Vi hör ofta människor klaga på att de inte har tillräckligt med tid för att slutföra uppgifter. Om du upplever samma sak, oroa dig inte! Du kan få ut det mesta av din tillgängliga tid genom att behärska några grundläggande organisations- och tidshanteringskunskaper. Ju klokare du hanterar din tid, desto fler uppgifter kommer att slutföras.
Steg
Metod 1 av 3: Identifiera hur du använder din tid
Steg 1. Anteckna alla dagliga aktiviteter
Observera vilka aktiviteter du gör varje dag och notera hur lång tid det tar dig att slutföra dem. Kanske tror du inte att den bortkastade tiden visar sig vara mycket mer än den tid som faktiskt används för att slutföra dagliga uppgifter.
Glöm inte att spela in dina rutinmässiga aktiviteter hemma, som att förbereda frukost, sopa huset, ta en dusch, etc
Steg 2. Spela in alla aktiviteter i en anteckningsbok
När du vet vilka aktiviteter du gör under dagen och den tid det tar, skriv ner dem i en anteckningsbok. Om all information kombineras och presenteras på en sida, kommer du att se mönster och aktiviteter som har potential att utlösa slöseri med tid.
- Håll fullständiga och tydliga anteckningar. Spela inte in flera aktiviteter i en post, ignorera inte till synes triviala uppgifter och håll koll på tiden exakt när du övervakar genomförandet av dagliga aktiviteter.
- Gruppera aktiviteter i kategorier. Notera till exempel hushållsuppgifter i blått, kontorsarbete i rött och fritidsaktiviteter i svart. Denna metod hjälper dig att uppskatta hur lång tid varje grupp kommer att ta.
Steg 3. Ta reda på hur du använder din tid
Spenderar du: 1 timme om dagen för att drömma? 2 timmar på att bestämma var du ska äta? 8 timmar för att komma åt internet? Hitta mönster som beskriver hur du använder din tid och bestäm sedan vilka aktiviteter som är användbara och vilka som inte är det.
- Slösar du tid för att du saknar självkontroll? Är du van vid att skjuta upp arbetet? Har du ett stort ansvar? Ställ dig dessa frågor när du utvärderar hur du använder din tid.
- Kanske planerar du dina dagliga aktiviteter på ett irrationellt sätt. Till exempel har du inte hanterat din tid klokt om du arbetar i 30 minuter, tar en paus på 10 minuter för att ta hand om triviala saker och återgår sedan till jobbet i 30 minuter. Du blir mer fokuserad och produktiv om du arbetar i 1 timme och sedan tar hand om triviala saker.
- Slutför uppgifter genom att sätta deadlines. Detta görs genom att ange hur lång tid det tar att slutföra vissa uppgifter utan att bli distraherad.
Steg 4. Gör schemajusteringar
När du vet exakt vilka aktiviteter du ska göra och vad du lägger din tid på, justera ditt dagliga schema. Se till att du vet vilka aktiviteter du inte kan eller inte kommer att eliminera på grund av brist på tid. Aktiviteter som tar mycket tid slösar inte alltid bort tid.
Steg 5. Om det tar dig tre timmar om dagen att skicka arbetsrelaterade e-postmeddelanden är det osannolikt att det minskar den tid som är tilldelad för denna aktivitet
Men om du svarar på 4-5 personliga e-postmeddelanden medan du skickar arbetsmeddelanden, minska den tilldelade tiden.
Steg 6. Ändra dina vanor och perspektiv
Även om du har problem med att hantera din tid finns det alltid en lösning. Nu när du vet varför du slösar bort din tid eller hur du ska använda din tid, är nästa steg att ändra hur du hanterar din tid för att skapa nya vanor.
- Om du lägger mycket tid på att städa huset eller laga mat är det en bra idé att hyra en hembiträde eller prenumerera på en cateringtjänst. För vissa människor är tiden mer värdefull än pengar.
- Kanske använder du lite tid för att komma åt internet utan något specifikt syfte. Begränsa tiden du kommer åt vissa webbplatser eller sociala medier om du har viktigare uppgifter att göra.
Metod 2 av 3: Undvik avledning
Steg 1. Bestäm saker som distraherar dig under dina dagliga aktiviteter
Konsekvent distraktion är ett stort hinder för att hantera tiden klokt. Ta reda på vilka aktiviteter eller människor som tar mycket av din tid, till exempel vänner som gillar att chatta eller vill koppla av så att du försummar arbetet. Försök att undvika saker som får dig att slösa tid.
