"Ledningen gör mer än att motivera andra."
Säker! Du har äntligen fått den efterlängtade kampanjen, och nu är du chef, kanske för första gången i din karriär. Så, vad nu? Om det här är din första roll i ledningen kan du vara lite nervös. Känslan är begriplig, vanlig och i själva verket säker på att den existerar. Denna roll kommer att skilja sig mycket från ditt tidigare jobb. Ledningen har helt andra regler och mål och kräver en mängd olika färdigheter. Ofta förstår människor som är nya inom ledningsroller inte riktigt vad det innebär att vara chef och hur deras liv kommer att förändras (ja, dina kommer att förändras). Detta är sant, särskilt om du inte längre får en timlön, utan en fast månadslön. Vi täcker det senare.
Denna artikel kommer att presentera en uppsättning riktlinjer som du kan använda för att förstå förvirrande övergångar. Detta är inte en instruktion som ska utföras dagligen, det konceptet finns inte längre för nu är du chef. Detta är dock en översikt som hjälper dig genom att sätta upp mål och hantera personal. Så, ta ett djupt andetag och låt oss komma igång!
Steg
Steg 1. Vet vad som kommer att förändras med din nya roll som chef
En signifikant skillnad är migrationen från ett begrepp som kallas "individuellt bidrag". Chefer är inte individuella bidragsgivare. Det innebär att du är ansvarig för andras arbete. Din framgång beror på lagprestanda. Du är nu ansvarig för mycket mer arbete än du kunde ha gjort på egen hand (se avsnittet Varning). Du kan inte åtgärda alla problem. Du behöver inte försöka, det är inte ditt jobb längre.
Steg 2. Förbered för övergången
Detta kommer att göra dig förvirrad och frustrerad, kanske inte direkt, men chefer dras vanligtvis åt många håll. Det kan finnas en klädkod som du måste följa. Det finns nya regler som måste följas (särskilt inom HR -området).
- Hitta en mentor: En mentor är inte din direkta handledare, utan en annan chef med mycket erfarenhet. Be figuren att hjälpa till med din övergång. Detta är mycket viktigt och är ofta underskattat. Den högsta ledningsgruppen kommer att uppskatta dig. Beslutet att hitta en mentor visar mognad.
- Gå med i en nätverksgrupp: Det finns många nätverksgrupper, (varav en är Toastmasters). Fråga andra chefer och chefer om lokala klubbar. Dra nytta av nätverksevenemang i ditt område.
- Kontakta HR: Besök HR -avdelningen och fråga om det finns några HR- eller utbildningsböcker du kan använda som hjälp. Läs en bok om att vara chef. Det finns många böcker om detta ämne. Läs flera litteraturstycken på en gång ("The One Minute Manager" och "The Seven Habits of Highly Effective People" är ledningens måsteläsningar).
- Hjälp personalen att lösa problem: Den personal du för närvarande är underordnad kan ha varit dina kollegor, och det kommer att leda till avund (kanske till och med hat) och friktion. Situationen är oundviklig, men problemet kan minskas om du håller kommunikationen öppen. Du måste dock komma ihåg att du nu är chef och även om du inte vill visa upp din nya status kan du inte låta dina före detta kollegor dra nytta av den relation som finns mellan dig och dem. Även personal som inte tidigare varit medarbetare kommer att känna sig orolig om de får en ny chef. Prata med personalen och dela dina planer. Bygg tidigt relationer mellan chefer och personal. Även om det verkade lite besvärligt till en början, låt bli blyg, följ bara stegen, var dig själv och glöm inte din utgångsposition i företaget.
- Glöm inte bort familjen: Man/fru/make och barn och vänner behöver fortfarande samma uppmärksamhet som tidigare. Nu är ditt sinne upptaget av många saker eftersom ledningen är en tuff övergång. Prioritera vad som ska prioriteras. Om du hör någon säga att du är lite avlägsen, var uppmärksam. Låt inte din karriär förstöra familjeförhållanden (det finns många exempel)
- Glöm inte hälsan: OK, den här chefsrollen är rolig. Arbetet är intressant, arbetstiden är längre, kanske du också arbetar hemma, sover lite sent, vaknar tidigt, kan fortfarande uppmärksamma familj och barn. Men sover du nog? Vissa?
Steg 3. Identifiera mål
Vad är ditt mål egentligen? Har du ett mål varje timme, dag eller vecka som laget måste uppfylla. Vad sägs om dina nya mål, som att kontrollera produktivitet? Skriv ner allt och publicera det (se tips). Detta blir din att-göra-lista. Observera att listan kommer att ändras med tiden, inte ett exakt dokument. Vissa saker är alltid desamma (t.ex. servicenivå), men andra kan förändras i enlighet med strategin från Executive Management. Granska din lista regelbundet, med ett kritiskt öga, och gör om det behövs.
