Eftersom e -postens popularitet ökar som ett enklare, billigare och snabbare alternativ till bokstävernas roll, så ökar antalet inbjudningar till bröllop, födelsedagsfirande och till och med sociala sammankomster som skickas via dessa onlinemedier. I allmänhet skickar de inbjudna ett e -postmeddelande med RSVP -systemet för att mäta antalet gäster som kan delta i evenemanget. Men tyvärr är RSVP -systemet inte särskilt populärt i Indonesien, så chansen är stor att du kommer att få svårt att svara. Oroa dig inte! Den här artikeln innehåller olika tips för att bestämma rätt sätt och tid att svara, skapa rätt svar och verifiera om ditt svar har mottagits av inbjuden eller inte.
Steg
Del 1 av 3: Bestämning av rätt sätt och tid att svara
Steg 1. Ta ett beslut
Det första steget du måste ta är att fatta ett beslut om att delta eller inte delta i evenemanget som anges i inbjudan. Tänk på detta så snart du får RSVP -e -postmeddelandet.
- Tänk på platsen för evenemanget och fundera på om du behöver resa utanför staden eller inte. Till exempel, för att delta i ett evenemang som hålls utanför staden, måste du naturligtvis spendera mer för att köpa en flygbiljett, eller hur?
- Se till att du inte behöver delta i ett annat evenemang vid evenemanget.
- Se till att din partner och närmaste släktingar också kan delta. Kom ihåg att tillgängligheten för de närmaste kommer också att påverka din beslutsprocess.
Steg 2. Identifiera händelsens art
Faktum är att olika händelsers natur kommer att kräva olika toner av respons och formaliteter. Därför måste du först förstå händelsens art innan du skickar ett svar för att förhindra att oönskade fel uppstår.
- Om evenemanget är informellt, till exempel en inbjudan till en grillning hos en granne, måste du i allmänhet ge ett informellt svar. Dessutom tenderar tiden du har att skicka ett svar att vara kortare.
- Om evenemanget är formellt, till exempel en inbjudan till bröllop, födelsedagsfest eller annat viktigt firande, måste du i allmänhet ge ett svar som också är formellt.
Steg 3. Ge ett effektivt svar
Efter att ha läst detaljerna om händelsen och fattat ett beslut, ge omedelbart ett effektivt svar. Med andra ord, genom svaret du ger, bekräfta om du kommer att följa inbjudan eller inte.
- Läs RSVP -datumet som listats av inbjudaren. Kom ihåg att du måste svara innan deadline!
- Svara så snart som möjligt. Även om inbjudaren ger dig en månad eller två att svara, betyder det inte att du ska passa på att stanna för ett svar! Svara istället omedelbart efter att du har fattat ett beslut om att acceptera eller avslå inbjudan.
Del 2 av 3: Crafting Responses
Steg 1. Ange ämnet för e -postmeddelandet
Efter att ha bestämt hur och när du ska svara, strukturera ditt budskap. För att komma igång, inkludera ett ämne i e -postmeddelandet som anger ditt svar och är lämpligt för händelsens art.
- För formella inbjudningar, använd meningar som också är formella. Skriv till exempel "Roger och Anna tackar nej till inbjudningar till balen och middagen den 11 maj."
- För icke-formella inbjudningar, till exempel frysta inbjudningar till dina komplexa grannar, skriver du helt enkelt "Kan inte komma till den elfte grillen".
Steg 2. Inkludera en hälsning
Det är viktigt att öppna e -postmeddelandet med en ordentlig hälsning eftersom det är hälsningen som kommer att ange tonen för ditt svar. Dessutom kommer den rätta hälsningen också att betona dina känslor och perspektiv på den inbjudna.
- Några exempel på lämpliga hälsningar är "Till", "Till min bästa vän" eller enkla hälsningar som "God morgon/eftermiddag/kväll/kväll",
- För informella händelser, säg helt enkelt en kort och enkel hälsning som "Till John och Marcy".
Steg 3. Skriv meddelandet i mejlets brödtext
Meddelandet som skrivs i brödtexten i e -postmeddelandet kan vara den viktigaste delen av ditt svar, särskilt eftersom det både kommer att avsluta ditt svar och återspegla händelsens karaktär. Några exempel på meningar som du kan använda för att acceptera eller avvisa en inbjudan:
- Ge ett informellt svar på en sådan inbjudan. Till exempel,”Tack för grillinbjudan, Tom. Men förlåt, vi kunde inte delta eftersom vi var tvungna att vara utanför staden den dagen.”
