E -postkoppling är en vanlig funktion i Office -program för att passa ett dokument för flera mottagare. Du kan organisera och kombinera alla typer av dokument, inklusive kuvert, etiketter, formulärbrev, mejl, fax och numrerade kuponger. Läs stegen nedan för att ta reda på hur du använder e -postkoppling på en dator.
Steg
Metod 1 av 3: Beredning
Steg 1. Skapa en datafil
Data kan vara kalkylarkfiler (kalkylblad), databasfiler eller till och med textdokument i ett lämpligt format. Arbetsbladsfilerna är de vanligaste; Den här guiden förutsätter att du använder ett kalkylblad.
-
Fildata måste innehålla all information som kommer att ändras på varje kopia. Om du till exempel skriver en blankett innehåller filen namn och eventuellt adresserna till alla personer du vill skriva till.
Ange en information i varje cell längs raden, så att varje typ av information (förnamn, efternamn, honorific och så vidare) finns i sin egen kolumn
-
Skapa rimliga kolumnnamn. Mail merge läser data i varje kolumn och förutsätter att den första posten i varje informationskolumn är det vanliga namnet för den typen av information, så använd ett namn som är vettigt.
Till exempel, starta förnamnsfältet genom att skriva "förnamn" och skriv sedan alla förnamn under det. När du blir ombedd att ange en kolumn med data i en bokstav kommer du att se "förnamn" som ett alternativ och omedelbart komma ihåg vad som finns i den kolumnen
- Microsoft Office -användare som använder Outlook som ett sätt att skicka e -post kan använda Outlook -adressboken som en datafil om de vill.
Steg 2. Spara datafilen
Spara filen så att du enkelt hittar den. Ge det ett namn som är lätt för dig att komma ihåg.
Steg 3. Skriv ditt huvuddokument
Detta dokument kommer att innehålla information i den. Om du till exempel skriver ett formulärbrev är huvuddokumentet brevet. Varje objekt som ska sammanfogas innehåll (t.ex. namn) lämnas för närvarande tomt.
Metod 2 av 3: Mail Merge i MS Office
Steg 1. Öppna uppgiftsfönstret för sammanslagning
Klicka på rutan i huvuddokumentet för att öppna den. Om du inte ser det går du till Verktyg -menyn och väljer E -postkoppling från listan.
Steg 2. Svara på de frågor som ställs av MS Office
Funktionen för sammanslagning av e -post i Office innehåller flera steg för att göra det enklare för dig att kombinera filer mer intelligent och korrekt.
- Börja med att välja vilken typ av dokument du skriver. Klicka på det som passar bäst och klicka sedan på Nästa.
- Välj det startdokument du vill använda. Om du följer dessa steg kan du välja att använda det här dokumentet. Klicka på Nästa.
Steg 3. Välj de filer som ska slås samman
Detta är den datafil som du skapade tidigare. Välj lämplig alternativknapp och klicka sedan på Nästa för att hitta filen och länka den till huvuddokumentet.
Om du vill använda Outlook -adressboken klickar du på det alternativet
Steg 4. Välj vilken data som ska användas
Med Office kan du välja eller avmarkera de rader med information du vill ha. Du kan välja informationen i datafilen som du vill slå samman till huvuddokumentet, så att datafilen blir mer användbar senare om du använder den för olika saker. När du är nöjd klickar du på Nästa.
Data kan sorteras genom att klicka på kolumnrubrikerna i varje kolumn. Detta kan vara användbart om du snabbt vill söka igenom mycket information
Steg 5. Ange datafälten
På nästa sida i aktivitetsfönstret uppmanas du att skriva ett dokument om du inte redan har gjort det, och du kommer att få olika alternativ för att infoga data från filen i dokumentet.
-
Ange en kolumn med data genom att placera markören i datakolumnen och sedan klicka på lämplig knapp i aktivitetsfältet för att infoga den där.
