Den dagliga agendan hjälper dig att utföra aktiviteter enligt schemat, till exempel för att uppfylla viktiga möten, slutföra uppgifter, göra roliga aktiviteter och slutföra arbetet med deadlines. Att skapa en vana att använda en agenda varje dag är dock inte lätt eftersom du regelbundet måste anteckna och bära den överallt. Läs följande instruktioner för att vänja dig vid att använda agendan som en del av din dagliga rutin på ett enkelt och effektivt sätt.
Steg
Del 1 av 2: Att välja rätt agenda
Steg 1. Fundera över vad du använder agendan till
Det finns olika agendor beroende på användarens yrke och personlighet. När du väljer en agenda kan du använda en kantad anteckningsbok eller en tryckt agenda som innehåller tabeller för inspelning av olika uppgifter. Tänk på förhand varför du vill använda agendan och till vad. Om agendan kommer att vara det enda sättet att planera dagliga aktiviteter, använd bara en agenda. Att använda mer än en agenda tenderar att vara förvirrande och mindre användbart. För att bestämma den mest lämpliga agendan, överväg följande:
- Behöver jag sätta ett telefonnummer på dagordningen?
- Kommer jag bara använda agendan för att spela in mötesschemat?
- Behöver jag en agenda som varar mer än ett år?
- Kan agendan ersätta de anteckningar som jag brukar använda, till exempel: dagligt uppgiftsschema?
- Kommer jag att använda en vanlig anteckningsbok eller en tabellagenda med flera funktioner?
- Behöver jag en liten agenda som passar i min ficka eller en agenda som är tillräckligt stor för att hålla reda på mötesprotokoll?
- Kommer jag att skriva ner schemat varje dag eller är det bara för helgaktiviteter?
Steg 2. Välj agendan efter behov
Leta efter en agenda i en butik som säljer kontorsmaterial, brevpapper, kalendrar eller online. Priset på agendan är mycket varierande. Förutom att beakta den estetiska aspekten, prioritera distributionen av böcker och tabellformat i agendan. Välj en agenda som du gillar enligt din livsstil och dina dagliga aktiviteter.
Steg 3. Tänk på den estetiska aspekten
Förutom att prioritera funktion gör en attraktiv och tilltalande agenda dig mer glad att använda agendan. Du kan välja en enkel agenda med ett vanligt svart omslag eller ett färgstarkt omslag med attraktiva bilder och mönster. Den estetiska aspekten kommer att vara till nytta om den överensstämmer med den arbetsmoral som råder i företaget.
Var också uppmärksam på de estetiska aspekterna på agendan, inte bara utsidan. Många föredrar agendor med vanliga sidor framför kantade sidor. Andra kräver symmetriska bord eller en enkel att justera layout. Du kan själv behöva en annan agenda med ett visst utseende. Välj en agenda med ett snyggt omslag och inredning så att du blir glad över att använda din agenda varje dag
Steg 4. Förbered en penna och penna
Agendan blir mer användbar om den används för att anteckna. Ha en penna och penna redo där du kommer att skriva eller sätta din agenda, till exempel:
- I din portfölj eller bärbar väska
- I handväskan
- Vid skrivbordet på kontoret
- Vid skrivbordet hemma
- Nära telefonen
- Om du ofta tappar dina redskap, behåll en penna i din agenda för säkerhets skull eller använd en arrangör som har en pennahållare.
Del 2 av 2: Använda agendan effektivt
Steg 1. Avser att använda agendan varje dag
Människor som är starkt engagerade tenderar att bättre kunna uppfylla åtaganden. Att ändra vanor är inte lätt, men du kan skapa nya vanor genom att säga till dig själv att du tänker göra små saker på nya sätt.
Tänk på att goda vanor är lättare att bilda om du fokuserar på en viss vana åt gången. Forma inte nya vanor som överväldigar dig. För tillfället, fokusera på att forma vanan att använda en agenda
Steg 2. Berätta för en vän att du vill använda agendan
Människor tenderar att anta nya vanor lättare i samhällen som känner till deras resolutioner och stöder varandra. Dela dina avsikter med en vän eller kollega. Om dina vänner vill skapa samma goda vanor kan du påminna varandra om att anteckna regelbundet.
