När du fattar beslutet att lämna ditt jobb och flytta till en ny plats måste du meddela din avsikt att avgå minst två veckor. Fortsätt läsa för att lära dig hur du skriver ett artigt men bestämt avskedsbrev som ska överlämnas till din chef.
Steg
Del 1 av 3: Vad man ska säga och hur man säger det
Steg 1. Gör ett tydligt och koncist uttalande
Den första raden i ditt meddelandebrev bör tydligt ange att du kommer att avgå från din tjänst i slutet av två veckors period. Använd inte meningar som kan ge intrycket av att du är villig att stanna längre eller ändra dig med rätt erbjudande.
- Ett bra exempel: "Det här brevet är en officiell anmälan om min avgång från [företagsnamn] som [jobbnamn], med verkan från [datum för avgång]."
- Ett bra exempel: "Jag avgår härmed som [jobbnamn] på [företagsnamn], ikraft [datum för avgång], två veckor från [dagens datum].
- Dåligt exempel: "Jag tänker säga upp mig som [jobbnamn]. Meddela mig när det är den lämpligaste tidsramen för dig."
- Ett dåligt exempel: "Om allt går som förväntat tänker jag säga upp mig från min tjänst på det här företaget om två veckor."
Steg 2. Ge din chef minst två veckor
Idag är de flesta anställda inte skyldiga att lämna ett avskedsbrev två veckor i förväg, men det anses fortfarande vara professionellt artigt.
- Om du slutar förr än två veckor kan din framtida arbetsgivare undra om du skulle göra detsamma mot dem.
- Om ditt företag för närvarande går in i en särskilt hektisk period kan du överväga att ge "fyra veckors varsel" i förväg istället för bara två veckor.
- Ledande befattningshavare och anställda på högre nivåer bör också överväga att ge mer än två veckors varsel. Som en allmän regel, fördela en tid som motsvarar den mängd semester som tilldelats din position. Till exempel, om din tjänst ger dig tre veckors ledighet, måste du också meddela "tre veckors varsel" i förväg.
Steg 3. Undvik att ange orsakerna bakom din avgång
Detta är särskilt viktigt om dina skäl är något problematiska, men även om du vill lämna företaget på goda villkor bör du ändå undvika att ange dessa skäl i ett formellt avskedsbrev.
- Du måste dock ange detta skäl när du blir ombedd att ge det direkt.
- Du bör också ge en anledning att dela med arbetsledare och medarbetare som definitivt kommer att fråga varför du planerar att lämna. Detta resonemang behöver inte ingå i ett formellt brev, men det är fortfarande användbart att vara förberedd när du blir ombedd personligen.
Steg 4. Var både formell och vänlig
Den övergripande tonen i ditt meddelandebrev bör vara professionell, men inte så professionell att du kommer att se ut som kall eller stel. Vanligtvis bör du skriva brevet i den vänligaste tonton du någonsin haft med din chef.
- Om din kommunikation med din chef alltid följer en stel professionell struktur, följ sedan den tonen i dina meddelanden. Å andra sidan, om du kommunicerar med din chef på ett mer personligt sätt, var inte rädd för att använda en mer personlig ton. En personlig ton är fortfarande lämplig så länge den inte är avslappnad och lättsinnig.
- Ett bra exempel:”Jag är mycket tacksam för den erfarenhet och utveckling som jag fått när jag arbetade med dig.”
- Dåligt exempel:”Jag intygar formellt att jag fortsätter att upprätthålla den högsta respekten för ABC Company och har ingen dålig vilja gentemot överordnade eller arbetskamrater i detta företag.”
- Dåligt exempel:”Tack för allt!”
Steg 5. Ställ in en positiv ton
Detta brev kommer att vara det sista dokumentet i din personalmapp, så det borde lämna ett gott intryck. Även om du hatar jobbet du lämnar och inte vill ha något att göra med någon på företaget längre, bör du ändå lämna broarna bakom istället för att bränna dem till marken.
- Om din framtida arbetsgivare kontaktade din tidigare arbetsgivare och hörde att du lämnat ett positivt avskedsbrev skulle göra ett gott intryck på dig. Det är också användbart om den anställde på det gamla företaget som ansvarar för att dra din fil inte vet mycket om dig.
- Aldrig badmouth någon i företaget eller kritisera driften av företaget i ditt avgångsbrev.
Steg 6. Tacka din chef
Ange en eller två meningar och tacka din chef för att han gav honom möjlighet och erfarenhet av att arbeta på företaget. Varje jobb bidrar till ens liv, även om nackdelarna överväger fördelarna.
- Om din arbetserfarenhet mestadels har varit positiv, se till att din tacksamhet visas. Skriv något liknande följande,”Jag kan inte ens tacka dig tillräckligt för de senaste tre åren. Jag lärde mig mycket mer än jag förväntat mig och jag uppskattar verkligen din vänlighet och tålamod."
- Om din arbetserfarenhet mestadels har varit negativ, ge en generell tacknotering. Prova något liknande följande: "Jag vill också tacka dig för att du gav mig erfarenheten under de senaste tre åren."
Steg 7. Berätta för din chef att du tänker slutföra större projekt
Som en sista handling av lojalitet och ansvar bör du registrera eventuella pågående eller pågående projekt som kunde ha misslyckats utan din hjälp och lova att du kommer att slutföra projektet och inte kommer att lämna företaget i trubbel.
- Pågående projekt och små projekt som kan hanteras av någon annan kan uteslutas.
- Detta kommer att ge ett gott intryck på din chef, så det är mer troligt att chefen kommer att vara villig att ge dig en bra rekommendation för en annan chef i framtiden om du blir ombedd att göra det.