- Om du slösar bort mycket tid, men inte får de resultat du hoppats på, kan det finnas störningar att undvika.
- När du arbetar på kontoret kan du stöta på distraherande medarbetare. Prata inte och prata utan mållösning under arbetstid. Var dock artig mot dem eftersom beteende på kontoret är lika viktigt som förmågan att hantera tid för karriärframgångar.
Steg 2. Stanna inte på telefonen för länge
Om du lägger en del av din tid på långa telefonsamtal, ändra den vanan. Ofta är det effektivare att tala ansikte mot ansikte än via telefon. Så bli av med vanan att prata länge i telefon.
När man diskuterar via telefon handlar samtalets början eller slut vanligtvis bara om triviala saker. Många människor kan inte fokusera och dagdrömma i telefonen. Så försök att vara medveten om detta. För bästa resultat, håll ett möte ansikte mot ansikte om du behöver diskutera arbetsrelaterade frågor som båda parter kan diskutera utan att bli distraherad under mötet
Steg 3. Gå inte till webbplatsen för ofta
Många människor behöver internet som det viktigaste sättet att slutföra uppgifter. Men många slösar också bort tid utan att bara leta efter artiklar, sportnyheter, konstnärsfoton, bilder på kattungar eller valpar. Fokusera på att använda internet. Det finns olika program för att blockera vissa appar, webbplatser och media för att minska omdirigeringar från internet.
- Stäng av Facebook, Twitter och andra sociala medier när du behöver fokusera på viktigare saker.
- Att söka efter ämnen via Google är också mycket tidskrävande. Först vill du bara hitta lite information, men innan du vet ordet av har du surft på olika webbplatser i 3 timmar.
Steg 4. Sätt upp en "Please Calm Down" -skylt
Kanske har du sett skylten hängande på hotellrumsdörren. Lägg upp denna skylt på ditt kontor eller arbetsyta. Istället för att be om det på hotellet, skriv ut det själv och häng det sedan på arbetsytans dörr om det behövs. På det sättet bjuder ingen in dig att chatta så att du kan fokusera på jobbet.
Om du arbetar hemifrån kan du skapa ett särskilt arbetsrum. Arbeta inte på en plats som vanligtvis används för aktiviteter med familjemedlemmar. Det är lätt att bli distraherad när du hör ljudet från TV: n, telefonens ringning eller ljudet från ett tv -spel
Steg 5. Var beredd på oväntade avledning
Ibland kommer avledning oundvikligen, till exempel för att din chef inbjuder dig att chatta via WA eller dina föräldrar ber om hjälp för att slutföra lätta uppgifter. Om du har schemalagd gör dessa saker dig inte ont om tid att slutföra uppgifter och utföra prioriterade aktiviteter.
Metod 3 av 3: Använd tid effektivt
Steg 1. Skriv ner alla saker som behöver göras
Lita inte på minnet för dagliga uppgifter. Gör en lista över aktiviteter som måste utföras och läs den så ofta som möjligt så att alla arbetsmål uppnås.
- Även om vissa uppgifter verkar triviala eller lätta är det bara att skriva ner dem. Schemat på agendan kommer att innehålla något i stil med "Ring Steve", "Beräkna vinstmarginal" eller "Skicka ett mejl till chefen".
- Gör det till en vana att ta anteckningar med dig under dina dagliga aktiviteter så att du är redo att anteckna nya aktiviteter eller uppgifter. Medan du kan skriva ner det senare är det bäst att inte försena det så att du inte glömmer det.
Steg 2. Använd en kalender
Att använda en kalender eller agenda som ett sätt att schemalägga dagliga aktiviteter hjälper dig att hantera din tid effektivt. Anteckna allt nytt som måste ingå i ditt schema, till exempel en deadline, uppgift eller möte. Avsätt tid varje morgon för att läsa igenom din dagordning för att ta reda på vilka aktiviteter du ska göra under hela dagen.
Steg 3. Gör inte möten med samma schema
För att kunna hantera tiden klokt, ordna ett schema med aktiviteter som inte är för trångt. Håll inte deadlines eller boka tid med samma schema. Läs agendan först innan du går med på ett nytt schema för att säkerställa tillgänglighet i tid. På så sätt kommer du att kunna hantera din tid väl och hålla dig till ett konsekvent dagligt schema.