Du kan radera felplacerade eller dubbla datafält genom att trycka på Delete -tangenten, precis som vanliga bokstäver eller siffror
-
De förinställda alternativen ändras något beroende på vilken typ av dokument du väljer. Office gör sitt bästa för att fylla i lämplig information från de uppgifter du tillhandahåller. Om du till exempel skriver ett företagsformulärsbrev kan du se ett alternativ för att infoga ett adressblock som innehåller för- och efternamn och fullständig adress för varje mottagare ordnat på flera rader.
- Vissa förinställda alternativ öppnar ytterligare fönster där du kan fylla i lämplig information. Allt är mer eller mindre enkelt och lätt att förstå.
- Om du använder de förinställda alternativen och inte hittar lämplig information klickar du på knappen Matcha fält för att definiera ditt eget datakolumnnamn som matchar standardnamnet. Till exempel kan du ange kategorin "Efternamn" i en datafil för att fylla i "Efternamn" -datan i adressblocket.
- Om du vill använda din egen kolumn klickar du på fler alternativ. Du kommer att kunna se namnen du gav till varje kolumn och använda dem istället.
Steg 6. Kontrollera posten
E -postsammanfogning visar inte specifik information i de fält som du tillämpar på huvuddokumentet förrän du skriver ut det, men Office erbjuder en förhandsgranskningsfunktion som låter dig kontrollera och se till att informationen som visas matchar de kolumner du vill ha i dokumentet. Använd dem tills du är nöjd med beställningen som visas.
Steg 7. Slutför sammanslagningen
Den sista skärmen i uppgiftsfönstret för sammanslagning meddelar dig att allt är i ordning och redo att skriva ut ditt dokument. Varje uppsättning information visas i varje utskrivet dokument, och programmet kommer att skriva ut lika många kopior av informationsuppsättningen som det finns.
Om du vill redigera specifika bokstäver själv kan du också göra det från den här aktivitetsfältet genom att först klicka på "redigera enskilda bokstäver"
Metod 3 av 3: Mail Merge på OpenOffice.org
Steg 1. Skapa en databas
Steg 2. Ange datafälten
Du har nu länkat din information till en databas som OpenOffice.org kan förstå, och att använda databasen för att slå ihop e -post är enkelt så länge du vet var du ska leta.
- På menyn Infoga väljer du fält och sedan andra … från undermenyn. Alternativt kan du trycka på Ctrl+F2.
- Klicka på fliken Databas i fönstret som visas.
-
Klicka på knappen Bläddra längst ned till höger i fönstret och hitta databasfilen du just skapade.
När den väl valts kommer databasen att visas i en lista med namnet databasval till höger i fönstret
- Från listan över typer till vänster i fönstret, välj fält för sammanfogning av e -post.
- Klicka på "+" bredvid din databas och en kalkylbladsfil visas under den. Klicka på "+" bredvid henne, och du ser namnet på datakolumnen du valde när du skapade kalkylbladet.
-
Välj vilken datakolumn du vill infoga och klicka sedan på Infoga för att placera datakolumnen i huvuddokumentet.
- Kom ihåg att placera markören där du vill infoga kolumnen med data innan du klickar på Infoga, annars måste du flytta den till rätt position.
- Precis som i Office behandlas textfält som alfanumeriska tecken i huvuddokumentet. Du kan flytta den med mellanslagstangenten och ta bort den med tangenten Radera.
Steg 3. Slutför sammanslagningen
Kontrollera varje datakolumnplacering. När du är klar skriver du ut ditt huvuddokument. Med e -post sammanslagning skrivs en kopia ut för varje uppsättning poster i filen som slås samman i dokumentet.
Tips
- Ordbehandlingsprogram har vanligtvis mallar som du kan använda för att skapa huvuddokumentet.
- Var noga med att bryta ner kolumnerna till de mest specifika sökorden. Till exempel kan du använda smeknamn (Mr., Mrs., Miss), förnamn och efternamn för namn. Använd tre separata kolumner för namnet med en typ av datakolumn i varje kolumn.