Steg 8. Erbjud stöd efter avgång
Eftersom företaget övergår till ett annat arbetsflöde när du lämnar, kommer det att bli några hicka. I ditt avskedsbrev erbjuder du att hjälpa företaget genom övergången även efter att ditt anställningsavtal är över.
Ange ett telefonnummer och/eller e-postadress som företaget kan använda för att kontakta dig med eventuella frågor
Steg 9. Stäng med en tackbrev
Även om du har tackat honom tidigare i brevet är det en klok idé att stänga brevet genom att upprepa din tacksamhet.
Exempel: "Jag kommer alltid att vara tacksam mot dig och personalen på ABC Company för allt du har gjort för mig."
Del 2 av 3: Composing Letters
Steg 1. Skriv ett brev, inte ett e-postmeddelande
När du lämnar ett avskedsmeddelande bör du skriva ner det i ett skrivet och tryckt brev snarare än ett e-postmeddelande. Detta brev måste skickas direkt till din handledare.
- Även om det kan verka enklare och snabbare att skriva e-post, anses de i allmänhet vara mindre professionella och ogillar i allmänhet.
- Skicka inte ditt meddelandebrev med posten eller ditt kontors leveranssystem. Det kommer att orsaka förseningar, och när din chef tar emot brevet kan dina planerade två veckor redan vara halvvägs.
Steg 2. Skriv datumet i det övre vänstra hörnet
Som standard för att skriva ett formellt brev måste du skriva datumet i datum-månad-år-format i det övre vänstra hörnet av sidan. Månaden måste stavas med bokstäver, medan datum och år måste vara i numeriskt format.
- Exempel: 26 juni 2013
- Kom ihåg att du vanligtvis inte behöver inkludera en returadress eftersom din kommer att vara densamma som din arbetsgivares adress. Du kan dock använda företagets brevpapper med adressen om det är vad du föredrar.
Steg 3. Överväg att inkludera mottagarens adress
Om du använder företagets brevpapper kan du välja att inte inkludera mottagarens adress, eftersom detta är ett brev som skickas inifrån företaget självt. Men att inkludera adressen är en bra idé, eftersom det låter dig adressera brevet specifikt till din chef.
- Skriv titeln och fullständiga namnet på din chef i den första meningen.
- Skriv gatunamnet på nästa rad och staden, staten och postnumret på nästa rad.
- Hoppa över en rad mellan datum och adress för mottagaren. Hoppa över en rad till mellan mottagarens adress och hälsningen under den. Själva adressen måste vara enstaka.
Steg 4. Hälsa din chef direkt i en hälsnings mening
Ditt brev bör öppnas med”Dear. (arbetsgivarens namn)”och använd aldrig en vag eller generisk hälsning som” Till vem det kan oroa”.
Du bör hälsa på din chef på samma sätt som du normalt skulle, även om den metoden är lite avslappnad. Till exempel, om du vanligtvis hälsar din chef med förnamn, skriv "Dear. Jennifer. " Om din relation till din chef bara är professionell, använd”Dear. Jennifer Smiths mamma."
Steg 5. Skriv texten i ditt brev
Hoppa över en rad efter hälsningen innan du börjar skriva brevkroppen enligt riktlinjerna i denna artikel.
- Varje stycke i kroppen måste vara ett mellanrum, men det måste finnas en tom rad mellan varje separat stycke. Och inga stycken behöver indragas.
- Gör en bokstav på högst en sida.
Steg 6. Använd ett varmt lock
För att upprätthålla en vänlig och positiv ton bör du ge ett avslut som ser varmare och mer uppriktigt ut än ett typiskt slut som "Hälsningar", "Tack" eller "Med vänliga hälsningar".
-
Några exempel på omslag inkluderar:
- Mina varmaste hälsningar
- Jag har stora förhoppningar på din framgång
- Tack så mycket för allt hittills
- Med det mest uppriktiga tack och de varmaste önskningar.
Steg 7. Skriv ditt namn och underteckna det
Skriv ditt fullständiga namn fyra rader under stängningen och lägg en signatur mellan omslaget och namnet.
Del 3 av 3: Skicka avskedsbrev
Steg 1. Leverera ditt avskedsbrev direkt till din arbetsgivare
Det mest professionella sättet är att lämna in ditt avskedsbrev till din chef första gången och personligen.
- Vanligtvis måste du schemalägga ett möte, men om du arbetar för ett litet företag och har en nära relation med din chef kan du komma till hans kontor oannonserat.
- Stäng dörren bakom dig när du går in för att hålla konversationen privat.
- Presentera uppsägningsbrevet för arbetsgivaren och förklara, när du lämnar in det, vad det är.
- Chansen är stor att din chef kommer att diskutera situationen med dig. Även om brevet redan svarar på de frågor som ställts till dig, svara helt på varje fråga.
- Säg tack när du lämnar rummet och skakar hand.
Steg 2. Överlämna en kopia av brevet till vem som behöver det
Detta varierar beroende på företag, men vanligtvis kommer personalavdelningen att behöva en kopia liksom din chef.
Medarbetare, mentorer, teammedlemmar och kunder bör personligen meddelas om din avgång. De behöver inte en certifierad kopia av ditt avskedsbrev
Steg 3. Arbeta hårt till slutet
Om du blir ombedd att slutföra större projekt innan du lämnar när du skriver brevet måste du följa och slutföra projekten.
- Även om du inte gör några möten kan du inte slappna av under de två senaste veckorna av ditt jobb. Övergången kommer att bli svår för alla, och det är ditt professionella jobb att göra övergången så smidig som möjligt för den arbetsgivare du lämnar.
- Å andra sidan, om du misstänker att företaget behandlar dig orättvist för att du har meddelat din avgång, låt dem inte dra nytta av dig eller göra dig galen med en omänsklig mängd extra arbete.
