Att ringa samtal är en viktig färdighet i vardagen. Professionella situationer, till exempel ett företagssamtal eller ett samtal från det företag du söker jobb, kan ringa dig i en mer formell miljö. Om du får ett samtal från en vän, förälskad eller familjemedlem är det bäst att svara mer avslappnat och naturligt. Om du svarar på ett samtal från ett okänt eller privat nummer är det bäst att ta det på ett mer artigt och noggrant sätt.
Steg
Metod 1 av 3: Ta emot ett samtal på kontoret
Steg 1. Håll det professionellt
När du ringer på jobbet vet du inte alltid vem som ringer dig. Att ta emot ett samtal på ett professionellt sätt kommer att starta konversationen rätt.
- Om du är osäker, svara med en enkel hälsning, "Hej, med ordet här."
- Även om du kan se telefonnumret komma in kan det vara din chef som ringer din kollegas mobiltelefon! Fick ett samtal som sa: "Hej, vad fan?" kan ge ett negativt och inte allvarligt intryck.
Steg 2. Fokusera på konversationen
Var verkligen "i" konversationen. Sluta vad du än gör och ta dig lite tid att förbereda dig.
- Sätt på ansiktet du vill projicera innan du tar upp telefonen. Du kommer att göra skillnad om du ler, rynkar pannan eller känner dig uttråkad eftersom den som ringer kan höra det i din röst.
- Försök att inte klicka på något på internet eller distrahera dig själv när du ringer. Om du inte lyssnar kan den som ringer ta reda på det.
Steg 3. Namnge dig själv först
I en affärssituation börjar proceduren för att ta emot ett samtal med att ange ditt namn och företaget du arbetar för:”God morgon, tack för att du kontaktade PT. A B C. Med dans. Något jag kan hjälpa?"
- Om det inkommande samtalet kommer från företaget och du vet det kan du acceptera det genom att ange din avdelning och namn:”Hej, med ekonomi, dans här. Något jag kan hjälpa? " Denna hälsning visar att den som ringer är ansluten till rätt person och att du är redo att hjälpa. Håll din röst vänliga så att samtalet blir trevligare för båda parter.
- I många kontorssituationer finns det riktlinjer för att ta samtal som varje anställd måste följa. Visa alltid att du är uppriktig, oavsett hur dumma dina hälsningar är - konsumenterna kommer att kunna berätta om du låter upphetsad eller bara läser dessa hälsningar: "Välkommen till Tofu House, hemmet för all tofu!" det kommer att låta löjligt om du inte säger det med övertygelse.
Steg 4. Acceptera det med lämplig artighet
Var tålmodig, respektfull och trevlig. Gör ditt bästa för att hjälpa den som ringer. Försök att inte prata för slentrianmässigt tills du får reda på vem som ringer.
- Om den som ringer inte presenterar sig, säg "Får jag veta vem jag pratar med?". Det är viktigt att veta vem som ringer ifall du måste ringa tillbaka dem eller ansluta dem till en annan telefon. Detta uttryck låter också den som ringer veta att han eller hon behandlas artigt och att han eller hon är en viktig person. Det är viktigt att bygga goda arbetsrelationer med människor som kontaktar dig mer än en gång.
- Försök att inte låta oförskämd, även om du är upprörd. Kom ihåg att i arbetssituationer speglar dina ord och handlingar det företag du arbetar för. Om du skadar ditt företags namn kan ditt företag misslyckas - och din chef tar inte lätt på det.
Steg 5. Gör dig redo att notera meddelandet
Om någon ringer för att prata med din chef eller medarbetare, men du är den enda som tar samtalet, fråga artigt vem som ringer och fråga vad som händer. Lyssna noga och spela in så mycket relevant information som möjligt:
- Om personen som de vill kontakta inte kan svara på samtalet, säg, "Tyvärr, men Pak Bambang är inte på hans kontor just nu. Får jag ta bort meddelandet?”
