Du måste ha handlat med banker, försäkringsbolag, myndigheter, arbetsgivare i företag eller till och med skolor. Om så är fallet måste du övertyga någon om att göra eller hjälpa dig att göra något. Hur skriver man ett övertygande eller övertygande brev som ger resultat? Här är några viktiga idéer att använda i ditt övertalningsbrev.
Steg
Del 1 av 4: Förberedelse för att skriva ett brev
Steg 1. Stimulera goda idéer
Innan du skriver ett brev, ange vad du vill, varför du vill ha det, anledningarna till att det ska godkännas, liksom argumenten mot det. Att betona alla idéer som finns till hands kan hjälpa dig att utarbeta brevet och till fullo förstå din ståndpunkt i ämnet.
- Börja med det här: Jag vill övertyga "mina läsare" att vara mitt "mål". Byt”mina läsare” mot vad du vill övertyga och”mitt mål” mot vad du övertalar dem att göra.
- När ovanstående är klart och entydigt, fråga dig själv: Varför är det? Ange orsakerna till att du vill att dina läsare ska göra vad du vill.
- Efter att ha kartlagt orsakerna, sortera dem efter vilken nivå som är viktigare. Lägg alla viktiga detaljer i en kolumn, sedan de mindre viktiga i en annan. Detta hjälper dig att begränsa dig till de mest relevanta och framträdande punkterna.
Steg 2. Känn dina mål
Se till att du vet exakt vad du vill eller behöver. Vad vill du uppnå? Hur ska detta kontor agera?
När du definierar mål, tänk på alla möjliga lösningar du kan erbjuda
Steg 3. Lär känna dina läsare
Att analysera och förstå dina läsare hjälper dig att bestämma hur du ska skriva in ditt brev. Om möjligt, bestäm om läsaren kommer att hålla med dig, inte hålla med eller vara neutral. Detta hjälper dig att bestämma hur mycket vikt du ska tilldela varje sida av ditt argument.
- Försök hitta en person som du kan adressera i brevet. Vilka är de, vilken makt har de för att hjälpa dig? Kommer de bara att ignorera ditt klagomål? Hur ska du hälsa dem? Är de i ledande eller funktionella positioner? Tala efter deras position.
- Försök att avslöja läsarnas tro och fördomar om ditt ämne. Vilka slags tvister kan uppstå mellan dig och dina läsare? Hur presenterar du ett motargument på ett respektfullt sätt?
- Ta reda på vad läsarna är oroliga för ditt ämne. Har de begränsade medel att spendera? Påverkas de direkt av ditt ämne? Hur lång tid har de på sig att tänka på ditt dokument?
- Tänk på vilken typ av bevis dina läsare kommer att behöva i ett argument för att övertyga dem.
Steg 4. Undersök ämnet
Ett effektivt övertalningsbrev innehåller bevis och faktainformation som stöder ståndpunkten. Var noga med att överväga flera synpunkter. Undersök inte bara din synvinkel; Nämn också motsatta åsikter och fakta kring dem.
- Använd fakta, logik, statistik och anekdotiska bevis för att stödja dina påståenden.
- Säg inte direkt att oppositionen har fel. Var istället respektfull när du förklarar varför din position är starkare och förtjänar uppmärksamhet.
Del 2 av 4: Formatera bokstäver
Steg 1. Använd blockformat
Affärsbrev har ett speciellt format. Om formatet är snyggt och korrekt kommer det inte att förändra läsarnas åsikt det minsta. Men om formatet är felaktigt och rörigt kommer de att göra ett dåligt intryck på dig och eventuellt slängas.
- Börja med att använda dubbla mellanrum, blockera stycken.
- Vänsterjustera varje stycke; med andra ord, inte dra in stycken som i prosa eller uppsatser.
- Lämna ett radrum efter varje stycke.
- Använd ett standardteckensnitt, vanligtvis Times New Roman eller Arial, storlek 12.
Steg 2. Adressera brevpapper korrekt
Börja med att skriva din adress i det övre vänstra hörnet. Skriv inte ditt namn - skriv bara gatunamn, stad, område och postnummer. Du kan också inkludera ett telefonnummer och en e-postadress, var och en på en separat rad. Om du bor i Storbritannien måste adressen skrivas till höger. Fyll i en rad.
- Skriv datumet. Skriv hela datumet, månadens namn och år. Fyll i en rad.
