Memoar används vanligtvis för att förmedla viss information till en grupp människor, till exempel om aktiviteter, policyer eller tillgängliga resurser, och för att be dem att vidta åtgärder. Ordet "memorandum" betyder något som måste komma ihåg eller uppmärksammas. Du kan skriva ett bra, lättförståeligt memo genom att studera dessa tips.
Steg
Del 1 av 4: Skriva Memo Heads
Steg 1. Skriv”MEMORRANDUM” högst upp på papperet för att skriva ett memo
Förklara först att detta dokument är en promemoria. Skriv ordet”MEMORDUM” 3 cm från papprets överkant med fetstil som första raden. Detta ord kan placeras i mitten eller till vänster om den större bokstaven.
Hoppa över två tomma rader innan du skriver nästa rad
Steg 2. Skriv ner namnet på mottagaren av memot korrekt
Eftersom meddelandet är ett formellt sätt för företagskommunikation måste mottagaren också vara formellt listad. Skriv ner hela namnet och titeln på mottagaren av memot.
Om detta memo är riktat till all personal, skriv: "Till: Alla anställda"
Steg 3. Skriv också ner de andra mottagarna på raden "CC"
"CC" -raden (som står för Courtesy Copy) används för att skriva namnet på den eller de personer som kommer att få en kopia av memot, inte den som memot kommer att skickas till. Namnet som anges på raden "CC" är den part som måste meddelas om policyn eller problemet som beskrivs i memot.
Steg 4. Skriv ditt namn i raden "Från"
Namnet på författarens och avsändarens memo måste finnas i memohuvudet. Skriv ditt fullständiga namn och titel i den här raden.
Steg 5. Ange datum
Skriv ner datumet för beredningen av memot i sin helhet med formatdatum, månad, år. Till exempel: “Datum: 9 december 2015” eller “9/12/2015”.
Steg 6. Bestäm ämnet för memot och skriv det som en separat rad med titeln "Om"
Ämnet för memot ger dig en uppfattning om vad som diskuteras i memot. Välj ett specifikt, men kort ämne.
Till exempel, istället för att skriva "Myror" som ämne, välj något mer specifikt, till exempel: "Myrproblemet på kontoret"
Steg 7. Känn till memohuvudets format väl
Memohuvudet ska vara högst upp på vänster sida. Du kan använda stora eller små bokstäver för orden "Till:", "Från:", "Datum:" och "Om:".
-
Memohuvudet kommer att se ut som följande exempel:
Till: Mottagarens namn och titel
Från: Ditt namn och titel
Datum: Datum för att skriva memo
Ämne: Ämnen som omfattas av memot (använd fetstil eller en viss färg för saker du tycker är viktiga).
- När du skriver ett memohuvud, lägg ett mellanslag efter kolon för att det ska se snyggare ut.
- När du har skrivit memohuvudet hoppar du över en rad innan du fortsätter att skriva memot för att separera memohuvudet från memo -kroppen.
Del 2 av 4: Skriva noten
Steg 1. Tänk på publiken som kommer att få memot
För att kunna skriva ett memo som får människor att intressera sig för att läsa och svara måste du bestämma stilen, längden och formaliteten i din förklaring i memoens kropp baserat på publiken som kommer att läsa den. För det måste du veta vem som kommer att ta emot och läsa detta memo.
- Ta reda på vad memotmottagarens prioriteringar och bekymmer är.
- Försök att förutse de frågor läsarna av memot kommer att ställa. Stöd din förklaring genom att tillhandahålla några exempel, bevis eller annan information som kan påverka läsaren.
- Genom att överväga publiken som kommer att läsa memot kan du förmedla rätt information eller åsikter i memot.
Steg 2. Ge inte en formell hälsning
Notisen behöver inte börja med en hälsning som”Dear Mr Anwar”. Skriv istället bara en inledande mening för att förklara ämnet du vill täcka.
Steg 3. Ange problemet eller problemet i första stycket
Beskriv kort bakgrunden till den åtgärd du vill vidta. Precis som med att lämna in ett avhandlingsuttalande, förklara ämnet och ange varför denna åtgärd är viktig. Du kan använda denna inledande mening som en abstrakt eller memosammanfattning.