Steg 3. Sätt dagordningen på samma plats varje dag
Använd agendan som den enda kalendern hemma och på jobbet eftersom du kommer att ha svårt att organisera ett schema om du använder två agendor. Men detta kräver också konsekvens eftersom du måste spela in alla aktiviteter hemma och på jobbet. Så att du inte behöver söka runt väljer du en plats på kontoret och en annan hemma för att sätta din agenda. Konsekvens är den avgörande faktorn för att skapa denna vana, så lägg inte din agenda någon annanstans.
- Ett bra ställe att sätta din agenda hemma är bredvid din telefon, i din portfölj, nära din telefon eller bilnycklar.
- Rätt plats att placera din dagordning på kontoret ligger på ditt skrivbord, i skrivbordets huvudlåda, bredvid din telefon eller i din portfölj.
Steg 4. Anteckna dig att alltid ha en agenda när du ska till och från jobbet
Det är möjligt att du lämnade din agenda hemma eller på jobbet när du precis började använda den. För att förhindra detta, skriv ner påminnelser och placera dem på en synlig plats i ditt hem och kontor. Baserat på forskning är ett effektivt sätt att forma vissa beteenden att använda påminnelser skrivna på små pappersbitar. Gör samma sak för dig själv genom att sätta en påminnelse: "Har du tagit med din agenda?" på en synlig plats, till exempel:
- På bärbar dator
- På bordet
- Bredvid telefonen
- Vid dörren
- På köksbordet
- I spegeln i badrummet
- Släpp påminnelser om du är van att bära din agenda med dig till och från jobbet.
Steg 5. Lägg upp all information på agendan
När du har en agenda måste du spela in mycket information, till exempel: schemalagda möten, oavslutade uppgifter och andra aktiviteter som var planerade i förväg. Avsätt 1-2 timmar för att spela in all denna information. Denna metod gör dig också van vid att använda agendan korrekt och kunna göra ett bra schema. Saker att notera på agendan, till exempel:
- Kontaktinformation för familjemedlemmar, vänner, kollegor och kunder
- Mötesschema på kontoret
- lektionens schema
- Tidsfrister för kontorsarbete eller skolarbete
- Arbetsschema (om arbetstiden ändras ofta)
- En tid hos en allmänläkare eller tandläkare
- Födelsedagar för nära och kära
- Viktiga aktiviteter på kontoret
- Särskilt privat evenemang
- Viktiga datum för en hobby eller fritidsaktivitet, till exempel: ett pianomötesdatum eller ett yogaplan
Steg 6. Läs dagordningen varje morgon
Varje morgon innan du går till jobbet, ta dig tid att läsa agendan för att bestämma schemat för möten, möten och uppgifter som du måste slutföra. Avsätt tid för att komma ihåg om det finns några uppgifter du behöver lägga till i ditt schema, har slutförts eller måste omplaneras. Kontrollera ditt schema varje morgon så att du kan få ut det mesta av din arbetstid när du kommer till kontoret.
Steg 7. Läs agendan innan du lämnar arbetet
Se till att du har slutfört alla dagliga aktiviteter som planerat genom att läsa agendan en gång till innan du lämnar arbetet. Fundera på om det är något du behöver skriva ner för nästa vecka. Vana dig att uppdatera anteckningarna i din agenda för att göra det lättare för dig att fullgöra ditt arbetsansvar.
Steg 8. Använd positiv förstärkning för att motivera dig själv
Tänk på agendan som en positiv sak i det dagliga livet, inte som en börda eller skyldighet. Använd en agenda för att belöna dig själv när du har slutfört en uppgift. I slutändan kommer du att försöka slutföra en uppgift eftersom du vill känna hur trevligt det är att stryka över ett slutfört uppgiftsschema. Gör något av följande som positiv förstärkning:
- Stryk över genomförda uppgifter och möten. Om du inte mår bra, läs om alla aktiviteter du har slutfört och var stolt över det du har gjort.
