Alla företag, stora som små, måste övervaka alla sina transaktioner. Det finns många enkla finansiella mjukvarusystem till salu, men du måste fortfarande ha en klar förståelse för hur redovisningstransaktioner fungerar. Du kommer att skriva in alla affärer, till exempel att ta emot inkomster eller betala räkningar, i en bokföringsjournal som liknar en bokföring. Här måste du samla in olika kategorier som kallas konton och registreras på en debitering eller kredit (beroende på ökning eller minskning). Exempel ges senare. Tillverkare av redovisningsprogramvara följer också denna formel när de skapar sina program, men processen har blivit enklare för tillfälliga användare.
Steg
Del 1 av 3: Ange transaktioner
Steg 1. Samla alla dokument angående affärer
Dessa dokument inkluderar vanligtvis leverantörskvitton, elräkningar (t.ex. vatten och el), kreditnota utfärdade till kunder, skatteuppgifter, utfärdade checkar och löneinformation. Kontrollera att varje faktura och betalning som mottagits är korrekt och verifierad innan du bokför bokföringsjournalen. Se till att allt har bekräftats av handledaren eller företagaren innan du anger transaktioner i systemet.
Steg 2. Skapa olika konton eller kategorier för varje typ av transaktion
Konton som registreras till exempel kontanter, lager, utgifter och så vidare. Tänk på dessa konton som separata sidor i en anteckningsbok eller artiklar i en personlig budget. Ställ in följande kontotyper:
- Försäljnings- eller intäktskontot registrerar all försäljning till kunder.
- Ett utgiftskonto registrerar alla pengar som ett företag spenderar, till exempel för att driva en affärsanläggning, göra produkter och sälja produkter.
- Dessutom måste företag också registrera sina tillgångar, till exempel kontanter, fordringar (obetald försäljning) och materiella anläggningstillgångar som byggnader och utrustning.
- Ett ansvarskonto registrerar alla pengar som företaget lånar från externa parter, till exempel banklån, leverantörsskulder (t.ex. till leverantörer) och löner som ska betalas (löner som redan förfaller till anställda men som inte har betalats).
- Dessa stora kategorier är vanligtvis indelade i mindre, specifika konton.
Steg 3. Bestäm om kontot debiteras eller krediteras
Det är viktigt att komma ihåg att varje transaktion involverar debet- och kreditkonton och det totala antalet debiteringar och krediter måste vara detsamma. Till exempel, när du får en betalning från en kund, skulle du spela in kontanter som debet och kundfordringar som kredit. När du betalar för reklam registrerar du annonskostnader på en debitering och kontanter på en kredit.
- Notera eventuella ökningar av kostnader, tillgångar (t.ex. kontanter och utrustning) och utdelningskonton som debiteringar och registrera minskningar som krediter. På andra konton, såsom skulder och intäkter, bokförs ökningar som krediter och minskningar som debiteringar. Detta bokföringssystem har sin egen logik och börja komma ihåg när du använder din logik för att fastställa orsakerna till "ökning" och "minskning" i konton.
- Tänk på att siffrorna som journaliseras på debiteringar och krediter kanske inte är desamma, men summan måste vara densamma. Till exempel, om en kund betalar för en produkt delvis med kontanter och delvis med kredit, journaliseras två konton på debet, nämligen kontanter och kundfordringar. Medan kontot som journaliseras på kredit bara är ett, nämligen försäljning.
- Alla datorsystem gör det enkelt att registrera redovisningstidskrifter genom att ange alla konton på rätt plats i journalen.
- Du kan behöva skapa ett nytt kontonamn i journalen om du har en extraordinär transaktion, till exempel en lagerförsäljning eller köp av mark.
Steg 4. Kontrollera alla bokföringstransaktioner som anges i journalen minst två gånger
Varje transaktion kommer att visas i sin egen kategori: till exempel debitering på ena sidan av journalen, och beloppet måste motsvara det belopp som visas på journals kreditsida.
Till exempel kommer du att registrera en betalningstransaktion för elräkning genom att ange Leverantörsskulder på debiteringssidan Rp. 500 000 och kontanter på Rp. 500 000 på krediten. Var noga med att inkludera kvittensnummer och en kort beskrivning i anteckningsavsnittet
Steg 5. Flytta kontona i journalen regelbundet till huvudboken
Bokföringen är en samling av alla dina konton. Till exempel finns sidor för varje kategori kontanter, fordringar, skulder, kostnader och så vidare i din huvudbok. Sedan kan du se det totala beloppet för varje konto under en tidsperiod.
- En huvudbok registrerar information per konto, till skillnad från en journal som registrerar transaktioner. Med andra ord kommer en transaktion som flyttas till huvudboken att finnas på minst två platser (konton) i huvudboken.