Som en allmän guide bör öppningsavsnittet skrivas i ett stycke
Steg 4. Till exempel, i början av memot kan du skriva:
”Från och med den 1 januari 2016 kommer PT XYZ att genomföra en ny policy för hälsoskydd. Alla anställda och deras familjemedlemmar kommer att få BPJS klass 1 hälsoförmåner varje månad”.
Steg 5. Beskriv sammanhanget för problemet du tog upp i memot
Läsare kan behöva information om bakgrunden till problemet du presenterar. Förklara sammanhanget kort och säg bara det som är viktigt.
Om det är relevant fortsätter du att skriva memot som förklarar varför du vill att denna policy ska tillämpas. Skriv till exempel:”Regeringen har utfärdat en förordning om att varje företag måste registrera anställda och deras familjemedlemmar som BPJS Kesehatan -deltagare”
Steg 6. Stöd din plan genom att ge en förklaring i diskussionsdelen
Beskriv kortfattat vad du kommer att vidta. Ge bevis och logiska skäl för att stödja ditt förslag. Börja med att förmedla den viktigaste informationen, ge sedan specifika eller stödjande fakta. Ange vilka fördelar läsaren kommer att få av din föreslagna åtgärd eller den skada som kommer att inträffa om denna åtgärd inte vidtas.
- Om du vill skapa ett längre memo, presentera också relevanta och övertygande grafer, listor eller diagram.
- För längre memon kan du ge en kort titel som beskriver innehållet i varje avsnitt. Till exempel, i stället för att skapa titeln "Policy", skriv "Ny policy för alla anställda". Gör titeln specifik och kort så att de viktiga sakerna i memot direkt kan bli kända av läsaren.
Steg 7. Föreslå åtgärder som ska vidtas av läsaren
Genom ett memo ber du andra agera i en specifik fråga, oavsett om det är ett tillkännagivande om en ny produkt, en ny policy för kostnadsrapportering eller ett uttalande om hur företaget löser ett problem. Förklara vilka åtgärder som ska vidtas i ett avslutande stycke eller en mening.
- Skriv till exempel:”Alla anställda måste använda det nya redovisningssystemet från och med den 1 mars 2016”.
- Ge också underlag för ditt förslag.
Steg 8. Stäng anteckningen genom att ge en positiv och stödjande sammanfattning
Det sista stycket bör beskriva nästa steg som kan lösa problemet. Förmedla också ett stödmeddelande om organisatorisk solidaritet.
- Du kan säga "Jag är villig att diskutera detta förslag ytterligare och genomföra det beslut som vi ömsesidigt enades om".
- Eller så kan du stänga memot genom att skriva”Vi är mycket glada över planen att lägga till en produktionslinje. Vi tror att denna plan kommer att utveckla företaget och säkerställa kontinuiteten i vår verksamhet”.
- Stäng notisen med bara en mening eller två.
Del 3 av 4: Avsluta memot
Steg 1. Känn memoarns format väl
Använd standardmemoformatet för enklare läsning. Skriv anteckningen i Times New Roman- eller Arial -teckensnitt, storlek 12 med 3 cm vänster, höger och nedre marginal.
Använd ett vänsterjusterat styckeformat. Hoppa över de två tomma raderna i slutet av stycket och behöver inte lämna ett mellanslag i början av stycket
Steg 2. Kontrollera ditt memo
Läs igen och redigera memot för att se till att det är korrekt, tydligt, kortfattat och övertygande. Se till att du använder rätt skrivstil. Eliminera onödiga vetenskapliga termer eller jargong.
- Kontrollera igen om det fortfarande finns stavnings-, grammatik- och diskussionsfel. Var uppmärksam på att skriva namn, datum och nummer.
- Se till att ditt memo är tillräckligt kort och eliminera överflödig information.
Steg 3. Initiera bredvid ditt namn
Memot behöver inte signeras, men du måste initialisera det med en kulspetspenna i memohuvudet bredvid ditt namn. Initialer indikerar att du har godkänt detta memo.
Steg 4. Använd papper med brevpapper
Det finns brevpapper som skrivs ut med brevpapper speciellt utformade för memon eller bara använder vanligt brevpapper.