- Var noga med att notera namn, telefonnummer och anledning till att ringa. Mät hur brådskande samtalet är - låter den som ringer som han har att ta hand om de närmaste två timmarna, eller om en vecka? Om samtalet är ett viktigt affärssamtal bör du hantera ärendet så snabbt och effektivt som möjligt - så se till att du får bort meddelandet så snart som möjligt.
Steg 6. Var försiktig med samtal som söker företagsinformation
Om du inte känner igen den som ringer och han eller hon ber om detaljer om dig och en annan medarbetare, var försiktig så att du inte ger ut för mycket av ditt företags interna information.
- Även om den som ringer berättar sitt namn och företag, bör du fortfarande vara försiktig såvida de inte är en pålitlig uppringare. Om du inte är säker, lägg av samtalet i en minut och fråga din kollega om råd:”Hade vi affärer med Haris tidigare? Han ställde många frågor om företagets arbetsprocess och kapacitet, och jag ville se till att han var en betrodd person.”
- Säg i en affärssituation”Jag är ledsen, herr/fru. Vår företagspolicy förbjuder oss att tillhandahålla sådan information. Får jag veta varför du behöver det?” och gör din bedömning om personen därifrån.
Metod 2 av 3: Ta emot privata telefonsamtal
Steg 1. Anpassa hälsningar baserat på vem som ringer
Om du vet vem som ringer dig, baserat på namnet på telefonen och din erfarenhet, vänligen kontakta personen som om du träffades personligen. Om du inte vet vem som ringer, ta samtalet mer formellt och vänta tills den som ringer säger vad han menade.
- För den standardiserade internationellt accepterade hälsningen, säg”Hej?”. Ta upp telefonen med en något höjd röst i slutet av din hälsning, som en frågande ton. "Hej?" Detta kommer att få den som ringer att svara på din hälsning, och i de flesta fall kommer det att förklara varför han ringde.
- Om din vän ringer, säg hej nonchalant:”Hej Jono! Hur mår du kompis?"
- Om din arbetsledare, bekanta eller potentiella arbetsgivare ringer, hälsar de mer artigt, men med lite förtrogenhet:”God eftermiddag, herr Sungkar. Hur mår du?"
- Om du inte vet vem som ringer, säg något så enkelt som "Hej?"
Steg 2. När du säger”Hej?
", vänta på svaret. När du säger "Hej?", Ber du den som ringer att presentera sig själv. Ta en titt på exemplet nedan (dina ord djärvoch den som ringer är kursiv:
- "Hej?"
- "Hej Jono, det här är Tono."
- "Åh, hej Tono! Varför, kompis?"
- "Nej, jag ville bara fråga om du har ett event i kväll? Jag vill se filmen" Star Wars "här."
- "Vill du se" Star Wars "! Det är galet om du inte gör det!"
Steg 3. Skapa din hälsning
När du blir mer erfaren med att ta emot telefonsamtal kan du börja utveckla hälsningsmönster och fraser som du använder om och om igen.
- Överväg att identifiera dig själv med en hälsning som:”Hej, det här är Jono” eller”Jono är här”.
- Överväg att bli kreativ med informella varianter av”Hej?”:”Hej!”,”Hej!”,”Hej, hur mår du?” Eller”Hej, var har du varit?”. Denna informella hälsning är lämplig för att ta emot samtal från vänner och icke-professionella bekanta.
Steg 4. Konfigurera röstbrevlådan som ska användas när du inte kan ta emot samtal
Alla från vänner till familj till din chef kommer sannolikt att höra din röstmeddelande då och då, så se till att du spelar in det artigt och utan vidare. Håll dig borta från upptåg eller upptåg om du inte är säker på att bara dina vänner kommer att ringa.
- Säg:”Det här är Jonos röstbrevlåda. Jag kan tyvärr inte ta telefonen nu. Lämna ett meddelande så ringer jag tillbaka så snart som möjligt.”
- Överväg att ställa in familjeröstinspelningar om du använder en fast telefon. Säg,”Hej det här är med Jono -familjen. Vi kan tyvärr inte ta telefonen nu. Lämna ett meddelande så ringer vi tillbaka så snart som möjligt!”. Du kan ha roligt med dessa familjeinspelningar - försök få alla dina familjemedlemmar att prata samtidigt, eller låt dina familjemedlemmar säga en del av meddelandet individuellt.