- Till exempel skulle kontantkvitton från kunder på försäljning registreras i journalen som en transaktion och redovisas kontanter på debet och intäkter på kredit. när de överförs till huvudboken registreras dessa poster på separata platser: kontanter och intäktskonton. På så sätt kan du se hur transaktioner påverkar varje enskilt konto.
- Registreringar i huvudboken måste dateras så att transaktionens källa kan identifieras. Vissa revisorer innehåller också ett referensnummer, till exempel i form av ett serienummer, så att transaktioner enkelt kan övervakas tillbaka till journalen.
Del 2 av 3: Balansera redovisningstransaktioner
Steg 1. Balansera huvudboken innan du stänger varje gång du anger en bokföringstransaktion
Förbered provbalanser och andra rapporter för att säkerställa att siffrorna och kontona som registrerats för varje transaktion är korrekta. Oavsett hur många transaktioner som registreras måste de totala debiteringarna motsvara de totala krediterna.
Om du antecknar manuellt eller med ett datorprogram kommer alla nummer i debiteringarna och krediterna att läggas till, oavsett kategori. Det totala beloppet för debiteringar och krediter måste vara detsamma
Steg 2. Kontrollera om det finns fel i testbalansen
Om debiteringarna inte motsvarar krediterna måste du hitta fel i dina journalposter. Faktum är att fel fortfarande kan uppstå även om debet- och kreditbeloppen är desamma, till exempel på grund av dubbelregistrering eller transaktioner som har gjorts på fel konto.
- Till exempel, när du får en betalning från en kund, kan du ha spelat in kontanter men glömt att registrera kundfordringar så att journalen ser ut som att fordringarna fortfarande är obetalda. Således kommer beloppet på debiteringen att skilja sig från krediten.
- I vissa fall kan du behöva spåra posterna till den första posten i journalen för att hitta fel. Det är därför transaktionsdatum och/eller referensnummer måste registreras i journalen så att spårningen är enkel.
Steg 3. Kör rapporter för resultaträkning, balansräkning och kapitalförändringsrapport
Dessa finansiella rapporter kan göras manuellt eller med ett bokföringsprogramvarusystem. Det är från dessa rapporter som du får en fullständig bild av ditt företag.
- Till exempel kommer resultaträkningen att subtrahera intäkterna från de utgifter som uppkommit under en viss tid, och från den här rapporten vet du att företaget har gjort en vinst eller förlust.
- I balansräkningen visas alla tillgångar och skulder i företaget. Företagets tillgångar inkluderar kontanter, utrustning, mark och kundfordringar. Skulderna inkluderar leverantörsskulder och noter.
- Om du har betalat utdelningar (belöningar) till aktieägarna under tidigare perioder behöver du också en redogörelse för förändringar i eget kapital. Denna rapport visar mängden vinst som genereras (inte nettoresultat) minus utdelad utdelning. Balanserade vinstmedel representerar intäkter som återinvesteras i företaget.
Del 3 av 3: Att hålla detaljerade register över redovisningstransaktioner
Steg 1. Inkludera en kort beskrivning av varje transaktion som anges i journalen
Till exempel "kontant -tv -reklambetalningar, februari 2016." Således blir beloppet, orsaken och processen för registrering av varje transaktion tydligare.
Steg 2. Behåll en säkerhetskopia av din transaktionsjournal
Säkerhetskopior måste göras vid fel eller framtida frågor. Dokumentation av alla poster kan arkiveras genom att ange ett antal poster och datum för en journal i ett paket. Alla ska kunna söka efter journalposter i huvudboken och sedan enkelt komma åt säkerhetskopieringsdokumentation
Steg 3. Spara papperskopior av all dokumentation i minst ett år
Detta inkluderar journalposter och huvudböcker, tillsammans med alla fakturor och andra transaktionsdokument. Alla dessa dokument krävs av revisions- och skattemässiga skäl.
Steg 4. Spara dokumentationen elektroniskt i minst sju år
Skanna dina pappersdokument fram och tillbaka och förvara dem i två elektroniska fodral: ett för förvaring på kontoret och ett annat för användning i nödfall. Det finns alltid en möjlighet att företagsskatter kommer att granskas under de senaste åren så dessa dokument måste bevaras.
Tips
- Balansera din dagbok varje dag. Övervaka alla fel och korrigera dem omedelbart. Detta är så viktigt att det blir en av de första lektionerna för redovisningsstudenter.
- Ge medarbetare tvärträning så att förståelse för bokföringssystemet och hur man gör transaktioner kan vara känd för mer än en anställd.