Steg 4. Lär känna ditt team
Du måste känna till styrkorna och svagheterna för varje teammedlem. Tono fungerar riktigt snabbt, men missar ibland vissa detaljer. Tini är mycket noggrann, men har problem med hur mycket arbete som bearbetas. Budi har en spektakulär relation med kunder, men kan inte säga "nej" till kunder, medan Wati har stora tekniska färdigheter, men är inte särskilt bra med människor. Du måste veta allt så bra. Denna kunskap är användbar för att balansera teamets produktivitet.
Steg 5. Matcha uppgifterna med personalen
Använd informationen du samlar in från stegen ovan för att tillhandahålla jobb som passar varje individ. Detta är ett kompetensbaserat uppdrag. Du måste maximera varje persons styrkor och minimera uppdrag som riktar sig till deras svagheter. Om möjligheten uppstår, samla flera personer med kompletterande färdigheter. Tilldela till exempel Tono och Tini till ett projekt, eller be Budi och Wati att rådfråga varandra i presentationer.
Steg 6. Håll ett möte med teammedlemmar
Regelbundna möten ansikte mot ansikte är mycket viktiga i ledningen. Detta möte har flera syften.
- Ge feedback på prestanda: Diskutera föregående veckas mål, inklusive vad som fungerade bra, vilka områden som kan förbättras och hur man kan förbättra. Det fortsätter sedan i stegen nedan.
- Skissmål för nästa möte: Dessa mål är mål som ska utföras och utgör grunden för nästa veckas produktionsöversyn.
- Var medveten om personalfrågor: I denna nya tjänst kommer kontakten med personalen att minska och du bör vara medveten om det. Det enda sättet att ta reda på problem som påverkar teamets prestanda (och som också påverkar deras arbete) är att lyssna på personalen.
- Be om idéer: Din personal kommer att vilja känna sig delaktig. Det finns inget undantag att den främsta motivationsfaktorn bakom en anställds beslut att sluta är dålig ledning, vilket ofta beror på att man känner sig försummad. Du bedöms inte bara utifrån lagprestationer, utan också anställdas omsättningshastighet.
- Motivation: Enligt Peter Scholtes motiverar människor sig själva. De bästa cheferna hittar alltid sätt att motivera personalen att göra ett bra arbete och känna sig stolta. Använd denna session för att ta reda på vad medarbetarnas motiv är och använd den informationen för att öka deras bidrag.
Steg 7. Se till att du är lätt att hitta
Isolera dig inte från personalen. Ibland är arbetsbelastningen för mycket, så du tenderar att gå bort från personalen för att få jobbet gjort på egen hand, särskilt med mycket pappersarbete. Ge inte intrycket att du inte kan bry dig. Om teammedlemmar inte kan träffa sin ledare utvecklas en anarki attityd. Situationen kommer att vara mycket dålig för dig. Även om du hanterar personal virtuellt måste du fortfarande se till att de "känner" din närvaro. Om du ansvarar för flera skift, se till att du besöker varje skift regelbundet.
Steg 8. Dokumentera teamaktiviteter
Din personliga prestationsgranskning kommer att fokusera starkt på teamprestanda. Så se till att du håller koll på varje problem och prestation. Detta kommer att vara mycket viktigt om det uppstår ett betydande problem. Problem kommer alltid att finnas där, du och ditt team behöver bara fokusera era ansträngningar på att lösa dem.
Steg 9. Uppskatta medarbetarnas prestanda
Belöningar är inte alltid i form av pengar. Prispengar är roliga, men det är inte den främsta motivationen för jobbet. En mer effektiv belöning är erkännande. Om du har befogenhet kan du kanske ge dem ledigt för deras prestationer (en extra ledig dag för enastående arbete). Belöningar är regelbundna och uppnåbara, men svåra. När du ger en gåva, se till att den är känd (gåva offentligt, tillrättavisa privat).
Steg 10. Lär dig hur du guidar
Det kommer att finnas tillfällen då du måste förbättra personalens beteende. Så du måste lära dig att göra det. Om du kan göra det bra får du önskat resultat. Annars kommer situationen att förvärras. Du kan lära dig hur du ger vägledning mellan positiv feedback.
Tips
-
Kom ihåg målen på högsta nivå.
Du måste vara konsekvent. Utveckla tydlig kommunikation och sätt upp entydiga mål. Lyssna. Ge feedback, särskilt positiva. Rensa alla hinder för lagets framgång.
-
Beröm personalen.
Detta är ett litet steg som har många fördelar. Att berömma någons prestanda kan göra en enorm skillnad. Ge inte för många meningslösa komplimanger, men visa din personal att de är uppskattade.
-
Ge ett exempel.
