Introduktionsbrev används oftast i företagskommunikation, för att upprätta kontakt, begära information eller skapa en översikt över en ny produkt eller tjänst. I allmänhet skriver du ett introduktionsbrev till någon du inte känner personligen, vilket gör det lite svårt när det gäller känsla eller stil. Du kan dock lära dig några snabba tips för att göra ditt brev lika kortfattat, läsbart och effektivt som din önskade introduktion.
Steg
Del 1 av 3: Skriva inledningen
Steg 1. Adressera ditt brev till en specifik person, när det är möjligt
Ett introduktionsbrev bör riktas så bra som möjligt till någon som kommer att läsa det. Om du skickar till ett allmänt konto eller ett anställningsföretag och är osäker, är det OK att rikta brevet till "Alla berörda" eller anställningsansvarig eller specifik ägare.
Börja ditt brev med att ange din position, titel eller roll och anledningen till att du skriver brevet. Vanligtvis behöver du inte inkludera ditt namn i bokstaven eftersom ditt namn kommer att finnas på signaturen
Steg 2. Ange tydligt dina mål
Du måste förmedla orsaken till att du skrev brevet så tidigt som möjligt. Vad vill du? Varför skrev du brevet? Om den här typen av frågor någonsin dyker upp i huvudet på en chef eller ett företag, är chansen stor att ditt brev hamnade i papperskorgen istället för att få ett intervjusamtal.
Stoppa jakten: "Jag skriver för att fråga om en ny finansiell handledare vakans" eller "Jag skriver för att beskriva en ny produktfunktion som mitt företag nyligen har släppt" är verkligen effektiva syfte uttalanden att vara en av de första meningarna. brev
Steg 3. Skapa en lämplig känsla eller stil för bokstaven
När du skriver ett introduktionsbrev är det bäst att ha en konsekvent och kompetent stil som låter udda eller låter för stilt eller teknisk. För ett inledande brev bör ditt brev vara professionellt, men inte kallt eller hårt. Det är nödvändigt att inkludera ett element av mänsklig värme i brevet samtidigt som det övergripande innehållet är professionellt.
- Ett vanligt misstag som oerfarna författare gör är att desperat försöka undvika förkortningar som leder till intrycket att brevet är en översättning, inte ett skriftligt brev. Använd förkortningar/sammandragningar, låt det låta flytande som konversation, men ändå professionellt. Låt brevet representera dig.
- Försök inte låta smart genom att ersätta vanligt förekommande ord med ord i synonymordbok/ordbok. Detta är inte en magisteruppsats, utan ett introduktionsbrev. Använd exakta och koncisa ord.
Steg 4. Skapa en personlig anslutning
Förklara hur du fick reda på jobbet, vakansen eller företaget du söker och skapa en anslutning. När du läser ett introduktionsbrev bör arbetsgivaren eller anställningskoordinatorn ha en tydlig bild av vem du är, varför du vill ha jobbet och om du passar bra för jobbet eller inte. Om denna koppling är tillräckligt stark kommer du att kallas till en intervju och det ger dig möjlighet att få jobbet.
Om du har kontakter med någon som arbetar för företaget eller om du till och med hänvisades till att ansöka, eller om du känner någon som har fått hjälp av din byrå i deras arbete, är det en bra idé att presentera dig själv inifrån brevet. Detta kan väcka någons minne ("Åh, det här är den person Joko pratade om!"), Eller få dem att komma ihåg från början
Del 2 av 3: Skriva innehållet i ett brev
Steg 1. Anslut dina kvalifikationer till den tjänst du sökt
Om du försöker beskriva dina kvalifikationer, kompetenser eller förmåga att hantera ett jobb eller projekt är det en bra idé att göra en tydlig länk i några meningar och förklara hur din erfarenhet relaterar till din förmåga att göra detta, oavsett om det är en ny tjänst, en flytt eller ett nytt jobb. helt nytt.
- Beskriv din erfarenhet inom området eller branschen som anges i referensen i brevet. Om du har riktat ditt introduktionsbrev som nämnts tidigare, kommer det att fokusera på något slags yrkes- eller branschområde. Det är en bra idé att inkludera specifika färdigheter och erfarenheter för att göra brevet mer effektivt.
- Att vilja ha ett jobb är inte detsamma som att ha kvalifikationerna för jobbet. Om du i din inledning förklarar att du vill bli uppringd för en anställningsintervju för att du känner att du verkligen passar in, behöver du inte upprepa det femtio gånger. Att skriva att du "verkligen behöver det här jobbet" gör dig inte till en uppmärksammad kandidat.
