För dig som arbetar på HR -avdelningen är det verkligen ett svårt ansvar att behöva tacka nej till kvalificerade sökande för att anställa bättre kandidater. Oroa dig dock inte för det finns faktiskt några enkla tips som du kan använda för att göra processen enklare. Till exempel, om den aktuella kandidaten har gått igenom intervjustadiet, är det bäst att förmedla avvisningen per telefon. Om inte gör det aldrig ont att informera avslaget via officiell e -post. Oavsett vilket medium du väljer, håll ditt beslut rakt utan att kompromissa med artighet.
Steg
Metod 1 av 2: Kontakta kandidaten per telefon
Steg 1. Kontakta sökanden per telefon
Medan det vägrar att jobba via e -post känns mer bekvämt för dig, speciellt för att undvika eventuella besvär, känns det faktiskt mer artigt och professionellt att tala i telefon. Välj därför det här alternativet för att avvisa sökande som du har träffat personligen under intervjuprocessen.
Ring den aktuella sökanden under kontorstid för att se till att han eller hon inte äter middag när de rings
Steg 2. Skär inte ord
Håll konversationen kort och saklig, helst under 5 minuter. Visa att du uppskattar din tid och inte vill slösa bort det genom att inte nämna hans personliga liv, göra skämt eller fråga om vädret!
Till exempel skulle det naturligtvis vara oförskämt att säga”Hej Beni! Detta är Susan från Vitamin World. Det var ett nöje att intervjua dig igår. Ja, hur är vädret där nu? Sade det att det var en stark vindvarning? Ditt territorium är säkert, eller hur?”
Steg 3. Förklara att företaget har beslutat att ge tjänsten till en annan kandidat
Förklara artigt att du är glad över att ha träffat sökanden genom intervjuprocessen och att du faktiskt övervägde honom/henne för tjänsten, trots att du bestämde dig för att överföra tjänsten till en annan kandidat. Det är en bra idé att säga allt detta så snart du säger "Hej" så att konversationen inte slutar för länge.
Prova att säga”Hej Ruth, jag är Dika Firza från AAA Technology Company. Personligen vill jag tacka dig för att du gick med på förra veckans anställningsintervju. Vi njöt verkligen av mötet och håller med om att din arbetshistoria är mycket imponerande. Tyvärr har vi beslutat att ge positionen till en annan kandidat.”
Steg 4. Beskriv de specifika styrkorna eller styrkorna för den kandidat du slutligen valde
I allmänhet vill ganska många sökande verkligen veta meriterna hos den utvalda kandidaten jämfört med vad de har att erbjuda företaget. Även om förklaring av den utvalda kandidatens jobbhistoria i detalj faktiskt är slöseri med tid, måste du fortfarande förklara några av de viktiga fördelarna med den utvalda kandidaten så att det blir ett material för deras kontemplation.
- Till exempel kan du säga, "Även om vi uppskattar din omfattande erfarenhet, har den kandidat vi valde en magisterexamen och kandidatens utbildningsnivå är en mycket viktig avgörande faktor för oss."
- Eller, "Den kandidat vi valde har arbetat i samma position på ett annat företag, så vi tror att övergångsprocessen kommer att bli lättare i framtiden."
Steg 5. Förklara att förutom de aktuella sökandena finns det fortfarande många kandidater som inte är mindre kvalificerade
I grund och botten kan sökande som vet att de är kvalificerade känna sig förrådda när de avslås av det företag de söker. I vissa fall finns det också sökande som tycker att avslaget är personligt. För att övervinna detta, glöm inte att påminna den berörda sökanden om att de tävlar med många individer som inte är mindre kvalificerade!
Prova att säga,”Även om du är en mycket stark kandidat för att fylla den här tjänsten, måste vi erkänna att konkurrensen om kandidater den här gången är mycket hård. Jag är ledsen att du inte lyckades vinna den här tävlingen, okej?”
Steg 6. Bjud in dem att ansluta till ditt företag på sociala medier
Eftersom avslag är ett så obehagligt ämne att prata om, försök att lätta stämningen genom att bjuda in dem att ansluta till ditt företag online. Genom att göra det bekräftar du också att avvisningen är professionell, inte personlig.
- Du kan säga,”Vi kommer att överväga dig igen om det finns ytterligare en ledig tjänst i företaget. Skulle du vilja skicka en väninbjudan till vårt HR LinkedIn -konto?”
- Eller så kan du också säga,”Egentligen utformar vårt företag några intressanta program som ska implementeras inom en snar framtid. För att inte missa informationen kan du fortsätta kolla uppladdningarna på vår Facebook eller Twitter, okej!”
