem. Några exempel på subtila uttryck inkluderar:
- Jag vet att vi inte har pratat på länge, men jag ville påminna dig om …
- Ankomsten av en ny bebis har hållit mig upptagen, jag kom bara ihåg att påminna dig …
- Jag vet att du är upptagen, så jag vill inte störa dig, men jag ville skicka en påminnelse …
Steg 4. Var artig
Om påminnelsen är viktig kan du uppfattas som påträngande. Kom ihåg att mottagaren är upptagen med sitt liv. Säg alltid "snälla" och "tack" med lämpliga uttryck. Du kanske vill inkludera artiga fraser som:
- Jag är ledsen att störa dig, men jag ville vara säker …
- Svara på det här e -postmeddelandet så snart som möjligt …
- Tack för att du tog dig tid att läsa och svara på detta påminnelsemail. Jag uppskattar det verkligen.
- Jag väntar på ditt svar.
Del 2 av 3: Listningskrav
Steg 1. Använd kolumnrubriker
Du behöver inte skriva en smart rubrikkolumn. Kolumnrubriker som är tydliga och otvetydiga kommer att vara mer användbara. På så sätt kan mottagaren snabbt veta syftet med e -postmeddelandet. Några vanliga val för vänliga påminnelsemail inkluderar:
- Kontrollera
- Snabb påminnelse om …
- Kommande resor/evenemang.
- Räknar rese-/evenemangsdeltagare.
Steg 2. Kom ihåg att inkludera en påminnelse
När du försöker att vara artig och vänlig kan du glömma något viktigt, som en påminnelse. Skriv en paketpåminnelse i början av e -postmeddelandet, efter hälsningen och en personlig relationsmening. Till exempel:
- "Hej vän, Vi har inte pratat på länge, Ben. Hur mår din fru och barn? Min fru och mitt barn har hållit mig sysselsatt, men jag ville fråga dig om …”
-
Hej!
Mormor, jag har tänkt skicka detta meddelande länge. Jag är ledsen för att jag är för upptagen. Jag vill påminna mormor om vår lunch …”
Steg 3. Använd kortfattat språk
Det är sant att artigt språk kräver längre meningar. Till exempel skulle frasen "Arbeta hårdare" vara mer artig om du skrev "Det vore bättre om du arbetade hårdare." Medan artiga, kan långa meningar göra fokus för din e -post otydligt.
Använd en enklare struktur för dina e -postmeddelanden. Kanske något liknande: Hälsning (öppning) → Personliga relationer → Påminnelse → Avslutande hälsning (stängning)
Steg 4. Redigera onödig information
För varje mening och del av meningen, fråga dig själv:”Är detta nödvändigt?” I vissa fall kan”nödvändigt” ha en bred innebörd som”Detta är nödvändigt för att min e -post inte ska låta kall.” Ta bort onödiga delar från mejlet.
I allmänhet kan adverb (som "mycket", "mycket", "verkligen", "en gång" och "naturligtvis") tas bort för att göra din e -post mer kortfattad
Steg 5. Avsluta e -postmeddelandet med en avslutande hälsning
"Välsignelser" betyder att säga "hejdå". Den avslutande hälsningen innehåller uttryck som "Hälsningar", "Med vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar" och "Hälsningar". Din signatur ska skrivas efter avslutande hälsning. En allmän avslutande hälsning som denna kan verka formell. Du kanske vill prova något som:
- din vän
- din vän
- skicka hälsningar för framgång
- Ha en bra dag
- din tur
- Jag ser fram emot att höra från dig
Del 3 av 3: Se till att det inte finns några fel i e -post
Steg 1. Dubbelkolla din e -post
Även om du skummar ett e -postmeddelande en eller två gånger minskar du alla grundläggande fel som kan dyka upp när du skriver dem. När du har skrivit din e-post kontrollerar du stavningen och grammatiken i din e-post.
- Många e -postleverantörer har funktioner för stavning och grammatik. Funktionens kvalitet beror på e -postleverantören. I vissa fall är den här funktionen kanske inte särskilt exakt.
- Kom ihåg att kontrollera fältet titel, hälsning och stängning (stängning). Du kommer förmodligen att glömma detta och bara fokusera på innehållet i e -postmeddelandet.
Steg 2. Läs mejlet högt
Om du skriver ett viktigt mejl eller om du vill se artig och vänlig ut mot någon, läs ditt mejl från början till slut högt. Låter det som en konversation? I så fall är din e -post redo att skickas.
Skriv om meningar eller passager som låter besvärliga. Använd ditt bästa omdöme när du utvärderar detta. Varje person kommer att ha en annan syn beroende på hur du pratar
Steg 3. Låt någon annan läsa din e -post
För viktig kommunikation, till exempel affärsändamål, kan du be någon annan att kontrollera påminnelsemailet innan du skickar det. Om din e -post är kortfattad tar det vanligtvis bara en kort tid och det är lätt att upptäcka även de minsta fel.
- Kontrollera onlinemeddelandetjänster. Skicka e -post till vänner online och ställ frågor som”Hej, kan du läsa det korta e -postmeddelandet jag behöver skicka? Det tar inte lång tid."
- Kom ihåg att alltid tacka alla som läser ditt mejl. De hjälper dig trots allt.