- “4 juni 2013”
- Skriv mottagarens namn och adress. Försök hitta en specifik part att skicka brevet till. Fyll i en rad.
Steg 3. Börja brevet med en hälsning eller hälsning
Vanligtvis i form av ordet "Dear" följt av namnet på den adresserade personen. Se till att du har stavat namnet korrekt när du skrev det. Namnet här måste vara detsamma som namnet som skrivs på brevpappret.
- När du hälsar någon använder du rätt titel eller rang (Pak/Madam/Dr./etc) följt av efternamnet. Om du inte är säker på vad en kvinna föredrar att heta, skriv bara "Fröken".
- Följ alltid efter detta med ett kolon.
- Fyll i en rad mellan hälsningen och första stycket.
- "Kära doktor. Brun:"
Steg 4. Stäng brevet med ett avslutande uttalande
Tänk på och överväg tonen i din uppsats när du väljer ett avslutande uttalande. Ord som "Tack" är ganska standard, medan andra former som "hälsningar" är mer intima. Bestäm om du vill att ditt personliga brev ska vara formellt eller intimt. Oavsett vilket du väljer måste det första ordet versaler, medan nästa ord är rent. Följ avslutningen med ett komma.
- Välj ordet "Med respekt" om du vill att det ska vara mer formellt.”Hälsningar”,”Hälsningar”,”Tack” eller”Med vänliga hälsningar” är vanliga avslutande anmärkningar för affärsmail. Medan orden "hälsningar", "hälsningar" eller "vi ses" verkar mer avslappnade och intima.
- Hoppa över de fyra följande raderna för att lämna plats för din signatur innan du skriver ditt namn.
- "Tack,"
Del 3 av 4: Att skriva bokstäver
Steg 1. Kortfattat och koncist
Ett övertalande brev eller övertalning bör vara kortfattat och artigt. Upptagna människor läser sällan bokstäver som är mer än en sida långa eller när tonen är hård. Var inte för blommiga ord. Försök att använda tydliga och snygga meningar. Presentera inte förvrängd och onödig information, inklusive anekdoter.
- Undvik för långa meningar. Se till att använda starka deklarativa meningar. Ditt skrivande ska vara kortfattat, koncist, sakligt och lättläst.
- Dra inte stycken för länge. Fyll inte på så mycket information att läsaren tappar intresset, avviker från huvudpunkten eller gör din poäng svår att förstå. Håll dig till relevant information och ändra stycken när du vill förmedla en ny idé eller poäng.
Steg 2. Ange din huvudpoäng i de första meningarna
Börja med en vänlig inledningsmening och gå sedan till sak. Ange ditt behov (huvudsyftet med att skriva brevet) i de två första meningarna.
Denna paragraf får endast bestå av 2-4 meningar
Steg 3. Betona vikten av din begäran i andra stycket
I det här stycket sammanfattar du din oro, begäran eller påstående. I detta skede har du inte lämnat några specifika skäl, stöd eller huvudpunkter; i detta skede förklarar du helt din position, parametrarna för oro eller begäran och anledningarna till att det är tillräckligt viktigt att agera utifrån.
Kom ihåg att hålla bokstavens kropp logisk, artig och saklig. Undvik alltför känslomässigt språk, kräv inte handling eller tala hårt mot personen eller företaget till vilket brevet riktas eller mot oppositionen
Steg 4. Stöd din ansökan i nästa stycke
De följande styckena bör kunna motivera din ståndpunkt genom att ge bakgrund och detaljerad information. Se till att denna information är logisk, saklig, motiverad, praktisk och legitim. Basera inte din begäran enbart på personliga känslor, övertygelser eller önskningar. Trötta inte läsaren med långa berättelser; komma till saken snabbt och exakt. Det finns flera olika strategier du kan använda för att uppnå detta mål:
- Ge utdrag av statistik och fakta för att locka läsarnas sympati och logik. Se till att statistiken och fakta kommer från trovärdiga och respektabla källor, och att du också använder uppgifterna uppriktigt och inte tar det ur sitt sammanhang.
- Föreslå citat från experter på ämnet, som stöder din ståndpunkt eller motbevisar oppositionen. Dessa experter måste vara respekterade personer inom sina områden och verkligen ha lämplig kompetens för att ha en åsikt om ämnet som diskuteras.