Om du skapade memot på en dator (och skickade det via e -post), skapa ditt eget brevhuvud med Word -programmet med företagets logotyp och kontaktinformation visas. Använd den här memomallen för framtida memosändningar
Steg 5. Bestäm hur du skickar memot
Välj det bästa sättet att distribuera memot. Du kan skriva ut och dela den eller skicka den via e -post.
För att skicka memon via e -post kan du konvertera memot från ett Word -dokument till HTML eller till en PDF och skicka det som en e -postbilaga
Del 4 av 4: Använda Memo -mallar
Steg 1. Leta efter en memomall
Memor kan skapas med hjälp av mallar, istället för att bygga dem från grunden. Leta efter bra memo -mallar på internet, till exempel i Microsoft Word. Formaten som används är vanligtvis nästan desamma, men teckenstorlek, längd och design kan variera.
- Ladda ner den mall som bäst passar dina behov.
- Se till att du läser reglerna innan du använder mallar från någon webbplats.
Steg 2. Öppna mallen som du har laddat ner till din dator
När du har klickat på nedladdningsknappen laddas mallen ned antingen direkt till din dator eller det finns flera steg du måste göra. Om resultatet är en zippad fil måste du först packa upp den här filen och sedan öppna den i Microsoft Word.
Vi rekommenderar att du använder den senaste versionen av Microsoft Word -programmet så att du inte upplever problem och den här mallen fungerar bra för dig. Om du fortfarande använder en tidigare version av Microsoft Word -programmet, uppdatera det innan du laddar ner några filer
Steg 3. Definiera ditt eget brevpapper
Alla mallar kan ändras. Varje del av minnesmallen kan du anpassa efter dina behov. Lägg till exempel till en logotyp och ett varumärkesregistreringsmärke i mallen i brevhuvudet. Klicka på brevhuvudet för att skriva företagsinformation.
Steg 4. Fyll i mallfälten i memohuvudet
Du måste fylla i fälten "Till", "Från", "CC" och "Om". Var försiktig när du fyller i varje fält så att du inte blir förvirrad, missad eller felstavad i det här avsnittet.
Steg 5. Skriv ditt meddelande
Skriv inledningen, sammanhanget, diskussionen och sammanfattningen i noten. Du kan skriva memon i listform för att överföra punkt-för-punkt-information.
- Använd samma mallformat för att hålla alla stycken i memot snyggt organiserade med rätt marginaler och teckenstorlekar.
- Du kan använda minnesmallen för att visa tabellen om det behövs. Detta kan vara mer användbart, speciellt om memot som är utarbetat i en lista eller annat format ser slarvigt eller svårt att läsa.
- Glöm inte att radera orden som redan finns i mallen. Kontrollera noga igen innan du skickar.
Steg 6. Kontrollera även skrotfötterna
Memoens fot finns längst ner i notisen som vanligtvis används för att tillhandahålla ytterligare information, till exempel för att skriva din företagsinformation eller telefonnummer. Kontrollera noga att all denna information är korrekt angiven. Naturligtvis vill du skicka ett bra memo utan felaktig kontaktinformation eller saknad information.
Steg 7. Justera displayen
En av fördelarna med mallen är möjligheten att ändra färg på dokumentet. Visningen av memot kan justeras efter personligheten och få det att se mer attraktivt ut. Dessutom kan du välja den färg som bäst passar den nuvarande situationen för att göra den mer uppmärksam, men ändå professionell.
Steg 8. Spara memot som ett nytt dokument
Se till att du behåller en kopia av den här memofilen så att det finns en digital säkerhetskopia som bevis på eventuell affärskommunikation du har haft.
Steg 9. Spara den här mallen så att du kan använda den igen
När du behöver skapa ett memo med något annorlunda ämne, ersätt informationen i det med ämnet för det memo du vill skicka. Förutom att spara tid kan du skapa memon i ett konsekvent format så att de verkar professionella. På så sätt kommer läsarna att vara mer uppmärksamma och läsa noggrant det memo du skickar.
Tips
- Ge inte för många skäl. Du behöver förklara varför vissa åtgärder måste vidtas, men överdriv inte.
- Förklaringen/informationen som skrivs i memot bör presenteras kort.
Relaterad artikel
- Hur man skriver ett affärsmemo
- Hur man skriver ett brev
- Hur man kommunicerar effektivt
- Hur man skriver ett läsarbrev