- Belöna dig själv för att ha slutfört några uppgifter. Till exempel: njut av ditt favoritkaffe eller ta en lugn promenad efter att du har slutfört fem uppgifter eller nått ett visst mål. Detta kommer att göra dig mer motiverad att använda din agenda och slutföra uppgifter så gott du kan.
- Gör något roligt medan du läser agendan. Istället för att känna dig överväldigad när du kontrollerar agendan, använd agendan som ett verktyg som stöder arbetsproduktivitet. Vänja dig till att läsa agendan medan du gör roliga aktiviteter så att du känner dig mer positiv och eliminerar negativa känslor. Till exempel: varje gång du läser din agenda på morgonen eller innan du kommer hem från jobbet kan du njuta av en kopp kaffe, choklad eller lyssna på din favoritlåt. Denna metod får hjärnan att associera agendan med något som främjar positiva känslor.
- Ge en särskild belöning om du lyckas använda agendan konsekvent i en vecka. Människor som precis har börjat använda en agenda behöver vanligtvis extra motivation för att vänja sig med att bära en agenda och anteckna varje dag. Om du kan göra detta i en vecka, ge dig själv en speciell present, till exempel: njuta av glass, titta på en film eller dricka kaffe med en vän. Efter några veckor kommer du att vänja dig vid att bära och använda agendan.
- Skriv positiva saker som att anteckna en viktig uppgift. För att göra nya vanor enklare, använd agendan för att påminna dig om planer för roliga aktiviteter (lunch med vänner, till exempel) och mindre roliga aktiviteter (till exempel: rådfråga tandläkaren).
Steg 9. Få för vana att uppdatera uppgiftsanteckningar efter behov
När du kontrollerar dagordningen på morgonen och kvällen, notera all ny information, till exempel: uppgifter som ska slutföras, mötesscheman, möten och tidsfrister. Anteckna också varje gång det finns en ny uppgift. Att uppdatera din agenda regelbundet kommer att göra det lättare för dig att hantera din tid och känna dig lugnare. Dessutom behöver du inte komma ihåg de uppgifter som har spelats in så att du är fri från oro och tvivel.
Om det finns uppgifter som är mycket betungande, gör ett separat schema så att du kan slutföra det enligt din förmåga. Låt inte din motivation gå vilse eftersom du tänker på oavslutade uppgifter medan du gör din arbetsdag
Steg 10. Ha tålamod
Det kommer att ta dig 1-2 månader för den nya vanan att fortsätta. Var tålmodig och förlåt dig själv om du någonsin lämnar din agenda hemma eller om du glömmer att spela in ditt schema eftersom nya vanor kommer att bildas efter en tid. Kom ihåg att mindre försummelser inte minskar din förmåga att skapa nya vanor.
Förbered en reservplan om du glömmer att ta med din dagordning, till exempel genom att skriva ner mötesschemat på ett litet papper och sätta det på ditt skrivbord på kontoret. För att påminna dig själv om alla viktiga aktiviteter och tidsfrister, använd en online-påminnelse-app på din telefon eller bärbara dator för att se till att du alltid är uppdaterad, även om du hamnar efter på din agenda
Tips
- Se agendan som ett användbart verktyg, snarare än en börda. Du kommer att ha lättare att organisera dina dagliga aktiviteter om du använder en agenda. På sikt kan du spara några timmar genom att spara några minuter varje dag.
- Konsekvens som stöds av positiv förstärkning spelar en viktig roll för att skapa nya vanor. För att behålla motivationen, använd agendan regelbundet, fokusera på de positiva sakerna du får av att använda agendan och belöna dig själv om det behövs.
- Välj en agenda som du gillar och enligt dina behov. Köp en agenda med tabellformat så att du kan skriva ner all viktig information och schemalägga dina dagliga aktiviteter.