- Ange orsakerna till att din begäran ska beviljas. Att tvinga människor att göra vad du vill är inte en effektiv övertalningsteknik, men om du förklarar varför du tror att något måste göras kan det hjälpa att ändra uppfattning. Förklara den nuvarande situationen och varför den ska förändras.
- Presentera detaljer, specifikationer och begränsningar för din position och ansökan. Diskutera de ansträngningar som har gjorts tidigare, angående ansökan, eller till och med om det inte finns eller saknar åtgärder om det.
- Ge exempel på vittnesmål som rör din position. Tänk på andra bevis som kan presenteras för varför din position är viktig.
- Kom ihåg att begränsa vad du kan och vill inkludera i ett stycke. Gör din poäng och situation tydlig. Gå inte överbord med för mycket detaljer, utan inkludera alla viktiga punkter. Välj endast den mest relevanta statistiken, experterna och vittnesmålen.
Steg 5. Uppmana oppositionen
Ett av de mest effektiva sätten att övertyga eller övertala är att vädja till oppositionen. Du måste kunna förutsäga eventuella invändningar, invändningar eller frågor från läsare, så att du kan svara på dem i brevet. Hitta din gemensamma grund med oppositionen, eller visa starkt stöd för din egen position.
- Se till att du offentligt erkänner skillnaderna mellan din position och oppositionen. Dölj det inte, för det kommer att försvaga ditt argument. Betona dina gemensamma värderingar, erfarenheter och problem med oppositionen.
- Undvik anklagelser. Detta kommer att göra brevet alltför känslomässigt och försvaga din logiska överklagande. En alltför negativ och anklagande attityd kommer också att hindra oppositionen från att hålla med om din poäng.
Steg 6. Stäng brevet genom att bekräfta din ansökan igen
Upprepa din begäran eller åsikt i slutet av brevet. Det här är stycket där du presenterar en lösning eller vädjar till handling. Berätta för läsaren att du kommer att följa upp denna korrespondens via telefon, e -post eller personligen.
- Avsluta brevet med en stark mening som hjälper till att övertala läsaren att ta din sida, eller åtminstone se tydligare ur din synvinkel.
- Erbjud dina egna lösningar eller hjälp. Kom överens om att kompromissa, eller träffas i mitten. Visa att du har gjort eller är redo att hantera situationen.
Del 4 av 4: Sätta sista handen
Steg 1. Kontrollera om det finns några fel
Fel i grammatik, uttal och stavning av ord ger ett dåligt intryck. Du vill att läsaren ska fokusera på din idé och begäran, inte på stavfel. Läs om ditt brev flera gånger innan du skickar det. Läs det högt för att höra hur det låter.
Låt vid behov någon kontrollera din skrivning för stavfel (eller använd programvarans stavningskontroll)
Steg 2. Sätt din egen signatur
Om du föredrar att skicka brev via post till e-post måste du signera. Det personifierar och certifierar ditt brev.
Steg 3. Ge vid behov kopior av ditt formella brev till andra viktiga parter
Om någon annan i målföretaget eller organisationen skulle läsa ditt brev också, skicka dem en kopia. Detta innebär att du skriver ut och skickar mer än en bokstav med originalsignaturer.
Steg 4. Behåll en kopia själv
Behåll alltid en kopia av dina brev och gör personliga anteckningar, komplett med anteckningar om när brevet skickades och till vem. Anteckna den uppföljning du gjorde tills problemet var löst.
Tips
- Håll dig till ämnet. Var försiktig så att du inte lägger till slumpmässig information som inte är relaterad till den fråga du diskuterar. Håll dig till relevanta fakta och håll det enkelt. Använd dessa fakta för att vara mer beskrivande.
- Använd punktpunkter i mitten av stycket endast om du är helt säker och tydlig om stegen, åtgärderna eller rekommendationerna.
- Skräddarsy din kula pekar på typen av företag eller målorganisation. Ideella institutioner har ett annat sätt att tänka än stora företag.
- Skriv i standard skriven indonesisk form. Detta är inte textning eller sociala medier; men ett formellt brev. Användningen av stenografi, slang och uttryckssymboler kan få dig att ignoreras.
- Behandla inte dina läsare som om de är skyldiga dig något och då känner du dig berättigad att stämma. Försäkra dem samtidigt som du håller tonen i brevet vänlig och professionell.