- Ge ett formellt svar på en inbjudan av denna art. Till exempel, "The Higginsons fick en inbjudan att delta i Josh och Belindas bröllop den 5 november 2019." Ett annat exempel är, "John och Sarah Appleby är glada att acceptera din inbjudan till Marta Rodriguez födelsedagsfest."
- Ett exempel på en formell avvisning skulle vara:”Familjen Parker kunde inte närvara vid Josh och Belindas bröllop den 5 november 2019.”
Steg 4. Skriv en avslutande hälsning och inkludera ditt namn
Efter att ha skrivit meddelandet, avsluta svaret med en lämplig avslutande hälsning. Faktum är att skriva en avslutande hälsning inte bara är en formalitet, utan kan samtidigt representera den typ av relation du har till personen och hur du känner för dem.
- Välj en formell avslutande hälsning som "Hälsningar" eller "Tack".
- Välj en informell avslutande hälsning som "hälsningar" eller "hälsningar".
- Matcha den avslutande hälsningen till ditt svar. Skriv till exempel "Med stor ånger", om du skulle tacka nej till inbjudan eller "Tack" om du accepterar inbjudan.
- Skriv ditt namn i slutet av e -postmeddelandet. För informella evenemang, skriv ner ditt smeknamn och de andra inbjudna. Men för en mer formell tillställning är det en bra idé att skriva ner ditt fullständiga namn och det för andra inbjudna gäster. Om du och den inbjudne har en mycket nära relation, skriv helt enkelt ner "Smith Family".
Del 3 av 3: Hantera automatiska e -postmeddelanden och felsökning möjliga problem
Steg 1. Klicka på "avvisa" eller "acceptera" om det finns en automatisk knapp i e -postmeddelandet
Idag är många människor mer intresserade av att använda en automatisk RSVP -tjänst som skickas i form av ett mejl för formella inbjudningar. Mest troligt har det automatiska RSVP -e -postmeddelandet vidarebefordrats via en tredje part och har en knapp med alternativet "avvisa" eller acceptera ".
- Om du får ett sådant e -postmeddelande behöver du inte skicka ett privat e -postmeddelande till inbjuden.
- När en inbjudan har accepterats eller avvisats skickas svaret till en tredje part och vidarebefordras till inbjudaren.
- Automatiska e-posttjänster används ofta för halvformella evenemang som födelsedagsfester, återföreningar, sociala sammankomster etc.
Steg 2. Klicka på alternativet "returkvitto" i e -postmeddelandet
Gör detta så att din e -postleverantör skickar dig ett e -postmeddelande som bekräftar om personen i fråga har fått eller öppnat ditt svar. På så sätt vet du om meddelandet har skickats.
- Var medveten om att olika e-postleverantörer också kan ha olika policyer angående alternativet "returkvitto".
- Vissa e -postleverantörer erbjuder inte ens detta alternativ.
Steg 3. Skicka ett uppföljande e-postmeddelande om dina planer ändras
I själva verket är en planändring en oundviklig möjlighet. Om du behöver tacka nej till en inbjudan som tidigare har accepterats eller tvärtom, se till att du skickar ändringen direkt till inbjudaren.
- Om du av misstag tryckte på alternativet "Acceptera" på ett automatiskt e -postmeddelande, klargör felet via privat e -post till den berörda personen.
- Om du vill tacka nej till en inbjudan som du tidigare fått, meddela avvisningen direkt till inbjudaren. Skicka till exempel ett e -postmeddelande med ämnet "RSVP -ändringar" där det står "Tyvärr, av en eller annan anledning kunde Sarah och jag inte delta på ditt 20 -åriga bröllopsdag den 14: e. Förhoppningsvis kan vi ses igen inom en snar framtid, okej!”
- Om du vill acceptera en inbjudan som du tidigare tackade nej till, meddela också ändringarna direkt till inbjudaren. Skicka till exempel ett e -postmeddelande med ämnet "RSVP -ändringar" där det står "Hej! Om inbjudningskvoten fortfarande är tillgänglig deltar jag gärna på ditt evenemang."
- Förändringar i svaret bör meddelas så snart som möjligt. Om det kommande evenemanget är informellt eller halvformellt är det mer troligt att du har ändrat ditt svar någon gång i förväg. Men om evenemanget är formellt (till exempel ett bröllop) bör ändringar av svar göras i förväg, minst en månad i förväg.
