Att säga nej till en begäran kan vara svårt, särskilt om den som gör begäran är din chef. Även om du gör ditt bästa för att göra allt som din chef ber dig om, finns det tillfällen när du inte kan och måste säga nej. Tänk på dina skäl och förstå vad du vill säga innan du träffar din chef. Istället för att säga "nej" direkt, försök komma med positiva alternativa förslag.
Steg
Del 1 av 3: Förbereda svar
Steg 1. Skriv en lista med anledningar till varför du inte kan göra en begäran
Om din chef ber dig att ta på sig ytterligare arbete eller ta ett uppdrag när du inte har tid eller uppgiften ligger utanför din arbetsbeskrivning, är det bra att ange skäl till varför du ska säga nej till uppgiften. Tänk på problemet lugnt och rationellt och ange orsakerna. Dessa anteckningar hjälper dig att förbereda ett svar till din chef.
- Det finns enkla skäl till varför du inte kan utföra en uppgift, till exempel ett åtagande att ta hand om dina barn eller planera en semester.
- Om du inte är säker på om uppdraget är rätt för dig, dubbelkolla din arbetsbeskrivning.
- Om du redan har en stor arbetsbelastning och inte kan acceptera ett annat jobb måste du tänka noga på hur du ska hantera detta.
Steg 2. Analysera dina arbetsprioriteringar
Om ditt arbetsschema är ett problem och du inte är säker på att du kan ta på dig ytterligare uppdrag, försök analysera dina prioriteringar. Överväg ett nytt uppdrag med ett annat och utvärdera om du kan flytta det befintliga jobbet. Bara att säga "jag har inte tid" kan få din chef att ifrågasätta din effektivitet och effektivitet, så om tid är ett problem måste du visa att du kan prioritera uppgifter och slutföra dem i tid.
- Gör en att-göra-lista och sortera den efter prioritet och deadline.
- Gör en uppskattning av hur lång tid varje uppgift tar och se om det finns en chans att du kommer att kunna arbeta med en ny.
- Skapa snygga och tydliga dokument som kan användas när du pratar med överordnade.
- Detta är ett sätt att "visa" din chef att du inte kan göra det du blir ombedd att göra, och inte bara "säga".
Steg 3. Sätt dig i chefens skor
Innan du pratar med din chef är det viktigt att du försöker sätta dig i hans skor och förstå honom och företagets prioriteringar. Att förstå din chefs motivation hjälper dig att formulera ett bättre svar. Om du inte utför en specifik uppgift eftersom det sannolikt kommer att kosta företagets intäkter avsevärt behöver du ett mycket övertygande argument och ett alternativ så att företaget inte förlorar sina intäkter.
- Om du bara vill boka om ett möte på grund av ett tidigare engagemang, tänk på hur denna omläggning kommer att påverka din chef.
- Att försöka sätta dig i hans skor hjälper dig att förutse hur din chef kommer att svara dig.
Steg 4. Tänk på vilket språk du ska använda
Att använda rätt ton och röst för att säga nej utan att säga nej är viktigt. Kom ihåg att det är viktigt att alltid använda neutralt språk och undvika att ändra situationen. Det handlar inte om dig eller din chef, eller relationen du har, oavsett om det är en bra relation eller en dålig relation. Peka alltid på företaget och hur du når de bästa resultaten för verksamheten.
- Säg något neutralt och objektivt som: "Om jag gör det här uppdraget kommer jag inte att ha tid att avsluta veckans huvudrapport."
- Undvik subjektiva och personliga svar. Säg inte "jag kan inte göra det, det är för mycket jobb för mig".
Del 2 av 3: Talking to the Boss
Steg 1. Hitta rätt tid för chefen
Innan du pratar med din chef måste du hitta rätt tid för honom eller henne. Du vill verkligen inte se honom vid en stressig eller hektisk tid. Du kanske har en bra uppfattning om hur han fungerar, men kontrollera om möjligt hans dagliga schema på datorn. Du bör fråga om han har ledig tid eftersom du vill diskutera något, beroende på kultur och sedvänjor på ditt kontor.
- Ha en privat konversation om din arbetssituation låter dig prata ensam med din chef.
- Var uppmärksam på din chefs arbetstryck och arbetsstil. Om han är någon som gillar att vara aktiv på morgonen, försök prata med honom innan lunch.
- Om du vet att han alltid kommer först, kan du komma tidigt en morgon för att träffa honom innan de andra anställda kommer.
Steg 2. Tala tydligt och koncist
När du pratar med din chef är det viktigt att snabbt få fram din poäng och inte undvika problem. Du måste se till att få fram din poäng på ett tydligt och koncist sätt. Gå inte runt om det eftersom din chef kommer att tro att du slösar bort din tid och du förlorar chefens sympati.