Steg 2. Var så specifik som möjligt
Ställ in en tid du kan träffa personligen eller uttryck det du hoppas se senare i ditt svar på ditt brev. Om du vill prata mer om dina kvalifikationer i en intervju, säg det bara. Om du verkligen vill ha jobbet, säg det bara. Lär dig allt om rekryteringsprocessen eller ansökningsprocessen du skrev och fråga sedan om nästa steg i processen.
Fokusera ditt personliga brev mot en specifik jobbnivå. Typ av jobb eller position behöver inte uttryckligen anges, men kom ihåg vilken typ av resultat du letar efter för att hålla brevet relevant
Steg 3. Inkludera inte information som redan finns på ditt CV
Det är en dålig idé att sätta titlar, utmärkelser och kända namn i ett brev. Att upprepa lätt synlig information på ett CV är slöseri med utrymme i brevet. Skriv inte ner information som kan samlas snabbt och enkelt någon annanstans. Du skriver för att sälja dig själv och skapa möjligheter.
Steg 4. Skriv med syftet att få ett intervjusamtal
Kanske kommer du inte att få ett jobb eller något bara av kraften i ett brev ensamt. Genom att skriva ett brev kommer du till din tröskel, en möjlighet att bevisa dig själv och dina förmågor att vara den person eller anställd som brevläsaren behöver. Av denna anledning är det en bra idé att komma rakt på sak, fokusera på dina kvalifikationer såväl som din koppling till tjänsten och arbeta dig upp till nästa steg i processen, vare sig det är intervjun eller annat anställningsskede.
Upprepa den viktigaste informationen i det avslutande avsnittet. Innan du stänger brevet med en hälsning är det en bra idé att kort upprepa det du vill direkt
Del 3 av 3: Revidera och förfina bokstäver
Steg 1. Revidera och korrigera ditt brev
Efter att ha skrivit ett brevutkast är det nödvändigt att besöka ditt brev igen och förbättra det från meningsstruktur och så vidare. Alla bra författare vet att ett verk inte kan kallas färdigt förrän det har reviderats. När du har skrivit brevet är den svåraste delen över, men det finns fortfarande tid att förfina och förfina den.
- Att revidera är mer än att bara radera stavfel eller rätta till stavfel. Se över ditt brev igen och se till att det finns en överensstämmelse mellan ämnet och verbet, meningen är tydlig och ditt brev uppnår det avsedda syftet.
- När du tror att ditt skrivande är klart kan du börja kontrollera och söka efter de "sista viktiga sakerna", de sista minuterna som innehåller rättelse av stavfel, stavfel och formatering av ditt brev.
Steg 2. Gör ett enkelt och kortfattat brev
I allmänhet bör ett introduktionsbrev inte vara längre än framsidan av sidan, eller mellan 300 och 400 ord. Oavsett anledning finns det en god chans att du skriver till någon som har att göra med mycket papper en viss dag, och han vill inte se ett långt, redundant introduktionsbrev. Det är synd att ditt hårda arbete hamnar i papperskorgen, så håll det kort. Fokusera bara på att försöka förmedla den viktigaste informationen i ditt brev.
Steg 3. Formatera bokstaven som den ska vara
Bokstäver bör vara ordentligt orienterade på sidan med en specifik introduktion, brödtext och en kortfattad avslutning. Om du skriver ett kort stycke utan kontaktinformation eller hälsningar får du inte jobbet, eller du kommer inte till introduktionen.
- Inkludera ett lämpligt CV eller CV, som bilaga till introduktionsbrevet. Introduktionsbrevet bör vara det första i ansökningspaketet.
- Inkludera bra kontaktinformation. Gör de sista ändringarna av introduktionsbrevet och se till att du har inkluderat viktig kontaktinformation, vanligtvis placerad i det övre högra hörnet av brevhuvudet. Inkludera en e -postadress, telefonnummer och annan grundläggande kontaktinformation.
Steg 4. Överväg att inkludera anteckningar
Vissa lärare skriver affärsbrev och kommunikationsexperter föreslår att man lägger till den mest relevanta eller brådskande informationen i en anteckning eller anteckning i brevet. Anledningen är att detta ofta fungerar bra när det gäller hur människor behandlar kommunikation i form av ett brev. Istället för att sätta viktig information i slutet kan en viktig anteckning eller anteckning vara mer effektiv. Även om detta kan låta informellt för vissa, kan det vara ett effektivt sätt att betona viktig information och få ditt brev att sticka ut.
