Om du måste lämna kontoret ett tag, eller om du planerar att åka på semester, kanske du vill låta människorna skicka e -post till dig om att du är borta. Om du har ett Exchange-konto kommer Outlook med inbyggda funktioner. Om du inte har ett Exchange -konto kan du fortfarande svara på e -postmeddelanden automatiskt genom att skapa några regler. Följ den här guiden för att konfigurera dina automatiska svar, oavsett om du har ett Exchange -konto eller inte.
Steg
Metod 1 av 4: Outlook 2010/2013
Steg 1. Aktivera automatiska svar
Välj en Exchange -mapp. Välj mappen från din meddelandebutik. Du måste välja en Exchange -mapp för att kunna se alternativet Automatiska svar. Öppna menyn Automatiska svar (Out of Office). Du hittar den här menyn genom att klicka på fliken Arkiv och sedan välja fliken Info.
Steg 2. Konfigurera ditt svar
I menyn Automatiska svar markerar du rutan Skicka automatiska svar. Du kan ställa in den aktiva tiden för assistenten genom att markera rutan och ställa in tid och datumintervall.
Steg 3. Skriv ditt svar
För e -post som skickas från din utbytesserver använder du fliken Inuti min organisation. Om du vill svara på e -postmeddelanden från andra personer använder du fliken Utanför min organisation. När du är nöjd med ditt svar klickar du på OK.
Steg 4. Inaktivera automatiska svar
Om du anger ett datumintervall för ditt automatiska svar slutar assistenten automatiskt när datumintervallet är över. Om du inte anger ett datumintervall fortsätter det tills du öppnar menyn Automatiska svar och väljer "Skicka inte automatiska svar."
Metod 2 av 4: Outlook 2007
Steg 1. Aktivera Office Assistant
Klicka på fliken Verktyg. På menyn Verktyg väljer du Out of Office Assistant. Markera kryssrutan "Skicka från kontorsautosvar." Du kan ställa in den aktiva tiden för assistenten genom att markera rutan och ställa in tid och datumintervall.
Steg 2. Skriv ditt svar
Använd fliken Inside My Organization för e -post som skickas från din utbytesserver. Om du vill svara på e -postmeddelanden från andra personer använder du fliken Utanför min organisation. När du är nöjd med ditt svar klickar du på OK.
Steg 3. Inaktivera Out of Office Assistant
Om du anger ett datumintervall för ditt automatiska svar slutar assistenten automatiskt när datumintervallet är över. Om du inte anger ett datumintervall fortsätter det tills du öppnar menyn Automatiska svar och väljer "Skicka inte automatiska svar."
Metod 3 av 4: Outlook 2003
Steg 1. Aktivera Office Assistant
På menyn Verktyg väljer du Out of Office Assistant. Markera rutan som säger "Jag är för närvarande ute av kontoret."
Steg 2. Skriv ditt svar
I rutan "Autosvar endast en gång till varje avsändare med följande text:" anger du det svar du vill använda som ett e -postsvar.
Steg 3. Lägg till regler
Du kan lägga till regler i din assistent, till exempel att vidarebefordra meddelanden från vissa avsändare till andra mottagare. Klicka på knappen Lägg till regel … för att konfigurera den regel du har definierat. Du kan till exempel skapa en regel som vidarebefordrar e -post från en specifik klient till dina kollegor så att viktiga mejl inte missas när du är borta.
Steg 4. Inaktivera Out of Office Assistant
Out of Office Assistant fortsätter tills du öppnar menyn Automatiska svar och väljer "Skicka inte out-of-auto-svar".
Metod 4 av 4: Skicka autosvar utan ett Exchange -konto
Steg 1. Skapa en mall
Utan ett Exchange -konto är alternativet Automatiskt svar inte tillgängligt. Men det är fortfarande möjligt att ställa in automatiska svar med hjälp av en mall och några regler. Börja med att skapa ett nytt e -postmeddelande. Detta blir mallen för ditt automatiska svar.
- Välj ett ämne som kort beskriver situationen. Till exempel "Utan tjänst tills". Du kan också skriva orden "autosvar" i ämnet så att mottagarna omedelbart vet att det de får är ett automatiskt svar.
- Skriv ett kort meddelande. Skriv i e -postmeddelandet ett allmänt meddelande som kan tillämpas på alla som tar emot det. Berätta för mottagaren hur du kontaktar dig eller någon annan de kan kontakta.
Steg 2. Spara din mall
När du är nöjd med meddelandet klickar du på Spara som … I rullgardinsmenyn "Spara som typ" väljer du Outlook -mall. Detta sparar filen som en mall som laddas in i Outlook.
Steg 3. Skapa en regel
För att autosvaret ska fungera korrekt måste du definiera några regler för att automatisera processen. I Office 2003/2007 klickar du på Verktyg -menyn och väljer Regler och varningar. I Office 2010/2013 klickar du på fliken Arkiv, väljer Info och klickar sedan på Regler och varningar. Detta öppnar menyn för e-postregler.
- Klicka på knappen Ny regel. Du kommer att bli ombedd att välja en mall. I avsnittet "Starta från en tom regel" väljer du "Kontrollera meddelanden när de kommer." Klicka på Nästa.
- Bestäm vilket meddelande du vill svara på. Om du vill svara på alla meddelanden du får i din inkorg markerar du rutan "där mitt namn finns i till". Du kan begränsa det genom att ange en specifik leverans eller e -postmeddelande med vissa ord i e -postens ämne eller brödtext. Klicka på Nästa när du har gjort ditt val.
- Ladda din mall. Markera rutan "svara med en specifik mall" i nästa fönster för att ladda meddelandet du skapade tidigare. Klicka på länken i beskrivningsrutan för "en specifik mall". Detta öppnar en dialogruta där du frågar var du ska spara mallen. Välj "Användarmallar i filsystemet". Öppna meddelandet du skapade tidigare.
- Ställ in dina undantag. När mallen har laddats kan du ange instanser om du inte vill att svaret ska skickas, till exempel för specifika mottagare eller för vissa typer av meddelanden. Klicka på Nästa när du har gjort ditt val.
- Ge din regel ett namn. Innan du kan slutföra måste du tilldela ett namn till din regel. Använd något lätt att komma ihåg så att du snabbt kan inaktivera regeln i framtiden. Markera rutan "Slå på denna regel" för att aktivera regeln och klicka sedan på Slutför.
Steg 4. Inaktivera regeln
När du är tillbaka på jobbet kan du inaktivera regeln genom att öppna menyn Regler och varningar igen. Välj den frånvarande -regel som du skapade från din lista med aktiva regler och klicka sedan på knappen Ta bort.
Tips
- En organisation definieras vanligtvis som ditt företag och innehåller personer som har Exchange Server-konton i ditt e-postsystem.
- Verktygsmenyn visas i huvudfönstret i Outlook. Huvudfönstret är samma fönster som visas när du startar Outlook och innehåller menyerna Arkiv, Redigera, Visa, Gå, Verktyg, Åtgärder och Hjälp. Det finns ingen verktygsmeny i fönstret som du använder för att skapa eller visa objekt som e-postmeddelanden, kontakter eller uppgifter.
- Om du markerar rutan Automatisk omspelning till personer utanför min organisation visas fliken Utanför min organisation (På) bredvid fliknamnet.
- Kontakten måste finnas i mappen Exchange Server -kontakter. Om kontakten bara finns i en mapp som ingår i en personlig mappfil (.pst) skickas inte autosvarmeddelandet.