Ledare måste kunna föregå med gott exempel i alla aspekter av arbetet. Var en förebild för kollegor genom att avge positiva vibbar. Visa oro, förståelse och respekt, samtidigt som uppgiften hålls fokuserad på lagarbete och engagemang. Chefer och arbetsledare måste kunna tillämpa de bästa principerna på arbetsplatsen. Om denna nya position sätter ditt personliga liv i rampljuset, förstå att hela ditt liv återspeglas i det du modellerar.
-
Kommunikation, kommunikation, kommunikation!
Personalen kommer att känna sig mer engagerad om du berättar vad som händer. Ibland vill alla se den "stora bilden"
-
Rättvist, men fast.
Det finns tillfällen då du måste överväga disciplinära åtgärder som leder till uppsägning. Detta är mycket svårt, även för erfarna chefer. Hur man disciplinerar anställda är ett ämne i sig och utanför denna artikel, men det finns många bra referenser till det. Det korta svaret är konsekvens och dokumentation.
-
Förstå EAP.
EAP står för Employee Assistance Program. AEP är mycket användbart och de flesta stora företag har detta program. Om någon av dina anställda har ett personligt problem, be honom eller henne att träffa EAP -teamet (låt bli försöker vara psykiater). Om du har ett personligt problem (se avsnittet Varning) kan du också dra nytta av EAP.
-
Hitta en mentor.
Förutom en mentor behöver du också en mentor (om det finns möjlighet och medel). Mentorer är hjälpsamma, men de brukar inte alltid ha tid. Mentorer är utbildade proffs som inte har något på agendan förutom att hjälpa dig att utveckla en autentisk ledarstil.
-
Publicera mål.
Se till att du publicerar dina mål och teammål på en synlig plats. Ditt lag borde se det hela tiden. Målet "Öka servicenivån till 5% under de kommande 6 månaderna" borde inte vara en hemlighet. Dela ut nya mål så snart de är satta.
-
Dra nytta av personalavdelningen.
Om det finns en HR -avdelning, nu är de din nyaste och bästa vän. Denna avdelning är en resurs som måste utnyttjas. De kan hjälpa dig att belöna, disciplinera personal, hålla dig borta från juridiska problem, och de gillar verkligen chefer som är medvetna om det. De är på din sida.
Varning
- Klandra inte hela avdelningen för en persons misstag. Till exempel, om bara Tini ofta är sen, skicka inte varningsmeddelanden till alla anställda för att vara i tid. Ring Tini för att diskutera frågan privat.
- Påtala aldrig anställda offentligt.
- Försök inte göra personalarbete. Det finns ett talesätt som säger: "Om du vill att något ska göras rätt, gör det själv." Glöm den frasen. Ta det ur dig. Du hör det aldrig, frasen är meningslös och är ett kontraproduktivt koncept. Om du vill att något ska göras rätt, tilldela det till rätt personer och motivera dina anställda. Om du blir för engagerad uppfyller du inte ledningskraven. Ditt mål är att hantera. Det här är en bra tid att delegera arbete.
- Privat möte varje vecka inte utvecklingssamtal. Även om du granskar föregående veckas aktivitet är det inte allt fokus ligger på. Dessa veckomöten är mindre formella och öppna för diskussion. Var inte för kontrollerande eftersom detta också är ett medarbetarmöte, inte bara ditt möte.
- Var beredd på övertid. Detta är faktum. Du får lön som chef och förväntas göra vad som krävs för att få jobbet gjort. Chefer har fördelar som vanliga anställda inte har, men de har också mer ansvar. Kom inte sent, kom inte hem tidigt. Och ibland måste du också arbeta med något som de andra. Men vänja dig inte vid det. Nu är du ledaren. Du måste arbeta som ledare.
- Behåll företagshemligheter. Du kommer att ta reda på några hemligheter. Det finns vanligtvis en tendens att dela hemligheter som får dig att verka viktigare. Om du blir medveten om en uppsägningsplan och läcker ut informationen utan tillstånd, var beredd att bli bosatt i uppsägningslistan. Det är svårt, men ingen sa att det var lätt att vara chef.
- Övergången till ledningen kan ibland vara skrämmande. Det är inte alltid så, men vanligtvis kommer en ny chef att uppleva mycket stress innan han känner sig bekväm i sin position. Prata med någon. Om du har en mentor (se steg 2) hjälper han eller hon. Håll inget tillbaka. Var medveten om oönskade beteendeförändringar (ilska, misstänksamhet, ökad alkoholkonsumtion etc.).
- Behåll anställdas hemligheter (om möjligt). Ibland är detta inte möjligt (i vissa HR -frågor, till exempel risken för våld på arbetsplatsen), men om en anställd kommer att berätta om ett problem, hantera hemligheten med omsorg. Ditt rykte kan förstöras på en sekund och juridiska problem kommer att uppstå. Om någon säger "detta är en hemlighet", se till att de vet att du som chef inte får behålla vissa hemligheter.