Steg 4. Undvik distraktioner
Få ut det mesta av din tid produktivt genom att eliminera saker som distraherar dig eller hindra dig från att avvika från ditt schema och fördröja andra aktiviteter. Stäng av TV: n och videospel så att du kan fokusera på dina prioriterade uppgifter och ha kul senare.
Steg 5. Prioritera de uppgifter som ska slutföras
Organisera din tid så gott du kan genom att schemalägga de viktigaste uppgifterna eller måste komma först. Skriv upp den här uppgiften på ett schema med ljusa färger eller små klistermärken. Schemalägg högsta prioriterade uppgifter först så att det finns tillräckligt med tid att slutföra dem och lista sedan andra aktiviteter som kan utföras senare.
- Var beredd att ändra prioriteringar när som helst. Det finns saker som plötsligt uppstår och måste åtgärdas omedelbart så att du tvingas sluta arbeta för att rikta uppmärksamhet och avsätta tid för att nå mycket brådskande tidsfrister med maximalt resultat. Se till att sådana här händelser är sällsynta.
- Om du ändrar dina dagliga prioriteringar ofta ser det ut som att något måste åtgärdas. Det är normalt att göra små justeringar av ditt schema, men att ändra ditt schema för ofta indikerar en oförmåga att sätta prioriteringar korrekt.
Steg 6. Var realistisk
Bestäm en realistisk tidsfördelning så att varje uppgift slutförs korrekt. Om det tar 30-60 minuter att slutföra en uppgift, schemalägg 60 minuter. Genom att göra realistiska tidsuppskattningar känner du dig inte överväldigad eller behöver ändra ditt arbetsschema.
Bättre att vara försiktig med att ge mer tid än vad som behövs. Om en uppgift är klar tidigt, arbeta med nästa och detta har absolut ingen inverkan på produktiviteten
Steg 7. Schemalägg dagliga rutinaktiviteter
Glöm inte att schemalägga din dagliga rutin, till exempel att äta och bada. Detta kommer troligen att lösa sig, men du måste allokera tid mellan schemalagda uppgifter så att du inte missar eller skjuter upp andra schemalagda aktiviteter.
Steg 8. Använd påminnelser
Förutom din agenda kan du använda andra verktyg för att påminna dig om viktiga uppgifter eller tidsfrister, till exempel Post-it-blad eller ställa in en påminnelse på din telefon som ringer eller dyker upp ett meddelande vid en viss tidpunkt för att påminna dig om att göra något eller förbereda för nästa schema. På så sätt glömmer du inte de schemalagda aktiviteterna.
- Lita inte på att andra människor påminner dig eftersom det finns en god chans att de kommer att glömma lika bra som du.
- Om det är en mycket viktig aktivitet planerad, ställ in några påminnelser om en liten lapp eller mobiltelefonlarm ignoreras.
Steg 9. Be om hjälp
Du kan be andra om hjälp eller delegera lätt arbete om det behövs. Du kan göra ett bra schema om du inte tvekar att be någon annan att hjälpa till att städa huset eller förbereda middag om du fortfarande är upptagen med att arbeta sent in på natten.
- Delegera ansvaret till någon du kan lita på. Istället för att be om hjälp från personer som kan slutföra uppgiften, välj någon som är redo att arbeta bra till slut.
- Vänja dig inte vid att flytta uppgifter till andra människor. Förutom att visa en oförmåga att hantera tid kan du verka lat och omotiverad.
Steg 10. Ta reda på din produktivitet
Periodiskt måste du avsätta tid för att analysera vad du har åstadkommit, hur bra du presterar och hur mycket tid det tar. Genom att utvärdera olika aspekter av ditt personliga och professionella liv kan du anpassa ditt arbetsschema och din dagliga livsstil så att du kan uppnå resultat som överstiger dina mål.
Steg 11. Ge dig själv en gåva
Att arbeta för hårt eller för länge tenderar att leda till tristess, vilket gör det svårt för dig att fokusera på även de enklaste uppgifterna. Så ta dig tid att fira dina prestationer och ge dig själv en gåva du älskar.
- Ta dig tid att vila för att koppla av dig själv. Stäng av telefonen och svara inte på mejl. Om arbete och fritid kombineras är detta inte ett sätt att belöna dig själv eller förhindra utbrändhet.
- Om du arbetar måndag till fredag, ta helgen för att vila. Om du till exempel slutför ett projekt som tog tre månader i rad, avsätt tid för en kort semester efter att projektet är klart.