Steg 7. Avsluta konversationen om sökanden i fråga försöker argumentera med ditt beslut
I vissa fall kan avvisade sökande säga:”Ge mig en ny chans att intervjua. Jag garanterar att ditt beslut kommer att förändras!” eller "Ditt företag gjorde ett misstag eftersom jag var den bästa kandidaten." Om en sådan situation inträffar ska du inte delta i en lång diskussionsprocess om företagets beslut eller styrkor och svagheter i den sökandes anställningshistoria.
För att avsluta konversationen artigt, försök att säga,”Även om vi har anställt någon annan, betyder det inte att det är något fel med dig. Jag är säker på att du kommer att hitta rätt jobb inom en snar framtid.”
Steg 8. Uppmuntra högkvalificerade kandidater att ansöka igen vid ett senare tillfälle
Bara för att sökanden inte är lämplig för att fylla den tjänst du söker, betyder det inte att han inte kommer att vara lämplig för att tillsätta alla tjänster i ditt företag, eller hur? För att inte slösa det förhållande som har upprättats med honom, försök förklara för honom att även om han inte är lämplig för den sökta tjänsten, vill du fortfarande upprätta en god professionell relation med honom. Förklara också att bättre jobbmöjligheter inom ditt företag öppnas igen i framtiden.
En mening du kan säga är,”Tveka inte att ansöka igen, om vårt företag öppnar ytterligare en ledig tjänst i framtiden! Du var nära att bli accepterad för den här tjänsten, så du måste försöka igen om möjligheten öppnas igen.”
Metod 2 av 2: Skriva ett e -postmeddelande om avslag
Steg 1. Skicka ett e -postmeddelande till den sökande i fråga så snart du bestämmer dig för att anställa en annan kandidat
När du eller en annan professionell har valt en kandidat för att fylla den relevanta tjänsten, skicka omedelbart ett avvisande e -postmeddelande till den avvisade sökanden därefter. Genom att göra det kommer den aktuella sökanden att få säkerhet och kan omedelbart leta efter nya jobb.
Helst skickas avvisningsbrev en arbetsdag efter beslutet
Steg 2. Skapa ett mejl som inte är längre än 3-4 meningar
Eftersom sökanden i fråga ännu inte har tagit intervjustadiet behöver du inte tveka att ge ett kort och enkelt avslag. Specifikt, starta e -postmeddelandet med sökandens fullständiga namn och skriv sedan ett uttalande som,”Tack för att du ansöker som Creative Director på ABC Advertising Agency. Trots din imponerande arbetshistoria har vi beslutat att överföra tjänsten till en annan kandidat. Vi önskar dig allt gott i din framtida karriär."
Ange ditt fullständiga namn i slutet av e -postmeddelandet och skicka sedan e -postmeddelandet när du är säker på att det inte finns några väsentliga fel i det
Steg 3. Du behöver inte be om ursäkt för det avslag du gav
Att acceptera ett avslag från det företag du söker är inte lätt, men för att prioritera professionalism, be inte om ursäkt eller agera som om du inte håller med om företagets beslut att inte anställa sökanden i fråga. Även om det finns olika åsikter inom företagets interna kretsar, låt inte den sökande veta om det.
Skriv till exempel inte "Medan jag skulle vilja anställa dig, har tyvärr HR -avdelningschefen en annan åsikt."
Steg 4. Ge ett kort och direkt svar när den sökande ställer en fråga i svarsmeddelandet
Om den sökande svarar på ditt mejl med en fråga om kvaliteterna hos den utvalda kandidaten som han eller hon inte har, svara bara på frågan i 3-4 korta meningar. Kom ihåg att texten i din e -post ska vara kort, enkel och objektiv så att e -postutbytesprocessen inte tar för lång tid.
Ge till exempel ett svar som "Medan din arbetshistoria och erfarenhet är mycket lovande, är du tyvärr ganska ofta arbetslös under lång tid och det är anledningen till att arbetsgivare anställer andra kandidater."
Tips
- Låt inte telefonsamtalet pågå för länge. Påminn bara sökande om att de faktiskt konkurrerar med ganska många konkurrenter och även om de misslyckas den här gången kan de fortfarande ansöka om andra tjänster som kommer att öppnas i framtiden. Med andra ord, håll telefonsamtalet kort och sakligt och avsluta sedan konversationen artigt på under 5 minuter.
- När ditt företag öppnar en jobböppning är det bäst att bara intervjua 5-6 personer. På så sätt behöver du bara nå 4-5 personer via telefon för att uttrycka ett avslag.
- Ljug aldrig för sökande om orsakerna till deras avslag. Så vad händer om personen i fråga avvisas eftersom hans prestation under intervjun är mycket dålig? Fortsätt försöka förmedla informationen på ett mer civiliserat sätt.