- Överväg att be den som ringer att uppge detaljer om sig själv, snarare än att bara be honom att lämna ett meddelande: "Vänligen ange ditt namn, telefonnummer och syfte att ringa, så ringer jag tillbaka dig så snart som möjligt." Denna mer specifika metod är mer lämplig för ditt telefonnummer som vanligtvis tar emot många affärssamtal.
Metod 3 av 3: Ta emot telefonsamtal från okända nummer
Steg 1. Tänk på vilka som kan ringa dig
Om du väntar på ett samtal från någon - en ny bekant, din organisation eller en potentiell arbetsgivare - ta samtalet med en tanke. Bedöm om samtalet är lite mer formellt eller mindre formellt - men välj att vara formell, för säkerhets skull.
- Svara artigt och halvformellt, i det här fallet. Enkla hälsningar som "Hej?" kan användas. Du behöver inte identifiera dig direkt - om den som ringer känner dig personligen eller har ditt namn på listan kan han eller hon fråga: "Hej, kan jag prata med Jono?"
- Om samtalet säger”okänt” eller”blockerat” behöver du inte svara på samtalet. Ta upp telefonen, om du föredrar det, eller vänta för att se om den som ringer lämnat ett meddelande på röstbrevlådan eller inte. Du kan ringa tillbaka honom om du har viktiga affärer.
Steg 2. Se upp för nyfikna samtal
Om du får ett samtal och samtalet visar sig vara dumt och kränkande är det förmodligen bara ett upptågssamtal. Vissa nyfikna uppringare är vanligtvis vulgära och uppenbara, men andra nyfikna som ringer kommer att försöka lura dig att tro att samtalet är mycket viktigt. Hantera nyfikna uppringare på samma sätt som du hanterar mobbare: om du håller tyst och följer deras tjat kommer de att känna att de har vunnit. Det kan vara bra att hålla tyst och låtsas vara i en fälla, om du kan gissa vem som ringer. Vissa telefonföretag i Amerika erbjuder samtalsspårningstjänster: om du ringer *69 efter att ha lagt på, skickar den automatiska meddelandetjänsten allmän information om det nummer som senast ringde dig.
Steg 3. Akta dig för telefonsäljare
Om du får ett samtal från ett okänt nummer och personen som ringer dig börjar fråga om dig kan han försöka få dina pengar.
- Telemarketers ringer dussintals människor varje dag, och de flesta av dem är inte intresserade av vad telemarketer säljer. Känn dig inte skyldig genom att säga”Tack, men jag är inte intresserad. God eftermiddag”, lägg sedan på telefonen. Slösa inte bort din tid och tid.
- Om du inte vill ta emot samtal från det här företaget, be telefonförsäljaren att skriva ditt nummer på deras "Ring inte" -lista. De flesta företag kommer att göra vad du vill, och de stör dig inte längre.
- Om du är intresserad av vad telefonförsäljaren säljer, svara på samtalet och lyssna på tonen. Kom ihåg att ju längre du svarar på dem, desto mer kommer de att försöka sälja din produkt till dig!
- Om han vill prata med dig eller en annan familjemedlem, be honom att uppge hans namn och organisation innan du säger något - så att du inte ger telemarketören för mycket information! Om han är hemlig och inte avslöjar sin identitet, kom ihåg det - du behöver inte svara.
Tips
- "Hej?" är hälsning nummer ett. Din hälsning kommer alltid att låta artig genom att säga”Hej?”, Oavsett om den som ringer är en vän, älskare, mamma, chef, lokal polis eller en främling.
- "Nummerpresentation" kan vara användbart. Om du kan ta reda på vem som ringer innan du tar emot kan du vara bättre förberedd för samtalet.
- " Vad ?" eller "va?" Det är inte ett bra sätt att ringa, även om du inte gillar den som ringer eller om du är på dåligt humör. Var artig när du ringer.