- Undvik att säga "ja, men …" för chefen kanske bara hör "ja" och tror att du kan göra jobbet, om du kan hantera din tid bättre.
- Istället för att använda negativa ord som "men", försök att använda mer positiva ord.
- Till exempel, istället för att säga "Jag vet att du bad mig att göra den här rapporten, men jag har mycket annat att göra", försök säga något som "Jag har en idé att omorganisera arbetsbelastningen på detta projekt".
Steg 3. Beskriv ditt tillstånd
Det är mycket viktigt att du förklarar orsakerna tydligt och effektivt. Om du inte kan argumentera förstår din chef förmodligen inte varför du inte kan göra jobbet. Om du till exempel blir ombedd att göra något utanför din arbetsbeskrivning, bör du förklara detta och vara beredd att förklara din arbetsbeskrivning, om det behövs. Avslöja inte din jobbbeskrivning direkt, men var beredd att förklara det.
- Om tiden är ett problem behöver du en verklig och obestridlig anledning till varför du inte kan utföra uppgiften.
- Avslöja annat arbete som görs och är prioriterat. Säg något i stil med "Jag har en deadline för att slutföra vårrapporten nästa vecka, så den här uppgiften kan bli en dragning."
- Försök att betona att om din chef omfördelar uppgiften till någon annan, kommer det att gynna den personen och företaget genom att betona att det arbete du gör är viktigare.
- Förklara din situation tydligt och direkt, men aldrig på ett konfronterande eller känslomässigt sätt.
Steg 4. Lämna det inte för länge
Om du genast får reda på att du inte kan utföra en viss uppgift eller att det inte är rätt för dig, vänta inte för länge med att planera en konversation med din chef. Om du låter det är det svårare att omorganisera det arbete som fortfarande behöver göras i tid. Om du väntar till sista minuten är det nästan omöjligt att uppfylla deadline. Din chef kommer inte att sympatisera med dig.
Del 3 av 3: Erbjuder positiva alternativa förslag
Steg 1. Föreslå att dina prioriteringar anpassas
När du pratar med din chef är det viktigt att inte säga "nej" direkt om du kan undvika det. Försök istället hitta sätt att föreslå positiva alternativ som inte kräver att du gör en uppgift som du känner att du inte kan utföra. Ett bra sätt att göra detta är att föreslå din chef att hjälpa dig att ändra dina prioriteringar. Genom att göra detta kommer du att visa din chef att du vill arbeta så produktivt som möjligt, och det kommer att framgå att arbetsbelastningen inte är konstant.
- Anteckna ditt fantastiska arbete och hur lång tid det tog dig att slutföra varje uppgift för att bevisa att du tänkt igenom det.
- Fråga chefen genom att säga "Kan du hjälpa mig att ändra mina prioriteringar?" kommer att visa att du vill involvera honom i att hantera ditt arbete.
- Detta visar att du uppskattar deras åsikt och söker hjälp för att arbeta mer effektivt.
Steg 2. Rekommendera en kollega
Ett annat sätt att föreslå positiva alternativ till att helt enkelt säga nej är att rekommendera en kollega som kan ta ytterligare arbete. Om du gör detta visar du att du har tänkt på uppgiften och vem som är bäst lämpad för den. Din chef kommer att bli imponerad av att du har tänkt på honom och företagets behov av att få jobbet gjort och inte oroa dig för överansträngning.
- Att visa att du har ett gott omdöme och prioritera företagets behov kommer att göra det lättare för din chef att lita på ditt omdöme nästa gång.
- Det kommer också att visa att du förstår vad som händer på kontoret och är intresserad av utvecklingen av dina medarbetare.
Steg 3. Föreslå ett nytt arbetsarrangemang
Om du får mycket arbete att slutföra inom de överenskomna timmarna kan det här vara ett tillfälle att prata med din chef om hur du gör nya arbetsarrangemang. Till exempel, om du måste göra lång pendling till jobbet som minskar din produktivitet, kan du föreslå att du jobbar hemifrån en dag i veckan och därmed minskar pendlingstiden.
- Om du tror att ett mer flexibelt arbetsmönster kommer att göra det lättare för dig att anpassa dig till arbetsplatsens krav, var inte rädd för att ta upp detta.
- Tänk alltid på kulturen på din arbetsplats och om att arbeta mer flexibelt är en livskraftig idé.
- Tänk igenom alla förslag innan du skickar dem. Föreslå inte idéer som inte är helt klara.
Varning
- Om din chef ber dig att göra något olagligt har du rätt att säga nej. Kontakta myndigheterna.
- Var lugn och tala med en normal ton.
